Kaip pasirašyti sutartis skaitmeniniu būdu ir užtikrinti jų teisinę galią

Vis dar tvyro sumaištis: Skirtingi, dažnai labai panašūs terminai, tokie kaip rašytinė forma, rašytinumas, laisva forma, rašysena, ranka, kelia painiavą tvarkant sutartis. Dėl šios priežasties, deja, žmonės vis dar dažnai griebiasi rašiklio, popieriaus ir nepatogių pašto kanalų, kai reikia ką nors pasirašyti.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kokiais naudojimo atvejais skaitmeninis parašas yra 100 proc. teisiškai galiojantis, o jo įrodomoji vertė ir atsekamumas gali būti aukščiausi. Nedidelis "spoileris": Yra tik labai nedaug išskirtinių atvejų, kai elektroniniu parašu pasirašyti negalima. Kitais atvejais skaitmeninio parašo procesas visais atvejais "pranoksta" analoginį parašą dėl techninio neklastojamumo ir pačios aukščiausios įrodomosios vertės.

Kokia yra sutarčių funkcija?

Iš esmės ji akivaizdi: pasirašydamos sutartį visos dalyvaujančios šalys sutinka su sutartyje nustatytomis sąlygomis ir įsipareigojimais. Sutarties pasirašymas užtikrina, kad visos sutarties šalys įvykdys savo įsipareigojimus ir kad jų teisės ir interesai bus apsaugoti. Be to, kilus konfliktui, pasirašytas dokumentas gali pasitarnauti kaip įrodymas ir padėti išlaikyti tvirtą poziciją teisme. Efektyviausias būdas pasirašyti sutartis - tai daryti skaitmeniniu būdu.

Nepriklausomai nuo to, ar analoginis, ar skaitmeninis: Ką sutartims reiškia laisvė nuo formos?

Europos šalyse sutartys paprastai galioja be nustatytos formos. Tai reiškia, kad nėra jokių taisyklių, reglamentuojančių, kaip turi būti pasirašomos sutartys. Pavyzdžiui, leidžiama elektroninė, rašytinė ar net žodinė forma (plg. ABG 883 straipsnį). Galiausiai pačios sutarties šalys gali susitarti dėl konkrečios pasirašymo formos.

Neoficialioms sutartims nėra jokių teisinių reikalavimų, kaip pasirašyti, tačiau daugeliu verslo atvejų patariama būti atsargiems! Būtų klaidinga svarbias sutartis, kurioms netaikomi jokie formos reikalavimai, pasirašyti žemo standarto elektroniniu parašu. Jei sutartyse numatytos didelės derybų sumos arba didelė atsakomybės rizika, būtinai reikėtų naudoti aukštą elektroninio parašo standartą.

Kai kurios sutartys pagal įstatymą turi būti rašytinės formos.

Tam tikrų rūšių sutartims ypač svarbi vienos iš sutarties šalių apsauga, todėl įstatymas reikalauja rašytinės formos. Teisiniu požiūriu tai vadinama rašytine forma. Tam, kad būtų įvykdyta rašytinė forma arba rašytinumas, pagal įstatymą reikalaujama abiejų sutarties šalių ranka rašyto parašo. Austrijoje rašytinė forma reglamentuojama ABGB 886 straipsnyje, Vokietijoje - BGB 126 straipsnio 1 dalyje.

Štai gera žinia, įtvirtinta įstatyme: Pagal BGB (Vokietijos Federacinė Respublika) 126a straipsnį, jeigu įstatyme nenustatyta kitaip, įstatymo reikalaujamą rašytinę formą galima pakeisti elektronine forma. Apskritai nuo 2016 m. visoje Europoje galiojantis eIDAS reglamentas reglamentuoja e. parašo techninius ir turinio reikalavimus.

Jei konkrečiai reikalaujama "rašytinės formos", teisiškai suderinamam pasirašymui galima naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (KEP).

Todėl svarbu suprasti, kad sąvokos "rašytinė forma" arba "raštiškumas", kurios paprastai reiškia rašyseną ir popierių, jokiu būdu neapima skaitmeninių metodų. Skaitmeninis parašas gali būti 100 % lygiavertis "rašysenai".

Paskutinė valia. Retais atvejais pakanka tik "šlapio parašo".

Sudarant sutartis ir pasirašant dokumentus, ranka rašytą parašą būtina naudoti tik tuo atveju, jei to aiškiai (!) reikalauja teisės norma arba šalių sutarties nuostata.

Be kai kurių paveldėjimo teisės dokumentų, pavyzdžiui, testamentų (kurie netgi turi būti pasirašyti ranka), ir kai kurių kitų notarinių aktų, yra keletas ryškių dokumentų rūšių pavyzdžių, ypač žmogiškųjų išteklių srityje, kuriuos pagal įstatymą galima pasirašyti tik ranka.

Vienas iš pavyzdžių - darbo sutarties nutraukimas įspėjimu arba susitarimu dėl darbo sutarties nutraukimo pagal Vokietijos (!) teisę, § 623 BGB. Šiuo atveju jokia e. parašo forma negali pakeisti rašytinės formos; taip yra todėl, kad elektroninė forma pagal BGB 623 straipsnį yra aiškiai išskirta įstatymu.

Didelį žingsnį atgal Vokietijos skaitmeninimo politikoje neseniai prieštaringai aptarinėjo daugelis žiniasklaidos priemonių. Nuo 1995 m. pagal Patikrinimo įstatymą (NachwG) darbdaviai Vokietijoje privalo raštu užfiksuoti svarbiausias sutarties sąlygas ir įteikti jas darbuotojui pasirašyti: Svarbiausių darbo sąlygų nuorašas (NachwG 2 straipsnis). Nors ES direktyva (eIDAS reglamentas) leidžia perduoti duomenis elektroniniu būdu, Vokietijoje neleidžiama pateikti esminių sutarties sąlygų įrodymų elektronine forma. Net kvalifikuotas elektroninis parašas neatitinka Nachweisgesetz reikalavimų.

Mūsų asmeninis vertinimas: Tai tik laiko klausimas, kada skaitmeninimo ofenzyva, kuri ypač reikalinga žmogiškųjų išteklių srityje, taip pat turės teigiamos įtakos teisės aktams ir labai greitai vėl bus pritaikytas įrodymų įstatymas.

Be to, net ir šiuo ypatingu atveju jau yra "apeinamųjų kelių", kad būtų galima kiek įmanoma sumažinti popieriaus ir laiko sąnaudas ir iki minimumo sumažinti žiniasklaidos trikdžius. Tai veikia, pavyzdžiui, dėl papildomų dokumentų, kurie pagal įstatymą pasirašomi analogiškai, tačiau skaitmeninė kopija vis tiek tvarkoma ir saugoma centralizuotai skaitmeniniame archyve.

Jokios rizikos: Pasirašykite skaitmeniniu parašu ir pagal reikiamą oficialų reikalavimą.

Nepriklausomai nuo to, ar sutartis yra analoginė, ar skaitmeninė, nacionaliniai teisės aktai pirmiausia reglamentuoja, ar sutarčiai taikomas formalus reikalavimas ir kaip jis taikomas. Kai tai apžvelgsite ir nuspręsite rinktis skaitmeninį, laiką taupantį kelią, eIDAS reglamentas (Elektroninės atpažinties, autentiškumo nustatymo ir patikimumo užtikrinimo paslaugos) įsigalioja visose ES/EEB valstybėse narėse kaip galiojanti sistema. Ši teisinė sistema turėtų paskatinti skaitmeninę transformaciją visoje Europoje, sudaryti sąlygas verslo procesams nenutrūkstamai veikti be medijų ir užtikrinti saugius elektroninius procesus tarp 28 atskirų rinkų.

Didelė eIDAS dalis reglamentuoja saugios skaitmeninės tapatybės ir saugaus elektroninio parašo temas. Taigi, jei, kaip minėta anksčiau, elektroninis parašas nėra griežtai draudžiamas nacionaliniuose įstatymuose, sutartis galima pasirašyti pagal eIDAS gaires. Reglamente iš esmės skiriami trys elektroninių parašų tipai: paprastas, pažangusis ir kvalifikuotas.

Visiems verslo subjektams svarbu gerai apžvelgti įmonėje vykstančius sutarčių procesus, kad būtų galima nuspręsti, kuris parašo standartas tinka kuriam sutarties procesui.

Išsamiau rekomenduojame perskaityti mūsų apžvalginį straipsnį apie parašo standartus. Kartu su šiuo straipsniu galėsite nuspręsti, kokias sutartis kokiu standartu turėtumėte pasirašyti.

Pateikiame įprastą pavyzdį iš praktikos, kai parašas nėra teisiškai galiojantis:

Pavyzdys: Sprendimams, kurie įforminami kaip tekstas elektroniniame laiške, norint, kad jie būtų teisiškai galiojantys, būtina rašytinė forma. Tai reiškia, kad rašytiniu parašu turi pasirašyti visos sutarties šalys. Šiuo atveju dažnai pasitaiko, kad taikomi nepakankami skaitmeniniai parašai. Šios procedūros nėra teisiškai galiojančios:

• Spausdinti, pasirašyti, dar kartą nuskaityti, išsiųsti (laikmenos sutrikimas).
• Parašo atvaizdo patalpinimas el. laiško dokumente (paprastas elektroninis parašas)

Šiuo atveju teisiškai galiojantis būdas būtų tik kvalifikuotas elektroninis parašas.

Išvada

Nepaisant visų skaitmeninimo priemonių ir naujų metodų, kaip verslą vykdyti be popieriaus, esame įsitikinę, kad parašas visada bus svarbi visų rūšių sprendimų ir patvirtinimų dalis. Todėl būtina sąlyga, ypač profesiniame sektoriuje, kad būtų užtikrintas saugumas ir atitiktis.

Čia išryškėja skaitmeninio parašo platformų, tokių kaip "sproof sign", stiprybė: techniškai sudėtingi procesai tvarkomi fone. Pavyzdžiui, pasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu, tereikia vieną kartą identifikuoti save. Platforma jus veda per 10 minučių trunkantį procesą.