Cómo firmar sus contratos digitalmente y garantizar su validez jurídica

Sigue reinando la confusión: Términos diferentes, a menudo muy similares, como forma escrita, escrito, libertad de forma, letra manuscrita causan confusión cuando se trata de gestionar contratos. Por esta razón, desgraciadamente, la gente sigue recurriendo a menudo al bolígrafo, al papel y a los engorrosos canales postales cuando hay algo que firmar.

En este artículo, aclararemos para qué casos de uso la firma digital es legalmente válida al 100% y puede garantizarse el máximo valor probatorio y trazabilidad. Pequeño "spoiler": Sólo hay muy pocos casos excepcionales en los que la firma electrónica no esté permitida. Por lo demás, el proceso de firma digital "triunfa" sobre la firma analógica en todos los casos por su infalsificabilidad técnica y su altísimo valor probatorio.

¿Cuál es la función de los contratos?

Básicamente, es obvia: al firmar un contrato, todas las partes implicadas aceptan las condiciones y obligaciones establecidas en el mismo. La firma de un contrato garantiza que todas las partes del contrato cumplen con sus obligaciones y que sus derechos e intereses están protegidos. Además, en caso de conflicto, un documento firmado puede servir como prueba y ayudar a mantenerse firme ante un tribunal. La forma más eficaz de firmar los contratos es hacerlo digitalmente.

Independientemente de que sean analógicos o digitales: ¿Qué significa la libertad de forma para los contratos?

En los países europeos, los contratos suelen ser válidos sin una forma prescrita. Esto significa que no existen normas sobre la forma en que deben firmarse los contratos. Por ejemplo, está permitida la forma electrónica, escrita o incluso oral (véase el artículo 883 ABG). En última instancia, las propias partes contratantes pueden acordar un tipo específico de firma.

Para los contratos informales, no existen requisitos legales sobre la forma de firmar, pero para muchos fines empresariales, ¡se recomienda precaución! Sería una falacia firmar acuerdos importantes que no están sujetos a ningún requisito de forma con un estándar de firma electrónica bajo. Si hay contratos con sumas de negociación elevadas o riesgos de responsabilidad elevados, sin duda debe utilizarse un estándar de firma electrónica alto.

Algunos contratos exigen por ley la forma escrita.

Para ciertos tipos de contrato, la protección de una de las partes contratantes reviste especial importancia, por lo que la ley exige la forma escrita. En términos jurídicos, esto se conoce como la forma escrita. Para cumplir con la forma escrita o escrito, la ley exige la firma manuscrita de ambas partes contratantes. En Austria la forma escrita está regulada en el § 886 ABGB, en Alemania en el § 126 párrafo 1 BGB.

He aquí la buena noticia anclada en la ley: De acuerdo con el § 126a BGB (DE), la forma escrita exigida legalmente puede ser sustituida por la forma electrónica, a menos que la ley estipule lo contrario. En general, el Reglamento eIDAS, en vigor en toda Europa desde 2016, regula los requisitos técnicos y de contenido de la firma electrónica.

Si se exige específicamente la "forma escrita", puede utilizarse la firma electrónica reconocida (FER) para firmar de conformidad con la ley.

Por lo tanto, es importante entender que los términos "forma escrita" o "escritura", que suelen implicar letra manuscrita y papel, no excluyen en absoluto los métodos digitales. La firma digital puede ser 100% equivalente a la "escritura a mano".

El último testamento. En raras ocasiones, basta con una "firma húmeda".

Sólo es necesaria la firma manuscrita para la celebración de contratos y la firma de documentos si así lo exige expresamente (¡!) una disposición legal o una disposición contractual entre las partes.

Además de algunos documentos del derecho de sucesiones como los testamentos (que incluso deben ser manuscritos) y algunas otras actas notariales, hay algunos ejemplos destacados de tipos de documentos, especialmente en recursos humanos, que por ley sólo pueden firmarse a mano.

Un ejemplo es la rescisión del contrato de trabajo mediante preaviso o acuerdo de rescisión § 623 BGB en la legislación alemana (¡!). Ninguna forma de firma electrónica puede sustituir a la forma escrita en este caso; esto se debe a que la forma electrónica está expresamente excluida por la ley en virtud del § 623 BGB.

Un gran paso atrás en la política alemana de digitalización ha sido objeto recientemente de un controvertido debate en muchos medios de comunicación. Desde 1995, los empresarios en Alemania están obligados por la Ley de Verificación (NachwG) a registrar por escrito las condiciones contractuales más importantes y entregarlas al trabajador para su firma: La transcripción de las condiciones esenciales de empleo (§2 NachwG). Aunque la Directiva de la UE (Reglamento eIDAS) permite la transmisión electrónica, en Alemania no está permitido dejar constancia de las condiciones esenciales del contrato en formato electrónico. Ni siquiera una firma electrónica cualificada cumple los requisitos de la Nachweisgesetz.

Nuestra valoración personal: Sólo será cuestión de tiempo que las ofensivas de digitalización, especialmente necesarias en el ámbito de los recursos humanos, también influyan positivamente en la legislación y muy pronto la ley sobre la prueba también se adaptará de nuevo.

Además, incluso para este caso especial, ya existen "soluciones provisionales" para limitar al máximo la cantidad de papel y de tiempo empleado y reducir al mínimo las interrupciones de los medios de comunicación. Esto funciona, por ejemplo, gracias a los documentos adicionales que se firman de forma análoga conforme a la ley, pero se sigue gestionando una copia digital que se almacena de forma centralizada en el archivo digital.

Sin riesgo alguno: Firme digitalmente y de acuerdo con el requisito formal exigido.

Independientemente de si es analógico o digital, la legislación nacional regula en primer lugar si un contrato está sujeto a un requisito formal y cómo. Una vez que tenga una visión general de esto y haya decidido tomar el camino digital, que le ahorrará tiempo, el Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza) entra en vigor en todos los estados miembros de la UE/CEE como marco válido. Este marco jurídico debe impulsar la transformación digital en toda Europa, permitir procesos empresariales sin discontinuidad de medios y posibilitar procesos electrónicos seguros entre 28 mercados individuales.

Una gran parte del eIDAS regula los temas de la identidad digital segura y la firma electrónica segura. Así que si, como se ha mencionado antes, la firma electrónica no está decididamente excluida por las leyes nacionales, los contratos pueden firmarse de acuerdo con las directrices del eIDAS. El reglamento distingue básicamente entre tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.

Es importante que todos los operadores comerciales tengan una buena visión de conjunto de los procesos contractuales de la empresa para decidir qué norma de firma es la adecuada para cada proceso contractual.

Le recomendamos que lea detenidamente nuestro artículo de visión general sobre las normas de firma. En combinación con este artículo, podrá decidir cuáles de sus contratos debe firmar con qué norma.

He aquí un ejemplo habitual en la práctica para una firma sin validez legal:

Ejemplo de correo electrónico: Las decisiones que se ejecutan como texto en un correo están sujetas a la forma escrita para ser legalmente válidas. Esto significa que todas las partes del contrato deben estampar su firma por escrito. En este caso, a menudo se aplican firmas digitales insuficientes. Los siguientes procedimientos no son legalmente válidos:

• Imprimir, firmar, escanear de nuevo, enviar (alteración de los medios).
• Colocar una imagen de una firma en el documento de correo electrónico (firma electrónica simple)

Sólo la firma electrónica reconocida sería el método legalmente válido en este caso.

Conclusión

A pesar de las ofensivas de digitalización y de los nuevos métodos para hacer negocios sin papel, estamos convencidos de que la firma siempre será una parte esencial de las decisiones y aprobaciones de todo tipo. En consecuencia, es un requisito previo, especialmente en el sector profesional, saber que la seguridad y la conformidad están garantizadas.

Aquí es donde se hace patente la fuerza de las plataformas de firma electrónica como sproof sign: los procesos técnicamente complejos se gestionan en segundo plano. Para la firma electrónica reconocida, por ejemplo, sólo tiene que identificarse una vez. La plataforma le guía a lo largo del proceso, que dura 10 minutos.