Che cos'è la firma digitale?

La firma digitale (o firma elettronica, eSignature, ecc.) è diventata uno strumento indispensabile per le aziende e i privati per gestire i documenti in modo più efficiente ed ecologico. In questo articolo, forniamo un punto di partenza per tutti coloro che desiderano aggiornare un vecchio processo - la firma dei documenti.

Che cos'è la firma digitale?

La firma digitale è un metodo sicuro ed efficiente per firmare i contratti in un ambiente digitale, in alternativa alla firma autografa.

La firma digitale funziona come un'impronta digitale umana, in quanto ogni documento ha la sua impronta elettronica unica. Nessun altro documento può avere la stessa firma digitale. Se un documento digitale è 'sigillato' con una firma, si può dimostrare che

• il file non è stato modificato dopo la firma (integrità).
• una persona specifica ha firmato il documento (autenticazione).
• il firmatario ha effettivamente firmato il documento. La persona non può negare di aver firmato il documento dopo la creazione della firma digitale.
• il documento non è un falso.

Le firme digitali sono già utilizzate in molti settori per un'ampia varietà di applicazioni.

Cosa non è una firma digitale (valida)?

Solo una firma che può essere verificata anche da un servizio di verifica online approvato (ad esempio Acrobat Reader, RTR, o direttamente in sproof sign) può essere classificata come legalmente conforme.

Il Regolamento eIDAS regolamenta per l'Europa il modo in cui i documenti possono essere firmati in modo legalmente valido e verificabile. Può saperne di più qui.

Come funziona la firma digitale dei documenti PDF

L'applicazione di una firma digitale valida a un documento (PDF) è un processo tecnicamente complesso che viene eseguito in modo discreto in background quando si firma digitalmente un documento.

Una firma digitale corretta differisce quindi in modo significativo dal semplice inserimento di una firma manoscritta scansionata.

Una firma digitale valida consente di riconoscere le modifiche successive al documento. Questo non avviene quando si inseriscono semplicemente delle immagini.

Ecco come funziona la prova d'intenti digitale con una piattaforma di firma:

Fase 1: caricamento e conversione

Innanzitutto, carica il suo documento online tramite il suo account su una piattaforma di firma. Il documento viene convertito in un documento PDF.

Fase 2: applicazione della firma digitale

Per la firma vera e propria, è necessario un certificato digitale che attesti la sua identità di firmatario. Questo viene creato per lei quando si registra su una piattaforma di firma. Se desidera firmare con lo standard più elevato, la firma elettronica qualificata , questa fase viene eseguita da un' autorità di certificazione riconosciuta dallo Stato.

Con una piattaforma di firma, ha la possibilità di personalizzare la sua firma (simile alla versione scritta a mano) e di creare il suo stile di firma personale.

Fase 3: Crittografia del documento e delle firme

Nella fase finale, l'intero contratto, comprese le firme allegate, viene crittografato. Viene generato un cosiddetto valore di hash. Il contratto diventa a prova di falsificazione e verificabile.

Le firme allegate hanno il massimo valore probatorio e non possono più essere falsificate.

Naturalmente, i contratti firmati possono essere scaricati, inviati o salvati ovunque.

Posso firmare digitalmente anche in Word o in altri programmi Office?

In linea di principio, anche molti formati di file possono essere firmati digitalmente. Tuttavia, affinché la firma digitale applicata sia inalterabile, ogni documento deve essere prima convertito in un documento PDF. Come è noto, i documenti PDF non possono più essere modificati (a differenza dei documenti docx, ad esempio). Le piattaforme di firma digitale convertono automaticamente molti formati di file in un documento PDF corretto, di solito quando il documento viene caricato.

Come si ottiene una firma digitale?

Esistono vari modi per ottenere una firma digitale.

Registrazione a una piattaforma di firma digitale (AES)

Come già spiegato, la creazione di una firma digitale è l'elemento centrale di una piattaforma di firma digitale. Soluzioni affermate e conosciute sono, ad esempio, DocuSign , AdobeSign o soluzioni europee più recenti come sproof sign o yousign, che si sono anche specializzate specificamente per l'uso nelle aziende europee.

Una firma elettronica avanzata viene creata per lei al momento della registrazione.

Identificazione con una piattaforma di firma (QES)

Molti fornitori dotano gli utenti anche di una firma elettronica qualificata, che è profondamente integrata nell'applicazione stessa. Oltre all'elevato valore probatorio di questo standard di firma, lei beneficia delle numerose opzioni di personalizzazione del processo di firma.

Identificazione con un servizio governativo (QES; ad esempio, firma da cellulare)

In Austria, oltre il 50% dei cittadini possiede già una firma da cellulare. Questa viene rilasciata dalle autorità pubbliche ed è conforme allo standard di firma elettronica qualificata.

Validità legale della firma digitale

Un contratto valido è concluso quando entrambe le parti esprimono il loro consenso. In genere, il legislatore lascia alle parti contraenti la facoltà di decidere se concludere un contratto verbalmente, per iscritto o elettronicamente. Questo è noto come libertà di forma.

Se sceglie una soluzione di firma digitale, ha il vantaggio che tutte le firme sono integrate nel file PDF in modo inalterabile e a prova di falsificazione.

In ogni caso, è necessario selezionare il giusto standard di firma elettronica a seconda del contratto.

A tal fine sono stati stabiliti tre standard, che sono definiti nel Regolamento eIDAS e fungono da quadro giuridico.

• Firma elettronica semplice (EES)
• Firma elettronica avanzata (AES)
• Firma elettronica qualificata (QES)

La firma elettronica qualificata (QES) soddisfa i più alti criteri di qualità ed è legalmente equivalente al 100% a una firma autografa.

Poiché le implicazioni legali possono variare notevolmente, fattori come i costi di implementazione, la facilità d'uso (esperienza del cliente), la legislazione, le politiche aziendali e il rischio aziendale valutato determineranno solitamente quale metodo utilizzare in una particolare situazione.

Può utilizzare la seguente guida alla decisione per aiutarla.

Due fattori influenzano quindi la scelta dello standard giusto per la firma elettronica:

• Rischi di responsabilità, rischi operativi
• Requisiti legali

I vantaggi di una piattaforma di firma digitale sono i seguenti

• può cambiare lo standard di firma elettronica in qualsiasi momento, a seconda del tipo di contratto
• può specificare lo standard di firma elettronica desiderato quando acquista firme esterne.

I fornitori di firme europei si sono concentrati soprattutto sui due standard di firma digitale più elevati.

sproof sign è un esperto nel campo delle firme elettroniche qualificate (QES) in particolare.

Per saperne di più

Una firma o un'immagine di firma scansionata è valida?

Il termine "firma scansionata" significa che si tratta di un'immagine digitale di una firma autografa. La firma originale cartacea viene convertita in un formato digitale (.jpg, .doc, .pdf ecc.) utilizzando uno scanner o una fotocamera.

In linea di principio, tali firme scansionate sono valide finché non è richiesta una forma scritta per la corrispondente dichiarazione d'intenti.

Una copia firmata non è legalmente valida, in quanto il firmatario non può essere identificato e il consenso non può essere dimostrato.

Una firma scannerizzata è facile da falsificare, per cui il destinatario del contratto firmato può facilmente copiarla (#SnippingTool #Screenshot). È ovvio che questo non è legale.

Una firma scansionata non ha alcun valore probatorio in tribunale, poiché è solo una copia della sua firma originale. Senza la prova di come è stata realizzata la firma, è considerata una mera copia e non una firma autentica. Per questo motivo, non è valida, soprattutto nelle transazioni commerciali.

La differenza tra una firma digitale e una firma elettronica?

I termini "firma elettronica" e "firma digitale" possono essere facilmente confusi. I termini sono spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma a rigore non sono la stessa cosa.

La firma elettronica (o firma elettronica) è un metodo per concludere un accordo legale in un ambiente digitale. Si tratta, per così dire, dell'equivalente digitale della firma di un documento cartaceo.

Mentre la firma elettronica dimostra il consenso del firmatario del documento, la firma digitale è la prova dell'autenticità del documento stesso. Ciò significa che la combinazione di documento e firma è stata tecnicamente progettata e crittografata in modo tale che il contratto sia a prova di falsificazione. I termini si fondono o lavorano insieme in modo tale che un contratto digitale diventi verificabile e legalmente applicabile.

I vantaggi di una piattaforma di firma digitale (europea)

**Cloud altamente sicuro, pronto all'**uso sproof sign è una soluzione basata sul web per la firma digitale dei contratti e funziona su tutti i dispositivi mobili (desktop, smartphone, tablet). sproof sign ha sede in Austria e il backup di tutti i dati avviene esclusivamente in centri dati all'interno dell'UE. Garantiamo la conformità al RGPD a tutti i livelli, sia con noi che con i nostri subappaltatori. Offriamo ai nostri clienti queste garanzie in un contratto di elaborazione dei dati dell'ordine (ADV), che si basa sulle clausole contrattuali standard dell'UE e che quindi offre anche la massima certezza giuridica.

Interfacce e sistemi esistenti

• sproof sign può essere perfettamente integrato nei suoi sistemi esistenti.
• Firma direttamente negli strumenti più comuni come MS Teams, Word, Google Drive, ecc.
• Single Sign On
• API semplice per casi d'uso personalizzati. (Documentazione API )

Archiviazione dei documenti e controllo dell'avanzamento dei lavoriIcontrattiimportantivengono archiviati in una posizione centrale in modo chiaro, altamente sicuro e crittografato. Tuttavia, è possibile accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Inoltre, lo stato di avanzamento dei processi di firma può essere visualizzato in qualsiasi momento e, se necessario, possono essere inviati dei promemoria.

Firma elettronica qualificata (QES) e avanzata (AES), compresa l'identificazione. sproof sign supporta tutti i tipi di firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata) in conformità con il Regolamento eIDAS e con molti altri standard di firma utilizzati a livello globale (ad esempio, la conformità FDA). Può firmare sia all'interno della sua organizzazione che con partner esterni, fornitori o clienti.

Firma batch**: firma i contratti contemporaneamenteCon**la firma batch, innumerevoli documenti possono essere firmati digitalmente e legalmente in un'unica operazione. Un enorme risparmio di tempo.

Cartella documenti: invia i contratti contemporaneamenteImpacchettadiversi documenti in modo digitale e li invia insieme per la firma. Questo fa risparmiare molto tempo a lei e al destinatario.

Marchio aziendale, timbri aziendali e stili di firmaSia che si trattidi un grande team o di un singolo utente. In sproof sign, può memorizzare il suo logo aziendale come timbro aziendale. Può anche creare diversi stili di firma per scopi diversi.

eID Hub: Ottenere firme in tutta EuropaLafirma qualificata è legalmente equivalente alla firma autografa in tutta Europa. sproof sign consente di firmare contratti con diversi fornitori di firma qualificata grazie alla sua interfaccia unica. Questo è un enorme vantaggio per ottenere ed emettere firme legalmente valide. Clicchi qui per avere una panoramica di tutti i fornitori di servizi fiduciari integrati →

Verifica delle firme e download dei rapporti di verificaPuòverificare la validità delle firme elettroniche applicate direttamente in sproof sign con un clic del mouse. Può anche scaricare un rapporto di verifica per ogni firma eseguita e vedere chi ha firmato con quale certificato e quando.

Gestione del team e regole di sostituzioneSproofSign consente una semplice gestione degli utenti e dei diritti per gli utenti all'interno di un piano. Inoltre, la quota di firma può essere gestita centralmente e si possono effettuare varie impostazioni importanti per l'intero piano.

Assistenza e Accademie sproofsign è nota per il suo supporto rapido e flessibile. La sproof sign Academy è un portale di formazione gratuito che aiuta lei e i suoi collaboratori a partire rapidamente.

Prezzi trasparenti senza costi nascostiIl nostroobiettivo è quello di essere il miglior offerente senza rivali nella ricerca di un fornitore di firme adatto. Nel farlo, diamo grande valore alla correttezza e alla trasparenza. Due valori che caratterizzano la nostra cultura aziendale. Questi valori determinano anche il prezzo della nostra soluzione nel segmento aziendale.