Begär elektroniska signaturer - få flera digitala signaturer via e-post (interna och externa)

Det är dags! Det är dags att anpassa affärsprocesserna för att kunna arbeta mer effektivt och samtidigt säkrare. Bättre digitala arbetsflöden hjälper till i affärsvärlden. Det finns ett ökande antal plattformar och lösningar som kan hjälpa till med allt från absoluta standardprocesser till nischade specialapplikationer. En av dessa standardprocesser som kan förbättras avsevärt tack vare digitala lösningar är insamling av signaturer.

I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt "signaturarbetsflöde" är och hur du själv, ditt företag eller ditt nätverk kommer att få hjälp om du förlitar dig på meningsfull digitalisering.

Analogt kontra digitalt. Hur man får signaturer.

Naturligtvis finns det den "gamla skolan" varianten: Underskrift med penna på papper. Det kostar inte mycket heller - särskilt om du är den som skriver under - och verkar ibland "finare" eller till och med mer formellt. Särskilt i kombination med ett riktigt möte. Den handskrivna signaturen är ändå juridiskt giltig.

Vid en andra anblick ser man "råttstjärten": en mycket komplex, mödosam och resurskrävande process (utskrift, skanning, frankering, postning, väntan på retur etc.). Detta innebär också: medieavbrott som försvagar bevisvärdet och sist men inte minst: Att erhålla eller vänta på ett undertecknat och returnerat avtal är mycket tidskrävande.

Alternativet är den digitala eller elektroniska signaturen: Tekniskt sett är detta en kryptografisk metod som bygger på asymmetriska krypteringsalgoritmer. Detta gör det möjligt att verifiera dokumentets äkthet och undertecknarens identitet. Läs mer här. Det som är tekniskt komplext och mycket säkert i bakgrunden döljs i förgrunden av ett användarvänligt gränssnitt. I slutändan är juridiskt giltig digital signering lika enkelt som att göra en banköverföring online.

Skillnaden mellan en juridiskt giltig e-signatur och en värdelös bildtext.

Faktum är att det ännu inte har blivit allmänt accepterat i näringslivet att utfärdande och erhållande av digitala signaturer måste följa strikta riktlinjer. Detta beror på att den högsta säkerhetsnivån, som regleras exakt i eIDAS-förordningen, inte tillhandahålls av otaliga webbverktyg.

Bildsignaturer utgör ett stort problem. En digital bild av ens egen signatur är inte en giltig digital signatur och uppfyller inte någon standard. Det finns inget sätt att verifiera undertecknarens identitet eller säkerställa dokumentets integritet (dokumentet har inte manipulerats). En bildsignatur kan lätt manipuleras.

Det är annorlunda med den avancerade eller kvalificerade elektroniska signaturen. Dessa två standarder för e-signaturer garanterar mycket hög säkerhet för alla parter som är inblandade i signaturprocessen. Många leverantörer, särskilt europeiska, har fokuserat på dessa två standarder. Läs mer

Men hur kan man ta reda på eller kontrollera vilken standard en erhållen digital signatur uppfyller eller om en signatur ens har manipulerats?

När det gäller en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka någon manipulation. Kort sagt, endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign är specialiserade på både skapandet av signaturer enligt högsta standard och den integrerade verifieringen av alla dokument.

När det gäller en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka någon manipulation. Kort sagt, endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign är specialiserade på båda: skapandet av signaturer enligt högsta standard och den integrerade verifieringen av alla dokument.

Kraften i arbetsflödet: Få externa digitala signaturer i bara 5 steg

1) Lägg till affärskontakterNaturligtvis! Om jag vill släppa ett dokument för underskrift är det första steget att ta reda på kontaktuppgifterna. I de flesta fall hanteras signaturförfrågningar via mailadressen, eftersom mailadressen redan ger en bra grund för att autentisera den andra parten. När det gäller den avancerade elektroniska signaturen (AES) är identitetsbeviset direkt kopplat till den personliga e-postadressen. Motparten utfärdar alltså en digital signatur med samma postadress som användes för signaturbegäran.

En fördel med en e-signaturplattform, redan från början av signaturförfrågan, är den enkla hanteringen av kontaktuppgifter. I regel föreslås ofta använda kontakter automatiskt under insamlingsprocesser, och alla kontaktuppgifter registreras automatiskt i ett förenklat kontakthanteringssystem där de kan visas och redigeras.