Uporaba in upravljanje delovnih tokov

Navodila po korakih

V tem vodniku vam želimo pokazati, kako lahko s pomočjo tako imenovanih delovnih tokov poskrbite, da bo pridobivanje podpisov za vas in vašo ekipo še učinkovitejše.

Delovni tok je sestavljen iz najpomembnejših nastavitev, ki jih želite uporabiti ali ponovno uporabiti pri pridobivanju podpisov za določene vrste dokumentov.

Prihranite dragoceni čas: Naslednje nastavitve lahko shranite in jih ponovno uporabite pri ponovnem nalaganju. (parametre je mogoče shraniti granularno)

• Seznam prejemnikov
• Vrstni red podpisov
• Možnost: V krogu podpisov se mora podpisati samo ena oseba
• Vloga posameznih prejemnikov (podpisnik, opazovalec)
• zahtevana vrsta podpisa (AES, QES)
• Datum in pogostost opomnika
• Sporočilo z vabilom
• Dovoljenje za posredovanje

V nadaljevanju vam bomo pokazali, kako optimalno uporabljati delovne tokove. Tukaj je pregled:

A) Shranjevanje delovnih tokov B) Uporaba delovnih tokov C) Posodabljanje delovnih tokov D) Deljenje delovnih tokov z ekipo

A) Shranjevanje poteka dela

Če želite prvič sami shraniti potek dela, morate opraviti postopek povabila. Oglejte si vodnik Pridobivanje podpisov (s potekom dela s podpisom ).

Ko pošljete povabilo, vas bo vprašal, ali želite ta potek dela shraniti. To storite, če želite shraniti svoj prvi potek dela.

V naslednjem koraku boste vprašali, katere parametre želite shraniti v delovnem postopku. Morda boste na primer vedno želeli povabiti isti seznam stikov k podpisu določene vrste pogodbe in določiti enako zaporedje podpisovanja, vendar boste od prejemnikov občasno zahtevali drugačno vrsto podpisa. V tem primeru vam priporočamo, da prekličete izbiro možnosti "SIgnature type: QES".

Ko ste pravilno opravili vse nastavitve in delovnemu postopku določili ustrezno ime, lahko delovni postopek shranite.

B) Uporabite delovne tokove

Vsi vaši delovni tokovi so shranjeni v zavihku "Stiki in delovni tokovi". Preklopite na zavihek "Delovni tokovi". Če kliknete delovni tok, se prikažejo vse podrobnosti in parametri, ki jih delovni tok vsebuje.

S klikom na "3 pike" na skrajni desni strani vnosa lahko sprožite tudi različne akcije za delovni postopek, npr. preimenovanje ali brisanje delovnega postopka.

Če želite začeti nov postopek povabila z delovnim postopkom, kliknite na "Uporabi delovni postopek". V naslednjem koraku se lahko odločite, s katerimi dokumenti želite začeti postopek povabila. Dokumente lahko naložite, jih izberete z nadzorne plošče ali uporabite predloge.

S klikom na "Dodaj" se neposredno prestavite v urejevalnik znakov sproof, naložijo se ustrezni dokumenti in vidite, da so vse nastavitve že opravljene v skladu z delovnim postopkom.

Druga možnost je, da delovni postopek izberete neposredno v urejevalniku v desni stranski vrstici. V zavihku "Prejemniki" imate tudi možnost, da namesto posameznih stikov izberete celoten potek dela.

Ko se odločite za potek dela, morate le še določiti položaje podpisa in po možnosti polja obrazca za posamezne prejemnike z metodo povleci in spusti.

V zadnjem koraku lahko pošljete vabilo za podpis.

C) Posodabljanje delovnih tokov

Na voljo imate tudi možnost posodobitve obstoječega delovnega poteka. To storite tako, da odprete obstoječi potek dela, po potrebi spremenite posamezne parametre in nato pošljete dokumente v podpis.

V zadnjem koraku imate možnost, da delovni tok prepišete s klikom na "Posodobi delovni tok". Delovni postopek ima nato enako ime, vendar je prilagojen.

D) Delite delovne tokove z ekipo

Posamezne delovne tokove lahko delite z ekipo. S tem lahko pospešite ali poenostavite postopke za celotno ekipo.

Če želite to storiti, pojdite v podroben prikaz delovnega poteka. To storite tako, da se v pregledu "Stiki in delovni tokovi" pomaknete na zavihek "Delovni tokovi". Delovni tok lahko sprostite tako, da kliknete gumb Deljenje.

Če želite delovni tok umakniti, lahko to ponovno storite v podrobnem pogledu. To storite tako, da ponovno kliknete ikono "Share" (Skupna raba) in umaknete odobritev.