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A Agência Federal de Contabilidade (BHAG) é a principal responsável pela contabilidade da administração federal austríaca e escolheu a sproof para a implementação da assinatura digital.
Breve retrato com Alexander Sellner na sede da BHAG em Viena
A digitalização está a avançar em todas as áreas da vida quotidiana. No entanto, muitas empresas públicas ainda estão, em grande parte, no mundo analógico. A situação é diferente na Agência Federal de Contabilidade! A empresa de 500 funcionários opera em 7 locais em toda a Áustria e conta com uma estratégia de digitalização consciente e planeada a longo prazo. "Somos quase obrigados a implementar processos de digitalização de forma muito atempada", afirma Alexander Sellner, Diretor de TI na Agência Federal de Contabilidade.
A consequência: a introdução de uma plataforma de assinatura digital como mais um passo para a otimização dos processos. Desta forma, um dos processos operacionais mais importantes - a assinatura segura e legalmente válida de documentos - é significativamente facilitado.
A digitalização está na boca de toda a gente, incluindo na mente dos responsáveis das empresas públicas. Cada vez mais empresas estão a deixar de usar papel, a colocar as suas instalações em rede ou a oferecer novos serviços online. Ao fazê-lo, estão a melhorar a experiência do cliente, mas também a colaboração com parceiros, fornecedores e todas as outras partes interessadas.
Ao avaliar outras medidas de digitalização para a sua própria empresa, a direção da agência federal de contabilidade percebeu rapidamente que a introdução de uma plataforma de assinatura digital poderia trazer enormes benefícios. Esta forma de assinatura é 100% equivalente às assinaturas manuscritas em toda a Europa e está sujeita às directrizes rigorosas do Regulamento eIDAS (UE) 910/2014 (Serviços de Identificação e Autenticação Electrónicas).
No entanto, muitos empresários não estão conscientes das vantagens de uma plataforma de assinatura digital de documentos para toda a empresa. Um "credo" muito consistente ainda se mantém contra a introdução de uma plataforma de assinatura: "Tenho a assinatura do telemóvel e já posso assinar digitalmente.
De facto, quase metade dos cidadãos austríacos já utiliza a assinatura por telemóvel como um serviço gratuito de administração em linha.
No entanto, a assinatura digital, por si só, é geralmente completamente inadequada no ambiente empresarial. O que falta são processos; fluxos de trabalho personalizados. Um "painel de controlo" comum para ter uma visão perfeita dos documentos importantes da empresa e muito mais.
Entretanto, várias empresas activas a nível internacional já optaram por uma plataforma digital que pode mapear digitalmente todos os fluxos de trabalho de assinatura e casos de utilização na empresa.
Numa primeira fase, a equipa do projeto BHAG, em torno de Sellner, avaliou quais os fornecedores europeus ou austríacos que já se tinham estabelecido e trazido ferramentas poderosas para o mercado.
"Quando se trata de armazenamento de dados de documentos sensíveis, não queremos fazer cedências. Estes dados devem ser armazenados a 100% na Europa. Do nosso ponto de vista, a sproof cumpre estes critérios ao selecionar explicitamente centros de dados que são independentes das empresas americanas."
Mag. DI (FH) Alexander SellnerPara além da segurança e da conformidade do armazenamento de dados, uma plataforma de assinatura destina-se a suportar várias execuções de subcritérios que fazem parte da atividade diária da agência federal de contabilidade.
Assim, a atenção recaiu rapidamente sobre o sproof. Após uma fase intensiva de testes e auditorias, a escolha recaiu finalmente sobre a jovem empresa certificada pela IÖB. A solução de nuvem apresentou-se muito bem como uma plataforma tudo-em-um com os mais elevados padrões de segurança e proteção de dados. "Ficámos muito honrados com o facto de a escolha ter recaído sobre nós e de termos sido capazes de satisfazer as elevadas exigências da Agência Federal de Contabilidade", afirma o Dr. Fabian Knirsch, cofundador e CTO da sproof GmbH.
O feedback até à data tem sido muito bom. Muitos dos funcionários, especialmente os da direção, utilizam a plataforma para vários processos de assinatura e, desde então, têm poupado tempo e recursos de forma mensurável. Os documentos já não têm de ser impressos, assinados à mão, digitalizados e enviados por correio, mas podem ser assinados digitalmente com apenas alguns cliques.
Isto também é bom para o ambiente! 500 folhas de papel consomem 7,5 quilogramas de madeira, 130 litros de água e 26,8 quilowatts-hora de energia. Este é um efeito secundário positivo que está a levar cada vez mais empresas a introduzir uma plataforma de assinatura.
A integração harmoniosa da plataforma no panorama informático da empresa foi particularmente impressionante no primeiro passo após a introdução. Graças à nuvem, a integração demorou apenas algumas horas e foi apoiada pela sproof durante todo o processo.
A comunicação fluida e a flexibilidade convenceram Alexander Sellner. "A sproof está aberta ao feedback e aos pedidos dos clientes e, por isso, segue a abordagem de melhorar constantemente a plataforma", explica Sellner.
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