Der Traditionsverlag Linde geht eine Partnerschaft mit sproof ein um das Signieren von Dokumenten zu digitalisieren.

Traditionsverlag signiert digital mit sproof. 

Der Linde Verlag - seit 1925 Fachverlag für Literatur zum Thema Recht, Wirtschaft und Steuern - geht mit sproof, dem Salzburger Experten im Bereich digitaler Signaturen im europäischen Raum eine Kooperation ein. Neben der Einführung der Technologie im gesamten Verlagshaus innerhalb der nächsten Wochen, besteht die Kooperation auch aus einer Beteiligung an dem Unternehmen selbst.
„Der Linde Verlag publiziert über 270 neue Fach- und Sachbücher sowie E-Books und dazu 19 Fachzeitschriften jährlich. Die Lösung von sproof ermöglicht uns die Unterzeichnung von allen Verträgen, beispielsweise mit Autorinnen und Autoren, oder auch sonstige alltägliche Vereinbarungen einfach, schnell, sicher und komplett DSGVO konform abzuwickeln“, sagt Benjamin Jentzsch, Geschäftsführer und Inhaber des Linde Verlags.



### Der Verlag führt die E-Signatur-Lösung des LegalTech-Startups sproof flächendeckend ein und gibt zudem auch ein Investment bekannt.
Neben der Einführung der Technologie im gesamten Verlagshaus innerhalb der nächsten Wochen, besteht die Kooperation auch aus einer Beteiligung an dem Unternehmen selbst. Zudem wird auf eine partnerschaftliche Vertriebsstrategie gesetzt um gemeinsame Zielgruppen mit vereinter Kraft ansprechen zu können. 

vlnr.: Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof), Benjamin Jentzsch (CEO, Linde Verlag), Dr. Clemens Brunner (CEO, sproof)

Auch bei sproof herrscht Begeisterung über die Zusammenarbeit mit Linde: „Digitale Signaturlösungen erfordern aufgrund ihrer Verbindlichkeit einerseits auf der Nutzer- aber andererseits auch auf der Herstellerseite ein Höchstmaß an Verantwortung. Es ist eine ganz besondere Ehre, dass wir den Linde Verlag, als traditionsreichen Fachverlag für Rechts-, Wirtschafts- und Steuerliteratur, von sproof überzeugen und das Vertrauen gewinnen konnten“, sagt Fabian Knirsch, Gründer und CTO von sproof. 

### Rechtsgültigkeit und Datenschutz im Vordergrund
Welche Anforderungen digitale Signaturen erfüllen müssen, ist in der Europäischen Union im Rahmen der eIDAS-Verordnung geregelt. Zu den Anforderungen und der Umsetzung derer ist in dieser Verordnung vor allem auch der rechtliche Status geregelt. Auch der Datenschutz spielt eine besondere Rolle, da es nicht unbedingt selbstverständlich ist, dass ein Anbieter von digitalen Signaturen DSGVO-konform arbeitet.
„Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, digital zu unterschreiben: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Trotz des gleichen Aussehens der digitalen Signaturen auf dem finalen Dokument, sind der Status der jeweiligen Art der digitalen Signatur und ihre Verbindlichkeit unterschiedlich“, fügt Fabian Knirsch von sproof hinzu. Nur die sogenannten Qualifizierten Elektronischen Signaturen, auch QES, sind rechtlich der handschriftlich getätigten Unterschrift gleichgestellt. Dies ist in Österreich im §4 Abs. 1 Signaturgesetz festgelegt.
Im Sinne des Datenschutzes sind zudem einerseits die gesetzlichen Anforderungen im Sinne der DSGVO zu erfüllen und andererseits sind auch von der IT-Struktur bestimmte Anforderungen an die Sicherheit zu gewährleisten. „Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Jeglicher USA-Bezug wird vermieden, da dies nicht DSGVO-konform wäre“, sagt Fabian Knirsch abschließend.


Der Traditionsverlag Linde setzt geht eine Partnerschaft mit sproof ein um wichtige Betriebsprozesse zu digitalisieren.

Das beste aus zwei Welten. Linde & sproof. 

"Make information faster". Der führende Dokumentenmanagement-Anbieter und weltweit prominente Konzern Kyocera setzt für die Integration der digitalen Signatur auf sproof.

Der weltweit prominente Konzern Kyocera integriert die digitale Signatur von sproof.

Wir bei sproof frohlocken in Anbetracht des Trends, dass immer mehr große Unternehmen auf die Dienste von jungen und innovativen Startups zurückgreifen.  So ist es  im Falle von Kyocera Document Solutions (Linke), einem weltweit führenden Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement. Kyoceras Kunden in Österreich nutzen ab sofort die digitale Unterschriftslösung namens: sproof. 




vlnr: Thomas Rollbach (Kyocera), Heidi Boller (sproof), Fabian Knirsch (sproof)

Mit dieser Kooperation wird  das digitale Vertragsmanagement von Kyoceras DMS-Lösung um eine  sichere und rechtsgültige Unterschriftfunktion für jegliche Art von digitalen Vertragsabschlüssen erweitert. Mit der direkten Einbindung von sproof  in den Kyocera Workflow Manager reagiert der Dokumentenmanagement-Experte auf die steigende Nachfrage nach sicheren Signatur-Optionen im DMS-Markt.

Manager Sales DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions Austria.

Michael Kalaus 

### In enger Vertriebspartnerschaft gemeinsame Märkte erschließen
Die Möglichkeit,  Dokumente konzernweit zu managen und im selben Workflow selbst zu signieren bzw. zur Signatur aussenden zu können bietet vor allem für KMUs aber auch große Konzerne eine konkurrenzlose Gesamtlösung. 

Den großen Bedarf solcher All-In-One Konzepte hat in den letzten Jahren auch das Vertriebsteam von Kyocera Österreich immer stärker bemerkt. Nach einem sehr intensiven Prüfverfahren wurde letztendlich sproof als Partner für die Signaturintegration in das eigene DMS System  auserwählt. 

Für die kommenden Sommerwochen sind intensive Schulungsworkshops  geplant, um die neuen Möglichkeiten, welche die digitale Fusion bietet,  auch in der Kundenkommunikation bestmöglich anbringen zu können. 

Im ersten Workshop mit den Vertriebsteams von Kyocera & sproof wurde das gemeinsame Konzept feinadjustiert und für die unterschiedlichen Use Cases eine gemeinsame Strategie entworfen.

Heidi Boller

### Kyocera Workflow Manager: Für optimierte Dokumenten-Workflows
Der Kyocera Workflow Manager ermöglicht Unternehmen, ihr Dokumenten-Management zu optimieren und so Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Die DMS-Lösung ist dabei modular aufgebaut und lässt sich flexibel an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen. Beispielsweise lassen sich mit der Lösung von Angebot und Rechnung bis hin zu branchenspezifischen Formaten und Prozessen die Arbeitsabläufe verschlanken, Informationen verfügbar machen und schlussendlich die Kosten senken. 

„Wie gut Dokumentenprozesse aktuell in Unternehmen organisiert sind, lässt sich daran erkennen, wie viel Zeit täglich für die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten aufgewendet wird. Je einfacher und schneller das abläuft, desto mehr Zeit bleibt für produktives Arbeiten an Kernaufgaben und Projekten“, so Michael Kalaus von Kyocera.  Der Kyocera Workflow Manager automatisiert Abläufe und erlaubt gleichzeitiges Arbeiten. Dabei macht er Vorgänge nachvollziehbarer – und somit kontrollierbar. 


Der führende Dokumentenmanagement-Anbieter und weltweit prominente Konzern Kyocera setzt für die Integration der digitalen Signatur auf sproof.

Kyocera & sproof. Ein kleines Digitalisierungsmärchen.

Was digitale Signaturen mit mehr Effizienz im Büroalltag zu tun haben - ein absolut subjektiver Erfahrungsbericht mit dem Anspruch, Inspiration für Mut zur Digitalisierung zu sein.

⬢ Die digitale Signaturen und mehr Effizienz im Büroalltag | sproof ⬢

Jede und jeder kennt sie mittlerweile: Zoom, Skype, Teams oder Meet. Zwei Jahre Pandemie geprägt von Home Office haben unseren Zugang zu diesen Tools verändert. Die Digitalisierung hat hierbei nicht nur verändert wie wir kommunizieren, verhandeln, gemeinsam lachen und leider auch manchmal unsere Sorgen teilen, sondern auch, wie wir zusammenarbeiten. Der schnelle Gang zur Kollegin, der kurze Austausch beim Kaffee - all das hat sich (zumindest temporär) in den virtuellen Raum verlegt. Während wir nach der Rückkehr zur Präsenz, in die Büros, an den Arbeitsplatz oder in den Außendienst, die Vorteile der beiden Welten zu schätzen gelernt haben und (hoffentlich) das für uns ideale Optimum aus virtueller Kommunikation und den für uns unvermeidbaren Bedarf an persönlichen Interaktion finden konnten, hat sich eine andere Domäne der Digitalisierung klar durchgesetzt. Dort wo sie vor oder während der Pandemie und der Zeit der Remote-Arbeit von Unternehmen oder Privatpersonen eingeführt wurde ist sie nicht mehr wegzudenken: die digitale Signatur. Zwar nicht so präsent wie das Videokonferenztool der Wahl, aber dennoch als täglicher Fixpunkt hat sich die digitale Signatur langsam in unserem (Büro-)alltag etabliert.


### Papier, Post und Para(gra)phen
Stapel von Papier, Unterschriftenläufe, seitenweises Paraphieren und das Versenden per Post - oder schlimmer, per ungesicherter Email - sind in vielen Unternehmen und Organisationen einem vollständigen digitalen Prozess gewichen. Zunächst mit ähnlicher Motivation wie bei den anderen Remote-Arbeitsprogrammen, später dann vor allem weil es praktisch, schnell und effizient ist. Und das ist gut, denn zum Unterschreiben gedruckte, zum Scannen schlecht fotografierte und per Email versendete Dokumente sind von Compliance und Rechtsgültigkeit ungefähr so weit weg wie ein Gespräch in einem Zoom-Call von einem gemütlichen Austausch beim gemeinsamen Mittagessen.
Ohnehin schon seit langem digital vorliegende Word- oder PDF-Dokumente werden nicht mehr gedruckt und an die Kolleg:innen, Lieferanten und Kund:innen verschickt sondern mittlerweile vollständig digital unterschrieben. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung ist hierbei in jenen beiden Worten, die wir im geschäftlichen Alltag immer wieder hören: Rechtsgültigkeit und DSGVO. Von den einen geliebt, gefördert und gefeiert, von den anderen vielleicht insgeheim manchmal als lästiges Muss gesehen, sind sie die Grundpfeiler für so wichtige Themen wie Unterschriften. Beides, die Rechtsgültigkeit und die DSGVO, müssen garantiert sein - ohne Diskussion, zu 100%. Und weil wir Lösungen wollen und nicht Paragraphen studieren (Jusrist:innen ausgenommen, ihr macht das gerne und dafür danken wir euch von ganzem Herzen!) bietet es sich an, als erstes Auswahlkriterium eine digitale Signaturlösung in den Arbeitsalltag zu integrieren, die genau das bietet.

### Alice und das digitale Signieren
Sehen wir uns das an einem Beispiel an: Alice* ist in leitender Position bei einem mittelständischen Unternehmen mit 30 Mitarbeiter:innen. Während der Pandemie hat sie eine Videokonferenzlösung und eine digitale Signaturlösung eingeführt, weil ihre Mitarbeiter:innen und Kund:innen nicht mehr vor Ort sein konnten. Während Dokumente früher noch auf Papier unterschrieben wurden, war der persönliche Kontakt plötzlich nicht mehr möglich. Der Schritt zur Digitalisierung war schon lange geplant, wurde aber aus Sorge vor einem großen IT-Projekt länger hinausgezögert. Der bestehende Prozess, zwar ineffizient und langsam, funktionierte gerade noch so. Als absehbar war, dass das permanente Home Office länger dauern würde, hat Alice bei sproof nach einer Lösung für digitale Signaturen angefragt. Gemeinsam mit dem sproof Vertriebsteam wurde eine Lösung ausgearbeitet, die alle von Alices Anforderungen erfüllt: Daten ausschließlich in der EU gespeichert, garantiert rechtsgültige digitale Signaturen nach eIDAS-Verordnung, einfaches Onboarding für ihr gesamtes Team und die Möglichkeit schnell von Kunden Unterschriften einzuholen, ohne dass diese sich Anmelden müssen oder ein Onboarding notwendig ist. Und das wichtigste: Kein IT-Projekt, kein eigenes Hosting, keine Wartung und die Möglichkeit sofort starten zu können.
Während Alice mittlerweile wieder im Büro bei ihren Kolleg:innen sitzt und Videokonferenzen noch für ihre geographisch weiter entfernten Kund:innen nutzt, ist die digitale Signatur als fixer Bestandteil geblieben und auf Alices Schreibtisch gibt es außer der Zeichnung ihrer Tochter kein Papier mehr.

Was Alice, Videokonferenzen während der Pandemie und digitale Signaturen mit mehr Effizienz im Büroalltag zu tun haben - ein absolut subjektiver Erfahrungsbericht mit dem Anspruch, Inspiration für Mut zur Digitalisierung zu sein.

Über Alice, Videokonferenzen und digitale Signaturen. 

Die MAPAG GmbH ist eine akkreditierte Prüf- und Inspektionsstelle in den Bereichen Baustoff-untersuchungen und Umweltanalytik. Mit der Einführung der digitalen Signatur wird ein wesentlicher Betriebsprozess um ein Vielfaches beschleunigt. 

Akkreditierte Prüf- und Inspektionsstelle setzt auf die Vorteile der digitalen Signatur von sproof

Seit dem Gründungsjahr 1969 beschäftigt sich die MAPAG neben Forschungsarbeiten vor allem mit bautechnischen Untersuchungen im Straßenbau: in den Bereichen Asphalt, Zuschlagsstoffe, Erdbau und Beton. 1988 wurde das Dienstleistungsspektrum durch den Bau des umweltanalytischen Labors mit den Fachbereichen Luft, Wasser, Boden und Abfall maßgeblich erweitert. Mit ca. 90 Mitarbeiter*innen erstellt die MAPAG Gutachten und Berichte für Ihre Kunden.



**Der Auslöser**

Die MAPAG bekam von ihren Kunden zahlreiche Anfragen für digital signierte Prüfberichte und Dokumente. Dieser Bedarf von Kundenseite und der Anreiz die Kundenzufriedenheit zu verbessern war letztendlich der Auslöser, den Digitalisierungsprozess zu starten. Die MAPAG stellt ihre Gutachten und Berichte in digitaler Form zur Verfügung. Diese dann auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen stellte einen unnötigen zusätzlichen Arbeitsschritt dar. Nun Papierkosten und Zeit einzusparen hat sie den Schritt zu sproof sign machen lassen.

Genutzt wird sproof sign von der MAPAG für Gutachten und Berichte über Baustoffuntersuchungen und Umweltanalytik. Die Dokumente müssen rechtsgültig qualifiziert unterschrieben bei den Kunden vorliegen. Dabei ist die qualifizierte digitale Unterschrift der handschriftlichen rechtlich gleichgestellt. Natürlich ist die Lösung DSGVO-konform und sproof hostet alle seine Dienste innerhalb der EU ohne Beteiligung von Drittländern. Des Weiteren wird sproof sign für jegliche Angebote und Rechnungen genutzt. Insgesamt kommen jährlich bis zu 15.000 Dokumente zusammen.






Dipl. Ing. Dr. Martin Gregori


**Die Zusammenarbeit mit sproof**

Auch wenn die Auslöser vorhanden sind, ist der Schritt ein neues System zu integrieren immer eine Herausforderung. sproof bietet aber eine Lösung an, welche kein IT–Projekt erfordert und sofort verwendet werden kann. Das Signatur-Tool wird online bereitgestellt und die optionale tiefere Integration in das eigene System ist möglich. Bei der Zusammenarbeit zwischen der MAPAG und sproof gab es Herausforderungen, um branchenspezifische Anforderungen umzusetzen. sproof zeigte hier große Anpassungsfähigkeit und hat oft am selben Tag reagiert. Die eigentliche Einführung funktionierte sehr schnell. Nach Aktivierung der Lösung für alle Mitarbeiter*innen wird kurz geschult und schon kann jede*r mit digitalen Signaturen starten.

Die MAPAG GmbH - eine privat geführte, bundes- und landesrechtlich akkreditierte Prüf- und Inspektionsstelle in den Bereichen Baustoff-untersuchungen und Umweltanalytik- signiert mit sproof!

Gute Zusammenarbeit, großer Nutzen! 

Veränderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Ein wichtiger Treiber von Veränderungsprozessen ist die Digitalisierung.

Die digitale Signatur ist ein wichtiger Baustein einer sinnvollen Digitalisierungsstrategie | sproof

Veränderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Dabei ist es für einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg unerlässlich sich durch stetige Veränderungen weiterzuentwickeln. Dabei gilt es Erfolgreiches beizubehalten und Neues umzusetzen. Ein wichtiger Treiber von Veränderungsprozessen ist die Digitalisierung.

**Herausforderungen bei Veränderungsprozessen**

Das Blockade-Potential, die Angewohnheit zu viele Dinge gleichzeitig machen zu wollen und auf kein angemessenes Kompetenzteam zurückgreifen zu können: Die Hauptgründe warum Veränderung oft fast ein bisschen "weh tut". 

Dabei darf das Blockade-Potential bei den eigenen Mitarbeiter*innen bei keiner Veränderung unterschätzt werden. Gerade Themen der Digitalisierung stellen Mitarbeiter*innen vor eine Herausforderung. Jahrelang gewohnte, analoge Prozesse wie etwa das Unterschreiben von internen Dokumenten auf Papier (Urlaubsanträge, Bestellungen, etc.), fallen nun weg und werden durch ein neues, digitales System ersetzt. Obwohl beispielsweise die Digitalisierung solcher Prozesse deutlich Einsparungspotenzial, sowohl monetär als auch zeitlich bringt, die letztens auch allen Mitarbeiter*innen zugute kommt, treten individuell schnell Zweifel auf, ob man den neuen Prozessen gewachsen ist. Diese Zweifel sind absolut verständlich, normal und nachvollziehbar. Manche Mitarbeiter*innen werden ihren Widerstand laut darlegen, aber es ist wichtig, auch die stillen Blockaden zu erkennen und mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen den Dialog zu suchen. Indem man Ideen kommuniziert, Veränderungen aufzeigt und niemanden überrascht, kann und muss Sicherheit und Wertschätzung vermittelt werden. Entscheidet man sich beispielsweise für die digitale Signaturlösung von sproof kann jede und jeder Einzelne die kostenlose Version schon vorher ausprobieren. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt ist keine Installation und kein IT-Projekt notwendig und alle Mitarbeiter*innen haben sofort Zugriff. Durch vorsichtiges Herantasten und das selbstständige Testen und verwenden des Produktes im betrieblichen Alltag sinkt die Hemmschwelle, die Vorteile werden erkannt und die Veränderung wird akzeptiert – ja sogar anerkannt und willkommen geheißen.



**Beispiel: Digitalisierung von Unterschriftenprozessen**

Mit sproof sign steht KMUs für die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen eine zeitgemäße, rechtssichere und moderne Lösung sowie ein kompetentes Team zur Seite. Die Lösung ist nutzer*innenorientiert und auf das Optimieren von Prozessen ausgelegt, so dass schlussendlich alle Mitarbeiter*innen von effizienteren Arbeiten, weniger Stress und Bürokratie und mehr Freizeit Platz für individuelle Kreativität profitieren.

Abschließend kann gesagt werden, dass bei der Umsetzung solcher Veränderungsprozesse auch schrittweise vorgegangen werden muss. Niemanden nützt es wenn man auf einen Schlag alles digitalisieren möchte. Beginnt man mit der digitalen Signatur erkennt man direkte Auswirkungen. Lästiges Ausdrucken und wieder Einscannen fällt weg. Analoger Ablageplatz wird eingespart. Unterschriftenprozesse werden beschleunigt und damit Zeit eingespart. Ganz ohne Druck kann eine Priorität abgearbeitet werden. Mit der ersten positiven Veränderung fällt es leichter weitere Projekte anzugehen und sich zukunftsorientiert weiter zu entwickeln.



"Die einzige Konstante ist die Veränderung" - Digitalisierungsprojekte erfordern echten Veränderungswillen. 

Der Maschinenring Salzburg digitalisiert seine Signatur-Workflows mit sproof sign, um die internen Prozesse noch effizienter zu gestalten. Anstatt Dokumente zum Unterschreiben auszudrucken und über mehrere Abteilungen sowie Bürostandorte hinweg zu verteilen und zu sammeln, kann dies nun vollständig digital erfolgen.

⬢ Der Maschinenring setzt für HR Prozesse auf die digitale Signatur von sproof ⬢ 

Der Maschinenring Salzburg digitalisiert seine Signatur-Workflows mit sproof sign, um die internen Prozesse noch effizienter zu gestalten. Anstatt Dokumente zum Unterschreiben auszudrucken und über mehrere Abteilungen sowie Bürostandorte hinweg zu verteilen und zu sammeln, kann dies nun vollständig digital erfolgen.

Die ursprüngliche Idee des [Maschinenrings](https://www.maschinenring.at/) war, dass sich Landwirte gegenseitig unterstützen und durch die gemeinsame Nutzung teurer Maschinen gemeinsam Preisvorteile erzielen und Kosten senken. Diese Vision ist auch heute noch gültig. Darüber hinaus eröffnet der Maschinenring eine Vielzahl weiterer Geschäftsmöglichkeiten. Durch Dienstleistungen und Personalleasing werden Landwirte und Menschen mit landwirtschaftlichem Hintergrund beispielsweise im Winterdienst aber auch im Sommerdienst eingesetzt und damit bietet der Maschinenring zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten.

Der Maschinenring Salzburg hat sich aus zwei Gründen für sproof zur Begleitung seines Digitalisierungsprozesses entschieden: sproof ist ein österreichisches Unternehmen, das zu 100 % GDPR-konform ist, und sproof bietet qualifizierte elektronische Signaturen für rechtsverbindliches und gültiges digitales Signieren nach dem europäischen Rechtsrahmen. Qualifizierte Signaturen bieten das höchste Maß an Vertrauen und sind gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. 

Mit sproof wurde die Geschäftsführung des Maschinenring Salzburg mit einer eigenen rechtsverbindlichen elektronischen Signatur ausgestattet. Der Einsatz von sproof sign ist aber nicht nur auf die Geschäftsführung beschränkt, sondern auch alle anderen Mitarbeiter können ihre Prozesse digitalisieren. sproof sign ist eine cloud-basierte Lösung, einfach zu bedienen und erfordert kein großes IT-Projekt zum Start.




Ing. Roman Spiegel

Der Maschinenring Salzburg setzt auf die digitale Signatur. 

Die digitale Signatur für Rechtsanwälte. 100% rechtsgültig. 100% DSGVO-konform. 
Immer Kanzleien setzen auf die Vorteile einer digitalen Signaturplattform für das Einholen und Ausstellen qualifizierter Signaturen. 

Die rechtsgültige digitale Signatur für Rechtsanwält:innen. 

Menschen vertrauen Rechtsanwält:innen. Rechtsanwält:innen vertrauen auf sproof. Dank der Integration in ADVOKAT - der führenden Kanzleisoftware in Österreich - und der Partnerschaft mit dem Traditionsverlag Linde setzen immer mehr Kanzleien auf die Vorteile einer digitalen Signaturplattform. Zuletzt hat mit Binder Grösswang eine der großen Kanzleien Österreichs auf das junge Salzburger Unternehmen gesetzt. 

“Es geht in unserer Branche um Verbindlichkeit und Vertrauen. Die digitale Signatur, in der höchsten Güteklasse, ist für uns mittlerweile eine gängige Form geworden, verbindliche Entscheidungen zu treffen oder diese auf digitalem Wege einzuholen"

**Dr. Christian Zwick | Partner**


Binder Grösswang ist seit 60 Jahren Bestehen eine der führenden Kanzleien Österreichs mit Sitz in Wien und Innsbruck.  Mehr als 100 Jurist:innen und 50 Milliarden Euro Transaktionsvolumen sprechen für sich. Nachdem die Entscheidung zur Integration einer digitalen Signaturplattform getroffen wurde, hat sich nach einer strengen Phase der Evaluierung sproof als Favorit herausgestellt.

“Es ist eine ganz besondere Ehre, dass wir Binder Grösswang, als etablierte aber vor allem innovative Anwaltskanzlei, von sproof überzeugen und das Vertrauen gewinnen konnten“, so Dr. Fabian Knirsch, Gründer und CTO des Unternehmens.

Binder Grösswang - vor allem das Team rund um Dr. Christian Zwick - signiert digital, wenn es rechtlich möglich ist. “Wir signieren im Prinzip immer dann, wenn der Stift zu ersetzen ist. Das sind in Österreich fast alle Dokumente, da zivilrechtlich das Prinzip der Formfreiheit gilt”, so Dr. Zwick. 

Für diese Dokumente kommt demnach die digitale Signatur u.A. zum Einsatz: 

- Vollmachten
- Kaufverträge 
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Beschlüsse

## 2 Überzeugende Gründe warum Rechtsanwält:innen auf die digitale Signatur setzen

Der Rechtsanwaltsberuf ist seit jeher ein beständiger Teil jeder funktionierenden Gesellschaft. Dabei bilden Vertrauen und eine gute Kommunikation zwischen Anwält:innen und Klient:innen das Fundament. Es mag ein klein wenig dogmatisch klingen; aber: Bezüglich der fortschreitenden Digitalisierung, ist die Rechtsbranche bestimmt kein Vorreiter. Das liegt wohl daran, dass althergebrachte Techniken und Workflows, die sich seit Jahrhunderten etabliert und bewährt haben, nicht ersetzt werden wollen. 

Doch auch die “Juristerei” hat mittlerweile die Stärken sinnvoller Digitalisierung aus verschiedenen Gründen erkannt. Sei es der digitale Akt, anstelle von überbordenden Archiven, oder sogar das Experimentieren mit verschiedenen digitalen “speech to text” - Anwendungen welche das Sekretariat an gewissen Stellen entlasten oder sogar in Zukunft, für die viele Schreibarbeit, ablösen könnte. 

Ganz speziell eine Chance der Digitalisierung, die auch für die Rechtsbranche großes Potential birgt, ist im Vormarsch: Die digitale Signatur!



Erklärungen, Beschlüsse und Verträge - all dies sind Dokumente, die von einer oder mehreren Personen unterschrieben werden müssen. Schon ein Dokument, auf dem drei Personen auf analogem Weg unterschreiben müssen, bedeutet insgesamt einen Zeitaufwand von rund 45 Minuten: Dazu zählen das Drucken in dreifacher Ausführung, das Versenden von Dokumenten mit der Post oder die Koordination eines gemeinsamen Termins für die Unterschrift. Diese Verschwendung von Ressourcen ist entbehrlich. 

Im privaten Bereich konnte sich die digitale Signatur in Österreich in Form der “Handysignatur” bereits etablieren. Seit einigen Jahren verwenden sehr viele österreichische Bürger:innen diesen kostenfreien Staats-Service. 

Jedoch ist “nur” die digitale Signatur alleine, im geschäftlichen Umfeld meistens unzureichend. Es fehlen technische Möglichkeiten, ein Tool oder eine Plattform, welche, die für eine Branche oder ein Unternehmen spezifischen Anwendungsfälle und “Unterschriftenläufe”, abbilden kann. Ein dazugehöriges gemeinsames “Dashboard” verschafft einen guten Überblick über wichtige Dokumente. Dazu benötigt es eine zentrale Verwaltung aller User:innen und ein Rechte- und Rollenmanagement. Auch das bringt sehr viele Vorteile mit sich. 

In vielen Unternehmen, egal ob Größe oder Branchenzugehörigkeit, ist eine digitale Signaturplattform vereits integraler Bestandteil vieler Standardworkflows. So wird die gesetzlich anerkannte Technologie bereits in der Rechtsbranche, im Steuerwesen, im Finanzsektor aber auch von großen international agierenden Top-Unternehmen mit strengen IT-Richtlinien bzw. auch im öffentlichen Sektor eingesetzt. 


## 3 Anstelle von Tinte & Papier: Kryptographische Verschlüsselung und digitaler Identitätsnachweis


Die digitale Signatur ist ein unverzichtbarer Baustein der digitalen Transformation. Dennoch zweifeln viele daran, ob die digitale Signatur rechtsgültig und damit rechtskonform ist. Doch digitale Signaturen und deren Verbindlichkeit sind in der Europäischen Union genau definiert und geregelt. Die eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services) hat 2006 für Europa die Regularien bezüglich der höchsten Sicherheit und Konformität der digitalen Signatur festgelegt. Die Verordnung regelt die rechtliche Anerkennung von elektronischen Identitätsnachweisen und Authentifizierungsservices und stärkt so das Vertrauen in die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Bürger:innen bzw. erleichtert grenzüberschreitende Dienstleistungen und Geschäftsprozesse jeglicher Art erheblich. 

Dabei gibt es drei digitale Signaturstandards welche bzgl. der Rechtsgültigkeit in der eIDAS-Verordnung genau definiert wurden: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. 

Die Signaturen sehen oberflächlich fast gleich aus, aber der Status der Signatur und ihre Verbindlichkeit sind sehr unterschiedlich. Nur die "qualifizierte elektronische Signatur", auch QES genannt, ist rechtlich mit einer Unterschrift vergleichbar (siehe § 4 Absatz 1 österreichisches Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG).

Die FES und QES ermöglichen das sichere digitale Signieren. 

Aufgrund der höchsten Konformität & Sicherheit kommt für viele Kanzleien nur die qualifizierte elektronische Signatur in Betracht. Eine digitale Unterschrift, die gleichwertig zur herkömmlichen Unterschrift auf Papier ist. 

Doch wie entsteht die hohe Sicherheit aus einem technischen Blickwinkel? Worin liegt die hohe Beweiskraft der qualifizierten elektronischen Signatur? 

## 4 Die qualifizierte Signatur: Kein Mysterium

Auch wenn sich einschlägige Fachmedien stets darum bemühen, die qualifizierte elektronische Signatur in ein möglichst komplexes und technisches Licht zu rücken, haben wir bei sproof es uns zur Aufgabe gemacht, das vermeintliche “Mysterium” - auf den Punkt gebracht -  zu lüften. 

Wie für viele andere elektronische Rechts- oder Bankgeschäfte müssen Sie Ihre eigene Identität zu 100% sicher nachweisen können. Das geschieht initial über ein kurzes (ca. 10 minütiges Video-Identifizierungsverfahren), bei dem Ihre Personendaten und auch biometrische Daten von einem staatlich anerkannten Dienst (Trust Service Provider) geprüft.

Danach sind Sie befähigt, mittels einer Handy-App, jede getätigte digitale Signatur, die Sie tätigen, zusätzlich zu verifizieren. Das Handy ist somit neben Ihrer E-Mail Adresse, welche Sie zum Signieren und Einholen von Signaturen ohnehin benötigen, Ihr zweiter Sicherheitsfaktor. 

Die signierten Dokumente selbst werden mit Hilfe kryptographischer Methoden  digital verschlüsselt. Nur die Besitzer eines Dokuments, oder solche, die zur Signatur eingeladen worden sind, können jeweils das Dokument bearbeiten oder eben nur signieren. Jedes Dokument wird zu jedem Zeitpunkt mit einem eindeutigen kryptographischen Schlüssel versehen, der für jeden Mensch und jeden Computer unmöglich einzusehen ist. Die Gültigkeit und Beweiskraft des Dokuments ist zudem unabhängig von der verwendeten Signaturplattform, da der kryptographische Schlüssel (oder auch “Hash-Wert”) in der pdf.-Datei selbst eingeprägt ist. Folglich ist auch jegliches Ausdrucken und physische Ablegen des Dokuments nicht Sinn der Sache, da die Nachvollziehbarkeit durch das Ausdrucken des Dokuments erlischt. 

Um die Gültigkeit einer elektronischen Signatur und die Konformität wie oben beschrieben zu überprüfen, kann das unterschriebene (digitale!) Dokument mit den nationalen Signaturprüfdiensten überprüft werden, z.B. über die Kommunikationsbehörde Austria:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Plattformen wie z.B sproof als Plattform selbst einen integrierten Prüfdienst an. 

Kurzum: Die qualifizierte digitale Signatur ist zu 100% fälschungssicher & rechtsgültig. Eine händisch händisch getätigte Unterschrift ist zwar auch zu 100% rechtsgültig, jedoch niemals  zu 100% fälschungssicher. 


sproof ist eine der wenigen Signaturplattformen, welche die Verifizierung der digitalen Signaturen direkt im Tool ermöglicht. 

##  5 Es benötigt nicht viel, um mit der qualifizierten digitalen Signatur zu starten

Digitale Signaturen sind zwar technisch anspruchsvoll und erfordern aus Herstellersicht ein besonderes Maß an Verantwortung - Bieten die damit erzeugten Signaturen doch ein Höchstmaß an Verbindlichkeit. Jedoch muss ein breites Spektrum an Benutzer:innen, von Anwält:innen über Sekretär:innen bis zu Klient:innen, damit einfach, schnell und intuitiv arbeiten können. 

Die technische Komplexität wird bei sproof komplett verborgen und ein einfacher und niederschwelliger Zugang geschaffen. Für die Themen UI und UX (User Interface and User Experience) verantwortlich ist bei sproof Philipp Gernerth. 

“Wir entwickeln ein modernes, technisch hoch anspruchsvolles Produkt, das die höchsten Sicherheits- und Verbindlichkeitsgarantien bietet. Dennoch muss es einfachst und intuitiv bedienbar sein. Sonst schießen wir am Ziel vorbei”,  erläutert Philipp Gernerth, welcher bei sproof u.A. für die Themen UX (User Experience) und UI (Usability) zuständig ist. 



Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) und Philipp Gernerth (sproof)  bei einem Treffen in Wien im neu gestalteten Headquarter in Wien, 1. Bezirk. 
Die innovative Anwaltskanzlei steht für Offenheit gegenüber jungen Unternehmen. Ein Austausch über die Use Cases der digitalen Signatur in der Rechtsbranche ist für beide Seiten gewinnbringend. 

_(Binder Grösswang, Wien 2022)_

**Aus Benutzer:innensicht bedeutet die qualifizierte elektronische Signatur somit im Wesentlichen folgendes:**

- Sie haben ein zu unterzeichnendes Dokument, das als Word- oder PDF-Dokument vorliegt. Dieses laden Sie in die Signatursoftware, um es zu unterzeichnen. Die Signatursoftware finden Sie unter https://sign.sproof.io. Sie können jederzeit kostenlos starten.

- Für eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine einmalige Identifikation notwendig. Das bedeutet, Sie müssen sich in einem kurzen Videocall (“Video-Ident-Verfahren”) ausweisen und dort Ihren (gültigen) Reisepass oder Personalausweis vorzeigen. Diese Identifikation ist nur einmalig notwendig und dann für fünf Jahre oder (falls dies vorher eintritt) bis zum Ablauf Ihres Ausweisdokuments gültig.

- Im Zuge der Identifikation installieren Sie auf Ihrem Mobiltelefon eine App oder alternativ -- wenn Sie die App nicht installieren können oder wollen -- erhalten Sie später einen Einmalcode per SMS.

- Um ein Dokument zu unterschreiben wählen Sie die Position Ihrer digitalen Unterschrift aus und laden optional ein Bild Ihrer händischen Unterschrift hoch. Nun autorisieren Sie am Mobiltelefon über die App die Unterschrift bzw. geben den über SMS erhaltenen Einmalcode ein. Das Bild Ihrer Unterschrift hat hierbei rechtlich keine Relevanz, ermöglicht aber eine gebräuchliche und bekannte Darstellung der Unterschrift. Die rechtlich verbindliche Unterschrift wird im Hintergrund “unsichtbar” rein digital angebracht.
Das Dokument ist nun rechtsgültig digital signiert. Bei sproof wird auch eine Konvertierung in das bei Rechtsanwält:innen üblich bzw. geforderte PDF/A-Format durchgeführt. Die Konformität des Dokuments und der elektronischen Unterschrift können Sie, Ihre Klient:innen bzw. das Gericht jederzeit u.A. beim staatlichen Prüfdienst der RTR prüfen.




## 6	Sensible Daten in sicheren Händen

Bei der Nutzung digitaler Signaturdienste spielt der Datenschutz eine besondere Bedeutung. Dies ist insbesondere bei sogenannter “Cloud-Software” von Bedeutung (d.h. Software, die nicht installiert werden muss, sondern direkt über den Webbrowser und das Internet verwendet werden kann). Diese bietet den Vorteil ohne eigene Hardware oder ein IT-Projekt sofort einsatzbereit zu sein. Darüber Hinaus kann von überall, auch mobil, auf die Software zugegriffen werden. Die Datenübertragung ist dabei stets durch den neuesten Stand und auf höchstem Sicherheitsniveau verschlüsselt. 



Im Sinne des Datenschutzes sind einerseits die gesetzlichen Anforderungen im Sinne der DSGVO zu erfüllen und andererseits ist aus IT-Sicherheitspersektive das höchste Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Der Signatursoftwareanbieter sproof, garantiert beides, indem die Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden und jeglicher US-Bezug vermieden wird. Ein Löschkonzept das integraler Bestandteil der Lösung ist sowie ein Auftragsdatenverarbeitunsgvertrag auf Basis der EU-Vorlage garantieren darüber hinaus auch aus rechtlicher Sicht den höchsten Standard für Datenschutz.

## Fazit

Die Vorteile der digitalen Signatur sind offensichtlich: Sie ist schnell, einfach und vor allem 100% sicher. Immer mehr Rechtsanwält:innen erkennen dies und profitieren von der digitalen Signatur in ihrer Arbeit. Ein klarer Trend, der sich in den kommenden Jahren weiter fortsetzen wird.

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Die digitale Signatur nimmt Einzug in den Anwaltskanzleien Österreichs.

Das beste aus zwei Welten. Linde & sproof.

Kyocera & sproof. Ein kleines Digitalisierungsmärchen.

Über Alice, Videokonferenzen und digitale Signaturen.

Gute Zusammenarbeit, großer Nutzen!

"Die einzige Konstante ist die Veränderung" - Digitalisierungsprojekte erfordern echten Veränderungswillen.

Der Maschinenring Salzburg setzt auf die digitale Signatur.

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