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In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign Signaturen einholen und Ihre Signaturprozesse (Workflows) smart & einfach abbilden können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen dabei, auch komplexe Unterschriftsprozesse abzubilden.
Wichtige Informationen vorweg:
Referenzen aus dem Video und weiterführende Links:
In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign beim Einholen von Signaturen intelligente Workflows definieren können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen, selbst komplexe Signaturprozesse abzubilden.
Sobald Sie eingeloggt sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten, ein Dokument oder mehrere Dokumente in einer Dokumentenmappe hochzuladen. Sie können auch mit einer Vorlage beginnen welche Sie zur Signatur aussenden möchten.
Das Dokument bzw. die Dokumente werden in der Editor-Ansicht von sproof sign geöffnet. Öffnen Sie auf der rechten Seite den Reiter “Empfänger".
Klicken Sie auf "Empfänger hinzufügen".
Klicken Sie entweder auf "Aus Kontakten auswählen" und Sie haben Zugriff auf alle Ihre gespeicherten Kontakte, Workflows und Gruppen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol fügen Sie einzelne Empfänger:innen hinzu.
Sie können auch direkt in der Suchleiste nach bereits gespeicherten Kontakten, Gruppen oder Workflows suchen und/oder direkt einen neuen Kontakt hinzufügen.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben klicken Sie auf “Weiter”:
Nun können Sie einen Signatur-Workflow inkl. e-Signatur-Standard, Signaturreihenfolge und weitere Einstellungen vornehmen. .
Außerdem können Sie in diesem Fenster die Gruppe auch wieder auflösen.
In sproof sign stehen drei Rollen zur Verfügung, wie Sie Empfänger:innen zu einem Unterschriftsprozess hinzufügen können:.
Wichtig: Unterzeichnende und Genehmigende Personen beeinflussen den Fortschritt des Workflows. Das bedeutet wenn eine Person an ausgewiesener Position nicht signiert oder genehmigt, kann der Workflow nicht abgeschlossen werden. Bei einer betrachtenden Person ist dies nicht der Fall!
Zusätzlich können Sie hier manuell für Einzelne die Signaturreihenfolge abändern, oder Empfänger:innen ganz entfernen. Mit Klick auf den roten Button können Sie den Empfänger wieder entfernen.
Ganz oben führt Sie der Pfeil zurück zur Übersicht.
Wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie auf "Weiter".
Hier kommen wir zum entscheidenden Schritt:
Größe und Position kann für alle Signaturplatzhalter und Formularfelder angepasst werden. Mit Klick auf das grüne X wird das Feld wieder entfernt.
In der Miniaturansicht links sehen Sie auf welcher Seite Sie, für welche Empfänger:innen Formularfelder und Signaturplatzhalter platziert haben. Die kleinen Indikatoren haben für jede Person eine eigene Farbe.
Wenn Sie das Dokument fertig vorbereitet haben, klicken Sie auf "Weiter".
Abschließend klicken Sie auf "Einladung versenden".
Sobald das Dokument verschickt wurde, können Sie im Dokument unter "Empfänger" sowie im Dashboard den Unterschriften Fortschritt verfolgen.
Nach dem Einladen können Sie im Dokument die Erinnerungseinstellungen anpassen, die allgemeinen Einstellungen einsehen und weitere Empfänger:innen zu dem Dokument auch im Nachhinein hinzufügen.
Mit Klick auf den Pfeil können Sie, sofern noch nicht unterschrieben wurde, die gesetzten Signaturpositionen überarbeiten, die Einladung erneut senden, oder den Kontakt ganz löschen.