Come firmare i suoi contratti digitalmente e garantirne la validità legale

La confusione regna ancora: Termini diversi, spesso molto simili, come forma scritta, scrittura, libertà dalla forma, calligrafia, generano confusione quando si tratta di gestire i contratti. Per questo motivo, purtroppo, le persone spesso ricorrono ancora a penna, carta e agli ingombranti canali postali quando c'è qualcosa da firmare.

In questo articolo, chiariremo per quali casi d'uso la firma digitale è valida al 100% dal punto di vista legale e può garantire il massimo valore probatorio e la tracciabilità. Piccolo "spoiler": Ci sono solo pochissimi casi eccezionali in cui la firma elettronica non è consentita. Per il resto, il processo di firma digitale "batte" la firma analogica in ogni caso, grazie all'impermeabilità tecnica e al valore probatorio più elevato.

Qual è la funzione dei contratti?

Fondamentalmente, è ovvio: firmando un contratto, tutte le parti coinvolte accettano le condizioni e gli obblighi stabiliti nel contratto. La firma di un contratto assicura che tutte le parti del contratto adempiano ai loro obblighi e che i loro diritti e interessi siano protetti. Inoltre, in caso di conflitto, un documento firmato può fungere da prova e aiutare a rimanere saldi in tribunale. Il modo più efficiente per firmare i contratti è quello di farlo digitalmente.

Indipendentemente dal fatto che sia analogico o digitale: Cosa significa libertà dalla forma per i contratti?

Nei Paesi europei, i contratti sono generalmente validi senza una forma prescritta. Ciò significa che non ci sono regolamenti sul modo in cui i contratti devono essere firmati. Ad esempio, è ammessa la forma elettronica, scritta o anche orale (cfr. Sezione 883 ABG). In definitiva, le stesse parti contraenti possono concordare un tipo specifico di firma.

Per i contratti informali, non ci sono requisiti legali sulle modalità di firma, ma per molti scopi commerciali, si consiglia cautela! Sarebbe un errore firmare accordi importanti che non sono soggetti ad alcun requisito di forma con uno standard di firma elettronica basso. Se ci sono contratti con importi di negoziazione elevati o rischi di responsabilità elevati, è assolutamente necessario utilizzare uno standard di firma digitale elevato.

Alcuni contratti richiedono la forma scritta per legge.

Per alcuni tipi di contratto, la protezione di una delle parti contraenti è di particolare importanza, motivo per cui la forma scritta è richiesta dalla legge. In termini legali, si parla di forma scritta. Per soddisfare la forma scritta, la legge richiede la firma autografa di entrambe le parti contraenti. In Austria la forma scritta è regolata dal § 886 ABGB, in Germania dal § 126 paragrafo 1 BGB.

Ecco la buona notizia ancorata nella legge: Secondo il § 126a BGB (DE), la forma scritta richiesta per legge può essere sostituita dalla forma elettronica, a meno che la legge non disponga diversamente. In generale, il Regolamento eIDAS, in vigore in tutta Europa dal 2016, regola i requisiti tecnici e di contenuto delle firme elettroniche.

Se la "forma scritta" è specificamente richiesta, la firma elettronica qualificata (QES) può essere utilizzata per una firma legalmente conforme.

È quindi importante capire che i termini "forma scritta" o "scrivibilità", che tendono ad implicare la scrittura a mano e la carta, non escludono affatto i metodi digitali. La firma digitale può essere equivalente al 100% alla "scrittura a mano".

L'ultimo testamento. In rari casi, è sufficiente una "firma umida".

È necessario apporre una firma autografa per la conclusione di contratti e la firma di documenti solo se ciò è espressamente (!) richiesto da una disposizione di legge o da una clausola contrattuale tra le parti.

Oltre ad alcuni documenti di diritto successorio come i testamenti (che devono essere scritti a mano) e ad alcuni altri atti notarili, ci sono alcuni esempi importanti di tipi di documenti, soprattutto nel settore delle risorse umane, che per legge possono essere firmati solo a mano.

Un esempio è la cessazione del rapporto di lavoro tramite preavviso o accordo di licenziamento § 623 BGB nella legge tedesca (!). Nessuna forma di firma elettronica può sostituire la forma scritta in questo caso; questo perché la forma elettronica è espressamente esclusa dalla legge ai sensi del § 623 BGB.

Un importante passo indietro nella politica di digitalizzazione tedesca è stato recentemente oggetto di discussione controversa in molti media. Dal 1995, i datori di lavoro in Germania sono tenuti, in base alla Legge sulla Verifica (NachwG), a registrare per iscritto i termini contrattuali più importanti e a consegnarli al dipendente per la firma: La trascrizione dei termini e delle condizioni di lavoro essenziali (§2 NachwG). Sebbene la Direttiva UE (Regolamento eIDAS) consenta la trasmissione elettronica, in Germania non è consentito fornire la prova dei termini essenziali del contratto in forma elettronica. Anche una firma elettronica qualificata non soddisfa i requisiti della Nachweisgesetz.

La nostra valutazione personale: Sarà solo una questione di tempo che le offensive della digitalizzazione, particolarmente necessarie nelle risorse umane, influenzeranno positivamente anche la legislazione e molto presto anche la legge sulla prova sarà nuovamente adattata.

Inoltre, anche per questo caso speciale, esistono già dei 'workaround' per limitare il più possibile la quantità di carta e il tempo impiegato e per ridurre al minimo le interruzioni dei media. Questo funziona, ad esempio, grazie a documenti aggiuntivi che vengono firmati analogicamente in conformità alla legge, ma una copia digitale viene comunque gestita e conservata centralmente nell'archivio digitale.

Nessun rischio: Firma digitalmente e in conformità ai requisiti formali richiesti.

Indipendentemente dal fatto che sia analogico o digitale, la legislazione nazionale regola in primo luogo se e come un contratto sia soggetto a un requisito formale. Una volta che si ha una visione d'insieme e si è deciso di intraprendere la strada del digitale e del risparmio di tempo, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) entra in vigore in tutti gli Stati membri dell'UE/CEE come quadro valido. Questo quadro giuridico dovrebbe guidare la trasformazione digitale in tutta Europa, consentire processi aziendali senza discontinuità mediatica e permettere processi elettronici sicuri tra 28 mercati individuali.

Gran parte di eIDAS regola i temi dell'identità digitale sicura e della firma elettronica sicura. Quindi, se, come già detto, la firma elettronica non è decisamente esclusa dalle leggi nazionali, i contratti possono essere firmati secondo le linee guida di eIDAS. Il regolamento distingue fondamentalmente tre tipi di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata.

È importante per tutti gli operatori commerciali avere una buona panoramica dei processi contrattuali in azienda, al fine di decidere quale standard di firma è quello giusto per quale processo contrattuale.

In dettaglio, le consigliamo di leggere il nostro articolo di panoramica sugli standard di firma. In combinazione con questo articolo, sarà in grado di decidere quali dei suoi contratti dovrà firmare con quale standard.

Ecco un esempio comune nella pratica di una firma non legalmente valida:

Esempio di e-mail: Le decisioni che vengono eseguite come testo in una mail sono soggette alla forma scritta per essere legalmente valide. Ciò significa che tutte le parti del contratto devono apporre una firma scritta. In questo caso, si verifica spesso l'applicazione di firme digitali insufficienti. Le seguenti procedure non sono legalmente valide:

• Stampare, firmare, scansionare di nuovo, inviare (interruzione dei media).
• Inserimento di un'immagine di firma nel documento e-mail (firma elettronica semplice)

Solo la firma elettronica qualificata sarebbe il metodo legalmente valido in questo caso.

Conclusione

Nonostante le offensive di digitalizzazione e i nuovi metodi per fare affari senza carta, siamo convinti che la firma sarà sempre una parte essenziale delle decisioni e delle approvazioni di ogni tipo. Di conseguenza, è un prerequisito, soprattutto nel settore professionale, sapere che la sicurezza e la conformità sono garantite.

È qui che la forza delle piattaforme di firma digitale come sproof sign diventa evidente: i processi tecnicamente complessi vengono gestiti in background. Per la firma elettronica qualificata, ad esempio, deve identificarsi solo una volta. La piattaforma la guida attraverso il processo di 10 minuti.