Workflows erstellen & verwenden

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Workflows optimal nutzen können. Hier die Übersicht:
A) Workflows erstellen
B) Workflows verwenden
C) Workflows aktualisieren
D) Workflows für das Team freigeben

A) Workflows erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen neuen Workflow zu erstellen: Sie können entweder ein Dokument hochladen, dieses versenden und Ihre Einstellungen als Workflow speichern oder mithilfe des Workflow Editors einen neuen Workflow zusammenstellen. Wir stellen Ihnen beide Varianten vor:

Versendete Einladung als Workflow speichern

Sie können den Prozess zum Einholen von Unterschriften wie gewohnt durchlaufen. Nach dem Versenden der Einladung werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Prozess-Schritte als Workflow speichern möchten. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Button “Als Workflow speichern”
2. Geben Sie Ihrem Workflow einen eindeutigen Namen
3. Wählen Sie jene Parameter aus, die Sie für Ihren Workflow speichern möchten
4. Klicken Sie auf “Workflow speichern”

Workflows im Workflow Editor erstellen

Mit dem smarten Workflow Editor können Sie sich einen Workflow zusammenstellen, ohne vorher ein Dokument zu versenden: Navigieren Sie dazu im Dashboard zu den Workflows (Kontakte und Workflows > Workflows) und klicken Sie auf “Workflow erstellen”. Nun wird der Workflow Editor geöffnet. Dieser funktioniert folgendermaßen:

1. Workflow benennen: Links oben können Sie Ihrem Workflow einen eindeutigen Namen geben.
2. Sidebar: Der Workflow Editor ist nach der selben Struktur und Logik aufgebaut wie die gewohnte Nutzungsoberfläche. Allerdings ist zu Beginn kein Dokument vorhanden und die Menüpunkte in der Sidebar unterscheiden sich teilweise.
3. Dokument hinzufügen: Sie können einen Workflow ohne Dokument speichern und ihn dann für ein beliebiges Dokument anwenden. Allerdings sind einige Funktionen (z.B. das Hinzufügen von Formularfeldern) an ein Dokument gebunden und können nur in Kombination mit einem Dokument angewendet werden. Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie auf das weiße Feld “Dokument zum Workflow hinzufügen”.
4. Speichern & Abbrechen: Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihren Workflow mit einem Klick auf “Workflow speichern” ab. Wenn Sie einen Workflow verwerfen möchten, klicken Sie auf “Abbrechen”.

Im Folgenden werden kurz die Funktionen hinter den einzelnen Menüpunkten zusammengefasst:

1. Empfänger:innen: Sie können wie gewohnt Personen hinzufügen, Reihenfolge und Rollen definieren und anschließend Signatur- und Formularfelder platzieren. Wenn Sie im Prozess fortfahren, können Sie auch Einstellungen zu Erinnerungen, Fälligkeit und der Email Einladung treffen. Wenn Sie anschließend auf “Fertig” klicken, gelangen Sie zurück in das Menü des Workflow Editors.
2. Dokument bearbeiten: Bereiten Sie wie gewohnt ihr Dokument vor und platzieren Sie allgemeine Formularfelder oder schreibgeschützten Text. Mehr dazu erfahren Sie im Academy Modul Verwenden von Formularfeldern .
3. Erinnerungen & Fälligkeit: Hierbei handelt es sich um einen Shortcut zu den Einstellungen im Bezug auf automatische Erinnerungen und Fälligkeitsdatum des Dokuments. Diesen Menüpunkt müssen Sie nicht mehr extra aufrufen, wenn Sie diese Einstellungen unter Empfänger:innen bereits getroffen haben.
4. Einladungs-Einstellungen: Hierbei handelt es sich ebenfalls um einen Shortcut. Wenn Sie Einstellungen zum Email Text, Weiterleiten, Einladungssprache etc. bereits unter Empfänger:innen getätigt haben, müssen Sie diesen Menüpunkt nicht mehr aufrufen.

Im Folgenden wird eine praktische Funktion beim Hinzufügen von Kontakten vorgestellt, wodurch Ihr Workflow noch flexibler anwendbar wird: Sogenannte Personenplatzhalter. Ein Personenplatzhalter steht für eine eingeladene Person, die erst beim Verwenden des Workflows spezifiziert wird. Ein solcher Platzhalter kommt beispielsweise zum Einsatz, wenn Sie A) beim Vorbereiten des Dokuments noch nicht wissen, welche konkrete Person das Dokument signiert/betrachtet/genehmigt, Sie aber trotzdem schon alle Einstellungen für diese Person treffen möchten oder B) wenn es sich um unterschiedliche Personen handeln kann.

Ein Beispiel: Sie bereiten einen Workflow für einen Dienstvertrag vor und wissen, dass das Dokument immer von der Geschäftsführung und von dem:der Arbeitnehmer:in unterzeichnet wird, möchten aber die konkreten Personen erst später spezifizieren, da es sich um unterschiedliche Personen handeln kann.

1. Beim Hinzufügen der Kontakte finden Sie die Personenplatzhalter ganz oben in der Liste. Fügen Sie beliebig viele Personenplatzhalter hinzu.
2. Personenplatzhalter werden wie alle anderen Kontakte in der Liste der Empfänger:innen angezeigt.
3. In den Empfänger:innen-Einstellungen können Sie wie gewohnt Einstellungen treffen. Wir empfehlen, jedem Personenplatzhalter einen eindeutigen Namen zu geben (z.B. Arbeitnehmer:in, Geschäftsführung, etc.), sodass Sie beim Verwenden des Workflows wissen, wem Sie welchen Platzhalter zuweisen müssen.

Wenn Sie am Ende oder zwischendurch zurück in das Menü des Workflow Editors navigieren, sehen Sie grüne Häkchen neben den Menüpunkten, wo Sie bereits Einstellungen getroffen haben. Wo und welche Einstellungen Sie treffen, ist Ihnen überlassen – Sie haben volle Flexibilität. Wenn Sie zufrieden mit Ihrem Workflow sind, klicken Sie abschließend auf “Workflow speichern”.

B) Workflows verwenden

Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Workflow zu verwenden. Der erste Weg führt über das Dashboard: Sie finden Ihre Workflows unter Kontakte und Workflows und dann unter dem Reiter Workflows. Um einen Workflow zu verwenden, klicken Sie entweder:

1. auf den jeweiligen Listeneintrag, um die Detailansicht zu öffnen und klicken Sie rechts unten auf den grünen Button “Workflow verwenden” oder
2. auf das 3-Punkte-Icon im jeweiligen Listeneintrag und wählen Sie im Overlay “Workflow verwenden” aus.

Die zweite Möglichkeit, einen Workflow zu verwenden, haben Sie direkt im Editor: Laden Sie wie gewohnt ein Dokument hoch und navigieren Sie anschließend in den Reiter Empfänger:innen. Klicken Sie in das Suchfeld und wählen Sie “Aus Kontakten und Workflows auswählen”. Nun öffnet sich ein Overlay. In diesem Overlay können Sie nun auswählen, ob Sie Einzelpersonen, Gruppen oder Workflows hinzufügen möchten:

1. Sie können nach Workflows filtern, um den gewünschten Workflow schneller zu finden
2. Klicken Sie auf das Plus-Icon (+), um den Workflow auszuwählen
3. Klicken Sie anschließend auf “Auswahl übernehmen”, um den ausgewählten Workflow auf das Dokument zu übertragen

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Academy Modul Das Einholen von Signaturen (mit Signatur-Workflow) .

Wenn Sie einen Workflow verwenden, wird immer ein neuer Dokumenteneintrag aus dem Workflow erstellt, der Workflow selbst bleibt zunächst unverändert. Alle Einstellungen des Workflows werden in die neue Sendung übernommen, Sie können diese noch beliebig anpassen und ändern. Wenn Sie im Workflow automatische Erinnerungen und ein Fälligkeitsdatum aktiviert haben, können Sie diese nun festlegen.

Wenn Ihr Workflow einen oder mehrere Personenplatzhalter enthält, müssen Sie diese(n) nun zuweisen. Gehen Sie dazu in den Reiter “Empfänger:innen”. In einem Overlay können Sie nun auswählen, wem Sie den ersten Personenplatzhalter zuweisen möchten. Klicken Sie anschließend auf “Zuweisen & Weiter” (bei mehr als einem Personenplatzhalter) und wiederholen Sie den Vorgang für alle Platzhalter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Zuweisen & Abschließen”.

Versenden Sie abschließend Ihre Einladung wie gewohnt. Wenn Sie Änderungen am Workflow vorgenommen haben, können Sie ihn später aktualisieren – Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt “Workflows aktualisieren”.

C) Workflows aktualisieren

Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Workflow zu bearbeiten/aktualisieren:

A) Sie verwenden einen Workflow und führen während des Einlade-Prozesses Änderungen durch. Nachdem Sie die Einladung verschickt haben, können Sie diese Änderungen in den Workflow übernehmen.
B) Sie können einen Workflow direkt im Workflow Editor bearbeiten.

Im Folgenden stellen wir Ihnen beide Möglichkeiten vor:

A) Workflow verwenden und anschließend aktualisieren

Verwenden Sie einen Workflow (mehr dazu unter “Workflows verwenden”), führen Sie Änderungen wie gewünscht durch und versenden Sie anschließend die Einladung(en). In dem nun angezeigten Overlay haben Sie die Möglichkeit, den verwendeten Workflow zu überschreiben und die veränderten Parameter zu aktualisieren. Klicken Sie dazu auf “Workflow aktualisieren”.

B) Workflow im Editor bearbeiten

Vom Dashboard aus können Sie entweder über die Detailansicht des Workflows (1) oder über das 3-Punkte-Menü (2) “Workflow bearbeiten” auswählen. Der Workflow Editor wird geöffnet und Sie können die gewünschten Parameter verändern. Klicken Sie abschließend auf “Workflow speichern”.

D) Workflows mit dem Team teilen

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Workflows mit Ihrem Team zu teilen. Dadurch können Prozesse für Ihr gesamtes Team beschleunigt oder vereinfacht werden.

Gehen Sie dazu im Dashbaord in die Detailansicht eines Workflows. Mit einem Klick auf den Button mit dem Teilen-Icon rechts unten können Sie den Workflow freigeben (1). Bestätigen Sie Ihre Aktion im darauffolgenden Overlay (2). Nun können alle Teammitglieder den Workflow nutzen. Sie können die Freigabe jederzeit zurückziehen, indem Sie auf den selben Button klicken und die Revidierung anschließend bestätigen (3).