Používání a správa pracovních postupů

Pokyny krok za krokem

V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pro vás a váš tým ještě více zefektivnit získávání podpisů pomocí tzv. pracovních postupů.

Pracovní postup se skládá z nejdůležitějších nastavení, která chcete používat nebo opakovaně používat při získávání podpisů pro určité typy dokumentů.

Ušetříte tak drahocenný čas: Následující nastavení lze uložit a znovu použít při opětovném načítání. (parametry lze ukládat granulárně)

• Seznam příjemců
• Pořadí podpisů
• Možnost: V jednom podpisovém kole se musí podepsat pouze jedna osoba
• Role jednotlivých příjemců (signatář, pozorovatel)
• Požadovaný typ podpisu (AES, QES)
• Datum a četnost připomínek
• Zpráva s výzvou
• Povolení k předání

V následujícím textu si ukážeme, jak optimálně používat pracovní postupy. Zde je jejich přehled:

A) Ukládání pracovních postupů B) Používání pracovních postupů C) Aktualizace pracovních postupů D) Sdílení pracovních postupů s týmem

A) Uložení pracovního postupu

Abyste mohli poprvé sami uložit pracovní postup, musíte projít procesem pozvání. Viz návod Získání podpisů (s podpisem pracovního postupu ).

Při odesílání pozvánky budete dotázáni, zda chcete tento pracovní postup uložit. Udělejte to, abyste uložili svůj první pracovní postup.

V dalším kroku budete dotázáni, které parametry chcete uložit do pracovního postupu. Například můžete chtít k podpisu určitého typu smlouvy vyzvat vždy stejný seznam kontaktů a zadat stejnou sekvenci podpisů, ale čas od času požadovat, aby příjemci používali jiný typ podpisu. V takovém případě doporučujeme zrušit zaškrtnutí políčka "SIgnature type: QES".

Jakmile provedete všechna nastavení správně a pracovní postup vhodně pojmenujete, můžete jej uložit.

B) Použijte pracovní postupy

Všechny pracovní postupy jsou uloženy na kartě "Kontakty a pracovní postupy". Přepněte na kartu "Pracovní postupy". Pokud na pracovní postup kliknete, zobrazí se všechny podrobnosti a parametry, které pracovní postup obsahuje.

Kliknutím na "3 tečky" vpravo od položky můžete také spustit různé akce pro pracovní postup, např. přejmenovat nebo odstranit pracovní postup.

Chcete-li zahájit nový proces pozvání pomocí pracovního postupu, klikněte na "Použít pracovní postup". V dalším kroku můžete rozhodnout, s jakými dokumenty chcete proces pozvání zahájit. Dokumenty můžete nahrát, vybrat z panelu nástrojů nebo použít šablony.

Kliknutím na tlačítko "Přidat" se dostanete přímo do editoru značek sproof, nahrají se správné dokumenty a vidíte, že všechna nastavení již byla provedena v souladu s pracovním postupem.

Druhou možností je výběr pracovního postupu přímo v editoru v pravém postranním panelu. Na kartě "Příjemci" máte také možnost vybrat celý pracovní postup místo jednotlivých kontaktů.

Jakmile se rozhodnete pro pracovní postup, stačí definovat pozice podpisu a případně pole formuláře pro jednotlivé příjemce pomocí funkce drag & drop.

V posledním kroku můžete odeslat výzvu k podpisu.

C) Aktualizace pracovních postupů

Máte také možnost aktualizovat stávající pracovní postup. Za tímto účelem otevřete existující pracovní postup, změňte jednotlivé parametry podle potřeby a poté odešlete dokumenty k podpisu.

V posledním kroku máte možnost pracovní postup přepsat kliknutím na tlačítko "Aktualizovat pracovní postup". Pracovní postup pak bude mít stejný název, ale bude upraven.

D) Sdílet pracovní postupy s týmem

Máte možnost sdílet jednotlivé pracovní postupy s týmem. To může urychlit nebo zjednodušit procesy pro celý tým.

Chcete-li tak učinit, přejděte do podrobného zobrazení pracovního postupu. Za tímto účelem přejděte na kartu "Pracovní postupy" v přehledu "Kontakty a pracovní postupy". Pracovní postup můžete uvolnit kliknutím na tlačítko Sdílet.

Pokud chcete pracovní postup stáhnout, můžete to provést opět v podrobném zobrazení. Chcete-li tak učinit, klikněte znovu na ikonu "Sdílet" a schválení stáhněte.