Das Einholen von Signaturen (mit Signatur-Workflow)

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign Signaturen einholen und Ihre Signaturprozesse (Workflows) smart & einfach abbilden können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen dabei, auch komplexe Unterschriftsprozesse abzubilden.

Wichtige Informationen vorweg:

• Für die Signaturen zahlt immer die einladende Person
• Ihr Gegenüber muss keinen Account bei sproof sign besitzen und kann ganz einfach mit jedem mobilen Endgerät (Smartphone, PC, Table) Ihre Einladung (z.B per Mail) öffnen und den Anweisungen folgen.

Schritt für Schritt Anleitung

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign beim Einholen von Signaturen intelligente Workflows verwenden können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen, komplexe Signaturprozesse abzubilden und wiederverwendbar zu machen. Mehr über Workflows finden Sie in dem Tutorial Workflows erstellen & verwenden .

Sobald Sie eingeloggt sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten, ein Dokument oder mehrere Dokumente in einer Dokumentenmappe hochzuladen. Sie können auch mit einer Vorlage beginnen welche Sie zur Signatur aussenden möchten.

Das Dokument bzw. die Dokumente werden in der Editor-Ansicht von sproof sign geöffnet. Öffnen Sie auf der rechten Seite den Reiter “Empfänger:innen".

Klicken Sie in der rechten Sidebar unter "Empfänger:innen hinzufügen" in das Suchfeld. In diesem Tutorial geht es um die Verwendung eines Workflows beim Einholen von Unterschriften. Mehr über Workflows erfahren Sie im Lernmodul Erstellen & Verwenden von Workflows . Um einen Ihrer Workflows auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in dem Overlay auf das Buchsymbol mit dem Text "Aus Kontakten & Workflows wählen". Nun öffnet sich eine Maske, wo alle Ihre Kontakte, Gruppen und Workflows aufgelistet werden.
2. Oben können Sie nach Kontakten, Gruppen oder Workflows filtern. Um Ihren Workflow leichter zu finden, klicken Sie auf "Workflows".
3. Um einen Workflow auszuwählen, klicken Sie im jeweiligen Listeneintrag auf das grüne Plus (+).
4. Anschließend können Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf den grünen Button "Auswahl übernehmen" bestätigen.

Die Einstellungen des ausgewählten Workflows wurden nun angewendet. Sie können Ihre Einstellungen aber jederzeit anpassen. Beispielsweise können Sie weitere Personen hinzufügen oder Personen, die im Workflow gespeichert sind, aus der Liste der Empfänger:innen entfernen. Allgemein haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Legen Sie eine Reihenfolge fest, in welcher die eingeladenen Personen Ihre Interaktionen (Signieren, Betrachten, Genehmigen) ausführen müssen. Außerdem können Sie definieren, ob Ihre Empfänger:innen mit einem bestimmten Signaturstandard (FES/QES) signieren sollen. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen, haben die eingeladenen Personen selbst die Wahl. Mit sproof sign signieren Sie und Ihr Gegenüber zu 100% eIDAS konform mit der fortgeschrittenen oder der qualifizierten elektronischen Signatur. Dank der integrierten Schnittstelle für sämtliche eID-Anbieter stehen Ihnen bzw. den zur Signatur eingeladenen Personen sämtliche eID-Anbieter aus ganz Europa zur Verfügung. Zum Beispiel die ID-Austria oder der deutsche Personalausweis mit Online-Funktion.
2. Darunter sehen Sie die Liste Ihrer Empfänger:innen. Wenn Sie die Checkbox "Reihenfolge festlegen" selektiert haben, können Sie die einzelnen Personen nun mit Drag&Drop in eine gewünschte Reihenfolge bringen.
3. Mit einem Klick auf das 3-Punkte-Icon können Sie Einstellungen für die jeweilige Runde vornehmen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass nur eine Person aus dieser Runde stellvertretend für die anderen Personen signieren/genehmigen muss.
4. Mit einem Klick auf das Pfeil-Icon (>) neben einem:einer Empfänger:in gelangen Sie in die Einstellungen der jeweiligen Person. Diese werden im nächsten Abschnitt näher ausgeführt.

In den Empfänger:innen Einstellungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Mit einem Klick auf das Stift-Icon können Sie die persönlichen Daten der Person anpassen (z.B. Name).
2. Legen Sie die Rolle der Person fest: Sie können zwischen "Unterzeichner:in", "Betrachter:in" und "Genehmiger:in" wählen. Ein:e Unterzeichner:in muss das Dokument signieren. Ein:e Betrachter:in darf das Dokument nur ansehen und ein:e Genehmiger:in muss seine:ihre Zustimmung geben (genehmigen). Wichtig: Unterzeichnende und genehmigende Personen beeinflussen den Fortschritt des Workflows. Das bedeutet, wenn eine Person an ausgewiesener Position nicht signiert oder genehmigt, kann der Prozess nicht abgeschlossen werden. Bei einer betrachtenden Person ist dies nicht der Fall!
3. Legen Sie die individuelle Signaturart für die jeweilige Person fest: Die individuelle Signaturart überschreibt die Einstellungen zur allgemeinen Dokumenten-Signaturart. Info: Wenn Sie möchten, dass Ihr Gegenüber mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) signiert, diese Person jedoch über keine QES verfügt, können Sie die Kosten für eine Identifikation übernehmen. Mehr dazu erfahren Sie im Tutorial OnDemand-Signaturen .
4. Mit Klick auf den roten Button können Sie den:die Empfänger:in entfernen.

Klicken Sie oben rechts auf das X-Icon, um zurück zu den Empfänger:innen zu gelangen.

Im zweiten Schritt können Sie Signautrpositionen und andere Formularfelder für Ihre Empfänger:innen platzieren. Falls Sie diese bereits im Workflow definiert haben, werden Sie automatisch übernommen. Wichtig: Sie müssen mindestens eine Signaturposition pro Unterzeichner:in setzen.

1. Hier sehen Sie für welche unterzeichnende Person Sie die Signaturposition und Formularfelder definieren. Mithilfe des Dropdown Menüs können Sie zwischen den Empfänger:innen wechseln.
2. Platzieren Sie mindestens einen Platzhalter pro Empfänger:in auf dem Dokument, um deren Signaturposition festzulegen und fortfahren zu können. Sie können zwischen einer Signatur (vollständiger Name) oder Initialen (z.B. A.B.) wählen. Beide sind gleichwertige Signaturen.
3. Hier finden Sie weitere Formularfelder, welche dem:der jeweiligen Empfänger:in zugewiesen sind und nur von dieser Person ausgefüllt werden können. Platzieren Sie diese ebenfalls per Drag & Drop auf dem Dokument. (Hinweis: Felder ohne Zuweisung – sogenannten allgemeine Felder – welche von einem:einer beliebigen Empfänger:in ausgefüllt werden können, können Sie im Menü unter "Dokument bearbeiten" hinzufügen oder wenn Sie beim Einladen der Kontakte "Nicht zugewiesen" als Empfänger:in auswählen).

Größe und Position kann für alle Signaturplatzhalter und Formularfelder angepasst werden. Außerdem können Sie für jedes Formularfeld spezifische Einstellungen treffen. Mehr über Formlarfelder finden Sie im Academy Modul Verwenden von Formularfeldern .

In der Miniaturansicht links sehen Sie auf welcher Seite Sie, für welche Empfänger:innen Formularfelder und Signaturplatzhalter platziert haben. Die kleinen Indikatoren haben für jede Person eine eigene Farbe.

Wenn Sie alle Felder für den:die ausgewählte:n Empfänger:in platziert haben, klicken Sie auf "Nächste:r Empfänger:in" und wiederholen Sie die Schritte, bis Sie für alle Empfänger:innen die notwendigen Felder platziert haben. Klicken Sie dann auf "Weiter".

im dritten Schritt können Sie die E-Mail Einladung einrichten. Möglicherweise hat Ihr Plan Admin (oder Sie selbst als Admin) Standard-Texte für Emails vorgegeben. Diese können Sie anpassen. Mehr dazu, wie Sie als Admin E-mail Texte vordefinieren können finden Sie im Modul Branding Möglichkeiten .

1. Legen Sie einen Betreff fest: Wählen Sie einen eindeutigen Betreff, welcher den eingeladenen Personen als "Titel" der Email angezeigt wird.
2. Der allgemeine Einladungstext ist für alle Empfänger:innen gleich. Verfassen Sie eine Nachricht oder wählen Sie aus früheren Nachrichten.
3. Außerdem können Sie für jede:n Empfänger:in eine individuelle Nachricht verfassen, welche nur für die jeweilige Person angezeigt wird. Hier können Sie z.B. personenspezifische Informationen und Erklärungen anfügen.

Im vierten und letzten Schritt können Sie weitere Einstellungen treffen:

1. Setzen Sie ein Erinnerungs- und/oder Fälligkeitsdatum: Das Erinnerungsdatum definiert, ab welchem Zeitpunkt automatsiche Erinnerungen gesendet werden sollen. Das Fälligkeitsdatum definiert, bis wann die eingeladenen Personen ihre Aktionen ausgeführt haben müssen.
2. In den weiteren Einstellungen können Sie z.B. das Weiterleiten des Dokuments erlauben. Wenn eine eingeladene Person das Dokument weiterleitet, ermächtigt dies jemand anderen, anstelle der eigentlichen Person zu signieren. Sie können auch festlegen, ob das abgeschlossene Dokument am Ende versandt werden soll. Auch die Einladungssprache der Email können Sie definieren.
3. Klicken Sie abschließend auf den grünen Button "Einladung senden", um Ihre Einladungen an die Empfänger:innen zu schicken.

In einem Overlay werden Sie informiert, dass Ihre Einladungen verschickt wurden. Falls Sie Änderungen an dem ausgewählten Workflow durchgeführt haben, können Sie ihn aktualisieren. Klicken Sie dazu auf den grünen Button "Workflow aktualisieren".

Sobald das Dokument verschickt wurde, können Sie im Dokument unter "Empfänger:innen" sowie im Dashboard den Unterschriften-Fortschritt verfolgen.

Nach dem Einladen können Sie im Dokument die Erinnerungseinstellungen anpassen, die allgemeinen Einstellungen einsehen und im Nachhinein weitere Empfänger:innen zu dem Dokument hinzufügen.

Mit Klick auf den Pfeil (>) neben einer Person können Sie, sofern diese noch nicht unterschrieben hat, die gesetzten Felder für diese Person überarbeiten, die Einladung erneut senden, oder den:die Empfänger:in ganz löschen.