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Références de la vidéo et autres liens :
Vous pouvez utiliser les flux de travail pour gagner un temps précieux en enregistrant des préréglages et en les réutilisant ultérieurement. Vous trouverez les flux de travail dans votre tableau de bord sous Contacts et Flux de travail. Naviguez ensuite jusqu'au troisième onglet Flux de travail. Vous y trouverez tous les flux de travail sous forme de liste. Plusieurs icônes sont affichées dans la colonne "Composants" - elles représentent les paramètres que vous avez définis pour le flux de travail concerné. Vous pouvez enregistrer les paramètres suivants dans un flux de travail :
Dans les pages qui suivent, nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser les flux de travail de manière optimale. En voici un aperçu : A) Créer des flux de travail B) Utiliser des flux de travail C) Mettre à jour des flux de travail D) Partager des flux de travail avec votre équipe Mettre à jour les flux de travail D) Partager les flux de travail avec votre équipe
Vous avez deux possibilités pour créer un nouveau flux de travail : Vous pouvez soit télécharger un document, l'envoyer et enregistrer vos paramètres en tant que flux de travail, soit compiler un nouveau flux de travail à l'aide de l'éditeur de flux de travail. Nous vous présentons ces deux options :
Vous pouvez procéder à l'obtention des signatures comme d'habitude. Après l'envoi de l'invitation, il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer les étapes de votre processus en tant que flux de travail. Procédez comme suit :
Grâce à l'éditeur de flux de travail intelligent, vous pouvez créer un flux de travail sans avoir à envoyer un document au préalable : Pour ce faire, naviguez vers les flux de travail dans le tableau de bord*(Contacts et flux de travail > Flux de* travail) et cliquez sur "Créer un flux de travail". L'éditeur de flux de travail s'ouvre alors. La procédure est la suivante :
Les fonctions des différents éléments du menu sont brièvement résumées ci-dessous :
Une fonction pratique pour l'ajout de contacts est présentée ci-dessous, ce qui rend votre flux de travail encore plus flexible : Les " espaces réservés aux personnes". Un espace réservé désigne une personne invitée qui n'est spécifiée qu'au moment de l'utilisation du flux de travail. Ce type de placeholder est utilisé, par exemple, A) lors de la préparation du document, vous ne savez pas encore quelle personne spécifique signera/visualisera/approuvera le document, mais vous souhaitez tout de même effectuer tous les réglages pour cette personne ou B) si plusieurs personnes sont impliquées.
Voici un exemple : Vous préparez un flux de travail pour un contrat de travail et vous savez que le document sera toujours signé par la direction et l'employé, mais vous ne voulez pas spécifier les personnes spécifiques avant longtemps, car il peut s'agir de personnes différentes.
Traduit avec DeepL.com (version gratuite)
Si vous retournez dans le menu de l'éditeur de workflow à la fin ou entre les deux, vous verrez des coches vertes à côté des éléments de menu pour lesquels vous avez déjà effectué des réglages. L'endroit et les paramètres que vous définissez vous appartiennent - vous avez toute latitude pour le faire. Lorsque vous êtes satisfait de votre flux de travail, cliquez sur "Enregistrer le flux de travail".
Il existe plusieurs façons d'utiliser un flux de travail. La première consiste à utiliser le tableau de bord : Vous trouverez vos flux de travail sous Contacts et flux de travail, puis sous l'onglet Flux de travail. Pour utiliser un flux de travail, cliquez soit sur :
La deuxième façon d'utiliser un flux de travail se fait directement dans l'éditeur : téléchargez un document comme d'habitude, puis accédez à l'onglet Destinataires. Cliquez dans le champ de recherche et sélectionnez "Sélectionner parmi les contacts et les flux de travail". Une fenêtre s'ouvre alors. Dans cette fenêtre, vous pouvez maintenant choisir d'ajouter des individus, des groupes ou des flux de travail :
Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet dans le module de l'Académie Obtention de signatures (avec workflow de signature) .
Si vous utilisez un flux de travail, une nouvelle entrée de document est toujours créée à partir du flux de travail, le flux de travail lui-même reste initialement inchangé. Tous les paramètres du flux de travail sont transférés au nouvel envoi, vous pouvez toujours les adapter et les modifier si nécessaire. Si vous avez activé des rappels automatiques et une date d'échéance dans le flux de travail, vous pouvez maintenant les définir.
Si votre flux de travail contient un ou plusieurs caractères de remplacement de personne, vous devez maintenant les attribuer. Pour ce faire, accédez à l'onglet "Destinataires". Dans une fenêtre superposée, vous pouvez maintenant sélectionner la personne à laquelle vous souhaitez attribuer le premier espace réservé. Cliquez ensuite sur "Attribuer et poursuivre" (si vous avez plus d'un placeholder personne) et répétez le processus pour tous les placeholders. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Attribuer et terminer".
Enfin, envoyez votre invitation comme d'habitude. Si vous avez apporté des modifications au flux de travail, vous pouvez le mettre à jour ultérieurement - vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section suivante "Mise à jour des flux de travail".
Vous avez deux possibilités pour modifier/mettre à jour un flux de travail :
A) Vous utilisez un flux de travail et apportez des modifications au cours du processus d'invitation. Après avoir envoyé l'invitation, vous pouvez appliquer ces modifications au flux de travail. B) Vous pouvez modifier un flux de travail directement dans l'éditeur de flux de travail.
Les deux options sont décrites ci-dessous :
Utilisez un flux de travail (plus d'informations à ce sujet dans la section "Utilisation des flux de travail"), apportez les modifications souhaitées et envoyez ensuite l'invitation ou les invitations. Dans la superposition qui apparaît alors, vous avez la possibilité d'écraser le flux de travail utilisé et de mettre à jour les paramètres modifiés. Pour ce faire, cliquez sur "Mettre à jour le flux de travail".
À partir du tableau de bord, vous pouvez sélectionner "Éditer le flux de travail" soit via la vue détaillée du flux de travail (1), soit via le menu à 3 points (2). L'éditeur de flux de travail s'ouvre et vous pouvez modifier les paramètres souhaités. Enfin, cliquez sur "Enregistrer le flux de travail".
Vous avez la possibilité de partager des flux de travail individuels avec votre équipe. Cela peut accélérer ou simplifier les processus pour l'ensemble de votre équipe.
Pour ce faire, accédez à la vue détaillée d'un flux de travail dans le tableau de bord. Cliquez sur le bouton avec l'icône de partage en bas à droite pour partager le flux de travail (1). Confirmez votre action dans la superposition suivante (2). Tous les membres de l'équipe peuvent maintenant utiliser le flux de travail. Vous pouvez retirer l'approbation à tout moment en cliquant sur le même bouton et en confirmant la révision (3).