Så signerar du dina avtal digitalt och garanterar att de är juridiskt giltiga

Förvirring råder fortfarande: Olika, ofta mycket snarlika, begrepp som skriftlig form, skriftlighet, formfrihet, handstil skapar förvirring när det gäller hanteringen av avtal. Därför använder man sig tyvärr fortfarande ofta av penna, papper och omständliga postvägar när man har något att skriva under.

I den här artikeln kommer vi att klargöra för vilka användningsfall den digitala signaturen är 100% juridiskt giltig och det högsta bevisvärdet och spårbarheten kan garanteras. Liten "spoiler": Det finns bara mycket få undantagsfall där den elektroniska signaturen inte är tillåten. Annars "trumfar" den digitala signaturprocessen den analoga signaturen i alla fall på grund av teknisk oförfalskbarhet och det allra högsta bevisvärdet.

Vad är avtalets funktion?

I grund och botten är det uppenbart: Genom att underteckna ett avtal samtycker alla berörda parter till de villkor och skyldigheter som anges i avtalet. Att underteckna ett avtal säkerställer att alla parter i avtalet fullgör sina skyldigheter och att deras rättigheter och intressen skyddas. I händelse av en konflikt kan ett undertecknat dokument dessutom fungera som bevis och hjälpa till att stå fast i domstol. Det effektivaste sättet att underteckna avtal är att göra det digitalt.

Oavsett om det är analogt eller digitalt: Vad innebär formfrihet för avtal?

I europeiska länder är avtal i allmänhet giltiga utan ett föreskrivet formulär. Detta innebär att det inte finns några bestämmelser om hur avtal måste undertecknas. Till exempel är elektronisk, skriftlig eller till och med muntlig form tillåten (jfr § 883 ABG). I slutändan kan de avtalsslutande parterna själva komma överens om en viss typ av signatur.

För informella avtal finns det inga lagkrav på hur man ska underteckna, men för många affärsändamål rekommenderas försiktighet! Det skulle vara fel att underteckna viktiga avtal som inte omfattas av något formkrav med en låg standard för elektronisk signatur. Om det finns avtal med höga förhandlingsbelopp eller stora ansvarsrisker bör man definitivt använda en hög standard för digitala signaturer.

Vissa avtal kräver enligt lag skriftlig form.

För vissa typer av avtal är skyddet för en av de avtalsslutande parterna av särskild vikt, vilket är anledningen till att skriftlig form krävs enligt lag. I juridiska termer kallas detta för den skriftliga formen. För att uppfylla den skriftliga formen eller skriftligheten krävs enligt lag en handskriven underskrift av båda avtalsparterna. I Österrike regleras den skriftliga formen i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 punkt 1 BGB.

Här är de goda nyheterna som är förankrade i lagen: Enligt § 126a BGB (DE) kan den lagstadgade skriftliga formen ersättas av elektronisk form, om inte annat föreskrivs i lag. I allmänhet reglerar eIDAS-förordningen, som gäller i hela Europa sedan 2016, de tekniska och innehållsmässiga kraven för e-signaturer.

Om "skriftlig form" specifikt krävs kan den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) användas för juridiskt kompatibel signering.

Det är därför viktigt att förstå att termerna "skriftlig form" eller "skriftlighet", som tenderar att innebära handskrift och papper, inte på något sätt utesluter digitala metoder. Den digitala signaturen kan vara 100% likvärdig med "handskrift".

Det sista testamentet. I sällsynta fall är endast en "våt signatur" tillräcklig.

Det är endast nödvändigt att använda en handskriven signatur för att ingå avtal och underteckna dokument om detta uttryckligen (!) krävs enligt en lagbestämmelse eller en avtalsbestämmelse mellan parterna.

Förutom vissa arvsrättsliga handlingar som testamenten (som till och med måste vara handskrivna) och vissa andra notariehandlingar finns det några framträdande exempel på dokumenttyper, särskilt inom personalområdet, som enligt lag endast får undertecknas för hand.

Ett exempel är uppsägning av anställning genom uppsägning eller uppsägningsavtal § 623 BGB i tysk (!) lag. Ingen form av e-signatur kan ersätta den skriftliga formen i detta fall, eftersom elektronisk form uttryckligen är utesluten enligt § 623 BGB.

Ett stort steg bakåt i den tyska digitaliseringspolitiken var nyligen föremål för kontroversiell diskussion i många medier. Sedan 1995 är arbetsgivare i Tyskland enligt kontrollagen (NachwG) skyldiga att skriftligen registrera de viktigaste avtalsvillkoren och överlämna dem till arbetstagaren för underskrift: Protokoll över väsentliga anställningsvillkor (§2 NachwG). Även om EU-direktivet (eIDAS-förordningen) tillåter elektronisk överföring, är det i Tyskland inte tillåtet att bevisa de viktigaste avtalsvillkoren i elektronisk form. Även en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller inte kraven i Nachweisgesetz.

Vår personliga bedömning: Det är bara en tidsfråga innan digitaliseringsoffensiver, som är särskilt nödvändiga inom personalområdet, också kommer att påverka lagstiftningen positivt och mycket snart kommer även bevislagen att anpassas igen.

Även för detta specialfall finns det redan "workarounds" för att begränsa mängden papper och tidsåtgång så långt som möjligt och för att hålla mediestörningar till ett minimum. Detta fungerar till exempel tack vare ytterligare dokument som undertecknas analogt i enlighet med lagen, men en digital kopia hanteras fortfarande och lagras centralt i det digitala arkivet.

Ingen risk alls: Signera digitalt och i enlighet med det formella krav som krävs.

Oavsett om det är analogt eller digitalt reglerar nationell lagstiftning i första hand om och hur ett avtal är föremål för ett formellt krav. När du har en överblick över detta och har bestämt dig för att ta den digitala, tidsbesparande vägen, träder eIDAS-förordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) i kraft i alla EU/EES-medlemsländer som ett giltigt ramverk. Detta rättsliga ramverk ska driva på den digitala omvandlingen i hela Europa, möjliggöra affärsprocesser utan mediakontinuitet och säkra elektroniska processer mellan 28 enskilda marknader.

En stor del av eIDAS reglerar säker digital identitet och säkra elektroniska signaturer. Så om, som nämnts tidigare, en elektronisk signatur inte utesluts av nationella lagar, kan kontrakt undertecknas enligt riktlinjerna i eIDAS. Förordningen skiljer i princip mellan tre typer av elektroniska signaturer: enkla, avancerade och kvalificerade.

Det är viktigt för alla företagare att ha en god överblick över avtalsprocesserna i företaget för att kunna avgöra vilken signaturstandard som är den rätta för vilken avtalsprocess.

Vi rekommenderar att du läser vår översiktsartikel om signaturstandarder. I kombination med denna artikel kommer du att kunna avgöra vilka av dina avtal som du bör underteckna med vilken standard.

Här är ett vanligt exempel från praktiken på en signatur som inte är juridiskt giltig:

Exempel e-post: Beslut som verkställs som text i ett e-postmeddelande är föremål för skriftlig form för att vara juridiskt giltiga. Detta innebär att en skriftlig signatur måste anbringas av alla parter i avtalet. Här är det ofta så att otillräckliga digitala signaturer används. Följande förfaranden är inte juridiskt giltiga:

• Skriv ut, underteckna, skanna igen, skicka (mediestörning).
• Placering av en bild av en signatur på e-postdokumentet (enkel elektronisk signatur)

Endast den kvalificerade elektroniska signaturen skulle vara den juridiskt giltiga metoden i detta fall.

Slutsats

Trots alla digitaliseringsoffensiver och nya metoder för att göra affärer papperslöst, är vi övertygade om att signaturen alltid kommer att vara en viktig del av beslut och godkännanden av alla slag. Följaktligen är det en förutsättning, särskilt inom den professionella sektorn, att veta att säkerhet och överensstämmelse garanteras.

Det är här styrkan hos digitala signaturplattformar som sproof sign blir uppenbar: De tekniskt komplexa processerna hanteras i bakgrunden. För den kvalificerade elektroniska signaturen, till exempel, behöver du bara identifiera dig en gång. Plattformen guidar dig genom den 10 minuter långa processen.