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10 critérios que deve ter em conta ao escolher um fornecedor de assinaturas electrónicas (qualificadas)
Atualizado em 20.02.2023
As assinaturas electrónicas não só contribuem para uma melhor experiência do cliente, como também para funcionários mais felizes. A assinatura eletrónica permite processos transparentes, poupa muito tempo (e dinheiro) e acelera enormemente os processos empresariais internos e externos - tudo factores importantes para empresas de todas as dimensões que pretendem desenvolver-se (e crescer) num ambiente empresarial exigente.
Mas nem todas as soluções de assinatura eletrónica oferecem os mesmos benefícios. Se decidir utilizar as assinaturas electrónicas para dar o próximo passo na transformação digital da sua empresa (e obter uma vantagem decisiva sobre os seus concorrentes), deve saber o que esperar do fornecedor em quem confia.
#1 O fornecedor da sua escolha oferece-lhe a máxima flexibilidade
a) Pode assinar em qualquer lugar onde haja Internet
Graças à nuvem. Com sproof sign, pode assinar os seus documentos de forma rápida e eficiente a partir de qualquer lugar onde haja internet. Não importa se utiliza um portátil, smartphone, tablet ou mesmo um computador autónomo para este fim. Isto irá poupar-lhe tempo valioso para completar o resto das suas tarefas.
b) São suportadas todas as normas comuns de assinatura eletrónica
QES, AES, SES - nunca ouviu falar deles? Não há problema, nesta visão geral aprenderá de forma rápida e compacta tudo o que precisa de saber sobre os diferentes padrões de assinatura eletrónica . O sproof sign concentra-se em assinaturas electrónicas avançadas (AES) e assinaturas electrónicas qualificadas (QES) para lhe dar a melhor combinação de máxima flexibilidade e vinculação legal.
c) Pode assinar vários documentos com uma única autorização
A assinatura em lote é a frase mágica - e é uma das características mais populares do sproof sign. Esta funcionalidade permite-lhe assinar digitalmente qualquer número de documentos de uma só vez com uma única autenticação. Como resultado, alguns dos nossos clientes assinam milhares de documentos quase sem esforço e com o mínimo de mão de obra e tempo - mês após mês!
d) São suportados diferentes fornecedores de serviços de confiança
Como pode ver facilmente no Painel de Controlo eIDAS da União Europeia , a lista de fornecedores de serviços de confiança aprovados está em constante crescimento. Como resultado, pode ter de se identificar e provar novamente para diferentes soluções de assinatura, se forem utilizados diferentes fornecedores de serviços de confiança. O sproof sign já suporta um grande número de fornecedores de serviços de confiança qualificados, permitindo assim uma assinatura digital transfronteiriça "real". Serão adicionados novos fornecedores numa base contínua. O seu fornecedor de serviços fiduciários preferido ainda não é suportado? Não há problema, basta contactar-nos !
#2 A solução da sua escolha é auto-explicativa
A mais alta usabilidade é uma questão de honra - nós na sproof temos apenas um objetivo: desenvolver a ferramenta de assinatura com a melhor usabilidade no mercado (europeu). O seu tempo é valioso (os seus nervos também), com sproof sign pode assinar os seus documentos de forma rápida e fácil com apenas alguns cliques, sem ter de lidar com interfaces de utilizador complicadas e confusas. Veja por si mesmo - de preferência agora mesmo, e completamente grátis.
#3 É claro que é possível assinar em equipa
Quer seja interno ou externo - o sproof sign facilita a obtenção de assinaturas de várias pessoas e envia-lhe lembretes para assinar. Isto pode acontecer numa ordem definida, mas também é possível ter várias pessoas a assinar um documento ao mesmo tempo. Independentemente do aspeto do seu fluxo de trabalho, com as assinaturas electrónicas pode acelerar os seus processos de assinatura à velocidade da luz (pelo menos quase)!
São as pequenas coisas que tornam a nossa vida profissional mais fácil. Por exemplo, na sua avaliação no OMR Reviews , quando questionada sobre os problemas que resolve com o sproof sign, Alissa escreve, cito (traduzido do alemão):
Lembrar os meus supervisores das assinaturas sem ter de ser eu próprio a incomodar.
Alissa, Assistente do Centro de Arranque da FHUniversidade de Ciências Aplicadas de Salzburgo
#Pode começar imediatamente (agora)
A decisão foi tomada e prefere assinar (ou mandar assinar) digitalmente de imediato, mas qual é o problema? O sproof sign é uma solução na nuvem com certificação ISO 27001 e que pode ser integrada nas infra-estruturas de TI existentes em menos de duas horas. Oferece também uma gestão completa dos utilizadores, das equipas e dos custos, bem como uma verificação automática da identidade (Video-Ident) para assinaturas electrónicas qualificadas. Com a nossa solução, pode (ter) os seus documentos assinados no mais curto espaço de tempo possível e ter acesso imediato aos documentos carregados.
#5 Só você define os limites (onde os seus documentos são assinados)
As preocupações com a conformidade são coisa do passado. O sproof sign é totalmente compatível com o eIDAS e está em conformidade com o FDA 21 CFR Parte 11. Este último é um Código de Regulamentos Federais que especifica os regulamentos da Administração de Alimentos e Medicamentos dos Estados Unidos (FDA) sobre registos electrónicos e assinaturas electrónicas (ERES). Além disso, também é possível criar assinaturas de acordo com o Swiss Zert-ES para assinaturas digitais juridicamente vinculativas na Suíça. Isto significa que não há mais obstáculos à obtenção de assinaturas a nível mundial!
#6 A proteção abrangente dos dados faz parte do ADN digital
O tratamento seguro dos seus dados mais importantes é a nossa principal prioridade. Todas as informações são armazenadas exclusivamente em servidores europeus com certificação ISO e processadas de forma 100% compatível com a DSGVO. Além disso, na sproof sign, pode definir por si próprio o período de tempo após o qual os seus documentos finais assinados devem ser automaticamente eliminados.
Para além disso, internamente na sproof contamos com rigorosas medidas técnicas e organizacionais (TOMs) para proteger os dados e a privacidade dos nossos clientes.
#7 A integração é fundamental, especialmente quando se trata de ferramentas digitais para as tarefas diárias
Portanto, o sproof sign oferece integrações prontas para uso para os aplicativos mais importantes do Office, como Microsoft Teams, Microsoft Word ou Google Workspace (Google Drive), mas também soluções específicas do setor, como ADVOKAT e DATEV, são suportadas. Além disso, o suporte Zapier e uma API proprietária permitem a integração com praticamente qualquer aplicação ou fluxo de trabalho existente. Com o nosso apoio flexível à integração, estamos disponíveis para o ajudar em palavras e actos.
#8 Falar de dinheiro (custos) - completamente aberto e transparente
A sproof sign oferece uma estrutura de preços absolutamente transparente que é adaptada individualmente aos requisitos da sua empresa. Isto não só lhe permite poupar até 90% dos custos em comparação com as assinaturas manuscritas, como também lhe permite tirar o máximo partido desta compra. A propósito, a utilização privada é totalmente gratuita!
Para além disso, as assinaturas digitais são também extremamente sustentáveis. Por exemplo, se poupar 500 folhas de papel, reduz o consumo de 7,5 quilogramas de madeira, 130 litros de água e 26,8 quilowatts-hora de energia. Isto não só lhe permite poupar dinheiro, mas também recursos, contribuindo positivamente para o ambiente.
#9 Obtém o apoio ao cliente que merece
Como uma pequena e dinâmica empresa em fase de arranque, podemos oferecer-lhe um apoio rápido e personalizado que não encontrará em grandes empresas (mesmo a "pessoa de contacto pessoal" é de pouca ajuda). Na sproof, respondemos ativamente às necessidades dos nossos clientes e pode contar connosco para prestar um apoio rápido e direto a todas as suas preocupações.
#10 A sua marca está sempre em primeiro plano
Naturalmente, o sproof sign adapta-se perfeitamente à aparência e à identidade corporativa da sua empresa através de uma marca individual, se necessário - e, assim, proporciona-lhe um valor de reconhecimento. Isto dá-lhe um aspeto profissional e agrada tanto aos funcionários como aos clientes. Acreditava mesmo que o último ponto iria dizer algo diferente?
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A sproof sign é o fornecedor com a melhor classificação na categoria de assinaturas electrónicas na plataforma de avaliação independente OMR Reviews para o 3º e 4º trimestre de 2023, bem como para o 1º trimestre de 2024.