Vad är en digital signatur?

Den digitala signaturen (eller e-signatur, eSignature etc.) har blivit ett oumbärligt verktyg för företag och privatpersoner att hantera dokument på ett mer effektivt och miljövänligt sätt. I den här artikeln ger vi en utgångspunkt för alla som vill uppdatera en gammal process - att underteckna dokument.

Vad är en digital signatur?

En digital signatur är en säker och effektiv metod för att underteckna avtal i en digital miljö som ett alternativ till handskrivna signaturer.

Den digitala signaturen fungerar som ett mänskligt fingeravtryck, eftersom varje dokument har sitt eget unika elektroniska fingeravtryck. Inget annat dokument kan ha samma digitala signatur. Om ett digitalt dokument är "förseglat" med en signatur kan det bevisas att

• filen inte har ändrats efter undertecknandet (integritet)
• en viss person har undertecknat dokumentet (autentisering).
• undertecknaren faktiskt har undertecknat dokumentet. Personen kan inte neka till att ha undertecknat dokumentet efter att en digital signatur har skapats.
• dokumentet inte är en förfalskning.

Digitala signaturer används redan i många branscher för en mängd olika tillämpningar.

Vad är inte en (giltig) digital signatur?

Endast en signatur som också kan verifieras av en godkänd online-verifieringstjänst (t.ex. Acrobat Reader, RTR eller direkt i sproof sign) kan klassificeras som juridiskt kompatibel.

eIDAS-förordningen reglerar för Europa hur dokument kan undertecknas på ett juridiskt giltigt och verifierbart sätt. Du kan läsa mer här.

Så fungerar digital signering av PDF-dokument

Att applicera en giltig digital signatur på ett (PDF) dokument är en tekniskt komplex process som körs diskret i bakgrunden vid digital signering av ett dokument.

En korrekt digital signatur skiljer sig därför avsevärt från att helt enkelt infoga en skannad handskriven signatur.

En giltig digital signatur gör att efterföljande ändringar av dokumentet kan identifieras. Detta är inte fallet när man helt enkelt infogar bilder.

Så här fungerar digitalt bevis på avsikt med en signaturplattform:

Steg 1: Uppladdning och konvertering

Först laddar du upp ditt dokument online via ditt konto på en signaturplattform. Dokumentet konverteras till ett PDF-dokument.

Steg 2: Applicera den digitala signaturen

För själva signaturen behöver du ett digitalt certifikat som bevisar din identitet som undertecknare. Detta skapas åt dig när du registrerar dig på en signaturplattform. Om du vill underteckna med den högsta standarden, den kvalificerade elektroniska signaturen , utförs detta steg av en statligt erkänd certifieringsmyndighet .

Med en signaturplattform har du möjlighet att anpassa din signatur (liknar den handskrivna versionen) och skapa din egen signaturstil.

Steg 3: Kryptering av dokumentet och signaturerna

I det sista steget krypteras hela avtalet, inklusive de bifogade signaturerna, kryptografiskt. Ett så kallat hashvärde genereras. Avtalet blir förfalskningssäkert och verifierbart.

De bifogade signaturerna har det högsta bevisvärdet och kan inte längre förfalskas.

Naturligtvis kan de undertecknade avtalen laddas ner, skickas eller sparas var som helst.

Kan jag även signera digitalt i Word eller andra Office-program?

I princip kan många filformat också signeras digitalt. För att den digitala signaturen ska vara oföränderlig måste dock varje dokument först konverteras till ett PDF-dokument. PDF-dokument kan som bekant inte längre ändras (till skillnad från t.ex. docx-dokument). Plattformar för digitala signaturer konverterar automatiskt många filformat till ett korrekt PDF-dokument, vanligtvis när dokumentet laddas upp.

Hur får jag en digital signatur?

Det finns olika sätt att få en digital signatur.

Registrering med en digital signaturplattform (AES)

Som redan förklarats är skapandet av en digital signatur det centrala elementet i en plattform för digitala signaturer. Etablerade och välkända lösningar är till exempel DocuSign , AdobeSign eller nyare europeiska lösningar som sproof sign eller yousign, som också har specialiserat sig specifikt för användning i europeiska företag.

En avancerad elektronisk signatur skapas för dig när du registrerar dig.

Identifiering med en signaturplattform (QES)

Många leverantörer utrustar också användarna med en kvalificerad elektronisk signatur, som är djupt integrerad i själva applikationen. Förutom det höga bevisvärdet för denna signaturstandard drar du nytta av de många alternativen för att anpassa din signaturprocess.

Identifiering med en statlig tjänst (QES; t.ex. mobiltelefonsignatur)

I Österrike har mer än 50% av medborgarna redan en mobiltelefonsignatur. Denna utfärdas av offentliga myndigheter och överensstämmer med standarden för kvalificerade elektroniska signaturer.

Rättslig giltighet för en digital signatur

Ett giltigt avtal ingås när båda parter uttrycker sitt samtycke. Lagstiftaren överlåter i allmänhet åt avtalsparterna att avgöra om de ska ingå ett avtal muntligen, skriftligen eller elektroniskt. Detta är känt som formfrihet.

Om du väljer en lösning för digitala signaturer har du fördelen att alla signaturer integreras i PDF-filen på ett oföränderligt och förfalskningssäkert sätt.

Hur som helst är det nödvändigt att välja rätt standard för e-signatur beroende på avtalet.

Tre standarder har fastställts för detta, vilka definieras i eIDAS-förordningen och fungerar som en rättslig ram.

• Enkel elektronisk signatur (EES)
• Avancerad elektronisk signatur (AES)
• Kvalificerad elektronisk signatur (QES)

Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) uppfyller de högsta kvalitetskriterierna och är juridiskt 100% likvärdig med en handskriven signatur.

Eftersom de juridiska konsekvenserna kan variera kraftigt, kommer faktorer som implementeringskostnader, användarvänlighet (kundupplevelse), lagstiftning, företagspolicyer och den bedömda affärsrisken vanligtvis att avgöra vilken metod som ska användas i en viss situation.

Du kan använda följande beslutsguide för att hjälpa dig.

Två faktorer påverkar därför valet av rätt standard för den elektroniska signaturen:

• Ansvarsrisker, operativa risker
• Juridiska krav

Fördelarna med en plattform för digitala signaturer är att du kan

• du kan ändra standarden för e-signaturer när som helst beroende på vilken typ av avtal det gäller
• du kan ange önskad standard för e-signaturer när du upphandlar externa signaturer.

Europeiska signaturleverantörer har främst fokuserat på de två högsta standarderna för digitala signaturer.

sproof sign är en expert inom området kvalificerade elektroniska signaturer (QES) i synnerhet.

Läs mer om detta

Är en skannad signatur eller signaturbild giltig?

Begreppet "skannad signatur" innebär att det är en digital bild av en handskriven signatur. Den ursprungliga pappersunderskriften omvandlas till ett digitalt format (.jpg, .doc, .pdf etc.) med hjälp av en skanner eller kamera.

I princip är sådana skannade signaturer giltiga så länge det inte krävs någon skriftlig form för motsvarande avsiktsförklaring.

En undertecknad kopia är inte juridiskt giltig eftersom undertecknaren inte kan identifieras och samtycke inte kan bevisas.

En skannad signatur är lätt att förfalska så att mottagaren av det undertecknade kontraktet enkelt kan kopiera den (#SnippingTool #Screenshot). Det är uppenbart att detta inte är lagligt.

En skannad signatur har inget bevisvärde i domstol, eftersom det bara är en kopia av din ursprungliga signatur. Utan bevis på hur underskriften gjordes betraktas den bara som en kopia och inte som en äkta underskrift. Av denna anledning är den ogiltig, särskilt i affärstransaktioner.

Skillnaden mellan en digital signatur och en elektronisk signatur?

Begreppen "elektronisk signatur" och "digital signatur" kan lätt förväxlas. Termerna används ofta omväxlande, men strängt taget är de inte samma sak.

En elektronisk signatur (eller e-signatur) är en metod för att ingå ett juridiskt avtal i en digital miljö. Det är så att säga den digitala motsvarigheten till att underteckna ett pappersdokument.

Medan den elektroniska signaturen bevisar samtycket från undertecknaren av dokumentet, är den digitala signaturen ett bevis på äktheten av själva dokumentet. Detta innebär att kombinationen av dokument och underskrift har utformats tekniskt och krypterats på ett sådant sätt att avtalet är förfalskningssäkert. Villkoren smälter således samman eller fungerar tillsammans på ett sådant sätt att ett digitalt avtal blir verifierbart och rättsligt verkställbart.

Fördelarna med en digital (europeisk) signaturplattform

Mycket säkert moln, redo attgå sproof sign är en webbaserad lösning för digital signering av kontrakt och fungerar på alla mobila enheter (stationär, smartphone, surfplatta). sproof sign är baserat i Österrike och alla data säkerhetskopieras uteslutande i datacenter inom EU. Vi garanterar GDPR-efterlevnad på alla nivåer, både hos oss och hos våra underleverantörer. Vi erbjuder våra kunder dessa garantier i ett avtal om behandling av orderdata (ADV), som baseras på EU:s standardavtalsklausuler och därför också erbjuder maximal rättssäkerhet.

Gränssnitt & befintliga system

• sproof sign kan integreras sömlöst i dina befintliga system.
• Signera direkt i vanliga verktyg som MS Teams, Word, Google Drive etc. (lista över alla integrationer ).
• Enkel inloggning
• Enkelt API för anpassade användningsfall (API-dokumentation )

Dokumentlagring och framstegskontrollViktigakontrakt lagras på en central plats på ett tydligt, mycket säkert och krypterat sätt. Dokumenten är dock åtkomliga när som helst och från vilken plats som helst. Dessutom kan man när som helst se hur signaturprocesserna fortskrider och vid behov skicka påminnelser.

Kvalificerad (QES) och avancerad (AES) elektronisk signering inklusive identifiering. sproof sign stöder alla typer av elektroniska signaturer (enkla, avancerade och kvalificerade) i enlighet med eIDAS-förordningen samt många andra globalt använda signaturstandarder (t.ex. FDA-överensstämmelse). Du kan signera inom din organisation såväl som med externa partners, leverantörer eller kunder.

Batchsignatur**: underteckna kontrakt samtidigtMed**batchsignaturen kan otaliga dokument undertecknas digitalt och juridiskt i en enda operation. En enorm tidsbesparing.

Dokumentmapp: skicka avtal på samma gångSamla ihop flera dokument digitalt och skicka dem tillsammans för underskrift. Det sparar både dig och mottagaren mycket tid.

Företagsbranding, företagsstämplar & signaturstilarOavsett omdu är ett stort team eller en enskild användare. I sproof sign kan du lagra din egen företagslogotyp som en företagsstämpel. Du kan också skapa olika signaturer för olika ändamål.

eID Hub: Få underskrifter i hela EuropaDenkvalificerade underskriften är juridiskt likvärdig med den handskrivna underskriften i hela Europa. sproof sign möjliggör undertecknande av kontrakt med olika leverantörer av kvalificerade underskrifter med sitt unika gränssnitt. Detta är en enorm fördel när det gäller att erhålla och utfärda juridiskt giltiga signaturer. Klicka här för en översikt över alla integrerade leverantörer av förtroendetjänster →

Verifiera signaturer och ladda ner verifieringsrapporterDukan kontrollera giltigheten hos de elektroniska signaturer som används direkt i sproof sign med ett musklick. Du kan också ladda ner en verifieringsrapport för varje signaturkörning och se vem som signerade med vilket certifikat och när.

Team management & substitution rululessproofsign möjliggör enkel användar- och rättighetshantering för användare inom en plan. Dessutom kan signaturkvoten hanteras centralt och olika viktiga inställningar kan göras för hela planen.

Support & Academysproofsign är känt för sin snabba och flexibla support. sproof sign Academy är en kostnadsfri utbildningsportal som hjälper dig och dina medarbetare att få en snabb start.

Transparent prissättning utan dolda kostnaderVårtmål är att vara den oöverträffade bästa budgivaren i sökandet efter en lämplig signaturleverantör. Därför sätter vi stort värde på rättvisa och transparens. Två värderingar som präglar vår företagskultur. Dessa värderingar styr också prissättningen av vår lösning i företagssegmentet.