Obtention de signatures (avec workflow de signatures)

Dans ce tutoriel, nous aimerions vous montrer comment vous pouvez optimiser les signatures en utilisant des flux de travail intelligents. Un flux de travail vous permet de cartographier des processus de signature complexes et de les rendre réutilisables. Pour en savoir plus sur les flux de travail, consultez le didacticiel Créer et utiliser des flux de travail .

Première information importante :

• La personne qui invite paie toujours pour les signatures
• Votre interlocuteur n'a pas besoin d'avoir un compte sproof sign et peut simplement ouvrir votre invitation (par exemple par courriel) avec n'importe quel appareil mobile (smartphone, PC, tablette) et suivre les instructions.

Instructions pas à pas

Dans ce tutoriel, nous aimerions vous montrer comment vous pouvez obrainer des signatures en utilisant des flux de travail intelligents. Un flux de travail vous permet de cartographier des processus de signature complexes et de les rendre réutilisables. Pour en savoir plus sur les flux de travail, consultez le didacticiel Créer et utiliser des flux de travail .

Dès que vous êtes connecté, vous disposez de plusieurs options pour télécharger un ou plusieurs documents dans un dossier de documents. Vous pouvez également commencer par un modèle que vous souhaitez envoyer pour signature.

Le ou les documents sont ouverts dans la vue éditeur de sproof sign. Ouvrez l'onglet "Destinataires" sur le côté droit.

Cliquez sur le champ de recherche dans la barre latérale droite sous "Ajouter des destinataires". Ce tutoriel porte sur l'utilisation d'un flux de travail pour obtenir des signatures. Vous trouverez plus d'informations sur les flux de travail dans le module de formation [Créer et utiliser des flux de travail](sproofacademyworkflowlink ). Pour sélectionner l'un de vos flux de travail, procédez comme suit :

1. dans la fenêtre superposée, cliquez sur l'icône du livre avec le texte "Select from contacts & workflows". Un écran s'ouvre alors, dans lequel tous vos contacts, groupes et flux de travail sont répertoriés.
2. En haut de l'écran, vous pouvez filtrer par contacts, groupes ou flux de travail. Pour trouver plus facilement votre flux de travail, cliquez sur "Flux de travail".
3. Pour sélectionner un flux de travail, cliquez sur le plus (+) vert dans l'entrée de liste correspondante.
4. Vous pouvez ensuite confirmer votre sélection en cliquant sur le bouton vert "Appliquer la sélection".

Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur "Suivant".

Traduit avec DeepL.com (version gratuite)

Les paramètres du flux de travail sélectionné sont maintenant appliqués. Toutefois, vous pouvez modifier vos paramètres à tout moment. Par exemple, vous pouvez ajouter d'autres personnes ou supprimer de la liste des destinataires les personnes enregistrées dans le flux de travail. En général, vous disposez des options suivantes :

1. Définir un ordre dans lequel les personnes invitées doivent effectuer vos interactions (signature, consultation, approbation). Vous pouvez également définir si vos destinataires doivent signer avec une norme de signature spécifique (SEA/SEQ). Si vous ne définissez pas ce paramètre, les personnes invitées peuvent choisir elles-mêmes. Avec sproof sign, vous et votre interlocuteur signez à 100 % conformément à eIDAS avec la signature électronique avancée ou qualifiée. Grâce à l'interface intégrée pour tous les fournisseurs d'eID, tous les fournisseurs d'eID de toute l'Europe sont à votre disposition ou à celle des personnes invitées à signer. Par exemple, ID-Austria ou la carte d'identité allemande avec fonction en ligne.
2. Vous trouverez ci-dessous la liste de vos destinataires. Si vous avez coché la case "Définir l'ordre", vous pouvez maintenant faire glisser les différentes personnes dans l'ordre souhaité.
3. En cliquant sur l'icône à 3 points, vous pouvez effectuer des réglages pour le tour correspondant. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une seule personne de ce tour doit signer/visualiser/approuver au nom des autres personnes.
4. En cliquant sur l'icône en forme de flèche (>) à côté d'un destinataire, vous pouvez accéder aux paramètres de la personne concernée. Ces paramètres sont expliqués plus en détail dans un autre graphique.

Vous disposez des options suivantes dans les paramètres du destinataire :

1. cliquez sur l'icône du crayon pour personnaliser les données personnelles de la personne (par exemple, son nom)
2. définir le rôle de la personne : vous avez le choix entre "Signer", "Voir" et "Approuver". Un signataire doit signer le document. Un spectateur ne peut que consulter le document et un approbateur doit donner son accord (approuver). Important : les signataires et les approbateurs influencent la progression du flux de travail. Cela signifie que si une personne occupant une position désignée ne signe pas ou n'approuve pas, le processus ne peut pas être achevé. Ce n'est pas le cas d'une personne qui consulte le document !
3. spécifiez le type de signature individuelle pour la personne concernée : Le type de signature individuelle remplace les paramètres du type de signature générale du document. Info : Si vous souhaitez que votre homologue signe avec la signature électronique qualifiée (SEQ), mais que cette personne ne possède pas de SEQ, vous pouvez prendre en charge les frais d'identification. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le tutoriel Signatures à la demande .
4. vous pouvez supprimer le destinataire en cliquant sur le bouton rouge.

Cliquez sur l'icône X en haut à droite pour revenir aux destinataires.

Dans la deuxième étape, vous pouvez placer des espaces réservés aux signatures et d'autres champs de formulaire pour vos destinataires. Si vous les avez déjà définis dans le flux de travail, ils seront appliqués automatiquement. Important : vous devez définir au moins une position de signature par signataire.

1. Vous pouvez voir ici pour quel signataire vous définissez la position de signature et les champs de formulaire. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour passer d'un destinataire à l'autre.
2. Placez au moins un espace réservé par destinataire sur le document pour définir la position de sa signature et continuez. Vous pouvez choisir entre une signature (nom complet) ou des initiales (par exemple A.B.). Les deux sont des signatures équivalentes.
3. Vous trouverez ici des champs de formulaire supplémentaires qui sont attribués au destinataire et qui ne peuvent être remplis que par cette personne. Placez-les sur le document par glisser-déposer. (Remarque : les champs sans affectation - appelés champs généraux - qui peuvent être remplis par n'importe quel destinataire peuvent être ajoutés dans le menu sous "Modifier le document" ou si vous sélectionnez "Non affecté" comme destinataire lors de l'invitation de contacts).

La taille et la position peuvent être ajustées pour tous les espaces réservés à la signature et les champs de formulaire. Cliquez sur le X vert pour supprimer à nouveau le champ. Dans la vignette de gauche, vous pouvez voir sur quelle page vous avez placé les champs de formulaire et les espaces réservés à la signature pour quels destinataires. Les petits indicateurs ont une couleur différente pour chaque personne.

Lorsque vous avez terminé de préparer le document, cliquez sur "Suivant".

Dans la troisième étape, vous pouvez configurer l'invitation par courrier électronique. L'administrateur de votre plan (ou vous-même en tant qu'administrateur) peut avoir défini des textes par défaut pour les courriels. Vous pouvez les personnaliser. Vous trouverez plus d'informations sur la manière dont vous pouvez prédéfinir les textes des e-mails en tant qu'administrateur dans le module Options de marque .

1. Définir un objet : Sélectionnez un sujet unique qui sera affiché aux invités en tant que "titre" de l'e-mail.
2. le texte général de l'invitation est le même pour tous les destinataires. Composez un message ou choisissez parmi les messages précédents.
3. vous pouvez également composer un message individuel pour chaque destinataire, qui ne s'affichera que pour la personne concernée. Vous pouvez y ajouter des informations et des explications personnalisées, par exemple.

Vous pouvez effectuer d'autres réglages à la quatrième et dernière étape :

1. définir un rappel et/ou une date d'échéance : la date de rappel définit l'heure à partir de laquelle des rappels automatiques seront envoyés. La date d'échéance définit la date à laquelle les personnes invitées doivent avoir terminé leurs actions.
2. dans les paramètres supplémentaires, vous pouvez, par exemple, autoriser la transmission du document. Si une personne invitée transmet le document, cela autorise quelqu'un d'autre à le signer à la place de la personne concernée. Vous pouvez également préciser si le document finalisé doit être envoyé à la fin. Vous pouvez également définir la langue d'invitation de l'e-mail.
3. Enfin, cliquez sur le bouton vert "Envoyer l'invitation" pour envoyer vos invitations aux destinataires.

Un transparent vous informe que vos invitations ont été envoyées. Si vous avez apporté des modifications au flux de travail sélectionné, vous pouvez le mettre à jour. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Mettre à jour le flux de travail".

Dès que le document a été envoyé, vous pouvez suivre la progression des signatures dans le document sous "Destinataires" et dans le tableau de bord.

Après l'invitation, vous pouvez ajuster les paramètres de rappel dans le document, consulter les paramètres généraux et ajouter des destinataires supplémentaires au document.

En cliquant sur la flèche (>) à côté d'une personne, si elle n'a pas encore signé, vous pouvez modifier les champs définis pour cette personne, renvoyer l'invitation ou supprimer complètement le destinataire.