Qué es la firma electrónica reconocida en Europa (Actualización 2023)

¿Qué es una firma electrónica reconocida?

La firma electrónica reconocida, a menudo denominada FER, es un tipo de firma electrónica equivalente a la firma manuscrita según el Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014).

Proporciona una forma legalmente válida y a prueba de falsificaciones de firmar documentos digitales a través de las fronteras y garantizar la integridad y autenticidad de la identidad del firmante.

A diferencia de las firmas electrónicas simples, que se basan en imagen o texto y pueden falsificarse fácilmente, una FER se considera a prueba de manipulaciones. La emite una autoridad de certificación cualificada y utiliza técnicas criptográficas para confirmar la identidad del firmante y proteger el documento firmado de modificaciones posteriores.

Se recomienda precaución. Especialmente los contratos con un alto riesgo de responsabilidad o un alto valor de negociación deberían firmarse definitivamente de forma electrónica cualificada.

En 2021, un pedido realizado por ÖBB a Stadler Rail por un importe estimado de 400 millones de euros fue declarado inválido por el Tribunal Administrativo Federal. La razón. La firma no estaba cualificada en el sentido de la normativa eIDAS y, por tanto, no era legalmente válida. El caso más espectacular hasta la fecha.

¿Cómo funciona la firma electrónica reconocida?

La firma electrónica reconocida funciona esencialmente como un sello digital de aprobación.

Cuando un documento se firma electrónicamente con una FER, se crea una huella digital única que es 100% exclusiva y a prueba de manipulaciones tanto para el documento como para usted como firmante:in.

Esta huella digital se adjunta al documento de forma encriptada junto con el resto de sus datos.

Cualquier manipulación del documento después de la firma dará lugar a una firma inválida.

Pero no se preocupe: la encriptación técnica se ejecuta de forma invisible para usted en segundo plano.

¿Desea conocer en detalle cómo funciona técnicamente una firma electrónica reconocida? Entonces le recomendamos nuestro artículo ¿Cómo funciona la firma electrónica reconocida?

¿Cómo funciona la firma electrónica reconocida en la aplicación?

**Paso 1: Identificación con un proveedor de servicios de confianza (si aún no se dispone de identificación electrónica):**Con muchas plataformas de firma (como sproof sign), la identificación para la FER está incluida en la oferta de servicios.

**Paso 2: Aplique la tarjeta de firma digital al documento a firmar:**Cargue el documento a firmar y haga coincidir su tarjeta de firma digital.

**Paso 3: Autenticación:**Libere la firma cualificada con su segundo factor de confirmación. Esto suele funcionar con una aplicación adicional, o un SMS tan. Puede que esté familiarizado con esto de la banca en línea.

¿Cómo obtener una firma electrónica reconocida? Su identificación en sólo unos minutos.

Cualquier persona física puede obtener fácilmente una firma electrónica reconocida identificándose ante un organismo reconocido por el Estado. Al hacerlo, se crea su denominada identidad digital, también llamada eID o eIdentity.

En el proceso, sus datos biométricos y personales se vinculan de forma exclusiva a su persona.

Con una plataforma de firma como sproof sign, la identificación puede realizarse directamente a través de una videollamada y dura unos 10 minutos. La realiza personal formado. Usted sólo necesita su

Recibirá su clave digital, que podrá utilizar a partir de ahora para llevar a cabo procesos digitales importantes como la firma electrónica de documentos.

Usted se protege contra la usurpación y el robo de identidad en Internet.

Muchos ciudadanos alemanes ya tienen una identificación con D-Trust y muchos ciudadanos austriacos tienen una firma de móvil o ID-Austria. Con sproof sign, las identificaciones existentes pueden utilizarse directamente para el QES.

Europa tiene un gran interés en habilitar los procesos empresariales en todos los ámbitos a través de una identidad digital segura. Por ello, existen numerosos proveedores gubernamentales y no gubernamentales de servicios de confianza. Lea más en este estudio fundamental .

sproof sign ya ha integrado directamente a muchos de los más importantes proveedores europeos de documentos de identidad electrónicos gracias a una interfaz especial. Puede encontrar una visión general aquí →

Fundamentos jurídicos de la firma electrónica reconocida

Las firmas electrónicas cualificadas están reguladas en toda Europa por el Reglamento eIDAS (nº 910/2014), que proporciona un marco jurídico normalizado en toda la Unión Europea.

Este reglamento asegura la interoperabilidad de las firmas electrónicas y garantiza su reconocimiento legal.

Como ya se ha mencionado, el EQS utiliza medidas avanzadas de cifrado y autenticación para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos firmados.

QES como alternativa a otras normas de firma electrónica.

En Europa se hace una distinción básica entre tres estándares válidos para las firmas electrónicas.

Las firmas electrónicas (QES, AES y EES) tienen distinta validez legal según el tipo de contrato y la ley.

La EES se utiliza para los contratos de bajo riesgo y es adecuada para los documentos sin forma. Legalmente, esta forma no es vinculante.

La FEA se aplica a los contratos sin forma, como los de alquiler o compra.

La firma electrónica reconocida (FER) refuerza los contratos y cumple los requisitos de forma escrita, por ejemplo, para los contratos de crédito o de trabajo con cláusula de competencia.

¿Cuándo se requiere la firma electrónica cualificada?

En principio, la firma electrónica cualificada siempre es necesaria cuando

1. la legislación nacionalexige la forma escrita: la firma electrónica cualificada ofrece la posibilidad de sustituir completamente a la firma manuscrita.

2.**existen riesgos operativos o empresariales:**además de los requisitos legales, la decisión a favor de una norma de firma electrónica concreta depende de una evaluación individual de los posibles riesgos, que a su vez se realiza en función de consideraciones de responsabilidad y del alcance del contrato.

**1A. Riesgo moderado +libertad de forma:**En principio, usted decide por sí mismo qué estándar de firma electrónica desea utilizar para firmar si un contrato cumple con la "libertad de forma". Siempre recomendamos firmar con al menos la firma electrónica avanzada (AES) para lograr un buen nivel medio de seguridad y vinculación. De este modo, el contrato queda legalmente firmado.

1B: Alto riesgo + libertad de forma: Atención: Puede firmar el contrato prácticamente como quiera, pero para los contratos con un alto riesgo de responsabilidad le recomendamos la firma electrónica reconocida. Sólo la FEC está equiparada a la firma manuscrita por la legislación de la UE.

2:Formaescrita: Para determinados contratos, la EQS es obligatoria por ley y no hay margen de maniobra en cuanto a la norma de firma electrónica que puede elegir.

3: Firma electrónicaexcluida: Una rareza: son muy pocos los contratos en los que la ley obliga a firmar a mano. Tampoco en este caso puede utilizarse la EQF. Nuestra opinión: Es sólo cuestión de tiempo que las leyes se adapten de tal forma que, en interés del medio ambiente y la economía, todos los documentos puedan firmarse electrónicamente sin excepción.

En este artículo hemos resumido detalladamente los requisitos legales y las condiciones marco.

¿Para qué industrias es adecuada la FER?

La firma electrónica reconocida es un requisito fundamental para algunas industrias, como la industria legal y fiscal, la administración pública o la banca y las finanzas, pero también la industria sanitaria, por la necesaria vinculación de las decisiones tomadas.

A continuación, algunos conocidos clientes de sproof sign con los más altos requisitos de seguridad y conformidad hablan de sus casos de uso con la firma cualificada:

Bank Gutmann (banca) Binder Grösswang (bufete de abogados) Kyocera (empresa) Agencia Federal de Contabilidad (administración pública) Teleclínica (sanidad).

¿Cómo reconocer una firma electrónica reconocida? Verificabilidad y comprobación.

Existen varias formas de verificar la validez de las firmas aplicadas (las suyas propias pero también las de las firmas obtenidas).

1. Comprobación de la validez de la EQF directamente con la herramienta de firma electrónica.

Con algunas plataformas, como sproof sign, la verificación de la firma está directamente integrada. Esto permite comprobar directamente los siguientes criterios de calidad de una firma electrónica reconocida. Aquí puede ver cómo validar firmas electrónicas directamente en sproof sign.

Certificado de un proveedor de servicios de confianza: La firma se basa en un certificado emitido por un proveedor de servicios de confianza reconocido. Este certificado confirma la identidad del firmante y la validez de la firma.

Sello de verificación y sello de tiempo: La firma suele ir acompañada de un sello de verificación que contiene más información sobre la firma. Una marca de tiempo indica cuándo se creó la firma.

Caracteres visibles: En algunos casos, la firma electrónica reconocida puede indicarse visualmente en el documento, por ejemplo, mediante un campo de firma especial.

Referencia a la normativa legal: En el documento o en la comunicación que lo acompaña, se hace referencia al reconocimiento legal de la firma electrónica reconocida de acuerdo con las leyes y reglamentos pertinentes.

2. compruebe QES en Acrobat Reader

3. Pruebas del EQT en RTR

Ventajas de la firma cualificada para las empresas europeas

Integrar la firma electrónica reconocida en sus procesos empresariales es fácil. Las plataformas de firma fácil de usar de un único proveedor están especializadas tanto en la creación como en la gestión de firmas electrónicas. Puede firmar en línea de forma segura contratos tanto internos como externos y compartirlos con clientes, socios y organismos reguladores.

1. seguridad mejorada: El EQS proporciona un alto nivel de seguridad y minimiza el riesgo de falsificación o acceso no autorizado.

2. legalmente vinculante: Los documentos firmados con un ECA tienen el mismo estatus legal que sus homólogos en papel y, por lo tanto, son ejecutables.

3. ahorro de tiempo y costes: diga adiós a imprimir, escanear y enviar documentos por correo. El EQS acelera los procesos y reduce los costes operativos.

4. impacto medioambiental: La introducción del EQS contribuye a una operación sin papel y reduce su huella ecológica. Según un estudio reciente e inédito de Swisscom Trust Services AG , la firma digital sólo genera 0,001kg de CO2 por contrato. En comparación con la firma húmeda (0,087kg de CO2 por contrato), las emisiones totales perjudiciales para el clima pueden reducirse 50 veces.

5. reconocimiento mundial: La EQS está reconocida en toda la Unión Europea y en muchos otros países, lo que simplifica las transacciones transfronterizas.

5 preguntas cruciales a la hora de seleccionar una plataforma de firma (FER)

Las plataformas europeas de firma electrónica se han especializado mayoritariamente en la firma electrónica reconocida. Para una mayor vinculación y seguridad en las decisiones críticas en el ámbito jurídico europeo.

Los responsables de su empresa deberían plantearse estas preguntas a la hora de introducir la firma electrónica reconocida.

1. ¿La identificación de la firma electrónica cualificada está incluida en la licencia?

Una opción de identificación sencilla garantiza un comienzo sin problemas con la firma cualificada. sproof sign trabaja con socios de confianza y ofrece su propia firma electrónica cualificada directamente en la aplicación.

El proveedor de identificación electrónica está profundamente integrado, lo que permite muchas funciones de potencia importantes, como la firma legalmente válida de varios documentos con sólo unos clics (firma por lotes).

2. ¿Están integrados otros proveedores de eID?

Cuando un documento sensible debe ser calificado por un socio comercial, es un gran ahorro de tiempo disponer de identificadores existentes en proveedores de servicios de confianza como ID Austria, D-Trust o QES de Swisscom directamente disponibles para su selección.

3. ¿Se puede equipar opcionalmente a los miembros del equipo con la FER?

El administrador de un plan debe poder equipar a los miembros del equipo con identificación más firma electrónica cualificada según sus necesidades. sproof sign es especialmente flexible en este sentido y la gestión de derechos es posible directamente en la plataforma.

4. ¿Está integrada directamente la verificación de firmas del EQS?

Le ahorrará mucho tiempo si usted y los miembros de su plan pueden comprobar directamente la validez legal de las firmas emitidas y obtenidas.

5. ¿Es posible descargar un informe de auditoría?

Una vez finalizado el proceso de firma y aprobación, un informe de auditoría permite la máxima transparencia.

Conclusión: Ha llegado el momento. Firme sus documentos legalmente con la firma electrónica reconocida.

En un mundo dominado por la digitalización, las firmas electrónicas cualificadas son un signo de progreso tecnológico e innovación jurídica.

Al embarcarse en su viaje hacia el mundo de las firmas electrónicas cualificadas, recuerde que adoptar esta tecnología transformadora no es sólo un paso hacia la eficiencia, sino también un compromiso con un futuro más sostenible y respetuoso con el medio ambiente.