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Solicitar firmas electrónicas - obtener múltiples firmas digitales por correo electrónico (internas y externas)
Actualizado el 27.02.2023
Ha llegado la hora Es hora de adaptar los procesos empresariales para trabajar de forma más eficaz y, al mismo tiempo, más segura. La mejora de los flujos de trabajo digitales está ayudando en el mundo empresarial. Cada vez hay más plataformas y soluciones que pueden ayudar en todo, desde los procesos estándar absolutos hasta las aplicaciones especializadas de nicho. Uno de estos procesos estándar que puede mejorarse significativamente gracias a las soluciones digitales es la recogida de firmas.
En este artículo explicamos qué es un "flujo de trabajo de firmas" digital y cómo usted mismo, su empresa o su red se verán beneficiados si confían en una digitalización significativa.
Analógico frente a digital. Cómo obtener firmas.
Por supuesto, existe la variante de la "vieja escuela": Firmar con bolígrafo sobre papel. Eso tampoco cuesta mucho - sobre todo si usted es la persona que firma - y a veces parece más "elegante" o incluso más formal. Sobre todo si se combina con una reunión real. De todos modos, la firma manuscrita tiene validez legal.
Una segunda mirada revela la "cola de la rata": un proceso muy complejo, laborioso y que consume muchos recursos (impresión, escaneado, franqueo, envío, espera de la devolución, etc.). Esto significa también: interrupciones en los medios de comunicación que diluyen el valor probatorioy por último, pero no por ello menos importante: Obtener o esperar un contrato firmado y devuelto requiere mucho tiempo.
La alternativa es la firma digital o electrónica: Técnicamente, se trata de un método criptográfico basado en algoritmos de cifrado asimétricos. Permite verificar la autenticidad del documento y la identidad del firmante. Más información. Lo que en el fondo es técnicamente complejo y altamente seguro, queda oculto en primer plano por una interfaz de usuario fácil de usar. Al final, la firma digital legalmente válida es tan fácil como hacer una transferencia bancaria en línea.
La diferencia entre una firma electrónica legalmente válida y una leyenda sin valor.
De hecho, todavía no se ha aceptado de forma generalizada en el mundo empresarial que la emisión y la obtención de firmas digitales deben cumplir unas directrices estrictas. Esto se debe a que el más alto nivel de seguridad, tal y como se regula con precisión en el Reglamento eIDAS, no lo proporcionan innumerables herramientas web.
Las firmas de imágenes plantean un problema importante. Una imagen digital de la propia firma no es una firma digital válida y no cumple ninguna norma. No hay forma de verificar la identidad del firmante ni de garantizar la integridad (el documento no ha sido manipulado) del documento. Una firma con imagen puede manipularse fácilmente.
Es diferente con la firma electrónica avanzada o cualificada. Estas dos normas de firma electrónica garantizan una seguridad muy elevada para todas las partes implicadas en el proceso de firma. Muchos proveedores, sobre todo europeos, se han centrado en estas dos normas. Más información
Pero, ¿cómo puede averiguar o comprobar qué norma cumple una firma electrónica obtenida o incluso si una firma ha sido manipulada?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Básicamente, existen diferentes formas de firmar digitalmente: simple, avanzada y cualificada. A pesar de la apariencia superficialmente idéntica de las firmas digitales en el documento final, el estatus del tipo respectivo de firma digital y su naturaleza vinculante difieren".
QES, AES, SES: Visión general de todos los estándares de firma electrónica
Existen diferentes tipos de firmas digitales y debe seleccionarse una norma de firma específica en función del caso de uso y los requisitos. La base legal para ello en la UE es el Reglamento eIDAS, que define los requisitos para cada uno de los formularios. En este artículo se explican las tres normas de firma más importantes y sus distintas propiedades.En el caso de una simple firma electrónica o pie de imagen, no es posible detectar ninguna manipulación. En resumen, sólo una firma que pueda ser verificada por un servicio de verificación aprobado públicamente puede clasificarse como conforme a derecho. Plataformas como sproof sign están especializadas tanto en la creación de firmas al más alto nivel como en la verificación integrada de cualquier documento.
En el caso de una simple firma electrónica o pie de imagen, no es posible detectar ninguna manipulación. En resumen, sólo una firma que pueda ser verificada por un servicio de verificación aprobado públicamente puede clasificarse como conforme a derecho. Plataformas como sproof sign están especializadas en ambas cosas: la creación de firmas al más alto nivel y la verificación integrada de cualquier documento.
El poder del flujo de trabajo: Obtenga firmas digitales externas en sólo 5 pasos
1) Añadircontactos comerciales ¡Por supuesto! Si quiero entregar un documento para su firma, el primer paso es conocer los datos de contacto. En la mayoría de los casos, las solicitudes de firma se gestionan a través de la dirección de correo, puesto que ésta ya proporciona una buena base para autenticar a la otra parte. En el caso de la firma electrónica avanzada (FEA), la prueba de identidad está directamente vinculada a la dirección de correo personal. En consecuencia, la contraparte emite una firma digital con la misma dirección de correo que se utilizó para la solicitud de firma.
Una de las ventajas de una plataforma de firma electrónica, ya desde el inicio de la solicitud de firma, es la sencilla gestión de los datos de contacto. Por regla general, los contactos utilizados con frecuencia se sugieren automáticamente durante los procesos de recogida, y todos los datos de contacto se introducen automáticamente en un sistema simplificado de gestión de contactos, donde pueden visualizarse y editarse.
3) Defina secuencias de firma y funciones. Existen varios casos de uso en los que se quiere evitar que varios contactos reciban un documento para su firma al mismo tiempo. Un caso de uso podría ser que la dirección firme después de los representantes de otros dos departamentos y, finalmente, la secretaria reciba el documento para su visualización o para una descarga final.
4) Definir posiciones de firma. Una de las características más esenciales de cualquier plataforma de firma es "definir posiciones de firma". De este modo puede definir exactamente en qué página, quién y dónde tiene que firmar. Con sproof sign también se puede ajustar el tamaño de la tarjeta de firma.
5) Establezca una fecha límite para la firma y envíe recordatorios. En el último paso del flujo de trabajo, la mayoría de las soluciones de firma "todo en uno" le permiten establecer una fecha límite, escribir un texto de invitación amigable (para determinados destinatarios) y, lo que es más importante, recordar automáticamente dicha fecha límite a los destinatarios. El porcentaje de éxito a la hora de recibir el documento refrendado a tiempo aumenta considerablemente. Por no mencionar que, de todos modos, este flujo de trabajo minimiza significativamente el "tiempo hasta la decisión".
6) (Opcional:) Verifique las firmas obtenidas directamente en sproof sign. Como ya se ha mencionado, es importante crear conciencia de que la firma electrónica cualificada y avanzada garantiza el máximo nivel de seguridad porque su validez puede validarse muy fácilmente. Un mecanismo de verificación directamente integrado -como el disponible en sproof sign- permite una trazabilidad y seguridad completas para los procesos de aprobación importantes.
La firma digital desde el punto de vista de la persona que invita
Para la persona que invita, es esencial que todas las firmas se devuelvan a tiempo. Un umbral de entrada bajo en la plataforma de firma es crucial. sproof sign ha optimizado este proceso:
- Como se ha descrito, la persona invitante envía el documento para su firma por correo.
- La persona invitada recibe el correo, hace clic en el enlace y puede firmar el documento directamente sin necesidad de registrarse (¡!).
- Si se requiere una firma cualificada y la persona invitada aún no tiene una identificación QES existente (la posibilidad de firmar de forma cualificada), se le lleva directamente a través del proceso de identificación tras el registro.
- Nunca (!) hay ningún coste para la persona invitada.
- Si ya es usuario de sproof sign, puede, por supuesto, archivar el documento o, si lo desea, reenviarlo para su posterior firma, ponerlo en la pila, delegar solicitudes de firma, etc.
¿Quiere empezar? Regístrese ahora gratis y consiga su primera firma
Esto sólo lo encontrará en sproof sign. Nos hemos esforzado al máximo para ofrecer a nuestros usuarios el inicio más sencillo posible en el mundo de las firmas digitales. Con una cuenta privada gratuita podrá utilizar la plataforma inmediatamente y realizar usted mismo sus primeras firmas digitales u obtenerlas sin barreras en toda Europa.
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sproof sign es el proveedor mejor valorado en la categoría de firma electrónica en la plataforma de evaluación independiente OMR Reviews para el tercer y cuarto trimestre de 2023, así como para el primer trimestre de 2024.