Verwendung und Verwaltung von Workflows

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie das Einholen von Signaturen mit Hilfe von sogenannten Workflows für sich und Ihr Team noch effizienter gestalten können.

Ein Workflow besteht aus den wichtigsten Einstellungen, die Sie beim Einholen von Signaturen für bestimmte Dokumenttypen verwenden oder wiederverwenden möchten.

Sparen Sie wertvolle Zeit: Die folgenden Einstellungen können gespeichert und bei einem erneuten Ladevorgang wieder verwendet werden. (die Parameter können granular gespeichert werden)

• Liste der Empfänger:innen
• Reihenfolge der Unterschriften
• Option: Nur eine Person muss signieren in einer Signaturrunde
• die Rolle der einzelnen Empfänger:innen (Unterzeichner, Beobachter)
• Der erforderliche Signaturtyp (FES, QES)
• Erinnerungsdatum und -häufigkeit
• Einladungsnachricht
• Erlaubnis zur Weiterleitung

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Workflows optimal nutzen können.
Hier die Übersicht:

A) Workflows speichern
B) Workflows verwenden
C) Workflows aktualisieren
D) Workflows für das Team freigeben

A) Workflow speichern

Um einen Workflow zum ersten Mal selbst speichern zu können, müssen Sie einen Einladungsprozess durchlaufen. Siehe dazu das Tutorial [Einholen von Unterschriften (mit Unterschriften-Workflow)] ( https://www.sproof.io/de/hilfe-ressourcen/sproof-academy/einholen-von-signaturen-mit-signatur-workflow ).

Wenn Sie die Einladung abschicken, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Workflow speichern möchten. Tun Sie dies, um Ihren ersten Workflow zu speichern.

Im nächsten Schritt werden Sie gefragt, welche Parameter Sie in Ihrem Workflow speichern möchten. Es kann z.B. sein, dass Sie für eine bestimmte Vertragsart immer die gleiche Liste Ihrer Kontakte zur Signatur einladen möchten, die gleiche SIgnaturreihenfolge vorgeben möchten, aber von Mal zu Mal eine andere Signaturart benötigen, die Ihre Empfänger:innen verwenden sollen. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Punkt "SIgnaturart: QES" abzuwählen.

Wenn Sie alle Einstellungen korrekt vorgenommen haben und dem Workflow einen passenden Namen gegeben haben, können Sie den Workflow speichern.

B) Workflows verwenden

Alle Ihre Workflows werden im Tab "Kontakte & Workflows" gespeichert. Wechseln Sie zum Reiter "Workflows". Wenn Sie auf einen Workflow klicken, sehen Sie alle Details bzw. welche Parameter der Workflow enthält.

Durch Klicken auf die "3 Punkte" ganz rechts in einem Eintrag können Sie auch verschiedene Aktionen für einen Workflow starten, z.B. den Workflow umbenennen oder löschen.

Um einen neuen Einladungsprozess mit einem Workflow zu starten, klicken Sie auf "Workflow verwenden". Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, mit welchen Dokumenten Sie Ihren Einladungsprozess starten möchten. Sie können Dokumente hochladen, aus dem Dashboard auswählen oder Vorlagen verwenden.

Mit einem Klick auf "Hinzufügen" gelangen Sie direkt in den Editor von sproof sign, die richtigen Dokumente werden hochgeladen und Sie sehen, dass alle Einstellungen entsprechend dem Workflow bereits vorgenommen wurden.

Die zweite Möglichkeit, einen Workflow auszuwählen, haben Sie direkt im Editor in der rechten Seitenleiste. Im Reiter "Empfänger" haben Sie auch die Möglichkeit, statt einzelner Kontakte einen kompletten Workflow auszuwählen.

Wenn Sie sich für einen Workflow entschieden haben, müssen Sie nur noch die Signaturpositionen und optional die Formularfelder für die einzelnen Empfänger:innen per Drag&Drop festlegen.

Im letzten Schritt können Sie die Einladung zur Unterschrift versenden.

C) Workflows aktualisieren

Sie haben auch die Möglichkeit, einen bestehenden Workflow zu aktualisieren. Öffnen Sie dazu einen bestehenden Workflow, ändern Sie die einzelnen Parameter wie gewünscht und senden Sie die Dokumente abschließend zur Unterschrift.

Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, den Workflow zu überschreiben, indem Sie auf "Workflow aktualisieren" klicken. Der Workflow hat dann zwar den gleichen Namen, wurde aber angepasst.

D) Workflows mit dem Team teilen

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Workflows mit Ihrem Team zu teilen. Dadurch können Prozesse für Ihr gesamtes Team beschleunigt oder vereinfacht werden.

Gehen Sie dazu in die Detailansicht eines Workflows. Navigieren Sie dazu wieder in der Übersicht "Kontakte & Workflows" auf den Reiter "Workflows". Mit einem Klick auf den Teilen-Button können Sie den Workflow freigeben.

Wenn Sie einen Workflow zurückziehen möchten, können Sie dies wieder in der Detailansicht tun. Klicken Sie dazu erneut auf das "Teilen"-Symbol, um die Freigabe zurückzunehmen.