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Formularfelder verwenden

Bei wichtigen Dokumenten und Verträgen haben Formularfelder eine wichtige Funktion: Oft sind neben Signaturfeldern auch Daten wie Name, Ort, Datum usw. notwendig. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in sproof sign 1) als Sender:in Formularfelder platzieren, selbst ausfüllen und an Ihre eingeladenen Kontakte zuweisen können und 2) als Empfänger:in Formularfelder schnell und einfach ausfüllen können.
Hannah Nopp
aktualisiert am 22.05.2024

Referenzen und weiterführende Links:

Schritt für Schritt Anleitung

Arten von Formularfeldern

In sproof sign wird zwischen “Allgemeinen Feldern”, “Vordefinierten Feldern” und “Benutzerdefinierten Feldern” unterschieden:

  • Allgemeine Felder: Hierbei handelt es sich um Formularfelder, welche von jeder Person, die auf das Dokument Zugriff hat, ausgefüllt werden können. Sie sind allerdings nur so lange ausfüllbar, bis die erste Person das Dokument unterschreibt. Dann werden sie auf dem Dokument festgeschrieben.
  • Vordefinierte Felder: Dies sind Felder, deren Inhalt bereits vorgegeben ist, um das Ausfüllen zu erleichtern. Beispielsweise soll ein Namensfeld mit dem Namen befüllt werden, ein Datumsfeld mit dem Datum, und so weiter. Wenn Sie vordefinierte Felder für sich selbst platzieren, werden die Daten automatisch ausgefüllt, sofern diese in Ihrem Profil hinterlegt sind. So sparen Sie Zeit beim Vorbereiten Ihres Dokuments.
  • Benutzerdefinierte Felder: Diese Felder haben keinen vordefinierten Inhalt und müssen meistens von dem:der Sender:in konfiguriert werden. Wenn Sie beispielsweise ein Auswahlfeld platzieren, müssen Sie die Wahlmöglichkeiten vorgeben, welche den Empfänger:innen zur Verfügung stehen.

Liste aller Formularfelder

sproof sign bietet Ihnen eine umfangreiche Auswahl an Formularfeldern, sodass Ihnen beim Vorbereiten Ihrer Dokumente keine Grenzen gesetzt sind:

  1. Signatur: Unterschriftenposition, an der das Dokument mit dem vollen Namen unterschrieben wird
  2. Initialen: Unterschriftenposition, an der mit den Initialen des Namens unterschrieben wird
  3. Name: Vorname, Nachname oder vollständiger Name
  4. Email: Email Adresse
  5. Organisation: z.B. Unternehmen, Arbeitgeber, etc.
  6. Adresse: Adressteile oder vollständige Adresse
  7. Postleitzahl: Postleitzahl
  8. Land: Länderangabe
  9. Datum: Datum
  10. Text (fixiert): schreibgeschützter Text, welcher auf dem Dokument festgeschrieben wird, ohne das Dokument unterschreiben zu müssen
  11. Text: Textfeld, das mit beliebigem Text befüllt werden kann
  12. Auswahlfeld: Dropdown mit einer oder mehr Auswahlmöglichkeiten, welche von dem:der Sender:in vorgegeben werden müssen
  13. Checkbox: Kontrollkästchen werden oftmals für Multiple-Choice Fragen verwendet, oder um Bestätigungen zu erteilen oder Bedingungen zu akzeptieren
  14. Radiobox: Radioboxen werden oftmals für Single-Choice Fragen verwendet, wo Personen eine Antwort aus einer Gruppe von Antworten wählen sollen
  15. Datumsfeld: Datum

Formularfelder platzieren und konfigurieren

So können Sie Formularfelder in sproof sign platzieren und Einstellungen treffen:

  1. In der rechten Sidebar finden Sie eine Liste aller verfügbaren Formularfelder. Die Sidebar sieht anders aus, je nachdem, ob Sie Felder für sich selbst platzieren oder für Ihre Empfänger:innen.
  2. Ziehen Sie ein Feld per Drag & Drop auf das Dokument, um es dort zu platzieren. Mit einem Klick auf ein Feld können Sie es auswählen. Um ein Feld zu verschieben, halten Sie die Maus gedrückt und ziehen Sie es an eine andere Stelle.
  3. Wenn Sie ein Feld ausgewählt haben, wird direkt über dem Feld ein Overlay eingeblendet, welches folgende Funktionen beinhaltet: Zuweisung ändern, Feldeinstellungen öffnen, Feld duplizieren, Schrift verkleinern/vergrößern und Feld löschen.
  4. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um die Feldeinstellungen in der rechten Sidebar zu öffnen: Hier können Sie z.B. die Zuweisung ändern, das Feld als Pflichtfeld markieren und weitere, dem Feld entsprechende Einstellungen treffen.

Die Vorschau

Die Vorschau stellt sozusagen eine Druckansicht dar. Sie zeigt, wie das Dokument aussieht, wenn Sie es zu diesem Zeitpunkt herunterladen. Diese Funktion ist wichtig, da alle Formular- und Signaturfelder außer das Feld “Text (fixiert)” erst festgeschrieben werden, wenn ein Dokument signiert wurde. Das bedeutet, dass sie vor dem Unterschreiben in der Vorschau NICHT angezeigt werden. Mithilfe der Vorschau können Sie überprüfen, welche Felder bereits auf dem Dokument fixiert sind und welche nicht.

  1. In diesem Beispiel sehen Sie einen schreibgeschützten Text (Feld “Text (fixiert)”), ein Namensfeld und eine Signaturposition.
  2. Öffnen Sie nun die Vorschau, indem Sie in der oberen Menüleiste auf den Vorschau-Button klicken.
  1. Der schreibgeschützte Text ist auf dem Dokument ersichtlich, weil er – unahängig von einer Signatur – beim Herunterladen des Dokuments festgeschrieben wird.
  2. Das Namensfeld und die Signaturposition werden in der Vorschau nicht angezeigt, da sie erst auf dem Dokument fixiert werden, wenn es unterschrieben wurde.
  3. Sie können das Dokument in seinem Ist-Zustand herunterladen.
  4. Schließen Sie die Vorschau über den Schliessen-Button unten oder über das X-Icon rechts oben

Noticebar und Schnellzugriff

Sie haben zwei Möglichkeiten, Formularfelder auf Ihrem Dokument zu durchlaufen und auszufüllen: Entweder direkt auf dem Dokument oder über die sogenannte Noticebar.

  1. Die Noticebar zeigt an, für wen Sie gerade Formularfelder platzieren, also entweder 1) für sich selbst, 2) für eine:n Empfänger:in oder 3) nicht zugewiesene (allgemeine) Felder.
  2. Die Angabe in den Klammern zeigt an, wie viele Felder Sie für diese Person bereits platziert haben und wie viele davon bereits ausgefüllt sind. Das Check-Icon ist solange grau, bis zumindest alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und das Dokument unterzeichnet werden kann.
  3. Mithilfe der Pfeile können Sie schnell und einfach durch die Felder der jeweiligen Person navigieren.
  4. Der grüne Button mit dem Stift-Icon öffnet den Schnellzugriff.
  5. Im Schnellzugriff sind alle Formularfelder der jeweiligen Person aufgelistet und können in einem Zug ausgefüllt werden. Einige Felder, wie z.B. Signaturfelder müssen allerdings direkt auf dem Dokument überprüft werden. Über das Icon rechts neben einem Feld können Sie direkt zu dem jeweiligen Feld auf dem Dokument springen.
  6. Sie können die Felder filtern, um einen besseren Überblick über bereits ausgefüllte und noch offene Felder zu bekommen.

Formularfelder in der Praxis

Es gibt fünf Anwendungsfälle, wie Sie Formularfelder verwenden können:

  • Sie laden ein Dokument hoch und platzieren allgemeine Formularfelder, die von jeder Person ausgefüllt werden können.
  • Sie laden ein Dokument hoch und platzieren Formularfelder für sich selbst, welche bereits vorausgefüllt sein können.
  • Sie laden ein Dokument hoch, fügen Empfänger:innen hinzu und platzieren zugewiesene Formularfelder für diese.
  • Sie laden ein Dokument mit bereits vorhandenen Formularfeldern hoch.
  • Sie empfangen ein Dokument und füllen die darauf platzierten Formularfelder aus.

Diese fünf Anwendungsfälle können auch kombiniert werden und werden im Folgenden näher beschrieben.

Anwendungsfall 1: Dokument hochladen und allgemeine Formularfelder platzieren

Wie unter “Arten von Formularfeldern” beschrieben, sind allgemeine Felder niemandem zugewiesen und können daher von jeder Person ausgefüllt werden. Allerdings nur, bis die erste Person das Dokument signiert, dann werden sie auf dem Dokument festgeschrieben.

Um allgemeine Felder zu platzieren, laden Sie ein Dokument hoch und wählen Sie in der rechten Sidebar “Dokument bearbeiten” aus.

  1. Ziehen Sie allgemeine Felder per Drag & Drop von der rechten Sidebar auf das Dokument.
  2. Nehmen Sie ggf. Einstellungen für das Feld vor vor. Klicken Sie dazu auf das Stift-Icon.
  3. In der Noticebar wird die Anzahl der allgemeinen Felder angezeigt. Navigieren Sie mithilfe der Pfeile durch die Felder oder füllen Sie sie im Schnellausfüllmodus direkt aus.

Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass die allgemeinen Felder festgeschrieben werden, sobald jemand das Dokument signiert. Wenn Sie die Felder also von einem:einer beliebigen Empfänger:in ausfüllen lassen möchten, signieren Sie das Dokument entweder, bevor Sie die Felder platzieren, oder erst nachdem einer Ihrer Kontakte die Felder ausgefüllt und das Dokument unterzeichnet hat.

Anwendungsfall 2: Dokument hochladen und Ihnen zugewiesene Formularfelder platzieren

Wenn Sie Formularfelder für sich selbst platzieren, laden Sie ein Dokument hoch und wählen Sie in der rechten Sidebar “Selbst unterschreiben” aus.

  1. Sie finden die Formualrfelder im dritten Reiter. Wichtig ist, dass Sie zuvor eine Signaturart sowie einen Signaturstil ausgewählt haben, ansonsten können Sie keine Felder auf dem Dokument platzieren.
  2. Ziehen Sie nun beliebig viele Formularfelder per Drag & Drop auf das Dokument. Wie in Abschnitt “Arten von Formularfeldern” bereits beschrieben, sind vordefinierte Felder bereits mit Ihren Daten befüllt, sodass Sie Zeit beim Ausfüllen der Felder sparen. Sie können deren Inhalt jederzeit bearbeiten.
  3. In der Noticebar wird die Anzahl der für Sie gesetzten Felder angezeigt. Navigieren Sie mithilfe der Pfeile durch die Felder oder füllen Sie sie im Schnellausfüllmodus direkt aus.
  4. Unterschreiben Sie im Anschluss das Dokument, um Ihre Signatur- und andere Formularfelder auf dem Dokument festzuschreiben.

Wenn Sie möchten, können Sie im Anschluss Kontakte zur Unterschrift einladen. Mehr dazu finden Sie im nächsten Abschnitt “Anwendungsfall 3: Dokument hochladen und Formularfelder für Kontakte platzieren”.

Anwendungsfall 3: Dokument hochladen und Formularfelder für Kontakte platzieren

Um Formularfelder zu platzieren, die explizit einem:einer bestimmten Empfänger:in zugewiesen sind, laden Sie ein Dokument hoch und wählen Sie in der rechten Sidebar “Empfänger:innen” aus. Fügen Sie einen oder mehrere Kontakte hinzu und legen Sie ggf. Signaturreihenfolge, Rollen, etc. fest. Klicken Sie auf “Weiter”, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Nun können Sie Formularfelder für Ihre Empfänger:innen platzieren. Beachten Sie, dass für alle signierenden Personen mindestens eine Signaturposition gesetzt werden muss.

  1. In diesem Auswahlfeld sehen Sie, welche:r Empfänger:in gerade ausgewählt ist. Klicken Sie auf das Feld, um eine andere Person aus der Liste auszuwählen. Sie können auch “Nicht zugewiesen” auswählen, wenn Sie allgemeine Felder platzieren möchten.
  2. Ziehen Sie nun beliebig viele Formularfelder für die ausgewählte Person per Drag & Drop auf das Dokument.
  3. In der Noticebar wird die Anzahl der Felder für die ausgewählte Person angezeigt. Navigieren Sie mithilfe der Pfeile durch die Felder oder füllen Sie sie im Schnellausfüllmodus direkt für die jeweilige Person aus.
  4. Wechseln Sie anschließend zur nächsten Person – entweder über das Auswahlfeld oben in der Sidebar oder über den Button unten.

Wiederholen Sie dies solange, bis Sie die nötigen Formularfelder für alle Kontakte platziert haben. Im Anschluss können Sie Ihre Einladung einrichten.

Anwendungsfall 4: Ein Dokument mit vorhandenen Formularfeldern hochladen

Wenn Sie ein Dokument mit bereits vorhandenen Formularfeldern hochladen, werden diese von sproof sign erkannt und Sie können entscheiden, wie Sie fortfahren möchten:

  1. Felder übernehmen: Die Formularfelder werden übernommen und als allgemeine Felder auf dem Dokument platziert. Sie können später jemandem zugewiesen oder direkt ausgefüllt werden.
  2. Formulardaten festschreiben: Wenn die Formularfelder bereits in einem anderen Tool (z.B. Adobe Acrobat Reader) ausgefüllt wurden, können Sie die eingegebenen Daten direkt auf dem Dokument festschreiben. Sie können danach nicht mehr bearbeitet werden.
  3. Formularfelder löschen: Alle erkannten Felder und ihr Inhalt werden vom Dokument entfernt.

Wenn Sie Option 1 gewählt haben, werden die erkannten Formularfelder als allgemeine Felder auf dem Dokument platziert. Sie können sie selbst ausfüllen oder jemandem zuweisen. Gehen Sie dafür zu “Empfänger:innen” und laden Sie Kontakte ein. Wenn Sie auf “Weiter” klicken, werden Sie im nächsten Schritt gefragt, ob Sie die Felder jemandem zuweisen wollen. Wählen Sie eine:n Ihrer Empfänger:innen aus.

Tipp: Sie können in diesem Schritt nur alle Felder auf einmal zuweisen. Sollten Sie einzelne Felder jemand anderem zuweisen wollen, weisen Sie zuerst alle Felder einer Person zu und ändern sie die Zuweisung der entsprechenden Felder direkt auf dem Dokument.

Anwendungsfall 5: Ein Dokument erhalten und vorhandene Felder ausfüllen

Wenn Sie von jemandem ein Dokument zur Unterschrift erhalten haben, öffnen Sie es wie gewohnt über den Link in der Email oder über ihr sproof Dashboard und navigieren Sie zu “Selbst unterschreiben”.

  1. Im dritten Reiter der Sidebar sehen Sie alle für Sie relevanten Formularfelder aufgelistet.
  2. In diesem Beispiel sind allgemeine Felder (grau), Ihnen zugewiesene Felder (blau) sowie Felder für andere Empfänger:innen (weitere Farben, halbtransparent) gesetzt. Ihnen zugewiesene Pflichtfelder sowie allgemeine Pflichtfelder müssen Sie ausfüllen, bevor Sie das Dokument unterschreiben können.
  3. In der Noticebar sehen Sie ebenfalls, wie viele Felder für Sie gesetzt sind. Navigieren Sie mithilfe der Pfeile durch die Felder und füllen Sie diese auf dem Dokument aus oder gehen Sie in den Schnellausfüllmodus, um die Felder auszufüllen.
  4. Nachdem Sie alle erforderlichen Formularfelder ausgefüllt haben, können Sie das Dokument unterschreiben.