Vad är den kvalificerade elektroniska signaturen i Europa (Uppdatering 2023)

Vad är en kvalificerad elektronisk signatur?

Den kvalificerade elektroniska signaturen, ofta kallad QES, är en typ av elektronisk signatur som är likvärdig med en handskriven signatur enligt eIDAS-förordningen (EU-förordning nr 910/2014).

Det är ett juridiskt giltigt och förfalskningssäkert sätt att underteckna digitala dokument över gränserna och säkerställa integriteten och äktheten hos undertecknarens identitet.

Till skillnad från enkla elektroniska signaturer, som baseras på bild eller text och lätt kan förfalskas, anses en QES vara manipuleringssäker. Den utfärdas av en kvalificerad certifieringsmyndighet och använder kryptografiska tekniker för att bekräfta undertecknarens identitet och skydda det undertecknade dokumentet från efterföljande ändringar.

Försiktighet rekommenderas. Särskilt avtal med hög ansvarsrisk eller högt förhandlingsvärde bör definitivt undertecknas kvalificerat elektroniskt!

År 2021 förklarades en order från ÖBB till Stadler Rail på uppskattningsvis 400 miljoner euro ogiltig av den federala förvaltningsdomstolen. Anledningen. Underskriften var inte kvalificerad i den mening som avses i eIDAS-förordningen och därför inte juridiskt giltig. Det mest spektakulära fallet hittills.

Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen?

Den kvalificerade elektroniska signaturen fungerar i princip som en digital godkännandestämpel.

När ett dokument undertecknas elektroniskt med en QES skapas ett unikt digitalt fingeravtryck som är 100 % unikt och manipuleringssäkert för både dokumentet och dig som undertecknare:in.

Detta fingeravtryck bifogas dokumentet i krypterad form tillsammans med dina andra uppgifter.

Om dokumentet manipuleras efter undertecknandet blir signaturen ogiltig.

Men oroa dig inte: den tekniska krypteringen körs osynligt åt dig i bakgrunden.

Vill du veta mer om hur en kvalificerad elektronisk signatur fungerar rent tekniskt? Då rekommenderar vi vår artikel: Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen?

Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen i applikationen?

**Steg 1: Identifiering med en förtroendetjänstleverantör (om en eID ännu inte är tillgänglig):**Med många signaturplattformar (som sproof sign) ingår identifiering för QES i tjänsteerbjudandet.

**Steg 2: Applicera det digitala signaturkortet på det dokument som ska undertecknas:**Ladda upp det dokument som ska undertecknas och matcha ditt digitala signaturkort.

**Steg 3: Autentisering:**Släpp den kvalificerade signaturen med din andra bekräftelsefaktor. Detta fungerar ofta med en extra app eller ett SMS. Du kanske känner till detta från din internetbank.

Hur får man en kvalificerad elektronisk signatur? Din identifiering på bara några minuter.

Varje fysisk person kan enkelt få en kvalificerad elektronisk signatur genom att identifiera sig för ett statligt erkänt organ. På så sätt skapas din så kallade digitala identitet, även kallad eID eller eIdentity.

I processen kopplas dina biometriska data och personuppgifter unikt till din person.

Med en signaturplattform som sproof sign kan identifieringen ske direkt via videosamtal och tar ca 10 minuter. Den utförs av utbildad personal. Du behöver bara din

Du får din digitala nyckel, som du kan använda från och med nu för att utföra viktiga digitala processer som att underteckna dokument elektroniskt.

Du skyddar dig mot identitetsmissbruk och identitetsstöld på Internet!

Många tyska medborgare har redan en identifiering med D-Trust och många österrikiska medborgare har en mobiltelefon signatur eller ID-Austria. Med sproof sign kan befintliga identifikationer användas direkt för QES.

Europa har ett stort intresse av att möjliggöra affärsprocesser över hela linjen genom en säker digital identitet. Det är därför det finns många olika statliga och icke-statliga leverantörer av förtroendetjänster. Läs mer i denna grundläggande studie .

sproof sign har redan direkt integrerat många av de viktigaste europeiska e-ID-leverantörerna tack vare ett särskilt gränssnitt. En översikt hittar du här →.

Rättslig grund för kvalificerade elektroniska signaturer

Kvalificerade elektroniska signaturer regleras i hela Europa av eIDAS-förordningen (nr 910/2014), som ger en standardiserad rättslig ram i hela Europeiska unionen.

Denna förordning säkerställer interoperabiliteten för elektroniska signaturer och garanterar deras rättsliga erkännande.

Som nämnts ovan använder QES avancerade krypterings- och autentiseringsåtgärder för att säkerställa integriteten och sekretessen för undertecknade dokument.

QES som ett alternativ till andra standarder för digitala signaturer.

I Europa görs en grundläggande åtskillnad mellan tre giltiga standarder för elektroniska signaturer.

Elektroniska signaturer (QES, AES och EES) har olika juridisk giltighet beroende på typ av avtal och lag.

EES används vid låg risk och lämpar sig för formlösa dokument. Juridiskt sett är detta formulär inte bindande.

AES gäller för formfria avtal som hyres- eller köpeavtal.

Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) stärker avtal och uppfyller krav på skriftlig form, t.ex. för kredit- eller anställningsavtal med en konkurrensklausul.

När krävs den kvalificerade elektroniska signaturen?

I princip krävs den kvalificerade elektroniska signaturen alltid när:

**1. nationell lag kräver skriftlig form:**den kvalificerade elektroniska signaturen ger möjlighet att helt ersätta den handskrivna signaturen.

**2. det finns operativa eller affärsmässiga risker:**utöver de rättsliga kraven beror beslutet till förmån för en viss standard för digital signatur på en individuell bedömning av möjliga risker, som i sin tur görs beroende på ansvarsöverväganden och avtalets omfattning.

**1A. Måttlig risk + formfrihet:**I princip bestämmer du själv vilken standard för e-signatur du vill använda för att underteckna om ett avtal uppfyller "formfriheten". Vi rekommenderar alltid att underteckna med minst den avancerade elektroniska signaturen (AES) för att uppnå en bra medelhög säkerhetsnivå och bindande verkan. Avtalet är därmed juridiskt undertecknat.

1B: Hög risk + formfrihet: Uppmärksamhet! Du kan underteckna avtalet praktiskt taget hur du vill, men för avtal med hög ansvarsrisk rekommenderar vi den kvalificerade elektroniska signaturen! Endast QES likställs med en handskriven underskrift enligt EU-lagstiftningen.

**2: Skriftlig form:**För vissa avtal krävs QES enligt lag och det finns inget utrymme för vilken standard för e-signatur du kan välja.

3: E-signatur uteslutet: En sällsynthet: det finns mycket få avtal där du fortfarande måste underteckna för hand enligt lag. Inte heller här kan QES användas. Vår åsikt: Det är bara en tidsfråga innan lagarna anpassas på ett sådant sätt att alla dokument kan undertecknas elektroniskt utan undantag, i miljöns och ekonomins intresse.

Vi har sammanfattat de rättsliga kraven och ramvillkoren i detalj i den här artikeln .

Vilka branscher är QES lämplig för?

Den kvalificerade elektroniska signaturen är ett grundläggande krav för vissa branscher, t.ex. juridik- och skattebranschen, offentlig förvaltning eller bank- och finanssektorn, men även för hälso- och sjukvårdsbranschen, för att de beslut som fattas ska vara bindande.

Här är några välkända sproof sign-kunder med de högsta säkerhets- och efterlevnadskraven som talar om sina användningsfall med den kvalificerade signaturen:

Bank Gutmann (bank) Binder Grösswang ( advokatbyrå ) Kyocera (företag) Federal Accounting Agency (offentlig förvaltning) Teleclinic (hälso- och sjukvård).

Hur känner jag igen en kvalificerad elektronisk signatur? Verifierbarhet och verifiering.

Det finns flera sätt att verifiera giltigheten av de tillämpade signaturerna (din egen men också de erhållna signaturerna).

1. Kontrollera giltigheten av QES direkt med verktyget för e-signatur.

Med vissa plattformar, såsom sproof sign, är signaturverifiering direkt integrerad. Detta gör att följande kvalitetskriterier för en kvalificerad elektronisk signatur kan kontrolleras direkt. Här kan du se hur du validerar e-signaturer direkt i sproof sign.

Certifikat från en leverantör av betrodda tjänster: Signaturen är baserad på ett certifikat som utfärdats av en erkänd leverantör av betrodda tjänster. Detta certifikat bekräftar undertecknarens identitet och signaturens giltighet.

Verifieringsstämpel och tidsstämpel: Signaturen åtföljs ofta av en verifieringsförsegling som innehåller ytterligare information om signaturen. En tidsstämpel anger när signaturen skapades.

Synliga tecken: I vissa fall kan den kvalificerade elektroniska signaturen anges visuellt i dokumentet, till exempel genom ett särskilt signaturfält.

Hänvisning till rättsliga bestämmelser: I dokumentet eller i det medföljande meddelandet hänvisas till det rättsliga erkännandet av den kvalificerade elektroniska signaturen enligt relevanta lagar och förordningar.

2. kontrollera QES i Acrobat Reader

3. Testning av QES vid RTR

Fördelar med kvalificerade signaturer för europeiska företag

Det är enkelt att integrera kvalificerade elektroniska signaturer i dina affärsprocesser. Användarvänliga signaturplattformar från en enda källa är specialiserade på både skapande och hantering av digitala signaturer. Du kan på ett säkert sätt underteckna interna och externa avtal online och dela dem med kunder, partners och tillsynsmyndigheter.

1. Förbättrad säkerhet: QES ger en hög säkerhetsnivå och minimerar risken för förfalskning eller obehörig åtkomst.

2. juridiskt bindande: Dokument som undertecknats med en QES har samma juridiska status som sina motsvarigheter i pappersformat och är därför verkställbara.

3. tids- och kostnadsbesparingar: Säg adjö till att skriva ut, skanna och posta dokument. QES snabbar upp processer och sänker driftskostnaderna.

4. Miljöpåverkan: Införandet av QES bidrar till en papperslös verksamhet och minskar ditt ekologiska fotavtryck. Enligt en nyligen genomförd, opublicerad studie av Swisscom Trust Services AG genererar digitala signaturer endast 0,001 kg CO2 per kontrakt. Jämfört med en våt signatur (0,087 kg CO2 per kontrakt) kan de totala klimatskadliga utsläppen minskas med en faktor 50.

5. globalt erkännande: QES är erkänt i hela Europeiska unionen och i många andra länder, vilket förenklar gränsöverskridande transaktioner.

5 avgörande frågor vid val av signaturplattform (QES)

Europeiska plattformar för e-signaturer har oftast specialiserat sig på kvalificerade elektroniska signaturer. För mer bindning och säkerhet vid kritiska beslut inom det europeiska rättsområdet.

Beslutsfattarna i ditt företag bör ställa sig följande frågor när det gäller att införa den kvalificerade elektroniska signaturen.

1. Ingår QES-identifieringen i licensen?

Ett enkelt identifieringsalternativ säkerställer en smidig start med den kvalificerade signaturen. sproof sign arbetar med pålitliga partners och erbjuder sin egen kvalificerade elektroniska signatur direkt i applikationen.

eID-leverantören är djupt integrerad och möjliggör många viktiga kraftfunktioner, såsom juridiskt giltig signering av flera dokument med bara några få klick (batch-signatur).

2. Är andra eID-leverantörer integrerade?

När ett känsligt dokument måste kvalificeras av affärspartners är det en enorm tidsbesparing att ha befintliga identifierare hos leverantörer av förtroendetjänster som ID Austria, D-Trust eller Swisscoms QES direkt tillgängliga för val.

3. Kan teammedlemmar utrustas med QES som tillval?

Det bör vara möjligt för administratören av en plan att utrusta teammedlemmar med identifiering plus kvalificerad elektronisk signatur efter behov. sproof sign är särskilt flexibelt här och rättighetshantering är möjlig direkt i plattformen.

4. Är QES signaturverifiering direkt integrerad?

Det sparar dig mycket tid om du och dina planmedlemmar direkt kan kontrollera giltigheten av utfärdade och erhållna signaturer för juridisk giltighet.

5. Är det möjligt att ladda ner en revisionsberättelse?

När signerings- och godkännandeprocessen är klar ger en revisionsberättelse maximal transparens.

Slutsats: Det är dags att göra det. Underteckna dina dokument lagligt med den kvalificerade elektroniska signaturen.

I en värld som domineras av digitalisering är kvalificerade elektroniska signaturer ett tecken på tekniska framsteg och juridisk innovation.

När du nu ger dig in i världen av kvalificerade elektroniska signaturer ska du komma ihåg att införandet av denna omvälvande teknik inte bara är ett steg mot effektivitet, utan också ett åtagande för en mer hållbar och miljövänlig framtid.