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Firmar contratos legalmente en línea (y hacer que se firmen): lo que necesita saber

Philipp Gernerth
Actualizado el 10.02.2023

Los tediosos procesos contractuales son cosa del pasado, pero ¿cómo se firman contratos en línea de forma fácil y segura? En este artículo, aprenderá cómo se firman los contratos en línea o cómo se pueden obtener firmas en la web. ¿Qué es importante, cuáles son los criterios de calidad? Pero un "spoiler" de antemano: Sencillo y seguro pueden, pero no tienen por qué funcionar juntos.

La firma electrónica ha venido para quedarse

Es una cuestión de actitud. Firmar un documento tiene un cierto componente estético. Usted sella una decisión con algo muy personal: su propia firma manuscrita. Esta firma suele ensayarse y refinarse a lo largo de los años y, en la mayoría de los casos, permanece inalterada durante toda una vida empresarial. A menudo, la firma analógica de un documento está asociada a una reunión, hay varias partes en el contrato y suele tener algo de social. Las personas se reúnen, se dan la mano, firman un documento y luego lo archivan en un lugar más o menos seguro. En la mayoría de los casos, las partes quedan satisfechas y siguen su camino.

La otra cara de la moneda es obvia. Independientemente de si desea asignar procesos de firma internos o externos. Se requiere un nivel muy alto de recursos, que pueden desaprovecharse con la ayuda de la firma digital. La digitalización de los procesos de toma de decisiones ya ha llegado incluso a industrias y ámbitos empresariales muy "antiguos". En el contexto privado, la firma electrónica de contratos ya está muy extendida desde hace algún tiempo y cuenta con el apoyo de los proveedores estatales de identidad electrónica en muchos países europeos.

En consecuencia, la integración de soluciones de firma en el contexto corporativo parte muy a menudo de voces individuales de la empresa que hace tiempo que se han familiarizado con las ventajas de la firma electrónica en el sector privado. Muchos servicios gubernamentales en línea permiten a los ciudadanos firmar contratos digitalmente. En última instancia, esto lleva a que los empresarios también deseen las ventajas de estas soluciones de firma en línea para la tramitación de contratos en sus propias empresas.

¿Cómo funciona la firma digital?

Cada vez hay más herramientas de firma nuevas, a menudo pequeñas y gratuitas, que circulan por la red, a menudo manteniendo el registro y el uso a un nivel muy bajo. Funcionan igual que las herramientas más grandes: Usted mismo ha guardado un documento digital localmente, lo carga en una herramienta de navegador web y lo firma. Con algunas herramientas, el documento también puede descargarse y luego enviarse. En cambio, existen plataformas de firma complejas que suelen estar integradas en un sistema integral de gestión de documentos o en un sistema CRM o ERP. Esto también permite la firma de terceros o firma remota, mucho más compleja. Esto significa que también puedo liberar un documento autofirmado para su firma, definir secuencias de firma y flujos de trabajo complejos, etc.

Especialmente en el entorno profesional, cada vez tienen más aceptación las soluciones especializadas en la firma integral de documentos PDF que ofrecen los más altos estándares de seguridad y, sobre todo, una guía de usuario muy sencilla. La firma digital de documentos PDF a través del navegador web puede dividirse básicamente en tres componentes esenciales.

Gestión de contratos:

Aquí, como ya se ha mencionado, la brecha es amplia. El criterio mínimo para una herramienta web es la capacidad de cargar documentos (con la mayoría de las aplicaciones, los archivos se convierten automáticamente al formato común PDF) y volver a descargarlos tras la firma o almacenarlos de la forma más segura posible. Las herramientas completas también permiten una gestión inteligente y una visión general de todos los documentos importantes en una ubicación central.

La firma digital de documentos:

El elemento central de todas las herramientas de firma en línea es la aplicación de la firma digital a un documento contractual. La aplicación de una firma digital válida a un documento PDF es un proceso técnico que debe distinguirse claramente de la simple inserción de una imagen de una firma manual sin más medidas técnicas.

En concreto, una firma digital válida permite detectar cambios posteriores en el documento. Este no es el caso de la simple inserción de imágenes. Técnicamente, en el caso de una firma digital, el contenido del documento está firmemente vinculado a la firma aplicada. El aspecto visual de la firma en el documento es principalmente informativo y no relevante para la validez (técnica). sproof sign, por ejemplo, admite la inserción de imágenes de una firma o la firma manual en la pantalla, pero también crea una firma digital completa en segundo plano. Otro nivel de firmas digitales son las firmas digitales cualificadas. Éstas implican la verificación del firmante por parte de un proveedor de servicios de confianza. Se trata de organizaciones que realizan una comprobación exhaustiva de la identidad de una persona o una organización y vinculan la identidad a la firma en el curso de la firma digital. Las firmas digitales cualificadas tienen así un estatus legal especial equivalente al de las firmas manuscritas.

Gestión de firmas y flujos de trabajo:

Todo el potencial de las plataformas de firma se hace patente cuando se trata de enviar a otras personas solicitudes de firma seguras y conformes a las normas. Por ejemplo, sproof sign permite delegar distintas tareas (por ejemplo, firmar documentos, visualizar documentos, reenviar documentos) a distintas personas. La comunicación se produce, por un lado, dentro de la WebApp y, por otro, a través del tráfico de correo. De este modo, nada puede perderse. La delegación automatizada también facilita la gestión de los procesos de firma y el cumplimiento de los plazos y límites de tiempo. Además, es posible definir sustitutos, establecer notas de ausencia, especificar secuencias de firma y definir el estándar que debe utilizarse para firmar.

La calidad ante todo. - Los criterios de calidad de las herramientas de firma electrónica

Las ventajas de la firma electrónica son muchas y variadas. He aquí una lista de las características de calidad más importantes de las herramientas avanzadas de firma electrónica:

Disponibilidad y seguridad en la nube:.

Los contratos en línea están disponibles en cualquier momento y lugar siempre que tenga acceso a Internet. La disponibilidad 24/7 es la gran ventaja de las soluciones seguras en la nube. Sin embargo, hay que tener un cuidado muy estricto para confiar en un entorno de almacenamiento seguro y protegido de accesos no autorizados, pérdidas y usos indebidos. En el caso de las aplicaciones en la nube, debe prestarse especial atención a que la herramienta esté alojada al 100% en servidores europeos.

La fiabilidad de las firmas digitales:

Además, debe prestarse atención a cómo puede o debe probarse la propia identidad. Una firma electrónica simple (SES) no ofrece ninguna protección legal y nunca debe utilizarse para firmas en un contexto corporativo. Para obtener el máximo nivel de seguridad, debe utilizarse la firma electrónica reconocida (FER), que es la referencia en Europa según el reglamento eIDAS. De hecho, la elección del proveedor de firma es de especial importancia y se requiere un cierto conocimiento básico de las tres normas de firma diferentes para poder trazar los casos de uso en la propia empresa de la mejor manera posible.

Verifique las firmas electrónicas aplicadas:

Otra gran cosa es que las firmas electrónicas son verificables para siempre jamás. La información sobre cada paso del proceso de firma -de principio a fin-, incluidas las firmas aplicadas y la identidad única del firmante o firmantes, quedan inseparablemente ancladas en el documento pdf para siempre. Las soluciones integrales de firma electrónica (como sproof sign) permiten la verificación directamente en la plataforma.

Colaboración:

Firmar es un trabajo de equipo. Firme internamente o consiga las aprobaciones de las partes interesadas externas. Es importante poder gestionar su equipo muy fácilmente con una cuenta de administrador. Los nuevos usuarios deben poder añadirse muy fácilmente y el conjunto de unidades de firma disponibles debe poder aumentarse muy fácilmente.

Cumplimiento:

Es obligatorio que las empresas cumplan las leyes y normativas aplicables, especialmente en lo que respecta al almacenamiento seguro y conforme a la ley de documentos y datos en la zona europea. Algunas herramientas (por ejemplo, sproof sign) se basan en el estándar de documentos PDF/A, muy exigente.

Conclusión:

Es hora de firmar. Los servicios de firma electrónica basados en la web son una forma interesante y útil de simplificar los procesos empresariales y ahorrar tiempo y esfuerzo. En un contexto empresarial, es importante que cumpla todos los requisitos pertinentes para el caso de uso concreto.

sproof sign es el proveedor mejor valorado en la categoría de firma electrónica en la plataforma de evaluación independiente OMR Reviews para el tercer y cuarto trimestre de 2023, así como para el primer trimestre de 2024.