Digitale ondertekening & duurzaamheid

In deze blogpost leest u alles wat u moet weten over de nieuwe Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), de vereisten voor bedrijven en hoe sproof sign u kan helpen deze uitdagingen aan te gaan.

Wat is de MVO-rapportageverplichting?

De MVO-rapportageverplichting, oftewel de plicht tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, is een wettelijke verplichting voor bedrijven om regelmatig verslag uit te brengen over hun duurzaamheidsactiviteiten. Deze verslagen hebben betrekking op milieu-, sociale en bestuursaspecten (ESG) en zijn bedoeld om de transparantie over de niet-financiële impact van het bedrijf te vergroten. Het doel is om belanghebbenden - waaronder beleggers, klanten en het publiek - uitgebreide informatie te geven over de duurzaamheidspraktijken en sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Wat betekent de nieuwe duurzaamheidsrapportageverplichting voor u?

De CSRD wordt van kracht in 2024 en breidt de vorige Richtlijn Niet-financiële Rapportage (NFRD) aanzienlijk uit. Het doel is om de rapportage over duurzaamheidskwesties te standaardiseren en te reguleren, zodat er meer transparantie komt over sociale en milieuaspecten van het bedrijf. Maar wat betekent dit voor uw bedrijf?

Wat moet u rapporteren?

Bedrijven moeten uitgebreide informatie over milieu-, sociale en bestuursaspecten (ESG) openbaar maken. Dit omvat milieuaangelegenheden (bijv. uitstoot, energieverbruik), sociale aspecten (bijv. arbeidsomstandigheden, gelijkheid tussen mannen en vrouwen), werknemersaangelegenheden, respect voor mensenrechten en de strijd tegen corruptie en omkoping. Deze rapporten moeten zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens bevatten en zowel toekomstgericht als retrospectief zijn. Bovendien moeten ze de hele waardeketen van uw bedrijf bestrijken.

Voor wie geldt dit?

De CSRD is van toepassing op alle grote bedrijven die aan minstens twee van de volgende criteria voldoen

• Meer dan 250 werknemers
• Een balanstotaal van meer dan 20 miljoen euro
• Een netto-omzet van meer dan 40 miljoen euro

Dit betekent dat veel meer bedrijven dan voorheen hun duurzaamheidsmaatregelen openbaar zullen moeten maken.

Wanneer moet u actie ondernemen?

De nieuwe regels worden in drie fasen ingevoerd

• vanaf 1 januari 2024 voor bedrijven die al onder de NFRD vallen (eerste rapportage in 2025)
• vanaf 1 januari 2025 voor grote bedrijven die voorheen niet verplicht waren om te rapporteren (eerste rapportage in 2026)
• vanaf1 januari 2026 voor beursgenoteerde KMO's (eerste rapportage in 2027), met een opt-out optie tot 2028

Rapportagekader: formaat en normen

Met de CSRD heeft de EU uniforme Europese rapportagestandaarden geïntroduceerd die bedrijven moeten gebruiken voor hun duurzaamheidsverslagen. Deze standaarden, die bekend staan als de "European Sustainability Reporting Standards" (ESRS), zijn ontwikkeld door de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) en door de Europese Commissie omgezet in wetgeving.

De eerste verordeningen zullen in 2024 van kracht worden en bestaan uit twaalf standaarden die onderwerpen op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur en overkoepelende vereisten behandelen.

Er zijn vereenvoudigde rapportagenormen voor kleine en middelgrote ondernemingen die vanaf 2026 van toepassing zullen zijn:

• Bedrijven moeten rapporteren volgens het principe van dubbele materialiteit. Dit betekent dat ze zowel de impact van hun acties op het milieu en de maatschappij als de impact van milieu- en sociale veranderingen op hun bedrijf bekend moeten maken.

• De rapporten moeten in een digitaal, machineleesbaar formaat worden opgesteld en door onafhankelijke instanties worden beoordeeld om ervoor te zorgen dat ze aan de normen voldoen.

In de toekomst zijn er ook industriespecifieke rapportagenormen gepland om de rapportage verder te specificeren.

De e-handtekening is een belangrijk hulpmiddel voor het behalen van duurzaamheidsdoelstellingen

De digitalisering van bedrijfsprocessen is een belangrijke hefboom om efficiënt aan de vereisten van de CSRD te voldoen. Een fundamenteel proces dat daarom gedigitaliseerd zou moeten worden, is het ondertekenen van contracten en documenten. Vanaf de eerste dag dat e-handtekeningen op grote schaal worden ingevoerd, kan een bedrijf meetbaar een grote hoeveelheid papier besparen. Hulpbronnen die het milieu vervuilen.

Een voorbeeld: Laten we eens aannemen dat een bedrijf (slechts!) 500 vellen papier bespaart binnen een bepaalde periode dankzij de integratie van de e-handtekening. Deze maatregel leidt al tot een vermindering van het verbruik van 7,5 kilo hout, 130 liter water en 26,8 kilowattuur energie.

Het gebruik van digitale handtekeningen kan daarom een sleutel zijn tot het efficiënt voldoen aan de vereisten van de CSRD en een belangrijke stap in de richting van een duurzamer bestuur van bedrijven, waarbij ook precies berekend kan worden hoeveel hulpbronnen er bespaard zijn.

Verplicht of optioneel? Is duurzaamheidsrapportage ook op andere niveaus de moeite waard?

Voor veel bedrijven kan de verplichting om ESG-rapportage te verstrekken in eerste instantie lastig lijken. Maar de inspanning is eigenlijk ook de moeite waard voor organisaties die niet onder de CSRD of SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation) vallen. Dit komt omdat het transparant maken van uw eigen duurzaamheid steeds meer een concurrentievoordeel wordt:

• Versterking van reputatie en merk: consumenten waarderen duurzaamheid. ESG-rapportage kan het imago en merk van uw bedrijf verbeteren, wat helpt om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.
• Overtuig investeerders: Steeds meer investeerders houden rekening met duurzaamheid bij het nemen van beslissingen. Transparante ESG-rapportage kan uw bedrijf aantrekkelijker maken voor investeerders.
• Betere werving: Duurzaamheid is een doorslaggevend criterium voor veel werkzoekenden. Een goed ESG-rapport kan u helpen toptalent aan te trekken en te behouden.
• Middelen besparen: Door ESG KPI's te definiëren en te meten, kunnen bedrijven gericht besparen op hulpbronnen, bijvoorbeeld door het energieverbruik te verminderen en zo kosten te besparen.