Wat is de gekwalificeerde elektronische handtekening in Europa (Update 2023)

Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?

De gekwalificeerde elektronische handtekening, vaak QES genoemd, is een soort elektronische handtekening die volgens de eIDAS-verordening (EU-verordening nr. 910/2014) gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening.

Het biedt een rechtsgeldige en fraudebestendige manier om digitale documenten grensoverschrijdend te ondertekenen en de integriteit en authenticiteit van de identiteit van de ondertekenaar te garanderen.

In tegenstelling tot eenvoudige elektronische handtekeningen, die gebaseerd zijn op afbeeldingen of tekst en gemakkelijk vervalst kunnen worden, wordt een QES beschouwd als fraudebestendig. Het wordt uitgegeven door een gekwalificeerde certificeringsinstantie en gebruikt cryptografische technieken om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en het ondertekende document te beschermen tegen latere wijzigingen.

Voorzichtigheid is geboden. Vooral contracten met een hoog aansprakelijkheidsrisico of een hoge onderhandelingswaarde moeten beslist gekwalificeerd elektronisch worden ondertekend!

In 2021 werd een bestelling van ÖBB bij Stadler Rail voor een bedrag van naar schatting 400 miljoen euro ongeldig verklaard door de Federale Administratieve Rechtbank. De reden. De handtekening was niet gekwalificeerd in de zin van de eIDAS-verordening en daarom niet rechtsgeldig. De meest spectaculaire zaak tot nu toe.

Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening?

De gekwalificeerde elektronische handtekening werkt in wezen als een digitaal goedkeuringszegel.

Wanneer een document elektronisch wordt ondertekend met een QES, wordt er een unieke digitale vingerafdruk gemaakt die 100% uniek en fraudebestendig is voor zowel het document als u als ondertekenaar.

Deze vingerafdruk wordt samen met uw andere gegevens in gecodeerde vorm aan het document gehecht.

Als u na het ondertekenen met het document knoeit, wordt de handtekening ongeldig.

Maar maakt u zich geen zorgen: de technische encryptie wordt onzichtbaar voor u op de achtergrond uitgevoerd.

Wilt u in detail weten hoe een gekwalificeerde elektronische handtekening technisch werkt? Dan raden wij u ons artikel aan: Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening?

Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening in de toepassing?

**Stap 1: Identificatie bij een vertrouwensdienstverlener (als er nog geen eID beschikbaar is):**Bij veel handtekeningplatforms (zoals sproof sign) is identificatie voor de QES inbegrepen in het dienstenaanbod.

**Stap 2: Pas de digitale handtekeningkaart toe op het te ondertekenen document:**Upload het te ondertekenen document en pas uw digitale handtekeningkaart toe.

**Stap 3: Authenticatie:**Geef de gekwalificeerde handtekening vrij met uw tweede bevestigingsfactor. Dit werkt vaak met een extra app, of een SMS-tan. U kent dit misschien van online bankieren.

Hoe krijgt u een gekwalificeerde elektronische handtekening? Uw identificatie in slechts enkele minuten.

Elke natuurlijke persoon kan gemakkelijk een gekwalificeerde elektronische handtekening verkrijgen door zich te identificeren bij een door de staat erkend orgaan. Hierbij wordt uw zogenaamde digitale identiteit, ook wel eID of eIdentity genoemd, aangemaakt.

Daarbij worden uw biometrische en persoonlijke gegevens op unieke wijze aan uw persoon gekoppeld.

Met een handtekeningplatform zoals sproof sign kan de identificatie direct via een videogesprek plaatsvinden en duurt het ongeveer 10 minuten. Het wordt uitgevoerd door getraind personeel. U hebt alleen uw

U ontvangt uw digitale sleutel, die u voortaan kunt gebruiken om belangrijke digitale processen uit te voeren, zoals het elektronisch ondertekenen van documenten.

U beschermt uzelf tegen identiteitsmisbruik en identiteitsdiefstal op internet!

Veel Duitse burgers hebben al een identificatie met D-Trust en veel Oostenrijkse burgers hebben een mobiele telefoonhandtekening of ID-Austria. Met sproof sign kunnen bestaande identificaties direct voor QES gebruikt worden.

Europa heeft er veel belang bij om bedrijfsprocessen over de hele linie mogelijk te maken door middel van een veilige digitale identiteit. Daarom zijn er veel verschillende gouvernementele en niet-gouvernementele aanbieders van vertrouwensdiensten. Lees meer in deze fundamentele studie .

sproof sign heeft al veel van de belangrijkste Europese e-ID providers direct geïntegreerd dankzij een speciale interface. Een overzicht vindt u hier →

Juridische grondslagen van de gekwalificeerde elektronische handtekening

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden in heel Europa geregeld door de eIDAS-verordening (nr. 910/2014), die een gestandaardiseerd wettelijk kader biedt in de hele Europese Unie.

Deze verordening garandeert de interoperabiliteit van elektronische handtekeningen en garandeert hun wettelijke erkenning.

Zoals hierboven vermeld, maakt QES gebruik van geavanceerde encryptie- en verificatiemaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van ondertekende documenten te garanderen.

QES als alternatief voor andere standaarden voor digitale handtekeningen.

In Europa wordt een fundamenteel onderscheid gemaakt tussen drie geldige standaarden voor elektronische handtekeningen.

Elektronische handtekeningen (QES, AES en EES) hebben een verschillende rechtsgeldigheid, afhankelijk van het soort contract en de wet.

EES wordt gebruikt voor lage risico's en is geschikt voor vormloze documenten. Juridisch is deze vorm niet bindend.

De AES is van toepassing op vormvrije contracten zoals huur- of koopovereenkomsten.

De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) versterkt contracten en voldoet aan schriftelijke vormvereisten, bijv. voor krediet- of arbeidscontracten met een concurrentiebeding.

Wanneer is de gekwalificeerde elektronische handtekening vereist?

In principe is de gekwalificeerde elektronische handtekening altijd vereist wanneer:

**1. de nationale wetgeving de geschreven vorm vereist:**de gekwalificeerde elektronische handtekening biedt de mogelijkheid om de handgeschreven handtekening volledig te vervangen.

**2. er operationele of bedrijfsrisico's bestaan:**naast de wettelijke vereisten hangt de keuze voor een bepaalde standaard voor digitale handtekeningen af van een individuele beoordeling van de mogelijke risico's, die weer afhankelijk is van aansprakelijkheidsoverwegingen en de reikwijdte van het contract.

**1A. Matig risico + vormvrijheid:**In principe bepaalt u zelf welke standaard voor e-handtekeningen u wilt gebruiken om te ondertekenen als een contract voldoet aan de "vormvrijheid". Wij raden altijd aan om ten minste met de geavanceerde elektronische handtekening (AES) te ondertekenen om een goed gemiddeld niveau van veiligheid en bindendheid te bereiken. Het contract is dus rechtsgeldig ondertekend.

1B: Hoog risico + vormvrijheid: Let op: U kunt het contract praktisch op elke gewenste manier ondertekenen, maar voor contracten met een hoog aansprakelijkheidsrisico raden wij de gekwalificeerde elektronische handtekening aan! Alleen de QES wordt door de EU-wetgeving gelijkgesteld aan de handgeschreven handtekening.

**2: Geschreven vorm:**Voor bepaalde contracten is de QES wettelijk verplicht en is er geen speelruimte wat betreft de standaard voor e-handtekeningen die u kunt kiezen.

3: E-handtekening uitgesloten: Een zeldzaamheid: er zijn maar heel weinig contracten waarbij u wettelijk nog met de hand moet ondertekenen. Ook hier kan QES niet worden gebruikt. Onze mening: Het is slechts een kwestie van tijd voordat de wetten zodanig worden aangepast dat, in het belang van het milieu en de economie, alle documenten zonder uitzondering elektronisch ondertekend kunnen worden.

Wij hebben de wettelijke vereisten en randvoorwaarden in dit artikel in detail samengevat.

Voor welke sectoren is QES geschikt?

De gekwalificeerde elektronische handtekening is een fundamentele vereiste voor sommige industrieën, zoals de juridische en fiscale sector, de overheid of het bank- en financiewezen, maar ook de gezondheidszorg, voor de noodzakelijke bindendheid van genomen beslissingen.

Hier zijn enkele bekende klanten van sproof sign met de hoogste eisen op het gebied van beveiliging en naleving die vertellen over hun gebruikssituaties met de gekwalificeerde handtekening:

Bank Gutmann (bankwezen) Binder Grösswang (advocatenkantoor) Kyocera (onderneming) Federal Accounting Agency (openbaar bestuur) Teleclinic (gezondheidszorg).

Hoe herken ik een gekwalificeerde elektronische handtekening? Controleerbaarheid en verificatie.

Er zijn verschillende manieren om de geldigheid van de toegepaste handtekeningen te verifiëren (uw eigen handtekening, maar ook die van de verkregen handtekeningen).

1. de geldigheid van de QES rechtstreeks met de e-handtekeningtool controleren.

Bij sommige platforms, zoals sproof sign, is de verificatie van handtekeningen rechtstreeks geïntegreerd. Hierdoor kunnen de volgende kwaliteitscriteria van een gekwalificeerde elektronische handtekening rechtstreeks worden gecontroleerd. Hier ziet u hoe u e-handtekeningen rechtstreeks in sproof sign kunt valideren.

Certificaat van een aanbieder van vertrouwensdiensten: De handtekening is gebaseerd op een certificaat dat is uitgegeven door een erkende aanbieder van vertrouwensdiensten. Dit certificaat bevestigt de identiteit van de ondertekenaar en de geldigheid van de handtekening.

Verificatiezegel en tijdstempel: De handtekening gaat vaak vergezeld van een verificatiezegel dat verdere informatie over de handtekening bevat. Een tijdstempel geeft aan wanneer de handtekening werd aangemaakt.

Zichtbare tekens: In sommige gevallen kan de gekwalificeerde elektronische handtekening visueel worden aangegeven in het document, bijvoorbeeld door een speciaal handtekeningveld.

Verwijzing naar wettelijke voorschriften: In het document of in de begeleidende communicatie wordt verwezen naar de wettelijke erkenning van de gekwalificeerde elektronische handtekening volgens de relevante wet- en regelgeving.

2. controleer QES in Acrobat Reader

3. Testen van QES bij RTR

Voordelen van de gekwalificeerde handtekening voor Europese bedrijven

Het integreren van gekwalificeerde elektronische handtekeningen in uw bedrijfsprocessen is eenvoudig. Gebruiksvriendelijke handtekeningplatforms uit één bron zijn gespecialiseerd in zowel het aanmaken als het beheren van digitale handtekeningen. U kunt zowel interne als externe contracten veilig online ondertekenen en ze delen met klanten, partners en regelgevende instanties.

1. verbeterde beveiliging: QES biedt een hoog beveiligingsniveau en minimaliseert het risico op vervalsing of onbevoegde toegang.

2. juridisch bindend: Documenten die met een QES zijn ondertekend, hebben dezelfde juridische status als hun papieren tegenhangers en zijn daarom afdwingbaar.

3. tijd- en kostenbesparingen: zeg maar dag tegen het afdrukken, scannen en mailen van documenten. QES versnelt processen en verlaagt de bedrijfskosten.

4. invloed op het milieu: De introductie van QES draagt bij aan een papierloze bedrijfsvoering en vermindert uw ecologische voetafdruk. Volgens een recent, nog niet gepubliceerd onderzoek van Swisscom Trust Services AG genereren digitale handtekeningen slechts 0,001kg CO2 per contract. Vergeleken met de natte handtekening (0,087kg CO2 per contract) kan de totale uitstoot die schadelijk is voor het klimaat met een factor 50 worden verminderd.

5. wereldwijde erkenning: QES wordt in de hele Europese Unie en in veel andere landen erkend, wat grensoverschrijdende transacties vereenvoudigt.

5 Cruciale vragen bij het selecteren van een (QES) handtekeningplatform

Europese platforms voor elektronische handtekeningen hebben zich meestal gespecialiseerd in gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Voor meer bindendheid & veiligheid bij kritieke beslissingen in de Europese juridische ruimte.

De besluitvormers in uw bedrijf moeten zichzelf de volgende vragen stellen als het gaat om de introductie van de gekwalificeerde elektronische handtekening.

1. Is de QES-identificatie inbegrepen in de licentie?

Een eenvoudige identificatieoptie zorgt voor een soepele start met de gekwalificeerde handtekening. sproof sign werkt samen met betrouwbare partners en biedt zijn eigen gekwalificeerde elektronische handtekening rechtstreeks in de applicatie aan.

De eID-provider is diep geïntegreerd, waardoor veel belangrijke krachtige functies mogelijk zijn, zoals het rechtsgeldig ondertekenen van meerdere documenten met slechts een paar klikken (batchhandtekening).

2. Zijn er andere eID-providers geïntegreerd?

Wanneer een gevoelig document gekwalificeerd moet worden door zakenpartners, bespaart het enorm veel tijd om bestaande identifiers bij trustserviceproviders zoals ID Austria, D-Trust of Swisscom's QES direct beschikbaar te hebben voor selectie.

3. Kunnen teamleden optioneel uitgerust worden met QES?

De beheerder van een plan moet teamleden naar wens kunnen uitrusten met identificatie plus een gekwalificeerde elektronische handtekening. sproof sign is hier bijzonder flexibel en rechtenbeheer is direct in het platform mogelijk.

4. Is QES handtekeningverificatie direct geïntegreerd?

Het bespaart u veel tijd als u en uw deelnemers aan het plan de geldigheid van uitgegeven en verkregen handtekeningen direct kunnen controleren op rechtsgeldigheid.

5. Is het mogelijk om een auditrapport te downloaden?

Zodra het ondertekenings- en goedkeuringsproces is voltooid, maakt een auditrapport maximale transparantie mogelijk.

Conclusie: Het is tijd. Onderteken uw documenten legaal met de gekwalificeerde elektronische handtekening.

In een wereld die gedomineerd wordt door digitalisering, zijn gekwalificeerde elektronische handtekeningen een teken van technologische vooruitgang en juridische innovatie.

Onthoud bij het begin van uw reis in de wereld van gekwalificeerde elektronische handtekeningen dat het aannemen van deze transformatieve technologie niet alleen een stap is in de richting van efficiëntie, maar ook een toewijding aan een duurzamere en milieuvriendelijkere toekomst.