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Elektronische Signaturen anfordern – mehrere digitale Unterschriften per E-Mail einholen (intern & extern)

Philipp Gernerth
Aktualisiert am 27.02.2023

Es ist an der Zeit! An der Zeit, Geschäftsprozesse anzupassen, um effektiver und zugleich sicherer zu arbeiten. Dabei helfen in der Geschäftswelt immer bessere digitale Workflows. Es gibt zunehmend mehr Plattformen und Lösungen, welche bei absoluten Standard Prozessen bis hin zur nischigen Spezialanwendung Abhilfe leisten. Einer dieser Standardprozesse, der dank digitaler Lösungen deutlich verbessert werden kann, ist das Einholen von Signaturen.

In diesem Artikel erläutern wir, was ein digitaler “Signaturworkflow” ist und wie Ihnen selbst, Ihrem Unternehmen bzw. Ihrem Netzwerk geholfen ist, wenn Sie für diesen Use Case auf sinnvolle Digitalisierung setzen.

Analog versus digital. Wie holen Sie Unterschriften ein?

Natürlich gibt es die “old-school”-Variante: Das Signieren mit Stift auf Papier. Isoliert betrachtet, kostet das auch nicht viel – vor allem wenn man selbst die signierende Person ist - und wirkt manchmal “schicker” oder gar förmlicher. Vor allem verbunden mit einem physischen Treffen. Rechtsgültig ist die handschriftliche Unterschrift sowieso.

Beim zweiten Mal hinsehen zeigt sich der “Rattenschwanz”: Ein sehr komplexer, mühsamer und ressourcenintensiver Prozess (drucken, scannen, frankieren, verschicken auf die Retoure warten, usw.). Das bedeutet zudem: Medienbrüche, welche die Beweiskraft verwässern, aufwendige Archivierung und zu guter Letzt: Das Einholen bzw. Warten auf ein fix-fertig signiertes und retourniertes Vertragswerk ist sehr zeitaufwändig.

Die mittlerweile hinlänglich bekannte Alternative: Die digitale oder elektronische Signatur:
Technisch betrachtet handelt es sich um eine kryptographische Methode, die auf asymmetrischen Verschlüsselungsalgorithmen basiert. So ist es möglich, die Authentizität des Dokuments und die Identität des Unterzeichners zu verifizieren. Mehr erfahren. Was im Hintergrund technisch komplex und hochsicher angelegt ist, wird im Vordergrund durch eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche verborgen. Rechtsgültiges digitales Signieren ist letzten Endes so einfach, wie eine Online-Überweisung zu tätigen.

Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, digital zu unterschreiben: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Trotz des oberflächlich gleichen Aussehens der digitalen Signaturen auf dem finalen Dokument, sind der Status der jeweiligen Art der digitalen Signatur und ihre Verbindlichkeit unterschiedlich“


QES, FES, EES: Alle eSignatur-Standards im Überblick

Es gibt verschiedene Arten von digitalen Signaturen und je nach Anwendungsfall und Anforderungen muss ein bestimmter Signaturstandard gewählt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet in der EU die eIDAS-Verordnung, welche Anforderungen für die einzelnen Formen festlegt. Die drei wichtigsten Signaturstandards und deren verschiedene Eigenschaften werden in diesem Artikel erklärt.

Bei einer einfachen elektronischen Signatur bzw. Bildunterschrift ist es nicht möglich, eine Manipulation festzustellen.
Kurzum: Nur eine Signatur, die von einem öffentlich zugelassenen Prüfdienst verifizierbar ist, kann als rechtskonform eingestuft werden. Plattformen wie sproof sign sind sowohl auf die Erstellung von Signaturen gemäß dem höchsten Standard, als auch auf die integrierte Prüfung jeglicher Dokumente spezialisiert.

Grenzenlos, einfach, digital. Das Einholen von Signaturen mit einer E-Signatur-Plattform (im Unternehmenskontext).

Signaturplattformen ermöglichen es mehr oder weniger umfassend, digitale Signaturprozesse auch bekannt als Signaturworkflows abzubilden. Die Bedeutung kommt vor allem beim Einholen von Signaturen zum Tragen. sproof sign hat sich zu 100% auf das Ausstellen und Einholen von Signaturen spezialisiert und überzeugt bei den genannten Workflows.

Doch was ist ein Workflow im Kontext des Signierens von Dokumenten?

Allgemein gilt ein Workflow als strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten zur Erreichung eines bestimmten Ziels oder Ergebnisses. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritte, ihre Reihenfolge, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten festgelegt, um die Arbeit effizient und effektiv durchzuführen.

Dasselbe gilt für das Einholen von Unterschriften. Ein gutes E-Signatur-Tool ermöglicht es, alle erdenklichen Freigabeprozesse abzubilden, um so Zeit und Personalressourcen zu sparen. Das Ganze geschieht bei garantierter Einhaltung höchster Ansprüche an Sicherheit & Compliance in den Unternehmen.

Die Power des Workflows: In nur 5 Schritten externe digitale Unterschriften einholen

1) Geschäftskontakte hinzufügen
Selbstverständlich! Möchte ich ein Dokument zur Unterschrift freigeben, müssen im ersten Schritt die Kontaktdaten bekannt sein. In den meisten Fällen werden Signaturanfragen über die Mail-Adresse abgewickelt, da die Mailadresse bereits eine gute Basis für die Authentifizierung des Gegenübers darstellt. Im Falle der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES), ist der Nachweis der Identität direkt an die persönliche Mail-Adresse gekoppelt. Demnach stellt das Gegenüber eine digitale Signatur mit derselben Mailadresse aus, welche auch für die Signatur-Anfrage verwendet wurde.

Ein Vorteil einer E-Signaturplattform ist, gleich zu Beginn der Signatur-Anfrage, das einfache Verwalten von Kontaktdaten. So werden im Regelfall häufig verwendete Kontakte bei Einholprozessen automatisch vorgeschlagen und alle Kontaktdaten werden in einer vereinfachten Kontaktverwaltung automatisch eingepflegt und können dort eingesehen und bearbeitet werden.

2) Signaturstandard definieren
Der Signaturstandard ist wie bereits ausführlich beschrieben hinsichtlich der erwünschten Beweiskraft einer angeforderten Signatur essentiell. Dabei ist wichtig zu wissen, dass man den Signaturstandard für das unterzeichnende Gegenüber zwar definieren kann, aber nicht muss. Handelt es sich beispielsweise um einen Vertrag mit hoher formaler Wichtigkeit so kann die qualifizierte elektronische Signatur vorausgesetzt werden bzw. andere Signaturarten technisch ausgeschlossen werden. Wenn das Gegenüber keine Möglichkeit besitzt qualifiziert zu signieren, so wird man von einem E-Signaturtool automatisch durch den Identifikationsprozess durchgeleitet

3) Reihenfolgen & Rollen definieren
Es gibt verschiedene Anwendungsfälle, wo vermieden werden möchte, dass mehrere Kontakte gleichzeitig ein Dokument zur Signatur erhalten. Ein Anwendungsfall kann sein, dass die Geschäftsführung nach Vertreter:innen zwei anderer Abteilungen signieren sollten und zum Schluss noch das Sekretariat das Dokument zur Ansicht bzw. für einen finalen Download erhält.

4) Signaturposition definieren
Eines der wesentlichsten Features jeder Signaturplattform ist das “Definieren von Platzhaltern zur Unterschrift”. Dabei können Sie genau festlegen auf welcher Seite, wer, wo signieren muss. Bei sproof sign kann auch die Größe der Signaturkarte angepasst werden.

5) Frist für das Unterschreiben setzen & Erinnerungen aussenden
Im letzten Schritt des Workflows ermöglichen es die meisten umfassenden All-In-One Signaturlösungen eine Frist zu setzen, einen freundlichen (bis bestimmten) Einladungstext zu verfassen und das Wichtigste: Die Empfänger:innen automatisch an eben jene Frist zu erinnern. Die Erfolgsquote für ein zeitgerechtes Erhalten des gegengezeichneten Dokuments ist so signifikant erhöht. Ganz zu Schweigen darüber, dass dieser Workflow ohnehin die “time-to-decision” maßgeblich minimiert.

6) (Optional:) Erhaltene Signaturen direkt in sproof sign prüfen
Wie erwähnt ist es wichtig, ein Verständnis dafür zu schaffen, dass die qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signatur deshalb höchste Sicherheit garantiert, weil deren Gültigkeit sehr einfach validiert werden kann. Ein direkt integrierter Prüfmechanismus -wie in sproof sign vorhanden- ermöglicht lückenlose Nachvollziehbarkeit und Sicherheit bei wichtigen Freigabeprozessen.

Die digitale Signatur aus Sicht der eingeladenen Person

Für die einladende Person ist es essentiell, dass alle Signaturen fristgerecht zurückkommen. Ein niederschwelliger Einstieg in die Signaturplattform ist entscheidend. sproof sign hat diesen Prozess optimiert:

  • Wie beschrieben schickt die einladende Person das Dokument zur Unterschrift per Mail aus
  • Die eingeladene Person erhält die Mail, klickt auf den Link, und kann ohne Registrierung (!) direkt das Dokument signieren
  • Wird eine qualifizierte Signatur gefordert, und die eingeladene Person hat noch keine bestehende QES-Identifikation (die Möglichkeit, qualifiziert zu signieren) wird die eingeladene Person direkt durch den Identifizierungsprozess nach Registrierung durchgeführt.
  • Für die eingeladene Person entstehen niemals (!) Kosten.
  • Wenn man bereits sproof sign User:in ist, kann man das Dokument selbstverständlich ablegen bzw. wenn gewünscht auch zur weiteren Signatur weiterleiten, auf den Stapel legen, Signaturanfragen delegieren etc.

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So finden Sie das nur bei sproof sign. Wir haben uns darum bemüht unseren User:innen einen maximal einfachen Start in die Welt der digitalen Signatur zu ermöglichen. Mit einem kostenlosen Privat-Account können Sie die Plattform sofort nutzen und Ihre ersten digitalen Signaturen selbst tätigen oder in ganz Europa barrierefrei einholen.