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Firmare contratti legalmente online (e farli firmare) - cosa deve sapere
Aggiornato il 10.02.2023
I noiosi processi contrattuali appartengono al passato - ma come funziona la firma dei contratti online in modo semplice e sicuro? In questo articolo, imparerà come si firmano i contratti online o come si ottengono le firme sul web. Cosa è importante, quali sono i criteri di qualità? Ma prima c'è uno "spoiler": Semplice e sicuro possono, ma non devono necessariamente lavorare insieme.
La firma elettronica è arrivata per restare
È una questione di atteggiamento. Firmare un documento ha una certa componente estetica. Si suggella una decisione con qualcosa di molto personale: la propria firma autografa. Questa firma viene spesso provata e perfezionata nel corso degli anni e, nella maggior parte dei casi, rimane invariata per tutta la vita aziendale. Spesso, la firma analogica di un documento è associata a un incontro, ci sono diverse parti del contratto e c'è spesso qualcosa di sociale. Le persone si incontrano, si stringono la mano, firmano un documento e poi lo archiviano in modo più o meno sicuro. Nella maggior parte dei casi, le parti sono soddisfatte e vanno per la loro strada.
L'altra faccia della medaglia è ovvia. Indipendentemente dal fatto che si vogliano mappare i processi di firma interni o esterni. Richiede un livello di risorse molto elevato, che può essere sprecato con l'aiuto della firma digitale. La digitalizzazione dei processi decisionali è già arrivata anche in settori e campi di attività molto 'antichi'. Nel contesto privato, la firma elettronica dei contratti è già diffusa da tempo ed è supportata da fornitori di eIdentity statali in molti Paesi europei.
Di conseguenza, l'integrazione delle soluzioni di firma nel contesto aziendale parte molto spesso da singole voci in azienda che hanno già da tempo acquisito familiarità con i vantaggi della firma elettronica nel settore privato. Molti servizi governativi online consentono ai cittadini di firmare i contratti in modo digitale. In ultima analisi, questo porta gli imprenditori a desiderare i vantaggi di queste soluzioni di firma online per l'elaborazione dei contratti anche nelle loro aziende.
Come funziona la firma digitale?
In rete circolano sempre più nuovi strumenti di firma, spesso piccoli e freeware, che spesso mantengono la registrazione e l'utilizzo a bassa soglia. Funzionano come gli strumenti più grandi: Lei ha salvato un documento digitale in locale, lo carica su uno strumento del browser web e lo firma. Con alcuni strumenti, il documento può anche essere scaricato e poi inviato. Per contro, esistono piattaforme di firma complesse che spesso sono integrate in un sistema di gestione documentale completo o in un sistema CRM o ERP. Questo consente anche la firma di terze parti, molto più complessa, o la firma remota. Ciò significa che posso anche rilasciare un documento autofirmato per la firma, definire sequenze di firma e flussi di lavoro complessi e così via.
Soprattutto nell'ambiente professionale, si stanno affermando sempre di più le soluzioni specializzate nella firma completa dei documenti PDF, che offrono i più elevati standard di sicurezza e, soprattutto, una guida utente molto semplice. La firma digitale dei documenti PDF tramite il browser web può essere fondamentalmente suddivisa in tre componenti essenziali.
Gestione dei contratti:
Qui, come già detto, il divario è ampio. Il criterio minimo per uno strumento web è la capacità di caricare i documenti (con la maggior parte delle applicazioni, i file vengono convertiti automaticamente nel comune formato PDF) e di scaricarli nuovamente dopo la firma o di archiviarli nel modo più sicuro possibile. Gli strumenti completi consentono anche una gestione intelligente e una panoramica di tutti i documenti importanti in una posizione centrale.
La firma digitale dei documenti:
L'elemento centrale di tutti gli strumenti di firma online è l'applicazione della firma digitale a un documento contrattuale. L'applicazione di una firma digitale valida a un documento PDF è un processo tecnico che deve essere chiaramente distinto dal semplice inserimento di un'immagine di una firma manuale senza ulteriori misure tecniche!
In particolare, una firma digitale valida consente di rilevare le modifiche successive al documento. Questo non è il caso del semplice inserimento di immagini. Tecnicamente, per una firma digitale, il contenuto del documento è saldamente legato alla firma applicata. L'aspetto visivo della firma sul documento è principalmente informativo e non è rilevante per la validità (tecnica). sproof sign, ad esempio, supporta l'inserimento di immagini di una firma o la firma manuale sullo schermo, ma crea anche una firma digitale completa in background. Un altro livello di firma digitale è rappresentato dalle firme digitali qualificate. Queste comportano la verifica del firmatario da parte di un fornitore di servizi fiduciari. Si tratta di organizzazioni che eseguono una verifica approfondita dell'identità di una persona o di un'organizzazione e collegano l'identità alla firma nel corso della firma digitale. Le firme digitali qualificate hanno quindi uno status giuridico speciale equivalente a quello delle firme autografe.
Gestione della firma e flussi di lavoro:
Il pieno potenziale delle piattaforme di firma diventa evidente quando si tratta di inviare richieste di firma sicure e conformi ad altri. Ad esempio, sproof sign consente di delegare compiti diversi (ad esempio, firmare documenti, visualizzare documenti, inoltrare documenti) a persone diverse. La comunicazione avviene da un lato all'interno della WebApp e dall'altro tramite il traffico postale. In questo modo, nulla può andare perso. La delega automatizzata facilita anche la gestione dei processi di firma e il rispetto di scadenze e limiti di tempo. Inoltre, è possibile definire sostituti, impostare note di assenza, specificare sequenze di firma e definire lo standard da utilizzare per la firma.
La qualità prima di tutto. - I criteri di qualità degli strumenti di firma basati sul web
I vantaggi della firma digitale sono molti e vari. Ecco un elenco delle caratteristiche qualitative più importanti degli strumenti di firma elettronica avanzati:
Disponibilità e sicurezza del cloud:.
I contratti online sono disponibili sempre e ovunque, purché abbia accesso a Internet. La disponibilità 24/7 è il grande vantaggio delle soluzioni cloud sicure. Tuttavia, occorre prestare molta attenzione a fare affidamento su un ambiente di archiviazione sicuro e protetto da accessi non autorizzati, perdita e uso improprio. Per le applicazioni cloud, occorre prestare particolare attenzione a garantire che lo strumento sia ospitato al 100% su server europei.
Affidabilità delle firme digitali:
Inoltre, occorre prestare attenzione a come si può o si deve dimostrare la propria identità. Una firma elettronica semplice (SES) non offre alcuna protezione legale e non dovrebbe mai essere utilizzata per le firme in un contesto aziendale. Per ottenere il massimo livello di sicurezza, si dovrebbe utilizzare la firma elettronica qualificata (QES), che è il punto di riferimento in Europa secondo il regolamento eIDAS. In effetti, la scelta del fornitore di firma è di particolare importanza ed è necessaria una certa conoscenza di base dei tre diversi standard di firma, per poter mappare al meglio i casi d'uso nella propria azienda.
Verifica delle firme elettroniche applicate:
Un'altra cosa fantastica è che le firme elettroniche sono verificabili per sempre. Le informazioni su ogni fase del processo di firma - dall'inizio alla fine - comprese le firme applicate e l'identità unica del firmatario/i, sono indissolubilmente ancorate nel documento pdf per sempre. Le soluzioni complete di firma elettronica (come sproof sign) consentono la verifica direttamente sulla piattaforma.
Collaborazione:
La firma è un lavoro di squadra. Firmi internamente o ottenga l'approvazione di soggetti esterni. È importante poter gestire il suo team in modo molto semplice con un account amministratore. I nuovi utenti devono poter essere aggiunti con estrema facilità e il pool di unità di firma disponibili deve poter essere aumentato con estrema facilità.
Conformità:
È obbligatorio per le aziende rispettare le leggi e le normative vigenti, soprattutto per quanto riguarda l'archiviazione sicura e conforme alla legge di documenti e dati nell'area europea. Alcuni strumenti (ad esempio sproof sign) si basano sull'elevato standard documentale PDF/A.
Conclusione:
È il momento di firmare. I servizi di firma elettronica basati sul web sono un modo interessante e utile per semplificare i processi aziendali e risparmiare tempo e fatica. In un contesto aziendale, è importante che soddisfino tutti i requisiti rilevanti per il caso d'uso specifico.
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