Question 1

Kann ich in verschiedenen Funktionen signieren und dennoch den selben Account nutzen?

Accepted Answer

Sie können mehrere Email-Adressen mit Ihrem Profil verbinden und in unterschiedlichen Funktionen signieren. Wenn Sie etwa eine private und eine berufliche Email-Adresse haben, mit der Sie Unterschriftenanfragen versenden oder mit denen Sie zum Unterschreiben eingeladen werden, können Sie diese gesammelt in Ihrem Profil verwalten.

Question 2

Kann ich in sproof sign ein eigenes Branding vornehmen?

Accepted Answer

Ja, wenn Sie Einzeluser:in oder der Admin Ihres Plans sind (ab Business), haben Sie die Möglichkeit ein Firmenlogo und Firmenicon zu hinterlegen. Dieses wird z.B. bei Einladungsemails und beim Unterschreiben angezeigt.

Question 3

Was sind mit meinem Profil verbundene Email-Adressen?

Accepted Answer

Sie können mehrere Email-Adressen mit Ihrem Profil verbinden. Wenn Sie etwa eine private und eine berufliche Email-Adresse haben, mit der Sie Unterschriftenanfragen versenden oder mit denen Sie zum Unterschreiben eingeladen werden, können Sie diese gesammelt in Ihrem Profil verwalten.

Question 4

Ich erhalte keine Emails von sproof?

Accepted Answer

Falls Sie keine Emails von sproof erhalten, prüfen Sie bitte:

Ob Sie sich von Emails von sproof über Ihren Email-Client abgemeldet haben;
Die korrekte Schreibweise Ihrer Email-Adresse;
Den Inhalt Ihres Spam-Ordners;
Bei beruflichen Email-Adressen, kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator, um zu prüfen, ob die Emails nicht zugestellt werden können oder abgewiesen wurden.

Falls Sie einen bestehenden Account haben, melden Sie sich in Ihrem sproof Account an und prüfen Sie in den Einstellungen unter Benachrichtigungen, ob Sie oder Ihre Organisationsadministration Benachrichtigungen deaktiviert haben. In diesem Fall erhalten Sie keine oder nur die ausgewählten Arten von Benachrichtigungen. Emails, um das Passwort zurück zusetzen oder andere technisch notwendigen Benachrichtigungen können nicht deaktiviert werden.

Question 5

Wie lange dauert es, sproof mittels API in bestehende Workflows zu integrieren?

Accepted Answer

Eine Integration in bestehende Workflows ist innerhalb weniger Minuten bis zu wenigen Stunden möglich. Es handelt sich um eine einfache REST API. Die Dokumentation finden Sie auf https://sign.sproof.io/docs/.

Question 6

Gibt es einen Support für die Integration?

Accepted Answer

Ja, die Dokumentation finden Sie auf https://docs.sproof.io/

Question 7

Was sind die Voraussetzungen für die Integration einer Signaturplattform?

Accepted Answer

Tatsächlich sind es ganz wenige. Sie müssen Ihre Use Cases kennen, wir berrechnen Ihnen wie viele Ressourcen sproof sign einsparen kann und Sie sind wenige Momente später startklar. Das ermöglicht unsere Power, die Cloud, und unser flexibles Onboarding Konzept.

Das sind die tatsächlichen Vorraussetzungen.

Funktionierender Internetanschluss
Mobile Endgeräte (PC bzw. Smartphone)
Bereitschaft zur Digitalisierung

Question 8

Kann ich meine Signatur frei gestalten?

Accepted Answer

Ja. Eine Stärke von sproof sign ist das Erstellen aussagekräftiger und ästhetischer Signatursitle. Ein Signaturstil ist eine visuelle Darstellung Ihrer Unterschrift, z.B. ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift oder ein Firmenstempel. Mit sproof können Sie verschiedene Stile anlegen, um so sehr schnell Ihre  Unterschrift zu erstellen und anschließend zu verwenden.

Question 9

Warum digital statt analog signieren?

Accepted Answer

Weil Sie gerne effizient arbeiten. Weil Sie Ihre wertvollen Ressourcen anderswo besser gebrauchen können, als Dokumente auszudrucken, zu unterschrieben und/oder für den Emailversand wieder einzuscannen. Das Motto heißt: Einfach, sicher signieren.
Dabei ist das digitale Signieren mit sproof nicht nur ressourcenschonend, sondern zudem zu 100% rechtsgültig und DSGVO-konform.

Question 10

Welche Vorteile habe ich durch die Verwendung von sproof für die digitale Signatur?

Accepted Answer

sproof bietet eine schnellere Abwicklung von Unterschriftenprozessen und damit Zeitersparnis. Der Workflow ist übersichtlicher und der Ablauf kontrollierbarer. Das Drucken und Einscannen von Dokumenten sowie das zeitintensive Unterschreiben von Dokumenten auf Papier entfällt. Außerdem kann so CO2 gespart werden.

Question 11

Ist ein unterschriebenes Dokument auch ausgedruckt gültig?

Accepted Answer

Nein. Digitale Signaturen können ausgedruckt nicht überprüft werden. Die qualifizierte digitale Signatur ist aber der handschriftlichen Signatur gleichgestellt und wird als solche auch statt ausgedruckten Dokumenten digital akzeptiert. Erfahren Sie mehr.

Question 12

Was ist eine digitale Signatur?

Accepted Answer

Ein zu unterzeichnendes Dokument wird digital signiert, indem ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck (Hashwert) vom Dokument erstellt und kryptografisch unterschrieben wird. Die Unterschrift kann direkt am digitalen Dokument (PDF) angebracht werden und erlaubt es, die Identität der Unterzeichner*innen festzustellen. Wenn das Dokument danach verändert wird, z.B. durch Ändern des Inhaltes, ist die digitale Signatur nicht mehr gültig, da sich der digitale Fingerabdruck verändert. Dadurch können nachträgliche Änderungen erkannt werden (Integrität).

Question 13

Warum ist es sicherer, schneller und günstiger ein Dokument mit sproof sign zu signieren, als auf dem altbewährten Weg?

Accepted Answer

Weil Dokumente nicht ausgedruckt, unterschrieben und für den Emailversand wieder eingescannt müssen. Bei sproof sign werden die Dokumente sicher verwaltet und sind vor Angreifern geschützt.

Question 14

Ab wann rechnet sich die Einführung der digitalen Signatur?

Accepted Answer

Als Faustregel für die Evaluation einzelner Use Cases rechnen wir damit, dass ein analoger Unterschriftenlauf in etwa 10 min Bearbeitungszeit benötigt. (Werden Signaturen per Postweg eingeholt, dauert eine Freigabe zumeist deutlich länger.)  Bei der Sony DADC, einem namhaften Kunden von sproof, bedeutet dies bei 9350 jährlich signierten Dokumenten eine Einsparung von 292 Personenarbeitstagen. Gegengerechnet mit den Kosten für Integration und Nutzung der Plattform hat sich die Einführung der digitalen Signatur in diesem Beispiel bereits nach 12 Wochen amortisiert.
Natürlich sind es neben den Zeit- bzw. Personalkosten, weitere Ressourcen wie Papierkosten, Druckerkosten, Versandkosten als auch logistische Ressourcen wie Platzbedarf für die Archivierung der Dokumente, welche in dieser Rechnung noch nicht mit eingebunden sind.

Question 15

Was bringt die Einsparung von 500 Blättern Papier?

Accepted Answer

Die digitale Signatur ist nicht nur effizient, sicher und rechtsgültig, sondern auch eine Alternative mit starkem ökologischen Effekt zu herkömmlichen papiergebundenen Prozessen. Wenn wir bedenken, dass pro Jahr weltweit etwa 420 Millionen Tonnen Papier (bzw. Karton und Pappe) erzeugt werden (Quelle: statista.com), erscheint es schon fast utopisch und trostlos, an eine Reduktion dieses riesigen Zahlenwerts zu denken. Doch jeder Einzelne kann seinen Beitrag dazu leisten: Bereits eine Einsparung von 500 Blättern Papier reduzieren die Verschwendung um 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie.
Die CO2-Bilanz eines großteils papierlosen Büros ist entsprechend positiv: Laut der Deutschen Post AG entlastet allein die elektronische Rechnungsstellung jeden deutschen Haushalt im Schnitt um 2,5 kg CO2 pro Jahr. Auch andere Dokumente wie Verträge oder Urkunden können ohne Weiteres digital signiert werden – und so ihren Teil zum Klimaschutz beitragen. Ein positiver Nebeneffekt, welcher immer mehr Unternehmer:innen zur Einführung einer Signaturplattform veranlasst.

Question 16

Für welche Branchen ist sproof sign geeignet?

Accepted Answer

Für die meisten Unternehmen bedeutet die digitale Signatur messbaren Mehrwert. Das zieht sich durch alle Branchen: Steuerwesen, Rechtswesen, Versicherungswesen, Finanzbranche, Immobilienbranche, Behörden und öffentliche Betriebe, Gesundheitswesen, Einzelhandel, produzierende Betriebe uvm.
Wichtig ist, zu verstehen, welche verschiedenen Signaturprozesse es im täglichen Geschäft gibt und welche es zu digitalisieren gilt.

Question 17

Wie kann man sich einen digitalen Signaturprozess vorstellen?

Accepted Answer

Dokumente liegen bei Ihnen am “digitalen Tisch” bzw. in Ihrem digitalen Dashboard, welches Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Dokumente gibt. Sie selbst können jetzt entscheiden, mit welchem Signaturstandard (fortgeschritten oder qualifiziert) Sie ein oder mehrere Dokumente signieren möchten. Sie müssen auf niemanden warten und können Dokumente im gesetzten Falle mit wenigen Klicks sofort an andere weiterschicken. Kein Scan, kein Weg zum Drucker oder zur Post.

Question 18

Welche Signaturstandards gibt es?

Accepted Answer

Es gibt die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Aber nur die qualifizierte Signatur ist per Gesetz in ganz Europa der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Erfahren Sie mehr über die Signaturstandards.

Question 19

Was sind die Voraussetzungen für die Integration einer Signaturplattform?

Accepted Answer

Tatsächlich sind es ganz wenige. Sie müssen Ihre Use Cases kennen, wir berrechnen Ihnen wie viele Ressourcen sproof sign einsparen kann und Sie sind wenige Momente später startklar. Das ermöglicht unsere Power, die Cloud, und unser flexibles Onboarding Konzept.

Das sind die tatsächlichen Vorraussetzungen.

Funktionierender Internetanschluss
Mobile Endgeräte (PC bzw. Smartphone)
Bereitschaft zur Digitalisierung

Question 20

Wie lange dauert es bis ich mit der qualifizierten Signatur das erste Mal unterschreiben kann?

Accepted Answer

Ca. 10 Minuten.
sproof sign bietet selbst, für Business-User eine interne qualifizierte Signatur an (enthalten in: User+).
Sie werden in sproof sign sehr intuitiv durch den Identifikationsprozess durchgeführt (ca. 15 Minuten).

Mehr über die identifikation erfahren.

Question 21

Hat die Nutzung von sproof sign einen Einfluss auf das Klima?

Accepted Answer

Die digitale Signatur ist nicht nur effizient, sicher und rechtsgültig, sondern auch eine Alternative mit starkem ökologischen Effekt zu herkömmlichen papiergebundenen Prozessen. Wenn wir bedenken, dass pro Jahr weltweit etwa 420 Millionen Tonnen Papier (bzw. Karton und Pappe) erzeugt werden (Quelle: statista.com), erscheint es schon fast utopisch und trostlos, an eine Reduktion dieses riesigen Zahlenwerts zu denken. Doch jeder Einzelne kann seinen Beitrag dazu leisten: Bereits eine Einsparung von 500 Blättern Papier reduzieren die Verschwendung um 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie.
Die CO2-Bilanz eines großteils papierlosen Büros ist entsprechend positiv: Laut der Deutschen Post AG entlastet allein die elektronische Rechnungsstellung jeden deutschen Haushalt im Schnitt um 2,5 kg CO2 pro Jahr. Auch andere Dokumente wie Verträge oder Urkunden können ohne Weiteres digital signiert werden – und so ihren Teil zum Klimaschutz beitragen. Ein positiver Nebeneffekt, welcher immer mehr Unternehmer:innen zur Einführung einer Signaturplattform veranlasst.

Question 22

Wie funktioniert das Signieren mit sproof sign?

Accepted Answer

Dokumente liegen bei Ihnen am “digitalen Tisch” bzw. in Ihrem digitalen Dashboard, welches Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Dokumente gibt. Sie selbst können jetzt entscheiden, mit welchem Signaturstandard (fortgeschritten oder qualifiziert) Sie ein oder mehrere Dokumente signieren möchten. Oder Sie laden andere Personen per Mail ein, das Gleiche für Sie zu tun. Beim Einholen von Unterschriften können Sie zudem den Signaturstandard, die Unterschriftenpositionen uvm. definieren. Sie müssen auf niemanden warten, erinnern automatisch die Signierenden,  und können Dokumente im gesetzten Falle mit wenigen Klicks sofort an andere weiterschicken. Kein Scan, kein Weg zum Drucker oder zur Post.

Question 23

Warum profitiert mein Team von der digitalen Signatur?

Accepted Answer

Egal ob Management, HR, Verwaltung, Vertrieb, Einkauf. Für alle Unterschriftenabläufe, die sie intern abwickeln möchten, schafft die Signatur Sicherheit & Konformität und spart darüber hinaus wieder dort Zeit, wo sie definitiv keine in Anspruch nehmen sollte.

Question 24

“Ich habe ja bereits die Signatur am Handy.” Wobei hilft mir sproof sign?

Accepted Answer

Die digitale Signatur alleine ist im geschäftlichen Umfeld meistens völlig unzureichend. Was fehlt sind Prozesse; maßgeschneiderte Workflows. Vielen Unternehmer:innen sind jedoch die Vorteile einer unternehmensweit eingeführten Plattform für das digitale Signieren von Dokumenten nicht bewusst.

Aktionen definieren
Reihenfolge definieren
Signaturart & Signaturposition festlegen
Fortschritt im Blick haben
Individualisierung und Branding

Question 25

Was passiert, wenn ich ein Dokument lösche - ist es dann auch bei den Empfänger*innen gelöscht?

Accepted Answer

Wenn Ihre Empfänger*innen keinen Account haben, dann verlieren Sie durch das Löschen den Zugriff auf das Dokument. Ansonsten bleibt das Dokument erhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)