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Assinar contratos legalmente em linha (e fazer com que sejam assinados) - o que precisa de saber
Atualizado em 10.02.2023
Os processos contratuais enfadonhos são coisa do passado - mas como funciona a assinatura de contratos online de forma fácil e segura? Neste artigo, ficará a saber como os contratos são assinados em linha ou como as assinaturas podem ser obtidas na Web. O que é importante, quais são os critérios de qualidade? Mas já tem um "spoiler" à partida: A simplicidade e a segurança podem, mas não têm de trabalhar em conjunto.
A assinatura eletrónica veio para ficar
É uma questão de atitude. Assinar um documento tem uma certa componente estética. Sela-se uma decisão com algo muito pessoal: a sua própria assinatura manuscrita. Esta assinatura é muitas vezes ensaiada e aperfeiçoada ao longo dos anos e, na maioria dos casos, mantém-se inalterada durante toda a vida profissional. Muitas vezes, a assinatura analógica de um documento está associada a uma reunião, há várias partes no contrato e, frequentemente, há algo de social nisso. As pessoas encontram-se, apertam as mãos, assinam um documento e depois arquivam-no num arquivo mais ou menos seguro. Na maior parte dos casos, as partes ficam satisfeitas e seguem o seu caminho.
O outro lado da moeda é óbvio. Independentemente de querer mapear processos de assinatura internos ou externos. Isso requer um nível muito elevado de recursos, que podem ser desperdiçados com a ajuda da assinatura digital. A digitalização dos processos de decisão já chegou mesmo a sectores e áreas de negócio muito "antigos". No contexto privado, a assinatura eletrónica de contratos já está generalizada há algum tempo e é apoiada por fornecedores estatais de identidade eletrónica em muitos países europeus.
Assim, a integração de soluções de assinatura no contexto empresarial parte muitas vezes de vozes individuais na empresa que há muito se familiarizaram com as vantagens das assinaturas electrónicas no sector privado. Muitos serviços governamentais em linha permitem aos cidadãos assinar contratos digitalmente. Em última análise, isto leva a que os empresários queiram usufruir das vantagens destas soluções de assinatura em linha para o processamento de contratos também nas suas próprias empresas.
Como é que a assinatura digital funciona?
Há cada vez mais ferramentas de assinatura novas, muitas vezes pequenas e gratuitas, que circulam na Internet, mantendo frequentemente o registo e a utilização a um nível muito baixo. Funciona exatamente como as ferramentas maiores: Guardou um documento digital localmente, carrega-o para uma ferramenta de navegação Web e assina-o. Com algumas ferramentas, o documento pode também ser descarregado e depois enviado. Em contrapartida, existem plataformas de assinatura complexas que são frequentemente integradas num sistema de gestão de documentos abrangente ou num sistema CRM ou ERP. Isto também permite a assinatura de terceiros ou a assinatura remota, que é muito mais complexa. Isto significa que também posso libertar um documento auto-assinado para assinatura, definir sequências de assinatura e fluxos de trabalho complexos, etc.
Especialmente no ambiente profissional, estão a ganhar cada vez mais aceitação as soluções especializadas na assinatura abrangente de documentos PDF, que oferecem os mais elevados padrões de segurança e, acima de tudo, uma orientação muito simples para o utilizador. A assinatura digital de documentos PDF através do navegador da Web pode ser dividida basicamente em três componentes essenciais.
Gestão de contratos:
Neste domínio, como já foi referido, a lacuna é grande. O critério mínimo para uma ferramenta Web é a capacidade de carregar documentos (na maioria das aplicações, os ficheiros são automaticamente convertidos para o formato PDF comum) e de os descarregar novamente após a assinatura ou de os armazenar de forma tão segura quanto possível. As ferramentas completas também permitem uma gestão inteligente e uma visão geral de todos os documentos importantes numa localização central.
A assinatura digital de documentos:
O elemento central de todas as ferramentas de assinatura em linha é a aplicação da assinatura digital a um documento contratual. A aplicação de uma assinatura digital válida a um documento PDF é um processo técnico que deve ser claramente distinguido da simples inserção de uma imagem de uma assinatura manual sem quaisquer outras medidas técnicas!
Em particular, uma assinatura digital válida permite detetar alterações posteriores ao documento. Tecnicamente, para uma assinatura digital, o conteúdo do documento está firmemente ligado à assinatura aplicada. O sproof sign, por exemplo, suporta a inserção de imagens de uma assinatura ou a assinatura manual no ecrã, mas também cria uma assinatura digital completa em segundo plano. Outro nível de assinaturas digitais são as assinaturas digitais qualificadas. Estas envolvem a verificação do signatário por um fornecedor de serviços de confiança. Trata-se de organizações que efectuam uma verificação exaustiva da identidade de uma pessoa ou organização e associam a identidade à assinatura no decurso da assinatura digital. As assinaturas digitais qualificadas têm, assim, um estatuto jurídico especial equivalente ao das assinaturas manuscritas.
Gestão de assinaturas e fluxos de trabalho:
Todo o potencial das plataformas de assinatura torna-se evidente quando se trata de enviar pedidos de assinatura seguros e conformes a terceiros. Por exemplo, o sproof sign permite delegar diferentes tarefas (por exemplo, assinar documentos, visualizar documentos, reencaminhar documentos) a diferentes pessoas. A comunicação ocorre, por um lado, dentro da WebApp e, por outro, através do tráfego de correio eletrónico. Desta forma, nada se perde. A delegação automatizada também facilita a gestão dos processos de assinatura e o cumprimento de prazos e limites de tempo. Além disso, é possível definir substitutos, definir notas de ausência, especificar sequências de assinatura e definir o padrão que deve ser utilizado para a assinatura.
A qualidade em primeiro lugar. - Os critérios de qualidade das ferramentas de assinatura baseadas na Web
As vantagens das assinaturas digitais são muitas e variadas. Segue-se uma lista das características de qualidade mais importantes das ferramentas avançadas de assinatura eletrónica:
Disponibilidade e segurança na nuvem:.
Os contratos em linha estão disponíveis em qualquer altura e em qualquer lugar, desde que tenha acesso à Internet. A disponibilidade 24/7 é a grande vantagem das soluções seguras na nuvem. No entanto, deve ter o cuidado de confiar num ambiente de armazenamento seguro e protegido contra o acesso não autorizado, a perda e a utilização indevida. No caso das aplicações em nuvem, deve ter o cuidado especial de garantir que a ferramenta está 100% alojada em servidores europeus.
A fiabilidade das assinaturas digitais:
Além disso, deve ter em atenção a forma como pode ou deve provar a sua própria identidade. Uma assinatura eletrónica simples (SES) não oferece qualquer proteção jurídica e nunca deve ser utilizada para assinaturas num contexto empresarial. Para obter o mais alto nível de segurança, deve utilizar a assinatura eletrónica qualificada (QES), que é a referência na Europa de acordo com o regulamento eIDAS. De facto, a escolha do fornecedor de assinaturas é de particular importância e é necessário um certo conhecimento básico das três normas de assinatura diferentes para poder mapear os casos de utilização na sua própria empresa da melhor forma possível.
Verifique as assinaturas electrónicas aplicadas:
Outro aspeto importante é o facto de as assinaturas electrónicas serem verificáveis para todo o sempre. As informações sobre todas as etapas do processo de assinatura - do início ao fim - incluindo as assinaturas aplicadas e a identidade única do(s) signatário(s) estão inseparavelmente ancoradas no documento pdf para sempre. As soluções completas de assinatura eletrónica (como o sproof sign) permitem a verificação diretamente na plataforma.
Colaboração:
A assinatura é um trabalho de equipa. Assine internamente ou obtenha aprovações de intervenientes externos. É importante poder gerir facilmente a sua equipa com uma conta de administrador. Deve poder adicionar facilmente novos utilizadores e aumentar facilmente o conjunto de unidades de assinatura disponíveis.
Conformidade:
É obrigatório que as empresas cumpram as leis e regulamentos aplicáveis, especialmente no que diz respeito ao armazenamento seguro e em conformidade com a lei de documentos e dados no espaço europeu. Algumas ferramentas (por exemplo, o sproof sign) baseiam-se no elevado padrão de documentos PDF/A.
Conclusão:
Está na altura de assinar. Os serviços de assinatura eletrónica baseados na Web são uma forma interessante e útil de simplificar os processos empresariais e poupar tempo e esforço. Num contexto empresarial, é importante que cumpra todos os requisitos relevantes para o caso de utilização específico.
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