Schritt für Schritt Anleitung

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign beim Einholen von Signaturen intelligente Workflows definieren können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen, komplizierte Signaturprozesse abzubilden.

Sobald Sie eingeloggt sind, können Sie rechts oben ein Dokument hochladen.

Wählen Sie Ihre gewünschtes Dokument aus oder ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop auf die graue Upload Fläche.
Klicken Sie dann auf "Jetzt starten" und das Dokument wird hochgeladen.

Öffnen Sie das Dokument mit Klick auf den Dokumentennamen im Dashboard.

Öffnen Sie rechts den Reiter “Kontakte einladen".

1. Geben Sie die Mailadressen der einzuladenden Personen ein und bestätigen Sie jeweils mit “Kontakt hinzufügen”.

Wir möchten zum Beispiel dieses Dokument an drei Geschäftskontakte zur Signatur aussenden.

1. Dafür geben wir zuerst die E-Mail-Adressen der gewünschten Kontakte ein, die das Dokument signieren sollen.
2. Im nächsten Schritt können wir hier im markierten Bereich den sogenannten Signaturworkflow definieren.

1. Zuerst gibt es die Möglichkeit, den Kontakt zu bearbeiten.

2. Anschließend kann eine Reihenfolge festlegen werden, in der die Personen das Dokument unterschreiben müssen. Das Dokument wird dann zuerst für die Personen mit der Nummer 1 zum Signieren freigegeben. Haben alle Personen von Runde 1 signiert, wird das Dokument für die Personen mit der Nummer 2 zum Unterschreiben freigegeben usw.

3. Mit Klick auf das Symbol zwischen Reihenfolge und Papierkorb können die Signatur-Positionen festgelegen werden, wo die jeweilige Person signieren muss.

1. Wir platzieren die erste Signaturkarte auf dem Dokument und passen die Größe an.
2. Mit Klick auf “Duplizieren” kann eine weitere Signaturposition festgelegen werden. Dieser Schritt kann nach Belieben wiederholt werden.
3. Wir bestätigen die Position mit Klick auf “Positionen festlegen” und Sie landen wieder in der Übersicht.
4. Mit Klick auf "Änderungen zurücksetzen" werden die gerade hinzugefügten Platzhalter entfernt und man kann von vorne beginnen.

Das Platzieren einer Signaturkarte wird für alle eingeladenen Kontakte wiederholt und mindestens eine Position pro Person festgelegt.

5. Schließlich kann noch die Rolle der eingeladenen Personen festgelegen werden. Das Stift-Symbol bedeutet, dass die Person signieren sollte. Mit Klick wechselt man auf das Augensymbol und diese Person kann das Dokument nur öffnen und einsehen.

Klicken Sie auf "Weiter", um die Einladung einzurichten.

1. Man kann ein Erledigungsdatum festlegen und bestimmen, ob und wie oft Erinnerungen ausgesendet werden sollten.
2. Wenn das Dokument ausschließlich mit der qualifizierten Signatur unterschrieben werden soll, kann man dieses Häkchen setzen.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Signatur per EU-weitem Gesetz zu 100% gleichgestellt. Dank der intelligenten Schnittstelle stehen den Signierenden verschiedene Möglichkeiten für die qualifizierte Signatur zur Auswahl.

3. Zu guter Letzt kann noch eine persönliche Nachricht hinzugefügt werden.
4. Dann klicken Sie auf “Weiter” und schlussendlich auf “Einladen”.

Sobald das Dokument geschickt ist, können Sie hier im “Unterschriften-Fortschritt” einerseits sehen, wer bereits signiert hat; u.A habe ich dieses Dokument auch selbst signiert. Mit Klick auf die drei Punkte können Sie die gesetzten Signaturpositionen überarbeiten, die Einladung erneut senden, oder den Kontakt ganz löschen. Außerdem können Sie auch zu jeder Zeit neue Kontakte zu diesem Dokument als Signierende hinzufügen.

Im Chat sehen Sie auch nochmals alle relevanten Vorgänge und können Ihren Kontakte auch Direktnachrichten senden. Sobald eine Person signiert hat, sehen Sie die Signaturkarte und können die Signatur mit Klick auf die Karte überprüfen.

Alle zum Unterschreiben eingeladenen Personen erhalten eine Einladung per E-Mail und gelangen per Knopfdruck zum Dokument.

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Einholen von Signaturen mit der Hilfe der intelligenten Workflows in sproof sign.