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Das Einholen von Signaturen (mit Signatur-Workflow)

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign Signaturen einholen und Ihre Signaturprozesse (Workflows) smart & einfach abbilden können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen dabei, auch komplexe Unterschriftsprozesse abzubilden.
Philipp Gernerth
aktualisiert am 19.03.2024

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign Signaturen einholen und Ihre Signaturprozesse (Workflows) smart & einfach abbilden können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen dabei, auch komplexe Unterschriftsprozesse abzubilden.

Wichtige Informationen vorweg:

  • Für die Signaturen zahlt immer die einladende Person
  • Ihr Gegenüber muss keinen Account bei sproof sign besitzen und kann ganz einfach mit jedem mobilen Endgerät (Smartphone, PC, Table) Ihre Einladung (z.B per Mail) öffnen und den Anweisungen folgen.

Referenzen aus dem Video und weiterführende Links:

Schritt für Schritt Anleitung

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit sproof sign beim Einholen von Signaturen intelligente Workflows definieren können. Ein sogenannter Workflow hilft Ihnen, selbst komplexe Signaturprozesse abzubilden.

Sobald Sie eingeloggt sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten, ein Dokument oder mehrere Dokumente in einer Dokumentenmappe hochzuladen. Sie können auch mit einer Vorlage beginnen welche Sie zur Signatur aussenden möchten.

Das Dokument bzw. die Dokumente werden in der Editor-Ansicht von sproof sign geöffnet. Öffnen Sie auf der rechten Seite den Reiter “Empfänger:innen".

Klicken Sie unter "Empfänger hinzufügen" in das Suchfeld. Nun haben Sie 2 Möglichkeiten Empfänger:innen hinzuzufügen:

  1. Um Kontake hinzuzufügen, die noch nicht in Ihrem Kontaktbuch gespeichert sind, geben Sie deren Email Adresse in das Suchfeld ein und wählen Sie anschließend "Neuer Kontakt". Es wird ein Overlay geöffnet, wo Sie die Kontaktinformationen vervollständigen können.
  2. Um gespeicherte Kontakte/Gruppen/Workflows auszuwählen, klicken Sie in das Suchfeld und anschließend auf den Button "Aus Kontakten und Workflows auswählen". Ihr Kontaktbuch wird in einem Overlay geöffnet. Fügen Sie die gewünschten Kontakte/Gruppen/Workflows mit einem Klick auf den grünen Plus-Button hinzu und wählen Sie anschließend "Auswahl übernehmen".

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben klicken Sie auf “Weiter”:

Nun können Sie einen Signatur-Workflow inkl. e-Signatur-Standard, Signaturreihenfolge und weitere Einstellungen vornehmen.

  1. Legen Sie eine Signaturreihenfolge fest: Sie können eingeladene Personen per Drag & Drop in eine neue Runde verschieben. Das Dokument bzw. die Dokumente werden erst an die nächste Runde gesendet, wenn die vorherige Runde abgeschlossen ist.
  2. Durch Klicken auf die drei Punkte können Sie die Gruppeneinstellungen festlegen. Sie können festlegen, dass in einer Unterzeichnergruppe nur eine Person in der Gruppe stellvertretend für die anderen Personen in der Gruppe unterzeichnen muss. Die Signaturen der anderen Personen in der Gruppe sind dann optional und haben keinen Einfluss auf den Workflow. Das gleiche funktioniert auch in einer Gruppe von “Genehmigenden”.

Außerdem können Sie in diesem Fenster die Gruppe auch wieder auflösen.

  1. Hier können Sie die Art der elektronischen Signatur festlegen, mit der die als Unterzeichner:innen hinzugefügten Personen unterzeichnen müssen. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen haben die eingeladenen Personen selbst die Wahl. Mit sproof sign signieren Sie und Ihr Gegenüber zu 100% eIDAS konform mit der fortgeschrittenen oder der qualifizierten elektronischen Signatur. Dank der integrierten Schnittstelle für sämtliche eID-Anbieter stehen Ihnen bzw. den zur Signatur eingeladenen Personen sämtliche eID-Anbieter aus ganz Europa zur Verfügung. Zum Beispiel die ID-Austria oder der deutsche Personalausweis mit Online-Funktion.
  2. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um zu den Empfänger:innen-Einstellungen zu gelangen. Diese Einstellungen werden im folgenden Abschnitt erläutert.
  1. Bei den Empfänger:innen-Einstellungen können Sie zunächst die Rolle der eingeladenen Person festlegen.

In sproof sign stehen drei Rollen zur Verfügung, wie Sie Empfänger:innen zu einem Unterschriftsprozess hinzufügen können:.

  • Unterzeichner: Die eingeladene Person muss das Dokument unterzeichnen.
  • Genehmigender: Die eingeladene Person muss das Dokument genehmigen.
  • Betrachter:in: Die eingeladene Person muss das Dokument nur "einsehen".

Wichtig: Unterzeichnende und Genehmigende Personen beeinflussen den Fortschritt des Workflows. Das bedeutet wenn eine Person an ausgewiesener Position nicht signiert oder genehmigt, kann der Workflow nicht abgeschlossen werden. Bei einer betrachtenden Person ist dies nicht der Fall!

  1. Außerdem können Sie eine individuelle Signaturart für eine individuelle Person festlegen, die ausgenommen werden sollte vom allgemeinen Signaturstandard, der für die anderen Personen im Workflow vorgegeben ist. 

Info: Wenn Sie möchten das Ihr Gegenüber mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) signiert, diese Person jedoch über keine QES verfügt, können Sie die Kosten für eine Identifikation übernehmen. Hier erfahren Sie mehr.

Zusätzlich können Sie hier manuell für Einzelne die Signaturreihenfolge abändern, oder Empfänger:innen ganz entfernen. Mit Klick auf den roten Button können Sie den Empfänger wieder entfernen.

Ganz oben führt Sie der Pfeil zurück zur Übersicht.

Wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie auf "Weiter".

Hier kommen wir zum entscheidenden Schritt:

  1. Hier sehen Sie für welchen unterzeichnende Personen Sie die Signaturposition und Formularfelder definieren. Mithilfe des Dropdown Menüs können Sie zwischen den Empfänger:innen wechseln.
  2. Platzieren Sie mindestens einen Platzhalter pro Empfänger:in auf dem Dokument, um deren Signaturposition festzulegen und fortfahren zu können.
  3. Hier finden Sie weitere Formularfelder, welche dem:der jeweiligen Empfänger:in zugewiesen sind und nur von dieser Person ausgefüllt werden können. Platzieren Sie diese ebenfalls per Drag & Drop auf dem Dokument. (Hinweis: Felder ohne Zuweisung – sogenannten allgemeine Felder – welche von einem:einer beliebigen Empfänger:in ausgefüllt werden können, können Sie im Menü unter "Dokument bearbeiten" hinzufügen oder wenn Sie beim Einladen der Kontakte "Nicht zugewiesen" als Empfänger:in auswählen).

Größe und Position kann für alle Signaturplatzhalter und Formularfelder angepasst werden. Außerdem können Sie für jedes Formularfeld spezifische Einstellungen treffen. Mehr über Formlarfelder finden Sie in unserem Academy Modul Verwenden von Formularfeldern .

In der Miniaturansicht links sehen Sie auf welcher Seite Sie, für welche Empfänger:innen Formularfelder und Signaturplatzhalter platziert haben. Die kleinen Indikatoren haben für jede Person eine eigene Farbe.

Wenn Sie alle Felder für den:die ausgewählte:n Empfänger:in platziert haben, klicken Sie auf "Nächste:r Empfänger:in" und wiederholen Sie die Schritte, bis Sie für alle Empfänger:innen die notwendigen Felder platziert haben. Klicken Sie dann auf "Weiter".

  1. In den Einladungseinstellungen können Sie:
  • eine freundliche Erinnerung aktivieren: Definieren Sie einfach, ab wann und wie oft (täglich, wöchentlich, etc.) Erinnerungen verschickt werden sollen.
  • ein Fälligkeitsdatum festlegen, ab dem das Dokument nicht mehr bearbeitet werden kann.
  1. Fügen Sie der Erinnerungsmail eine persönliche Nachricht hinzu. Dazu können Sie auch "vorherige Nachrichten" auswählen und diese wiederverwenden.
  2. In den zusätzlichen Einstellungen können Sie festlegen, ob die Dokumente
  • an Dritte weitergeleitet werden können
  • das fertige Dokument als PDF an alle versendet werden soll
  • eine benutzerdefinierte Einladungssprache definieren.

Abschließend klicken Sie auf "Einladung versenden".

Sobald das Dokument verschickt wurde, können Sie im Dokument unter "Empfänger:innen" sowie im Dashboard den Unterschriften-Fortschritt verfolgen.

Nach dem Einladen können Sie im Dokument die Erinnerungseinstellungen anpassen, die allgemeinen Einstellungen einsehen und im Nachhinein weitere Empfänger:innen zu dem Dokument hinzufügen.

Mit Klick auf den Pfeil können Sie, sofern noch nicht unterschrieben wurde, die gesetzten Felder für eine Person überarbeiten, die Einladung erneut senden, oder eine:n Empfänger:in ganz löschen.