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Signer des contrats légalement en ligne (et les faire signer) - ce que vous devez savoir
Mise à jour le 10.02.2023
Les processus contractuels fastidieux appartiennent au passé - mais comment signer des contrats en ligne facilement et en toute sécurité ? Dans cet article, vous apprendrez comment les contrats sont signés en ligne ou comment les signatures peuvent être obtenues sur le web. Qu'est-ce qui est important, quels sont les critères de qualité ? Mais un "spoiler" avant tout : La simplicité et la sécurité peuvent, mais ne doivent pas nécessairement, fonctionner ensemble.
La signature électronique est entrée dans les mœurs
C'est une question d'attitude. La signature d'un document a une certaine composante esthétique. Vous scellez une décision par quelque chose de très personnel : votre propre signature manuscrite. Cette signature est souvent répétée et affinée au fil des ans et, dans la plupart des cas, reste inchangée tout au long de la vie professionnelle. Souvent, la signature analogique d'un document est associée à une réunion, il y a plusieurs parties au contrat et il y a souvent un aspect social à cette signature. Les gens se rencontrent, se serrent la main, signent un document et le classent ensuite dans des archives plus ou moins sûres. Dans la plupart des cas, les parties sont satisfaites et s'en vont chacune de leur côté.
Le revers de la médaille est évident. Que vous souhaitiez cartographier les processus de signature internes ou externes. Cela nécessite un niveau très élevé de ressources, qui peuvent être gaspillées avec l'aide de la signature numérique. La numérisation des processus de prise de décision a déjà commencé, même dans des industries et des domaines d'activité très "anciens". Dans le contexte privé, la signature électronique des contrats est déjà répandue depuis un certain temps et est soutenue par les fournisseurs d'identité électronique de l'État dans de nombreux pays européens.
Par conséquent, l'intégration de solutions de signature dans le contexte de l'entreprise commence très souvent par des voix individuelles dans l'entreprise qui se sont familiarisées depuis longtemps avec les avantages des signatures électroniques dans le secteur privé. De nombreux services publics en ligne permettent aux citoyens de signer des contrats numériquement. En fin de compte, cela conduit les entrepreneurs à vouloir bénéficier des avantages de ces solutions de signature en ligne pour le traitement des contrats dans leur propre entreprise.
Comment fonctionne la signature numérique ?
Il existe de plus en plus de nouveaux outils de signature, souvent petits et gratuits, qui circulent sur le net et dont le seuil d'enregistrement et d'utilisation est souvent très bas. Le fonctionnement est identique à celui des outils plus importants : Vous avez enregistré un document numérique localement, vous le téléchargez vers un outil de navigation web et vous le signez. Avec certains outils, le document peut également être téléchargé et envoyé. En revanche, il existe des plateformes de signature complexes qui sont souvent intégrées dans un système global de gestion des documents ou dans un système CRM ou ERP. Cela permet également la signature par un tiers, beaucoup plus complexe, ou la signature à distance. Cela signifie que je peux également soumettre un document auto-signé à la signature, définir des séquences de signature et des flux de travail complexes, etc.
En particulier dans le milieu professionnel, les solutions spécialisées dans la signature complète de documents PDF, offrant les normes de sécurité les plus élevées et, surtout, un guidage très simple de l'utilisateur, sont de plus en plus acceptées. La signature numérique de documents PDF via le navigateur web peut être divisée en trois composantes essentielles.
La gestion des contrats :
Ici, comme nous l'avons mentionné, l'écart est important. Le critère minimum pour un outil web est la possibilité de télécharger des documents (avec la plupart des applications, les fichiers sont automatiquement convertis au format PDF courant) et de les télécharger à nouveau après la signature ou de les stocker de la manière la plus sécurisée possible. Les outils complets permettent également une gestion intelligente et une vue d'ensemble de tous les documents importants dans un emplacement central.
La signature numérique des documents :
L'élément central de tous les outils de signature en ligne est l'application de la signature numérique à un document contractuel. L'application d'une signature numérique valide à un document PDF est un processus technique qui doit être clairement distingué de la simple insertion d'une image d'une signature manuelle sans aucune autre mesure technique !
Une signature numérique valide permet notamment de détecter les modifications apportées ultérieurement au document. Techniquement, pour une signature numérique, le contenu du document est fermement lié à la signature apposée. L'aspect visuel de la signature sur le document est essentiellement informatif et n'a pas d'importance pour la validité (technique). sproof sign, par exemple, prend en charge l'insertion d'images d'une signature ou d'une signature manuelle à l'écran, mais crée également une signature numérique complète en arrière-plan. Les signatures numériques qualifiées constituent un autre niveau de signatures numériques. Elles impliquent la vérification du signataire par un prestataire de services de confiance. Il s'agit d'organisations qui effectuent un contrôle d'identité approfondi d'une personne ou d'une organisation et relient l'identité à la signature au cours de la signature numérique. Les signatures numériques qualifiées ont donc un statut juridique spécial équivalent à celui des signatures manuscrites.
Gestion des signatures et flux de travail :
Le plein potentiel des plateformes de signature apparaît lorsqu'il s'agit d'envoyer des demandes de signature sécurisées et conformes à d'autres personnes. Par exemple, sproof sign permet de déléguer différentes tâches (par exemple, la signature de documents, la visualisation de documents, la transmission de documents) à différentes personnes. La communication s'effectue d'une part au sein de la WebApp et d'autre part par le biais du trafic de messagerie. De cette manière, rien ne peut se perdre. La délégation automatisée facilite également la gestion des processus de signature et le respect des délais et des échéances. En outre, il est possible de définir des remplaçants, d'établir des notes d'absence, de spécifier des séquences de signature et de définir la norme à utiliser pour la signature.
La qualité avant tout. - Les critères de qualité des outils de signature en ligne
Les avantages des signatures numériques sont nombreux et variés. Voici une liste des caractéristiques qualitatives les plus importantes des outils de signature électronique avancés :
Disponibilité et sécurité de l'informatique en nuage :.
Les contrats en ligne sont disponibles à tout moment et en tout lieu dès lors que vous avez accès à l'internet. La disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 est le grand avantage des solutions en nuage sécurisées. Toutefois, il convient d'être très vigilant et de s'appuyer sur un environnement de stockage sûr et sécurisé, protégé contre les accès non autorisés, les pertes et les utilisations abusives. Pour les applications en nuage, il convient de veiller tout particulièrement à ce que l'outil soit hébergé à 100 % sur des serveurs européens.
la fiabilité des signatures numériques :
En outre, il convient de prêter attention à la manière dont on peut ou doit prouver sa propre identité. Une signature électronique simple (SES) n'offre aucune protection juridique et ne devrait jamais être utilisée pour des signatures dans un contexte d'entreprise. Pour obtenir le niveau de sécurité le plus élevé, il convient d'utiliser la signature électronique qualifiée (SEQ), qui est la référence en Europe selon le règlement eIDAS. En fait, le choix du fournisseur de signature est particulièrement important et une certaine connaissance de base des trois différentes normes de signature est nécessaire pour être en mesure de cartographier les cas d'utilisation dans sa propre entreprise de la meilleure façon possible.
Vérifiez les signatures électroniques appliquées :
Un autre avantage est que les signatures électroniques sont vérifiables à tout jamais. Les informations relatives à chaque étape du processus de signature - du début à la fin -, y compris les signatures apposées et l'identité unique du ou des signataires, sont indissociablement ancrées dans le document PDF pour toujours. Les solutions complètes de signature électronique (telles que sproof sign) permettent une vérification directement sur la plateforme.
Collaboration :
La signature est un travail d'équipe. Signez en interne ou obtenez des approbations de parties prenantes externes. Il est important de pouvoir gérer votre équipe très facilement à l'aide d'un compte administrateur. De nouveaux utilisateurs doivent pouvoir être ajoutés très facilement et le pool d'unités de signature disponibles doit pouvoir être augmenté très facilement.
Conformité :
Les entreprises sont tenues de se conformer aux lois et réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne le stockage sécurisé et conforme à la loi des documents et des données dans l'espace européen. Quelques outils (par exemple sproof sign) s'appuient sur la norme de document PDF/A, qui est très élevée.
Conclusion :
Il est temps de signer. Les services de signature électronique basés sur le web sont un moyen intéressant et utile de simplifier les processus commerciaux et de gagner du temps et de l'énergie. Dans un contexte professionnel, il est important qu'ils répondent à toutes les exigences pertinentes pour le cas d'utilisation particulier.
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