Získávání podpisů (s pracovním postupem podepisování)

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí sproof sign získávat podpisy a chytře a snadno mapovat své podpisové procesy (pracovní postupy). Takzvaný pracovní postup vám pomůže zmapovat i složité podpisové procesy.

Nejprve důležité informace:

• Za podpisy vždy platí zvoucí osoba.
• Váš protějšek nemusí mít účet sproof sign a může jednoduše otevřít vaši pozvánku (např. e-mailem) pomocí jakéhokoli mobilního zařízení (chytrý telefon, PC, stůl) a postupovat podle pokynů.

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí sproof sign získávat podpisy a chytře a snadno mapovat své podpisové procesy (pracovní postupy). Takzvaný pracovní postup vám pomůže zmapovat i složité podpisové procesy.

Nejprve důležité informace:

• Za podpisy vždy platí zvoucí osoba.
• Váš protějšek nemusí mít účet sproof sign a může jednoduše otevřít vaši pozvánku (např. e-mailem) pomocí jakéhokoli mobilního zařízení (chytrý telefon, PC, stůl) a postupovat podle pokynů.

Pokyny krok za krokem

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí sproof sign definovat inteligentní pracovní postupy při získávání podpisů. Takzvaný pracovní postup vám pomůže zmapovat i složité podpisové procesy.

Pokyny krok za krokem

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí sproof sign definovat inteligentní pracovní postupy při získávání podpisů. Takzvaný pracovní postup vám pomůže zmapovat i složité podpisové procesy.

Jakmile se přihlásíte, máte několik možností, jak nahrát jeden nebo více dokumentů do složky dokumentů. Můžete také začít se šablonou, kterou chcete odeslat k podpisu.

Jakmile se přihlásíte, máte několik možností, jak nahrát jeden nebo více dokumentů do složky dokumentů. Můžete také začít se šablonou, kterou chcete odeslat k podpisu.

Dokument nebo dokumenty se otevřou v zobrazení editoru sproof sign. Otevřete záložku "Příjemce" na pravé straně.

Dokument nebo dokumenty se otevřou v zobrazení editoru sproof sign. Otevřete záložku "Příjemce" na pravé straně.

Klikněte na možnost "Přidat příjemce".

1. Buď klikněte na "Vybrat z kontaktů" a získáte přístup ke všem uloženým kontaktům, pracovním postupům a skupinám. Kliknutím na symbol plus přidáte jednotlivé příjemce.

2. Můžete také přímo v panelu vyhledávání vyhledat již uložené kontakty, skupiny nebo pracovní postupy a/nebo přímo přidat nový kontakt.

Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko "Další":

Klikněte na možnost "Přidat příjemce".

1. Buď klikněte na "Vybrat z kontaktů" a získáte přístup ke všem uloženým kontaktům, pracovním postupům a skupinám. Kliknutím na symbol plus přidáte jednotlivé příjemce.

2. Můžete také přímo v panelu vyhledávání vyhledat již uložené kontakty, skupiny nebo pracovní postupy a/nebo přímo přidat nový kontakt.

Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko "Další":

Nyní můžete vytvořit pracovní postup podpisu včetně standardu elektronického podpisu, pořadí podpisů a dalších nastavení. .

1. Definujte podpisovou sekvenci. Pozvané osoby můžete přesunout do nového kola pomocí funkce drag & drop. Dokument(y) budou odeslány do dalšího kola až po dokončení předchozího kola.
2. Nastavení skupiny můžete definovat kliknutím na tři tečky. Můžete určit, že pouze jedna osoba ve skupině podepisujících osob musí podepsat jménem ostatních osob ve skupině. Podpisy ostatních osob ve skupině jsou pak nepovinné a nemají žádný vliv na pracovní postup. Totéž funguje i ve skupině "schvalovatelů".

V tomto okně můžete skupinu také opět rozpustit.

3. Zde můžete určit typ elektronického podpisu, kterým musí osoby přidané jako signatáři podepisovat. Pokud toto nastavení neprovedete, mají možnost volby samy přizvané osoby. Pomocí sproof sign (zaručený podpis) podepisujete vy i váš protějšek 100% eIDAS-kompatibilní zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Díky integrovanému rozhraní pro všechny poskytovatele eID máte vy nebo přizvané osoby k dispozici všechny poskytovatele eID z celé Evropy. Například ID-Austria nebo německý občanský průkaz s online funkcí.
4. Kliknutím na tuto šipku přejdete do nastavení příjemce. Tato nastavení jsou vysvětlena v následující části.

Nyní můžete vytvořit pracovní postup podpisu včetně standardu elektronického podpisu, pořadí podpisů a dalších nastavení. .

1. Definujte podpisovou sekvenci. Pozvané osoby můžete přesunout do nového kola pomocí funkce drag & drop. Dokument(y) budou odeslány do dalšího kola až po dokončení předchozího kola.
2. Nastavení skupiny můžete definovat kliknutím na tři tečky. Můžete určit, že pouze jedna osoba ve skupině podepisujících osob musí podepsat jménem ostatních osob ve skupině. Podpisy ostatních osob ve skupině jsou pak nepovinné a nemají žádný vliv na pracovní postup. Totéž funguje i ve skupině "schvalovatelů".

V tomto okně můžete skupinu také opět rozpustit.

3. Zde můžete určit typ elektronického podpisu, kterým musí osoby přidané jako signatáři podepisovat. Pokud toto nastavení neprovedete, mají možnost volby samy přizvané osoby. Pomocí sproof sign (zaručený podpis) podepisujete vy i váš protějšek 100% eIDAS-kompatibilní zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Díky integrovanému rozhraní pro všechny poskytovatele eID máte vy nebo přizvané osoby k dispozici všechny poskytovatele eID z celé Evropy. Například ID-Austria nebo německý občanský průkaz s online funkcí.
4. Kliknutím na tuto šipku přejdete do nastavení příjemce. Tato nastavení jsou vysvětlena v následující části.

1. V nastavení příjemce můžete nejprve definovat roli pozvané osoby.

V programu sproof sign jsou k dispozici tři role pro přidávání příjemců do procesu podepisování:.

• Podepisující osoba: Pozvaná osoba musí dokument podepsat.
• Schvalovatel: Odesílaná osoba: Odesílaná osoba je oprávněná k podpisu smlouvy: Pozvaná osoba musí dokument schválit.
• Prohlížeč: Pozvaná osoba musí dokument pouze "zobrazit".

Důležité: Podepisující a schvalující osoby ovlivňují průběh pracovního postupu. To znamená, že pokud osoba na určené pozici nepodepisuje nebo neschvaluje, nelze pracovní postup dokončit. V případě prohlížející osoby tomu tak není!

2. Pro jednotlivou osobu můžete navíc definovat individuální typ podpisu, který by měl být vyloučen z obecného standardu podpisu, který je určen pro ostatní osoby v pracovním postupu. Infor: Pokud chcete, aby protistrana podepisovala kvalifikovaným elektronickým podpisem (KEP), ale tato osoba nemá KEP, můžete uhradit náklady na identifikaci. Více informací naleznete zde.

Můžete také ručně změnit pořadí podpisů pro jednotlivé příjemce nebo příjemce zcela odebrat. Příjemce můžete opět odebrat kliknutím na červené tlačítko.

Šipkou v horní části se vrátíte zpět do přehledu.

Po provedení všech nastavení klikněte na tlačítko "Další".

1. V nastavení příjemce můžete nejprve definovat roli pozvané osoby.

V programu sproof sign jsou k dispozici tři role pro přidávání příjemců do procesu podepisování:.

• Podepisující osoba: Pozvaná osoba musí dokument podepsat.
• Schvalovatel: Odesílaná osoba: Odesílaná osoba je oprávněná k podpisu smlouvy: Pozvaná osoba musí dokument schválit.
• Prohlížeč: Pozvaná osoba musí dokument pouze "zobrazit".

Důležité: Podepisující a schvalující osoby ovlivňují průběh pracovního postupu. To znamená, že pokud osoba na určené pozici nepodepisuje nebo neschvaluje, nelze pracovní postup dokončit. V případě prohlížející osoby tomu tak není!

2. Pro jednotlivou osobu můžete navíc definovat individuální typ podpisu, který by měl být vyloučen z obecného standardu podpisu, který je určen pro ostatní osoby v pracovním postupu. Infor: Pokud chcete, aby protistrana podepisovala kvalifikovaným elektronickým podpisem (KEP), ale tato osoba nemá KEP, můžete uhradit náklady na identifikaci. Více informací naleznete zde.

Můžete také ručně změnit pořadí podpisů pro jednotlivé příjemce nebo příjemce zcela odebrat. Příjemce můžete opět odebrat kliknutím na červené tlačítko.

Šipkou v horní části se vrátíte zpět do přehledu.

Po provedení všech nastavení klikněte na tlačítko "Další".

Zde se dostáváme k rozhodujícímu kroku:

1. Zde vidíte, pro které signatáře definujete pozici podpisu a pole formuláře. Mezi příjemci můžete přepínat pomocí rozbalovací nabídky.
2. Umístěte na dokument alespoň jeden zástupný symbol pro každého příjemce, abyste definovali pozici podpisu, a pokračujte.
3. Zde najdete předdefinovaná pole, která můžete na dokument umístit také pomocí funkce drag & drop. Tato pole však může vyplnit pouze tento konkrétní uživatel. (Poznámka: Obecná pole lze definovat pouze v úvodním zobrazení v části "Upravit formulář". Poté je může vyplnit libovolný uživatel).

U všech zástupných symbolů podpisu a formulářových polí lze upravit velikost a polohu. Kliknutím na zelené X pole opět odeberete.

V miniaturním zobrazení vlevo vidíte, na které stránce jste umístili formulářová pole a zástupné symboly podpisu pro které příjemce. Malé indikátory mají pro každou osobu jinou barvu.

Po dokončení přípravy dokumentu klikněte na tlačítko "Další".

Zde se dostáváme k rozhodujícímu kroku:

1. Zde vidíte, pro které signatáře definujete pozici podpisu a pole formuláře. Mezi příjemci můžete přepínat pomocí rozbalovací nabídky.
2. Umístěte na dokument alespoň jeden zástupný symbol pro každého příjemce, abyste definovali pozici podpisu, a pokračujte.
3. Zde najdete předdefinovaná pole, která můžete na dokument umístit také pomocí funkce drag & drop. Tato pole však může vyplnit pouze tento konkrétní uživatel. (Poznámka: Obecná pole lze definovat pouze v úvodním zobrazení v části "Upravit formulář". Poté je může vyplnit libovolný uživatel).

U všech zástupných symbolů podpisu a formulářových polí lze upravit velikost a polohu. Kliknutím na zelené X pole opět odeberete.

V miniaturním zobrazení vlevo vidíte, na které stránce jste umístili formulářová pole a zástupné symboly podpisu pro které příjemce. Malé indikátory mají pro každou osobu jinou barvu.

Po dokončení přípravy dokumentu klikněte na tlačítko "Další".

1. V nastavení pozvánek můžete:

• aktivovat přátelské připomenutí: Jednoduše určete, od kdy a jak často (denně, týdně atd.) mají být zasílány upomínky.
• Nastavit datum splatnosti, po kterém již nebude možné dokument upravovat.

2. Přidat do e-mailu s upomínkou osobní zprávu. Můžete také vybrat "předchozí zprávy" a znovu je použít.
3. V doplňkových nastaveních můžete určit, zda mají být dokumenty

• mohou být předány třetím stranám
• má být hotový dokument zaslán všem ve formátu PDF
• definovat uživatelsky definovaný jazyk pozvánky.

Nakonec klikněte na tlačítko "Odeslat pozvánku".

1. V nastavení pozvánek můžete:

• aktivovat přátelské připomenutí: Jednoduše určete, od kdy a jak často (denně, týdně atd.) mají být zasílány upomínky.
• Nastavit datum splatnosti, po kterém již nebude možné dokument upravovat.

2. Přidat do e-mailu s upomínkou osobní zprávu. Můžete také vybrat "předchozí zprávy" a znovu je použít.
3. V doplňkových nastaveních můžete určit, zda mají být dokumenty

• mohou být předány třetím stranám
• má být hotový dokument zaslán všem ve formátu PDF
• definovat uživatelsky definovaný jazyk pozvánky.

Nakonec klikněte na tlačítko "Odeslat pozvánku".

Jakmile je dokument odeslán, můžete sledovat průběh podepisování v dokumentu v části "Příjemci" a na ovládacím panelu.

Po pozvání můžete v dokumentu upravit nastavení připomenutí, zobrazit obecná nastavení a dodatečně přidat další příjemce do dokumentu.

Kliknutím na šipku můžete revidovat nastavené položky podpisu, znovu odeslat pozvánku nebo kontakt zcela odstranit, pokud ještě nebyl podepsán.

Jakmile je dokument odeslán, můžete sledovat průběh podepisování v dokumentu v části "Příjemci" a na ovládacím panelu.

Po pozvání můžete v dokumentu upravit nastavení připomenutí, zobrazit obecná nastavení a dodatečně přidat další příjemce do dokumentu.

Kliknutím na šipku můžete revidovat nastavené položky podpisu, znovu odeslat pozvánku nebo kontakt zcela odstranit, pokud ještě nebyl podepsán.