"Ci occupiamo della contabilità dell'Austria". L'agenzia contabile federale (BHAG) firma digitalmente.

La digitalizzazione sta avanzando in tutti i settori della vita quotidiana. Tuttavia, molte aziende pubbliche sono ancora in gran parte nel mondo analogico. La situazione è diversa presso l'Agenzia Federale di Contabilità! L'azienda, che conta 500 dipendenti, opera in 7 sedi in tutta l'Austria e si affida a una strategia di digitalizzazione consapevole e pianificata a lungo termine. "Siamo quasi obbligati a implementare i processi di digitalizzazione in modo molto tempestivo", afferma Alexander Sellner, Responsabile IT dell'Agenzia Federale di Contabilità.

La conseguenza: l'introduzione di una piattaforma di firma digitale come ulteriore passo verso l'ottimizzazione dei processi. In questo modo, uno dei processi operativi più cruciali - la firma sicura e legalmente valida dei documenti - viene notevolmente facilitato.

Situazione iniziale

La digitalizzazione è sulla bocca di tutti, compresi i responsabili delle aziende pubbliche. Un numero sempre maggiore di aziende si sta liberando della carta, collegando in rete le proprie sedi o offrendo nuovi servizi online. Così facendo, migliorano l'esperienza del cliente, ma anche la collaborazione con i partner, i fornitori e tutti gli altri stakeholder.

Nel valutare ulteriori misure di digitalizzazione per la propria azienda, i vertici dell'agenzia contabile federale hanno capito subito che l'introduzione di una piattaforma di firma digitale avrebbe potuto offrire enormi vantaggi. Questa forma di firma è equivalente al 100% alla firma autografa in tutta Europa ed è soggetta alle severe linee guida del Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servizi di identificazione e autenticazione elettronica).

Tuttavia, molti imprenditori non sono consapevoli dei vantaggi di una piattaforma aziendale per la firma digitale dei documenti. Un "credo" molto coerente è ancora contrario all'introduzione di una piattaforma di firma: "Ho la firma del cellulare e posso già firmare digitalmente".

In effetti, quasi la metà dei cittadini austriaci utilizza già la firma sul cellulare come servizio gratuito di eGovernment.

Tuttavia, la firma digitale da sola è di solito del tutto inadeguata nell'ambiente aziendale. Ciò che manca sono i processi; i flussi di lavoro personalizzati. Un 'cruscotto' comune per avere una panoramica perfetta dei documenti importanti in azienda, e molto altro ancora.

Nel frattempo, alcune aziende attive a livello internazionale hanno già optato per una piattaforma digitale in grado di mappare digitalmente tutti i flussi di lavoro e i casi d'uso della firma in azienda.

Procedura

In una prima fase, il team del progetto BHAG intorno a Sellner ha valutato quali fornitori europei o austriaci si sono già affermati e hanno portato strumenti potenti sul mercato.

Oltre alla sicurezza e alla conformità dell'archiviazione dei dati, una piattaforma di firma è destinata a supportare vari sottocriteri che fanno parte dell'attività quotidiana dell'agenzia contabile federale.

Pertanto, l'attenzione è caduta rapidamente su sproof. Dopo un'intensa fase di test e di audit, la scelta è caduta infine sulla giovane azienda certificata IÖB. La soluzione cloud si è presentata molto bene come una piattaforma all-in-one con i più alti standard di sicurezza e protezione dei dati. "Siamo stati davvero onorati che la scelta sia ricaduta su di noi e che alla fine siamo stati in grado di soddisfare le esigenze molto elevate dell'Agenzia Federale della Contabilità", afferma il Dr. Fabian Knirsch, co-fondatore e CTO di sproof GmbH.

Risultato e valore aggiunto

Il feedback finora è stato molto buono. Molti dipendenti, soprattutto tra i dirigenti, utilizzano la piattaforma per vari processi di firma e da allora hanno risparmiato in modo misurabile tempo e risorse. I documenti non devono più essere stampati, firmati a mano, scansionati e inviati per posta, ma possono essere firmati digitalmente con pochi clic.

Questo fa bene anche all'ambiente! 500 fogli di carta consumano 7,5 chilogrammi di legno, 130 litri di acqua e 26,8 chilowattora di energia. Questo è un effetto collaterale positivo che spinge sempre più aziende a introdurre una piattaforma di firma.

L'integrazione fluida della piattaforma nel panorama informatico dell'azienda è stata particolarmente impressionante nella prima fase dopo l'introduzione. Grazie al cloud, l'onboarding ha richiesto solo poche ore ed è stato supportato da sproof per tutto il tempo.

La comunicazione fluida e la flessibilità hanno convinto Alexander Sellner. "sproof è aperta al feedback e alle richieste dei clienti e quindi segue l'approccio di migliorare costantemente la piattaforma", spiega Sellner.