Как да подпишете договорите си цифрово и да гарантирате тяхната правна валидност

Все още цари объркване: Различни, често много сходни термини, като писмена форма, писменост, свобода от форма, почерк, предизвикват объркване, когато става въпрос за работа с договори. Поради тази причина, за съжаление, хората все още често прибягват до химикал, хартия и тромави пощенски канали, когато трябва да подпишат нещо.

В тази статия ще изясним за кои случаи на употреба цифровият подпис е 100% правно валиден и може да се гарантира най-висока доказателствена стойност и проследимост. Малък "спойлер": Има само много малко изключителни случаи, в които електронният подпис не е разрешен. В противен случай процесът на цифрово подписване "превъзхожда" аналоговия подпис във всички случаи поради техническата неподправеност и най-високата доказателствена стойност.

Каква е функцията на договорите?

В общи линии тя е очевидна: с подписването на договора всички участващи страни се съгласяват с условията и задълженията, посочени в договора. Подписването на договор гарантира, че всички страни по договора изпълняват своите задължения и че техните права и интереси са защитени. Освен това, в случай на конфликт, подписаният документ може да послужи като доказателство и да помогне за отстояване на позицията в съда. Най-ефикасният начин за подписване на договори е това да става по цифров път.

Независимо дали е аналогов или цифров: Какво означава свободата от форма за договорите?

В европейските страни договорите обикновено са валидни без предписана форма. Това означава, че няма разпоредби относно начина, по който трябва да се подписват договорите. Допустима е например електронна, писмена или дори устна форма (вж. член 883 ABG). В крайна сметка самите договарящи се страни могат да се споразумеят за конкретен вид подпис.

При неформалните договори няма законови изисквания за начина на подписване, но за много бизнес цели се препоръчва предпазливост! Би било погрешно да се подписват важни договори, които не подлежат на никакви изисквания за форма, с нисък стандарт за електронен подпис. Ако има договори с високи суми за договаряне или високи рискове, свързани с отговорността, определено трябва да се използва висок стандарт за електронен подпис.

Някои договори изискват писмена форма по закон.

При някои видове договори защитата на една от договарящите се страни е от особено значение, поради което законът изисква писмена форма. На юридически език това се нарича писмена форма. За да се изпълни писмената форма или писмеността, законът изисква саморъчен подпис на двете договарящи се страни. В Австрия писмената форма е уредена в § 886 ABGB, а в Германия - в § 126, ал. 1 BGB.

Ето и добрата новина, закрепена в закона: Съгласно § 126а BGB (DE) изискваната от закона писмена форма може да бъде заменена с електронна форма, освен ако в закона не е предвидено друго. Като цяло Регламентът eIDAS, който е в сила в цяла Европа от 2016 г., урежда техническите изисквания и изискванията към съдържанието на електронните подписи.

Ако изрично се изисква "писмена форма", квалифицираният електронен подпис (КЕП) може да се използва за законосъобразно подписване.

Поради това е важно да се разбере, че термините "писмена форма" или "писменост", които обикновено предполагат ръкописен текст и хартия, по никакъв начин не изключват цифровите методи. Цифровият подпис може да бъде 100% еквивалентен на "ръкописния".

Последното завещание. В редки случаи е достатъчен само "мокър подпис".

Необходимо е да се прилага саморъчен подпис при сключване на договори и подписване на документи, само ако това се изисква изрично (!) от законова разпоредба или договорна клауза между страните.

В допълнение към някои документи в областта на наследственото право, като например завещания (които дори трябва да бъдат написани на ръка) и някои други нотариални актове, има някои ярки примери за видове документи, особено в областта на човешките ресурси, които по закон могат да бъдат подписани само на ръка.

Пример за това е прекратяването на трудовото правоотношение с предизвестие или със споразумение за прекратяване на трудовия договор § 623 BGB в немското (!) право. В този случай никаква форма на електронен подпис не може да замени писмената форма; това е така, защото електронната форма е изрично изключена от закона съгласно § 623 BGB.

Голямата крачка назад в германската политика за цифровизация наскоро беше обект на противоречиви дискусии в много медии. От 1995 г. насам работодателите в Германия са задължени по силата на Закона за проверката (NachwG) да записват най-важните договорни условия в писмена форма и да ги предават на работника или служителя за подпис: В този случай е необходимо да се направи запис на съществените условия на труд (§2 NachwG). Въпреки че Директивата на ЕС (Регламентът eIDAS) разрешава електронното предаване, в Германия не е разрешено да се предоставят доказателства за съществените условия на договора в електронна форма. Дори квалифицираният електронен подпис не отговаря на изискванията на Nachweisgesetz.

Нашата лична оценка: Само въпрос на време е офанзивите на цифровизацията, които са особено необходими в областта на човешките ресурси, да повлияят положително и на законодателството и много скоро законът за доказателствата също да бъде адаптиран отново.

Още повече, че дори и за този специален случай вече има "обходни пътища", за да се ограничи максимално количеството хартия и изразходваното време и да се сведат до минимум медийните смущения. Това работи например благодарение на допълнителни документи, които се подписват по аналогичен начин в съответствие със закона, но цифровото копие все пак се управлява и съхранява централно в цифровия архив.

Няма никакъв риск: Подпишете се дигитално и в съответствие с изискваното официално изискване.

Независимо дали е аналогов или цифров, националното законодателство на първо място регламентира дали и как даден договор подлежи на формално изискване. След като се запознаете с това и решите да поемете по цифровия, спестяващ време път, Регламентът eIDAS (Електронна идентификация, удостоверяване на автентичността и удостоверителни услуги) влиза в сила във всички държави членки на ЕС/ЕИО като валидна рамка. Тази правна рамка трябва да стимулира цифровата трансформация в цяла Европа, да даде възможност за осъществяване на бизнес процеси без прекъсване на медиите и да даде възможност за сигурни електронни процеси между 28 отделни пазара.

Голяма част от eIDAS регулира темите за сигурна цифрова идентичност и сигурен електронен подпис. Така че, ако, както беше споменато по-горе, електронният подпис не е категорично изключен от националните закони, договорите могат да бъдат подписвани в съответствие с насоките на eIDAS. Регламентът основно разграничава три вида електронни подписи: прости, усъвършенствани и квалифицирани.

За всички бизнес оператори е важно да имат добър преглед на договорните процеси в компанията, за да решат кой стандарт за подписване е подходящ за кой договорен процес.

В подробности препоръчваме да прочетете нашата обзорна статия за стандартите за подписване. В комбинация с тази статия ще можете да решите кой от договорите си с какъв стандарт да подпишете.

Ето един често срещан пример от практиката за подпис, който не е правно валиден:

Пример за електронна поща: Решенията, които се изпълняват като текст в електронна поща, подлежат на писмена форма, за да бъдат правно валидни. Това означава, че писмен подпис трябва да бъде положен от всички страни по договора. Тук често се случва да се прилагат недостатъчни цифрови подписи. Следните процедури не са правно валидни:

• Разпечатай, подпиши, сканирай отново, изпрати (нарушаване на медийния режим).
• Поставяне на изображение на подписа върху документа на електронната поща (обикновен електронен подпис)

В този случай единствено квалифицираният електронен подпис би бил правно валиден метод.

Заключение

Въпреки настъплението на цифровизацията и новите методи за безхартиено водене на бизнес, ние сме убедени, че подписът винаги ще бъде съществена част от решенията и одобренията от всякакъв вид. В съответствие с това, особено в професионалния сектор, е необходимо да се знае, че сигурността и съответствието са гарантирани.

Именно тук проличава силата на платформите за цифров подпис, като sproof sign: технически сложните процеси се обработват на заден план. За квалифицирания електронен подпис например трябва да се идентифицирате само веднъж. Платформата ви превежда през 10-минутния процес.