"Wij doen de boekhouding van Oostenrijk". Het federale boekhoudbureau (BHAG) ondertekent digitaal.

De digitalisering rukt op in alle gebieden van het dagelijks leven. Veel overheidsbedrijven leven echter nog voor een groot deel in de analoge wereld. Bij de Bundesanstalt für Wiederaufbau is dat anders! Het 500 medewerkers tellende bedrijf is actief op 7 locaties in heel Oostenrijk en vertrouwt op een bewuste en op lange termijn geplande digitaliseringsstrategie. "We zijn bijna verplicht om digitaliseringsprocessen op een zeer tijdige manier te implementeren," zegt Alexander Sellner, hoofd IT bij het Federale Accountantsagentschap.

Het gevolg: de introductie van een platform voor digitale handtekeningen als een verdere stap naar procesoptimalisatie. Op deze manier wordt een van de meest cruciale operationele processen - het veilig en rechtsgeldig ondertekenen van documenten - aanzienlijk vergemakkelijkt.

Initiële situatie

Iedereen praat over digitalisering, ook de verantwoordelijken in overheidsbedrijven. Steeds meer bedrijven gaan papierloos werken, zetten hun locaties in een netwerk of bieden nieuwe diensten online aan. Hierdoor verbeteren ze de klantervaring, maar ook de samenwerking met partners, leveranciers en alle andere belanghebbenden.

Bij het evalueren van verdere digitaliseringsmaatregelen voor hun eigen bedrijf, realiseerde het topmanagement van het federale boekhoudkantoor zich al snel dat de introductie van een platform voor digitale handtekeningen enorme voordelen zou kunnen opleveren. Deze vorm van ondertekening is in heel Europa 100% gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen en valt onder de strenge richtlijnen van de eIDAS-verordening (EU) 910/2014 (Elektronische identificatie- en authenticatiediensten).

Veel ondernemers zijn zich echter niet bewust van de voordelen van een bedrijfsbreed platform voor het digitaal ondertekenen van documenten. Een zeer consistent "credo" wordt nog steeds tegen de invoering van een handtekeningplatform gehouden: "Ik heb de mobiele telefoonhandtekening en kan al digitaal ondertekenen.

In feite gebruikt bijna de helft van de Oostenrijkse burgers de mobiele telefoonhandtekening al als een gratis e-overheidsdienst.

De digitale handtekening alleen is echter meestal volledig ontoereikend in de zakelijke omgeving. Wat ontbreekt zijn processen; aangepaste workflows. Een gemeenschappelijk "dashboard" om een perfect overzicht te hebben van de belangrijke documenten in het bedrijf, en nog veel meer.

Ondertussen hebben een aantal internationaal actieve bedrijven al gekozen voor een digitaal platform dat alle workflows en use cases voor handtekeningen in het bedrijf digitaal in kaart kan brengen.

Procedure

In een eerste stap evalueerde het BHAG projectteam rond Sellner welke Europese of Oostenrijkse aanbieders zich al hebben gevestigd en krachtige tools op de markt hebben gebracht.

Naast de veiligheid en conformiteit van gegevensopslag, is een handtekeningplatform bedoeld om verschillende subcriteria te ondersteunen die deel uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden bij het federale boekhoudbureau.

De aandacht viel dus al snel op sproof. Na een intensieve test- en auditfase viel de keuze uiteindelijk op het jonge IÖB-gecertificeerde bedrijf. De cloudoplossing presenteerde zich zeer goed als een alles-in-één platform met de hoogste beveiligings- en gegevensbeschermingsnormen. "We waren echt vereerd dat de keuze op ons viel en dat we uiteindelijk aan de zeer hoge eisen van het Federal Accounting Agency konden voldoen," zegt Dr. Fabian Knirsch, medeoprichter en CTO van sproof GmbH.

Resultaat en toegevoegde waarde

De feedback tot nu toe is erg goed. Veel medewerkers, vooral in het management, gebruiken het platform voor verschillende handtekeningprocessen en hebben sindsdien meetbaar tijd en middelen bespaard. Documenten hoeven niet langer uitgeprint, met de hand ondertekend, gescand en per post verstuurd te worden, maar kunnen met slechts een paar klikken digitaal ondertekend worden.

Dit is ook goed voor het milieu! 500 vellen papier verbruiken 7,5 kilo hout, 130 liter water en 26,8 kilowattuur energie. Dit is een positief neveneffect dat steeds meer bedrijven ertoe aanzet om een handtekeningplatform te introduceren.

De soepele integratie van het platform in het IT-landschap van het bedrijf was vooral indrukwekkend in de eerste stap na de introductie. Dankzij de cloud nam de onboarding slechts een paar uur in beslag en werd het hele proces ondersteund door sproof.

De vlotte communicatie en flexibiliteit overtuigden Alexander Sellner. "sproof staat open voor feedback en verzoeken van klanten en volgt daarom de aanpak om het platform voortdurend te verbeteren," legt Sellner uit.