Darbo eigos naudojimas ir valdymas

Žingsnis po žingsnio instrukcijos

Šioje pamokoje norėtume parodyti, kaip, pasitelkę vadinamąsias darbo eigas, galite dar efektyviau gauti parašus sau ir savo komandai.

Darbo eigą sudaro svarbiausi nustatymai, kuriuos norite naudoti arba pakartotinai naudoti gaudami tam tikrų tipų dokumentų parašus.

Sutaupykite brangaus laiko: Šiuos nustatymus galima išsaugoti ir pakartotinai naudoti juos perkeliant. (parametrus galima išsaugoti smulkiai)

• Gavėjų sąrašas
• Parašų eiliškumas
• Pasirinktis: "Pasirašyti parašus" (angl: Tik vienas asmuo turi pasirašyti parašų rate
• Atskirų gavėjų vaidmuo (pasirašiusysis, stebėtojas)
• Reikalaujamas parašo tipas (AES, QES)
• Priminimo data ir dažnumas
• Kvietimo pranešimas
• Leidimas persiųsti

Toliau parodysime, kaip optimaliai naudoti darbo eigą. Pateikiame apžvalgą:

A) Darbo eigos išsaugojimas B) Darbo eigos naudojimas C) Darbo eigos atnaujinimas D) Darbo eigos bendrinimas su komanda

A) Darbo eigos išsaugojimas

Norėdami pirmą kartą patys išsaugoti darbo eigą, turite pereiti kvietimo procesą. Žr. vadovą Parašų gavimas (su parašo darbo eiga ).

Siunčiant kvietimą, jūsų bus paklausta, ar norite išsaugoti šią darbo eigą. Atlikite tai, kad išsaugotumėte savo pirmąją darbo eigą.

Kitame žingsnyje jūsų bus paklausta, kokius parametrus norite išsaugoti darbo eigoje. Pavyzdžiui, galbūt norėsite visada kviesti tą patį kontaktų sąrašą pasirašyti tam tikro tipo sutartį ir nurodyti tą pačią pasirašymo seką, tačiau kartais reikalausite, kad gavėjai naudotų kitokio tipo parašą. Tokiu atveju rekomenduojame panaikinti žymos "SIgnature type: QES" parinktį.

Tinkamai atlikę visus nustatymus ir suteikę darbo eigai tinkamą pavadinimą, galite išsaugoti darbo eigą.

B) Naudokite darbo eigą

Visos jūsų darbo eigos išsaugomos skirtuke "Kontaktai ir darbo eigos". Pereikite į skirtuką "Darbo eigos". Spustelėję darbo eigą, pamatysite visą išsamią informaciją ir kokius parametrus turi darbo eiga.

Paspaudę "3 taškus", esančius įrašo dešinėje, taip pat galite pradėti įvairius su darbo eiga susijusius veiksmus, pvz., pervadinti arba ištrinti darbo eigą.

Norėdami pradėti naują kvietimo procesą su darbo eiga, spustelėkite "Use workflow" (naudoti darbo eigą). Kitame žingsnyje galite nuspręsti, nuo kokių dokumentų norite pradėti kvietimo procesą. Galite įkelti dokumentus, pasirinkti juos iš prietaisų skydelio arba naudoti šablonus.

Paspaudę "Pridėti" pateksite tiesiai į "Sproof" ženklo redaktorių, bus įkelti tinkami dokumentai ir matysite, kad visi nustatymai jau atlikti pagal darbo eigą.

Antrąją galimybę pasirinkti darbo eigą galite tiesiogiai dešinėje šoninėje juostoje esančiame redaktoriuje. Skirtuke "Gavėjai" taip pat turite galimybę pasirinkti visą darbo eigą, o ne atskirus kontaktus.

Nusprendus darbo eigą, tereikia nustatyti parašo pozicijas ir, pasirinktinai, atskirų gavėjų formos laukus, naudojant vilkimo ir nuleidimo metodą.

Paskutiniame žingsnyje galite išsiųsti kvietimą pasirašyti.

C) Darbo eigos atnaujinimas

Taip pat galite atnaujinti esamą darbo eigą. Norėdami tai padaryti, atidarykite esamą darbo eigą, pakeiskite atskirus parametrus, kaip reikia, ir tada išsiųskite dokumentus pasirašyti.

Paskutiniame žingsnyje turite galimybę perrašyti darbo eigą spustelėdami "Atnaujinti darbo eigą". Tuomet darbo eiga turės tą patį pavadinimą, tačiau bus pritaikyta.

D) dalytis darbo eiga su komanda

Galite dalytis atskiromis darbo eigomis su komanda. Tai gali pagreitinti arba supaprastinti procesus visai jūsų komandai.

Norėdami tai padaryti, eikite į detalų darbo eigos vaizdą. Norėdami tai padaryti, pereikite į peržiūros "Kontaktai ir darbo eigos" skirtuką "Darbo eigos". Darbo eigą galite paleisti spustelėję mygtuką "Share" (bendrinti).

Jei norite atšaukti darbo eigą, galite tai padaryti dar kartą išsamiame rodinyje. Norėdami tai padaryti, dar kartą spustelėkite piktogramą "Bendrinti" ir atšaukite patvirtinimą.