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Add-ons und Integrationen

Data protection is our mission, not just an add-on. sproof is DSGVO compliant and meets the requirements of one of the world's most comprehensive legal frameworks for data protection. sproof hosts all of its services within the EU and without the involvement of third countries. Additional customizable automatic deletions and strict technical and organizational measures (TOMs) safeguard the privacy of our customers.

sproof sign complies with FDA 21 CFR Part 11. FDA 21 CFR Part 11 is a Code of Federal Regulations that establishes the United States Food and Drug Administration (FDA) regulations on electronic records and electronic signatures (ERES). Part 11 specifically defines the criteria by which electronic records and electronic signatures are considered trustworthy, reliable, and equivalent to paper records.

sproof is eIDAS compliant and meets the requirements for legally binding digital signatures according to the EU Regulation on electronic identification and trust services for electronic transactions applicable in Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain and Sweden. sproof sign can also create signatures according to the Swiss Zert-ES for legally binding digital signatures in Switzerland.

sproof sign is suitable for public administration and has been awarded by the IÖB. An Austrian expert panel has tested sproof sign and awarded it the IÖB seal, which identifies sproof sign as a tool suitable for the creation and collection of digital signatures for public administration.

Basic Data Protection Regulation

FDA 21 CFR Part 11

Electronic identification, authentication and trust services

IÖB Award

Datenschutz ist unsere Mission und nicht nur ein Zusatz. sproof ist DSGVO-konform und erfüllt die Anforderungen eines der weltweit umfassendsten rechtlichen Rahmenwerke für den Datenschutz. sproof hostet alle seine Dienste innerhalb der EU und ohne Beteiligung von Drittländern. Zusätzliche anpassbare automatische Löschungen und strenge technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sichern die Privatsphäre unserer Kunden.

sproof sign entspricht der FDA 21 CFR Part 11. FDA 21 CFR Part 11 ist ein Code of Federal Regulations, der die Vorschriften der United States Food and Drug Administration (FDA) zu elektronischen Aufzeichnungen und elektronischen Signaturen (ERES) festlegt. Teil 11 definiert insbesondere die Kriterien, nach denen elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen als vertrauenswürdig, zuverlässig und gleichwertig mit Papieraufzeichnungen gelten.

sproof ist eIDAS-konform und erfüllt die Anforderungen für rechtsverbindliche digitale Signaturen gemäß der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, die in Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern gelten. sproof sign kann auch Signaturen gemäß dem Schweizer Zert-ES für rechtsverbindliche digitale Signaturen in der Schweiz erstellen.

sproof sign ist für die öffentliche Verwaltung geeignet und vom IÖB ausgezeichnet. Ein österreichisches Expertengremium hat sproof sign geprüft und mit dem IÖB-Siegel ausgezeichnet, das sproof sign als ein für die Erstellung und Sammlung digitaler Signaturen geeignetes Werkzeug für die öffentliche Verwaltung kennzeichnet.

Datenschutzgrundverordnung

Elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste

IÖB-Auszeichnung

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Stellen Sie Ihre Frage

Was ist eine digitale Signatur? Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur? Wir klären auf.

Die digitale Signatur einfach erklärt

# Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine Methode, um digitale Dokumente zu unterschreiben und die Unterschrift eines Dokuments zu verifizieren. Dadurch kann die Authentizität des elektronischen Dokuments festgestellt werden. Eine digitale Unterschrift funktioniert dabei wie ein menschlicher Fingerabdruck, denn jedes Dokument hat seinen eigenen, einzigartigen elektronischen Fingerabdruck. Kein anderes Dokument kann dieselbe digitale Unterschrift besitzen. Wird ein digitales Dokument mit einer Signatur “versiegelt”, dann kann man beweisen, dass

- die Datei nach dem Unterschreiben nicht mehr verändert wurde (Integrität).
- eine bestimmte Person das Dokument signiert hat (Authentifikation).
- der Unterschreibende wirklich signiert hat. Die Person kann nach dem Erstellen einer digitalen Signatur nicht abstreiten, das Dokument signiert zu haben.
- das Dokument, welches vorliegt, keine Fälschung ist. 

Digitale Signaturen werden heute in der Wirtschaft und in der Finanzindustrie weit verbreitet eingesetzt, z. B. zur Autorisierung von Bankzahlungen (Geldtransfer), zum Austausch signierter elektronischer Dokumente, zur Unterzeichnung digitaler Verträge und in vielen anderen Szenarien.


### Vorteile digital signierter Dokumente

Haben Sie schon einmal wichtige Dokumente verloren oder können Sie nicht mehr finden, wo Sie Ihre Verträge abgelegt haben? Schluss mit dem lästigen Verwaltungsaufwand! Setzen Sie auf eine moderne und zuverlässige elektronische Signaturlösung mit integriertem Archivierungssystem. Durch die digitale Signatur und Speicherung entfällt das Risiko, dass physische Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden. Investieren Sie in die Zukunft und optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Signaturen: 
- Wertvolle Zeit sparen
- Kosten sparen
- Die Nutzererfahrung für Ihre Kunden verbessern
- Die Sicherheit der Unterzeichnung von Dokumenten verbessern
- Die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern


# Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur? 
Es ist sehr einfach, die Begriffe “elektronische Signatur” und “digitale Signatur” zu verwechseln. Oft werden die Begriffe synonym verwendet, genau betrachtet sind sie allerdings nicht dasselbe.

## Die elektronische Signatur
Die elektronische Signatur (oder e-Signatur) stellt eine moderne Alternative zur handschriftlichen Unterschrift in der analogen Welt dar. Sie ermöglicht eine effiziente, nachprüfbare und rechtskräftige Genehmigung von elektronischen Dokumenten. Ähnlich wie bei einer eigenhändigen Unterschrift bestätigt die elektronische Signatur die Absicht einer Person, ein Dokument zu genehmigen oder die Bedingungen eines Dokuments zu akzeptieren. Die elektronische Signatur ist somit ein juristischer Begriff und umfasst verschiedene Kategorien.

Eine elektronische Signatur ist eine Methode zum Abschluss einer rechtlichen Vereinbarung in einer digitalen Umgebung. Sie ist sozusagen das digitale Äquivalent zur Unterschrift auf einem Papierdokument, z. B. einem Kaufvertrag. Eine Person, die eine Vereinbarung unterzeichnet, erstellt eine elektronische Signatur, wenn sie ein elektronisches Dokument durch Anklicken einer Schaltfläche oder Zeichnen ihrer Unterschrift mit einer Maus, einem Touchpad oder einem anderen Eingabegerät unterzeichnet.

Eine elektronische Signatur wird in der eIDAS-Verordnung definiert als "Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit ihnen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden".

Es gibt verschiedene Methoden, um Vereinbarungen, Zustimmungen und Anerkennungen in einer digitalen Umgebung auszudrücken, darunter:
- Anklicken einer Schaltfläche, um dem Text auf dem Bildschirm zuzustimmen, z. B. Bedingungen und Konditionen
- Anklicken und/oder Zeichnen Ihrer Unterschrift zur Unterzeichnung eines elektronischen Dokuments
- eine Ton- oder Videoaufnahme einer mündlichen Bestätigung machen
- die Authentifizierung Ihrer Identität mit Hilfe eines elektronischen Identifikationsmittels (eID)

Nicht alle diese Methoden gelten als elektronische Signatur, und welche Methode zu verwenden ist, hängt von der jeweiligen Situation ab. Da die rechtlichen Auswirkungen dieser Methoden sehr unterschiedlich sein können, sind Faktoren wie Implementierungskosten, Benutzerfreundlichkeit (Kundenerfahrung), Gesetzgebung, Unternehmensrichtlinien und bewertetes Geschäftsrisiko in der Regel ausschlaggebend dafür, welche Methode in einer bestimmten Situation zu verwenden ist.

Selbst in der Kategorie der elektronischen Unterschrift gibt es verschiedene Stufen, und welche Stufe für eine bestimmte Situation geeignet ist, hängt von denselben oben genannten Faktoren ab.

## Die digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist eine elektronische Unterschrift, die auf asymmetrischen Kryptoalgorithmen beruht. Sie kann nur mit einem privaten Schlüssel erstellt werden, aber jeder kann sie mit dem öffentlichen Schlüssel überprüfen.

Durch die kryptografische Technologie bietet die digitale Unterschrift ein höheres Maß an Sicherheit und Integrität des Dokuments im Vergleich zur elektronischen Signatur. Eine e-Signatur kann z.B. auch einfach nur ein Bild der Unterschrift oder eine einfache E-Mail-Unterschrift sein. 

Digitale Signaturen werden auch verwendet, um Dokumente in elektronischer Form zu genehmigen und zu validieren. Sie verwenden jedoch komplexe kryptographische Mechanismen, um digitale Dokumente zu authentifizieren, die Identität der Unterzeichner zu bestätigen und Daten während der Übertragung vor Manipulationen und Verfälschungen zu schützen.

Digitale Signaturen sind mit Backend-Tools ausgestattet, die sicherstellen, dass nur eine befugte Person ein Dokument unterschreiben kann und welche Änderungen nach der Unterzeichnung verhindern. Eine digitale Signatur wird mit einer eindeutigen digitalen ID erzeugt, die als "digitales Zertifikat" oder "Public-Key-Zertifikat" bezeichnet wird. 

### Die Unterschiede auf einen Blick
Während eine elektronische Signatur die Zustimmung des Unterzeichners des Dokuments beweist, ist eine digitale Signatur der Beweis für die Echtheit des Dokuments selbst. Beide arbeiten zusammen und sind erforderlich, um eine digitale Vereinbarung nachprüfbar und rechtlich durchsetzbar zu machen.

### e-Signatur-Standards: Formen der elektronischen Signatur
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei elektronischen Signaturarten, die von der eIDAS Verordnung definiert werden und als rechtliche Rahmenbedingungen dienen. 

- Einfache elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt dabei die höchsten Qualitätskriterien und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich zu 100 % gleichgestellt. 

Es bestehen zahlreiche Anwendungsbereiche für digitale Signaturen, die sich über verschiedene Branchen erstrecken. Der Umstieg auf elektronische Signaturen mittels einer Software-Lösung ist für nahezu jedes Unternehmen eine lohnenswerte Investition, welche einen messbaren Effekt auf die Effizienz und Kostenreduktion erzielt.

Es gibt verschiedene Arten von digitalen Signaturen und je nach Anwendungsfall und Anforderungen muss ein bestimmter Signaturstandard  gewählt werden. Die drei wichtigsten Signaturstandards sind die QES, FES und EES.

QES FES EES: Alle eSignatur-Standards im Überblick

## Digitale Signatur ist nicht gleich digitale Signatur!

Fast jeder von uns hat schon einmal ein Foto seiner/ihrer Signatur auf ein Dokument gezogen und es als digital signiert abgehakt. Das mag für einfache und informelle Dokumente ausreichend gewesen sein, allerdings stößt man mit dieser Vorgehensweise an die ein oder andere Grenze. Deshalb unterscheidet man zwischen drei Signaturarten und nur die qualifizierte Signatur ist der handschriftlichen Signatur rechtlich zu 100 % gleichgestellt. Dafür wird eine komplexere Technologie (z.B. sproof sign) benötigt, die im Hintergrund eine verschlüsselte, verifizierbare Signatur erstellen kann.

Je nach Anwendungsfall und Anforderungen muss ein bestimmter Signaturstandard gewählt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet in der EU die [eIDAS-Verordnung](/de/blog/was-ist-die-eidas-verordnung), welche Anforderungen für die einzelnen Formen festlegt. Die drei wichtigsten Signaturstandards und deren verschiedene Eigenschaften werden in diesem Artikel erklärt.

## Die QES – das digitale Pendant zur handschriftlichen Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES) ist laut eIDAS-Verordnung rechtlich der handschriftlichen Unterschrift zu 100 % gleichgestellt und erfüllt die höchsten Qualitätskriterien. Allerdings muss die Unterschrift mittels einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit sowie einer 2-Faktor-Authentifizierung durchgeführt werden. In Österreich wird das z.B mit der Handy-Signatur (ID Austria) realisiert. Die qualifizierte digitale Signatur muss dabei auch den Namen des Unterzeichners anführen.

Bei Verträgen mit gesetzlicher Formvorschrift (Schriftlichkeitserfordernis) und hohen Ansprüchen an die Beweiskraft sowie das Vertrauen aller Vertragsparteien sollte deshalb nur die qualifizierte Signatur verwendet werden. Außerdem kann die QES die Beweiskraft bei formfreien Verträgen maximieren und das Risiko minimieren.

**Die QES ist die Sorglos-Signatur-Spezialität von sproof sign. Bei uns werden auch die höchsten Ansprüche erfüllt.**

## Die FES – die flexible Wahl für Dokumente ohne Formvorschrift

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (kurz FES) bietet zusätzlich zur einfachen digitalen Signatur die Möglichkeit einer eindeutigen Identifikation des Unterzeichners. Die Identifikation kann z.B. über die E-Mail Adresse, Telefonnummer, etc. erfolgen und die Identitätsprüfung ist dadurch auch im Nachhinein möglich.

Jede Signatur, die mit sproof sign getätigt wird, erreicht bereits das hohe Sicherheitslevel, welches die fortgeschrittene digitale Signatur garantiert. Bei uns wird der/die Unterzeichner*in z.B mithilfe der Mail-Adresse zusätzlich identifiziert. Somit hat diese Art digital zu signieren bereits für viele Anwendungsfälle eine ausreichende Beweiskraft. Die FES wird vor allem bei Verträgen ohne Formvorschrift verwendet, wie zum Beispiel bei Mietverträgen oder einfachen Arbeitsverträgen. 


## Die EES – für informelle Dokumente ohne Haftungsrisiko

Die einfache elektronische (kurz EES) hat keine Beweiskraft bzw. kann eine schriftlich getätigte Unterschrift keinesfalls ersetzen, da sie keine Möglichkeit der Identifizierung beinhaltet und somit nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann. Sie eignet sich deshalb nur für formfreie Verträge und informelle Dokumente. Ein gängiges Beispiel für die einfache Unterschrift ist ein hochgeladenes Foto oder ein Scan einer Unterschrift, welche auf einem Dokument platziert werden.


*Die Beispiele können je nach Land und interne Richtlinien abweichen und sollten deshalb nur als Verständnishilfe dienen! Konsultieren Sie eine Rechtsberatung oder unseren Vertrieb für Ihren konkreten Fall.

There are different types of digital signatures and a specific signature standard must be selected depending on the use case and requirements. The legal basis for this in the EU is the eIDAS Regulation, which defines requirements for the individual forms. The three most important signature standards and their various properties are explained in this article.

QES AES SES: Overview of all eSignature-Standards

QES, AES, SES: Overview of all eSignature-Standards 

QES, FES, EES: Alle eSignatur-Standards im Überblick

## Digital vs. eingescannt

Das Wort "gescannte Unterschrift" verrät, dass es sich um ein digitales Bild einer handschriftlichen Signatur handelt. Dies erhält man, indem man seine Signatur, welche auf Papier existiert, mit Hilfe eines Scanners oder einer Kamera in ein digitales Format konvertiert (.jpg, .doc, .pdf, usw.).

Prinzipiell sind eingescannte Unterschriften **gültig**, sofern für die Willenserklärung **keine Schriftform erforderlich** ist.

Eine eingescannte Unterschrift ist allerdings **nicht rechtsgültig**, weil der **Unterzeichner nicht identifizierbar** ist und die Einwilligung nicht nachgewiesen werden kann.

Eine eingescannte Unterschrift birgt ein **hohes Fälschungsrisiko**. Da jeder Empfänger des signierten Vertrags Ihre gescannte Signatur mühelos kopieren kann (#SnippingTool #Screenshot). Es ist offensichtlich, dass dies nicht rechtmäßig ist. 

Eine gescannte Unterschrift hat **keine Beweiskraft vor Gericht**, da sie lediglich eine Kopie Ihrer Original-Unterschrift darstellt. Ohne Nachweis darüber, wie die Unterschrift zustande kam, wird sie als bloße Kopie betrachtet und nicht als authentische Unterschrift. Aus diesem Grund ist sie insbesondere in Unternehmen für Vertragsprozesse nicht gültig.

Mit einer elektronischen Signaturlösung können schnell, einfach und unkompliziert rechtskräftige und beweisbare Verträge geschlossen werden. 

<u>**Vorteile:**</u>
- Kein Drucker oder Scanner erforderlich
- Durchgängiger elektronischer Prozess
- FES und QES sind eIDAS-konform und beweisbar
- QES bei Dokumenten, die die Schriftform erfordern
- In bestehende Systeme integrierbar
- **Keine Medienbrüche – alles vollständig digital**


## Beweiskraft und Rechtsgültigkeit
### Rechtsgültigkeit
Ein rechtskräftiger Vertrag kommt zustande, wenn beide Parteien ihre Willenserklärungen in Einklang bringen. Der Gesetzgeber gibt den Vertragspartnern die Freiheit, selbst zu entscheiden, ob sie eine Vereinbarung mündlich, schriftlich auf Papier oder elektronisch abschließen möchten.

Bei einigen Dokumenten gibt es jedoch die Schriftformerfordernis. In diesem Fall muss die Willenserklärung entweder handschriftlich auf Papier unterzeichnet oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Eine eingescannte Unterschrift ist nicht gültig.

Bei Dokumenten ohne Schriftformerfordernis kann eine eingescannte Unterschrift jedoch rechtskräftig sein, dabei kann aber die Beweisbarkeit in Frage gestellt werden.

### Beweiskraft
Durch Fakten und Belege kann etwas nachvollzogen werden und ein Sachverhalt ist beweisbar. Eine gescannte Unterschrift oder einfache elektronische Unterschrift haben keine Beweiskraft, weil die signierende Person nicht eindeutig identifiziert werden kann. 

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) ist die Beweiskraft hoch, da eine Identifikation der signierenden Person durch Handynummer oder E-Mail Adresse festgestellt werden kann. 

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat die höchstmögliche Beweiskraft, da sich die Person mit einer geprüften eID ausweisen oder eine Video-Identifikation einmalig durchführen muss. Außerdem wird die Handynummer für die [2-Faktor-Authentifizierung](/de/blog/digitale-unterschrift-erstellen-so-erhalten-sie-eine-qualifizierte-elektronische-signatur-qes) benötigt. 



E-Signatur, Web-Tools - 100% Datenschutzkonform: Endlich schnell und einfach unterschreiben. Jetzt kostenlos registrieren!

Die Qualitätskriterien web-basierter E-Signatur-Tools

Mühsame Vertragsprozesse gehören der Vergangenheit an - aber wie funktioniert es, Verträge einfach und sicher online zu signieren? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Verträge online signiert werden bzw. wie Signaturen im Web eingeholt werden können. Worauf kommt es an, was sind die Qualitätskriterien? Doch ein “Spoiler” vorweg: Einfach & sicher können, müssen aber nicht gemeinsam funktionieren. 

## Die elektronische Signatur ist gekommen um zu bleiben

Es ist eine Frage der Einstellung. Das Signieren eines Dokuments hat eine gewisse ästhetische Komponente. Man besiegelt eine Entscheidung mit etwas sehr Persönlichem: Der eigenen Händischen Unterschrift. Diese Unterschrift wird oft über Jahre einstudiert und verfeinert und bleibt in den meisten Fällen über ein ganzes Geschäftsleben hinweg unverändert. Oft ist die analoge Signatur eines Dokuments mit einem Treffen verbunden, es gibt mehrere Vertragsparteien und es hat oft auch etwas Geselliges. Man trifft sich, schüttelt sich die Hand, signiert ein Dokument und legt dieses danach in einem mehr oder weniger sicherem Archiv ab. Zumeist ist man zufrieden und geht wieder getrennte Wege. 

Die Kehrseite der Medaille ist offensichtlich. Unabhängig davon, ob man interne Signaturprozesse abbilden möchte oder externe. Es erfordert ein sehr hohes Maß an Ressourcen, welche mit Hilfe der digitalen Signatur unverschwendet bleiben können. 
Die Digitalisierung von Entscheidungsprozessen ist bereits selbst in sehr “alteingesessenen” Branchen und Geschäftsfeldern angekommen. Im privaten Kontext ist das elektronische Signieren von Verträgen ohnehin schon länger verbreitet und wird in vielen europäischen Ländern von staatlichen eIdentity Anbietern unterstützt. 

Demnach geht die Integration von Signaturlösungen im Unternehmenskontext sehr oft von einzelnen Stimmen im Unternehmen aus, welche die Vorteile der elektronischen Unterschrift im privaten Bereich längst kennengelernt haben. Viele staatliche Online-Services ermöglichen es Bürger:innen, Verträge digital zu signieren. Das führt letzten Endes dazu, dass sich Unternehmer:innen die Benefits dieser Online-Signaturlösungen auch für die Vertragsabwicklung im eigenen Unternehmen wünschen.

## Wie funktioniert die  digitale Signatur?

Es gibt immer mehr neue, oftmals kleine und kostenlose Freeware-Signaturtools, die im Netz kursieren und die Anmeldung und Nutzung oft sehr niederschwellig halten. Es funktioniert wie bei größeren Tools: Man hat selbst lokal ein digitales Dokument abgespeichert, lädt es in einem Web-Browser-Tool hoch und signiert dieses. Das Dokument kann bei einigen Tools auch heruntergeladen werden, um danach weiter versendet zu werden. Dem gegenübergestellt gibt es komplexe Signatur-Plattformen, die oftmals in einem umfassenden Dokumentenmanagementsystem bzw. CRM oder ERP-System integriert sind. Damit ist auch die wesentlich aufwändigere Fremdsignatur oder Fernsignatur möglich. Das bedeutet, ich kann ein selbst signiertes Dokument auch zur Signatur freigeben, komplexe Signaturreihenfolgen und Workflows definieren etc. 

Vor allem im professionellen Umfeld setzen sich zunehmend solche Lösungen durch, die sich ganz gezielt auf das umfassende Signieren von PDF-Dokumenten spezialisiert haben und dafür die höchsten Sicherheitsstandards und vor allem eine sehr einfache Nutzer:innenführung ermöglichen. Das digitale Signieren von PDF-Dokumenten über den Web-Browser lässt sich grundsätzlich in drei essentielle Bestandteile unterteilen. 





**Vertragsmanagement:**

Hier geht wie erwähnt die Schere weit auseinander. Mindestkriterien an ein Web-Tool ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen (bei den meisten Anwendungen werden Files automatisch in das gängige PDF-Format konvertiert) und dieses nach der Signatur wieder herunterzuladen bzw. möglichst sicher abzulegen. Umfassende Tools ermöglichen darüber hinaus die intelligente Verwaltung und Übersicht aller wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort.


**Die digitale Signatur von Dokumenten:**

Das Kernelement aller Online-Signaturtools ist das Anbringen der digitalen Signatur auf einem Vertragsdokument. Das Anbringen einer gültigen digitalen Signatur auf einem PDF-Dokument ist ein technischer Vorgang, der klar vom einfachen Einfügen eines Bildes einer händischen Signatur ohne weitere technische Maßnahmen unterschieden werden muss!

Eine gültige digitale Signatur erlaubt insbesondere das Erkennen von nachträglichen Veränderungen am Dokument. Dies ist beim einfachen Einfügen von Bildern nicht gegeben.
Technisch wird für eine digitale Signatur der Inhalt des Dokuments fest mit der angebrachten Signatur verknüpft. Hierbei ist die visuelle Erscheinung der Signatur am Dokument primär informativ, und für die (technische) Gültigkeit nicht relevant. sproof sign etwa unterstützt das Einfügen von Bildern einer Unterschrift oder die händische Signatur am Bildschirm, erstellt aber zusätzlich eine vollständige digitale Signatur im Hintergrund.
Ein weitere Stufe digitaler Signaturen sind qualifizierte digitale Signaturen. Bei diesen erfolgt eine Überprüfung des Unterzeichnenden durch einen Vertrauensdienstanbieter. Dies sind Organisationen, die eine umfangreiche Identitätsprüfung einer Person oder einer Organisation durchführen und im Zuge des digitalen Signierens die Identität mit der Signatur verknüpfen. Damit haben qualifizierte digitale Signaturen einen besonderen, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellten rechtlichen Status.


**Signaturmanagement & Workflows:**

Das volle Potential von Signaturplattformen wird ersichtlich, wenn es darum geht, sichere und konforme Signaturanfragen an andere auszusenden.. Z.B sproof sign ermöglicht es, verschiedene Aufgaben (z.B Signieren von Dokumenten, Ansicht von Dokumenten, Weiterleitung von Dokumenten) an verschiedene Personen zu delegieren. Dabei geschieht die Kommunikation einerseits innerhalb der WebApp andererseits zusätzlich über Verständigung per Mail-Verkehr. So kann nichts verloren gehen. Die automatisierte Delegation ermöglicht es zudem, Signaturprozesse leichter zu verwalten und Termine sowie Fristen einzuhalten. Darüber hinaus ist es möglich, Vertreter zu definieren, Abwesenheitsnotizen einzustellen, Signaturreihenfolgen vorzugeben und den Standard zu definieren, mit dem signiert werden sollte. 


## Quality first. - Die Qualitätskriterien webbasierter Signaturtools

Die Benefits der digitalen Signatur sind sehr vielfältig. Hier ist eine Liste der wichtigsten Qualitätsmerkmale fortschrittlicher E-Signaturtools:


**Verfügbarkeit und Sicherheit der Cloud:**

Online-Verträge sind immer und überall verfügbar, solange man Zugang zum Internet hat. Die 24/7 Verfügbarkeit ist der große Vorteil von sicheren Cloud-Lösungen. Jedoch sollte sehr streng darauf geachtet werden, dass auf eine sichere und geschützte Speicherumgebung vertraut wird, die vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch geschützt ist. Bei Cloud-Anwendungen ist speziell darauf zu achten, dass das Tool zu 100% auf europäischen Servern gehostet ist.





**Verbindlichkeit digitaler Signaturen:**

Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, wie man seine eigene Identität belegen kann bzw. muss. Eine einfache elektronische Signatur (EES) bietet keinen rechtlichen Schutz und sollte für Signaturen im Unternehmenskontext keinesfalls verwendet werden. Für die höchste Sicherheit sollte die qualifizierte elektronische Signatur (QES), welche gemäß der eIDAS Verordnung das Maß der Dinge im europäischen Raum darstellt, herangezogen werden. Tatsächlich ist die Wahl des Signatur-Anbieters von besonderer Bedeutung und es bedarf eines gewissen Grundwissens über die drei unterschiedlichen Signaturstandards, um die Anwendungsfälle im eigenen Unternehmen bestmöglich abbilden zu können. 

**Angebrachte elektronische Signaturen verifizieren:**

Eine weitere großartige Sache ist, dass E-Signaturen für immer und alle Zeiten überprüfbar sind.  Die Informationen über jeden Schritt des Signaturprozesses - von Beginn bis Ende - inklusive der angebrachten Signaturen und der eindeutigen Identität der Unterzeichner:innen sind für alle Zeiten untrennbar im pdf-Dokument verankert. Umfassende E-Signaturlösungen (wie z.B. sproof sign) erlauben die Verifikation direkt auf der Plattform. 

**Kollaboration:**

Signieren ist Teamsache. Signieren Sie intern oder holen Sie von externen Stakeholdern Freigaben ein. Wichtig ist dabei die Möglichkeit, Ihr Team mit einem Admin-Account sehr einfach verwalten zu können. Neue Nutzer:innen sollten sehr einfach hinzugefügt werden können und der Pool mit zur Verfügung stehenden Signatureinheiten muss sehr einfach aufgestockt werden können. 

**Compliance:**

Es ist für Unternehmen Pflicht, geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten, vor allem mit Hinblick auf eine sichere und rechtskonforme Dokumenten- und Datenspeicherung im europäischen Raum. Bei einigen wenigen Tools (u.A. sproof sign) wird auf den sehr hohen PDF/A-Dokumentenstandard gesetzt. 

**Fazit:**

It´s time to sign. Webbasierte E-Signaturservices sind eine interessante und nützliche Möglichkeit, Geschäftsvorgänge zu vereinfachen und Zeit und Aufwand zu sparen. Im Business-Kontext ist es wichtig, dass es für den jeweiligen Anwendungsfall allen relevanten Anforderungen entspricht. 

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The quality criteria of web-based e-signature tools

Signing contracts legally online (and having them signed) - what you need to know

Verträge rechtsgültig online unterschreiben (und unterschreiben lassen) – das müssen Sie wissen

What is a digital signature? What is the difference between an electronic signature and a digital signature? We clarify.

The digital signature explained

Sony

Österreichisches Rotes Kreuz

Maschinenring

Pöttinger

Kyocera

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hat es benötigt bis sich die Einführung der digitalen Signatur bezahlt gemacht hat. 

spart der digitale Unterschriftenworkflow dem Unternehmen. 

12 Wochen

292 Arbeitstage

9350 Dokumente

Ingrid Putzhammer

werden bei der HOGAST GmbH im Monat signiert.

18 Wochen

45 Tage

180 Dokumente

Adrian Bhoucheri

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Im ersten Schritt können Sie unsere Plattform kostenlos testen und fortgeschritten signieren. “Fortgeschritten” bedeutet, dass Ihre Unterschrift zusätzlich über Ihre Mail-Adresse verifiziert ist.

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Nur die qualifizierte digitale Unterschrift ist der handschriftlichen zu 100% gleichgestellt. Die Aktivierung der eigenen qualifizierten Signatur dauert einmalig 10 Minuten und wird angeleitet. Noch mehr intelligente Features vereinfachen den Workflow zusätzlich.

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