Hoe u uw contracten digitaal & gegarandeerd rechtsgeldig kunt ondertekenen

Er heerst nog steeds verwarring: Verschillende, vaak erg op elkaar lijkende, termen zoals schriftelijke vorm, schriftelijkheid, vormvrijheid, handschrift zorgen voor verwarring als het gaat om de afhandeling van contracten. Daarom grijpen mensen helaas nog vaak naar pen, papier en omslachtige postkanalen als er iets te ondertekenen valt.

In dit artikel zullen we verduidelijken voor welke gebruikssituaties de digitale handtekening 100% rechtsgeldig is en de hoogste bewijskracht en traceerbaarheid gegarandeerd kan worden. Kleine "spoiler": Er zijn maar heel weinig uitzonderlijke gevallen waarin de elektronische handtekening niet is toegestaan. In alle andere gevallen "overtroeft" het digitale handtekeningproces de analoge handtekening in alle gevallen dankzij de technische onvervalsbaarheid en de allerhoogste bewijskracht.

Wat is de functie van contracten?

In principe is het duidelijk: door een contract te ondertekenen, gaan alle betrokken partijen akkoord met de voorwaarden en verplichtingen die in het contract zijn vastgelegd. Het ondertekenen van een contract zorgt ervoor dat alle partijen bij het contract hun verplichtingen nakomen en dat hun rechten en belangen beschermd worden. Bovendien kan een ondertekend document in het geval van een conflict als bewijs dienen en helpen om stand te houden in de rechtszaal. De meest efficiënte manier om contracten te ondertekenen is door dit digitaal te doen.

Ongeacht of het analoog of digitaal is: Wat betekent vormvrijheid voor contracten?

In Europese landen zijn contracten over het algemeen geldig zonder voorgeschreven vorm. Dit betekent dat er geen regels zijn met betrekking tot de manier waarop contracten ondertekend moeten worden. Een elektronische, schriftelijke of zelfs mondelinge vorm is bijvoorbeeld toegestaan (vgl. art. 883 ABG). Uiteindelijk kunnen de contractsluitende partijen zelf een bepaald type handtekening overeenkomen.

Voor informele contracten zijn er geen wettelijke vereisten over hoe te ondertekenen, maar voor veel zakelijke doeleinden is voorzichtigheid geboden! Het zou een misvatting zijn om belangrijke overeenkomsten waarvoor geen vormvereisten gelden, te ondertekenen met een lage standaard voor elektronische handtekeningen. Als er contracten zijn met hoge onderhandelingsbedragen of hoge aansprakelijkheidsrisico's, moet er zeker een hoge standaard voor digitale handtekeningen worden gebruikt.

Voor sommige contracten is de schriftelijke vorm wettelijk verplicht.

Voor bepaalde soorten contracten is de bescherming van één van de contractpartijen van bijzonder belang, en daarom is een schriftelijke vorm wettelijk verplicht. In juridische termen wordt dit de schriftelijke vorm genoemd. Om aan de schriftelijke vorm te voldoen, is een handgeschreven handtekening van beide contractpartijen wettelijk vereist. In Oostenrijk is de schriftelijke vorm geregeld in § 886 ABGB, in Duitsland in § 126 lid 1 BGB.

Hier is het goede nieuws in de wet verankerd: Volgens § 126a BGB (DE) kan de wettelijk vereiste schriftelijke vorm worden vervangen door een elektronische vorm, tenzij de wet anders bepaalt. In het algemeen regelt de eIDAS-verordening, die sinds 2016 in heel Europa van kracht is, de technische en inhoudelijke vereisten voor elektronische handtekeningen.

Als "schriftelijke vorm" specifiek vereist is, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) gebruikt worden voor wettelijk conform ondertekenen.

Het is daarom belangrijk om te begrijpen dat de termen "geschreven vorm" of "geschrevenheid", die meestal handschrift en papier impliceren, digitale methoden geenszins uitsluiten. De digitale handtekening kan 100% gelijkwaardig zijn aan een "handschrift".

Het laatste testament. In zeldzame gevallen is alleen een "natte handtekening" voldoende.

Het is alleen nodig om een handgeschreven handtekening te gebruiken voor het afsluiten van contracten en het ondertekenen van documenten als dit uitdrukkelijk (!) vereist wordt door een wettelijke bepaling of een contractuele bepaling tussen de partijen.

Naast sommige erfrechtelijke documenten zoals testamenten (die zelfs met de hand geschreven moeten worden) en sommige andere notariële akten, zijn er enkele prominente voorbeelden van documenttypes, vooral op het gebied van personeelszaken, die volgens de wet alleen met de hand ondertekend mogen worden.

Een voorbeeld is de beëindiging van het dienstverband door opzegging of beëindigingsovereenkomst § 623 BGB in de Duitse (!) wet. Geen enkele vorm van e-handtekening kan in dit geval de schriftelijke vorm vervangen; dit komt omdat de elektronische vorm uitdrukkelijk bij wet is uitgesloten onder § 623 BGB.

Een grote stap terug in het Duitse digitaliseringsbeleid was onlangs het onderwerp van controversiële discussie in veel media. Sinds 1995 zijn werkgevers in Duitsland door de Verificatiewet (NachwG) verplicht om de belangrijkste contractvoorwaarden schriftelijk vast te leggen en ter ondertekening aan de werknemer te overhandigen: Het afschrift van essentiële arbeidsvoorwaarden (§2 NachwG). Hoewel de EU-richtlijn (eIDAS-verordening) elektronische verzending toestaat, is het in Duitsland niet toegestaan om bewijs van de essentiële voorwaarden van het contract in elektronische vorm te overhandigen. Zelfs een gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet niet aan de vereisten van de Nachweisgesetz.

Onze persoonlijke beoordeling: Het zal slechts een kwestie van tijd zijn dat digitaliseringsoffensieven, die vooral noodzakelijk zijn op het gebied van personeelszaken, de wetgeving ook positief zullen beïnvloeden en zeer binnenkort zal ook de wet op het bewijs weer aangepast worden.

Bovendien zijn er, zelfs voor dit speciale geval, al "workarounds" om de hoeveelheid papier en tijd zo veel mogelijk te beperken en de verstoringen van de media tot een minimum te beperken. Dit werkt bijvoorbeeld dankzij aanvullende documenten die analoog volgens de wet worden ondertekend, maar waarvan nog steeds een digitale kopie wordt beheerd en centraal wordt opgeslagen in het digitale archief.

Geen enkel risico: Onderteken digitaal en in overeenstemming met de vereiste vormvereisten.

Of het nu analoog of digitaal is, de nationale wetgeving regelt in de eerste plaats of en hoe een contract aan een formele vereiste onderworpen is. Zodra u hier een overzicht van hebt en besloten hebt om de digitale, tijdbesparende route te nemen, wordt de eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) van kracht in alle EU/EEG-lidstaten als een geldig kader. Dit wettelijke kader moet de digitale transformatie in heel Europa stimuleren, bedrijfsprocessen zonder discontinuïteit in de media mogelijk maken en veilige elektronische processen tussen 28 afzonderlijke markten mogelijk maken.

Een groot deel van eIDAS regelt veilige digitale identiteit en veilige elektronische handtekeningen. Dus als, zoals eerder vermeld, een elektronische handtekening niet uitdrukkelijk wordt uitgesloten door nationale wetten, kunnen contracten worden ondertekend volgens de richtlijnen van eIDAS. De verordening maakt in principe onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde.

Het is voor alle ondernemers belangrijk om een goed overzicht te hebben van de contractprocessen in het bedrijf om te kunnen beslissen welke handtekeningstandaard de juiste is voor welk contractproces.

Wij raden u aan om ons overzichtsartikel over handtekeningstandaards te lezen. In combinatie met dit artikel kunt u dan beslissen welke van uw contracten u met welke standaard moet ondertekenen.

Hier is een veelvoorkomend voorbeeld uit de praktijk voor een niet-rechtsgeldige handtekening:

Voorbeeld e-mail: Besluiten die als tekst in een e-mail worden uitgevoerd, moeten een schriftelijke vorm hebben om rechtsgeldig te zijn. Dit betekent dat alle partijen bij het contract een schriftelijke handtekening moeten zetten. Hier worden vaak onvoldoende digitale handtekeningen gebruikt. De volgende procedures zijn niet rechtsgeldig:

• Afdrukken, ondertekenen, opnieuw scannen, verzenden (verstoring van de media).
• Een afbeelding van een handtekening op het e-maildocument plaatsen (eenvoudige elektronische handtekening)

Alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening is in dit geval de rechtsgeldige methode.

Conclusie

Ondanks alle digitaliseringsoffensieven en nieuwe methodes om papierloos zaken te doen, zijn wij ervan overtuigd dat de handtekening altijd een essentieel onderdeel zal zijn van alle soorten beslissingen en goedkeuringen. Daarom is het een eerste vereiste, vooral in de professionele sector, om te weten dat veiligheid en conformiteit gegarandeerd zijn.

Dit is waar de kracht van platforms voor digitale handtekeningen zoals sproof sign duidelijk wordt: de technisch complexe processen worden op de achtergrond afgehandeld. Voor de gekwalificeerde elektronische handtekening hoeft u zich bijvoorbeeld maar één keer te identificeren. Het platform begeleidt u door het 10 minuten durende proces.