Como assinar os seus contratos digitalmente e garantir a sua validade jurídica

A confusão continua a reinar: Termos diferentes, muitas vezes muito semelhantes, como forma escrita, escrita, ausência de forma, caligrafia, causam confusão quando se trata de tratar de contratos. Por esta razão, infelizmente, as pessoas ainda recorrem frequentemente à caneta, ao papel e aos incómodos canais postais quando há algo para assinar.

Neste artigo, vamos esclarecer para que casos de utilização a assinatura digital é 100% válida do ponto de vista jurídico e pode garantir o mais elevado valor probatório e a rastreabilidade. Pequeno "spoiler": São muito poucos os casos excepcionais em que a assinatura eletrónica não é permitida. Caso contrário, o processo de assinatura digital "supera" a assinatura analógica em todos os casos, devido à sua impossibilidade de falsificação técnica e ao seu valor probatório mais elevado.

Qual é a função dos contratos?

Basicamente, é óbvio: ao assinar um contrato, todas as partes envolvidas concordam com as condições e obrigações nele estabelecidas. A assinatura de um contrato garante que todas as partes no contrato cumprem as suas obrigações e que os seus direitos e interesses são protegidos. Além disso, em caso de conflito, um documento assinado pode servir de prova e ajudar a manter-se firme em tribunal. A forma mais eficiente de assinar contratos é fazê-lo digitalmente.

Independentemente de ser analógico ou digital: O que significa a liberdade de forma para os contratos?

Nos países europeus, os contratos são geralmente válidos sem forma prescrita. Isto significa que não existe qualquer regulamentação relativa à forma como os contratos devem ser assinados. Por exemplo, é permitida a forma eletrónica, escrita ou mesmo oral (cf. § 883 ABG). Em última análise, as próprias partes contratantes podem acordar um tipo específico de assinatura.

Para contratos informais, não existem requisitos legais sobre a forma de assinar, mas para muitos fins comerciais, recomenda-se cautela! Seria uma falácia assinar acordos importantes que não estão sujeitos a qualquer requisito formal com um padrão de assinatura eletrónica baixo. Se existirem contratos com montantes de negociação elevados ou riscos de responsabilidade elevados, deve definitivamente ser utilizado um padrão de assinatura digital elevado.

Alguns contratos exigem a forma escrita por lei.

Em certos tipos de contratos, a proteção de uma das partes contratantes reveste-se de especial importância, razão pela qual a lei exige a forma escrita. Em termos jurídicos, esta forma é designada por forma escrita. Para que a forma escrita ou o carácter escrito seja cumprido, a lei exige a assinatura manuscrita de ambas as partes contratantes. Na Áustria, a forma escrita está regulamentada no § 886 ABGB, na Alemanha no § 126 parágrafo 1 BGB.

Eis a boa notícia ancorada na lei: De acordo com o § 126a BGB (DE), a forma escrita legalmente exigida pode ser substituída por uma forma eletrónica, salvo disposição legal em contrário. Em geral, o Regulamento eIDAS, que está em vigor em toda a Europa desde 2016, regula os requisitos técnicos e de conteúdo para as assinaturas electrónicas.

Se a "forma escrita" for especificamente exigida, a assinatura eletrónica qualificada (QES) pode ser utilizada para uma assinatura em conformidade com a lei.

Por conseguinte, é importante compreender que os termos "forma escrita" ou "escrita", que tendem a implicar caligrafia e papel, não excluem de forma alguma os métodos digitais. A assinatura digital pode ser 100% equivalente à "escrita à mão".

O último testamento. Em casos raros, apenas uma "assinatura húmida" é suficiente.

Só é necessário aplicar uma assinatura manuscrita para a celebração de contratos e a assinatura de documentos se tal for expressamente (!) exigido por uma disposição legal ou por uma disposição contratual entre as partes.

Para além de alguns documentos de direito sucessório, como os testamentos (que têm mesmo de ser manuscritos), e de alguns outros actos notariais, há alguns exemplos notórios de tipos de documentos, nomeadamente em matéria de recursos humanos, que, por lei, só podem ser assinados à mão.

Um exemplo é a rescisão do contrato de trabalho por pré-aviso ou por acordo de rescisão § 623 BGB no direito alemão (!). Neste caso, nenhuma forma de assinatura eletrónica pode substituir a forma escrita, uma vez que a forma eletrónica está expressamente excluída por lei, nos termos do § 623 BGB.

Um importante passo atrás na política alemã de digitalização foi recentemente objeto de discussão controversa em muitos meios de comunicação social. Desde 1995, os empregadores na Alemanha são obrigados pela lei de verificação (NachwG) a registar por escrito as cláusulas contratuais mais importantes e a entregá-las ao trabalhador para assinatura: A transcrição dos termos e condições essenciais de emprego (§2 NachwG). Embora a diretiva da UE (Regulamento eIDAS) permita a transmissão eletrónica, na Alemanha não é permitido comprovar as condições essenciais do contrato em formato eletrónico. Mesmo uma assinatura eletrónica qualificada não satisfaz os requisitos da Nachweisgesetz.

A nossa avaliação pessoal: Será apenas uma questão de tempo até que as ofensivas de digitalização, particularmente necessárias nos recursos humanos, influenciem positivamente a legislação e, muito em breve, a lei da prova seja novamente adaptada.

Além disso, mesmo para este caso especial, já existem "soluções alternativas" para limitar ao máximo a quantidade de papel e o tempo despendido e para reduzir ao mínimo as perturbações dos meios de comunicação social. Isto funciona, por exemplo, graças a documentos adicionais que são assinados de forma análoga, de acordo com a lei, mas uma cópia digital continua a ser gerida e armazenada centralmente no arquivo digital.

Não corre qualquer risco: Assine digitalmente e de acordo com o requisito formal exigido.

Independentemente de ser analógico ou digital, a legislação nacional regula, em primeiro lugar, se e como um contrato está sujeito a um requisito formal. Assim que tiver uma visão geral desta questão e tiver decidido seguir a via digital e poupar tempo, o Regulamento eIDAS (Identificação Eletrónica, Autenticação e Serviços de Confiança) entra em vigor em todos os estados-membros da UE/CEE como um quadro válido. Este quadro jurídico deve impulsionar a transformação digital em toda a Europa, permitir processos comerciais sem descontinuidade dos meios de comunicação e permitir processos electrónicos seguros entre 28 mercados individuais.

Uma grande parte do eIDAS regula os temas da identidade digital segura e da assinatura eletrónica segura. Assim, se, como já foi referido, uma assinatura eletrónica não for decididamente excluída pelas leis nacionais, os contratos podem ser assinados de acordo com as directrizes do eIDAS. O regulamento distingue basicamente três tipos de assinaturas electrónicas: simples, avançadas e qualificadas.

É importante que todos os operadores comerciais tenham uma boa visão geral dos processos contratuais na empresa, de modo a decidir qual a norma de assinatura correcta para cada processo contratual.

Em pormenor, recomendamos que leia o nosso artigo de síntese sobre normas de assinatura. Em combinação com este artigo, poderá decidir quais os contratos que deve assinar com que norma.

Eis um exemplo comum da prática de uma assinatura não legalmente válida:

Exemplo de correio eletrónico: As decisões executadas sob a forma de texto numa mensagem de correio eletrónico estão sujeitas a forma escrita para serem juridicamente válidas. Isto significa que deve ser aposta uma assinatura escrita por todas as partes do contrato. Neste caso, é frequente a aplicação de assinaturas digitais insuficientes. Os seguintes procedimentos não são juridicamente válidos:

• Imprimir, assinar, digitalizar de novo, enviar (rutura do suporte).
• Colocação de uma imagem de uma assinatura no documento de correio eletrónico (assinatura eletrónica simples)

Neste caso, apenas a assinatura eletrónica qualificada seria o método juridicamente válido.

Conclusão

Apesar de todas as ofensivas de digitalização e dos novos métodos de fazer negócios sem papel, estamos convencidos de que a assinatura será sempre uma parte essencial das decisões e aprovações de todos os tipos. Por conseguinte, é um pré-requisito, especialmente no sector profissional, saber que a segurança e a conformidade estão garantidas.

É aqui que a força das plataformas de assinatura digital, como o sproof sign, se torna evidente: os processos tecnicamente complexos são tratados em segundo plano. Para a assinatura eletrónica qualificada, por exemplo, só tem de se identificar uma vez. A plataforma guia-o através do processo de 10 minutos.