Cenimy Państwa prywatność!

Używamy plików cookie na naszej stronie internetowej, aby zapewnić Państwu jak najlepsze wrażenia. Klikając "Akceptuj i zamknij", wyrażają Państwo zgodę na wykorzystywanie wszystkich plików cookie zgodnie z naszą i . Jeśli nie dokonają Państwo wyboru, zastosowane zostaną nasze domyślne ustawienia plików cookie. Mogą Państwo zmienić ustawienia w dowolnym momencie.

Innowacyjne rozwiązania dla zrównoważonej przyszłości: partnerstwo pomiędzy sproof sign i Energie AG Oberösterreich

Vanessa Frühbeiss
Aktualizacja na 10.04.2024

Energie AG Oberösterreich jest wiodącą grupą energetyczną i usługową, która od 1892 roku odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu regionalnych dostaw energii. Dzięki szerokiemu portfolio energii elektrycznej, gazu, ciepła, wody, utylizacji odpadów i usług ICT, firma jest synonimem jakości i niezawodności dla klientów, dostawców, pracowników i społeczeństwa. Dzięki rozległej sieci i własnym elektrowniom Energie AG gwarantuje zrównoważone i niezawodne dostawy energii elektrycznej dla ponad 450 000 klientów. Jako partner ponad 1000 gmin, jest również aktywna w sektorze wodnym. Wszystko to zawsze odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami ekologicznymi.

Portret

Nazwa firmy: Energie AG Oberösterreich

**Krótki opis projektu:**Wdrożenie rozwiązania podpisu cyfrowego w celu wsparcia wydajnych, elastycznych procesów biznesowych i spełnienia wymogów ochrony danych.

Dlaczego sproof sign: "Mamy już kilka różnych rozwiązań we własnym zakresie, co nauczyło nas, które funkcje są dla nas szczególnie ważne, a które nie mogą zaoferować nam elastyczności, której potrzebujemy. Podczas oceny potencjalnych dostawców zdefiniowaliśmy zatem konkretne wymagania (...) sproof sign był w stanie nam je zapewnić."

Dr Franz Burger, konsultant ds. zarządzania treścią i współpracy

Jak zapadła decyzja o wprowadzeniu podpisu cyfrowego?

Burger: "Zdecydowaliśmy się wdrożyć rozwiązanie podpisu cyfrowego, aby sprostać dwóm kluczowym wyzwaniom. Po pierwsze, zdaliśmy sobie sprawę, że w naszych procesach z klientami końcowymi często spotykaliśmy się z brakiem ciągłości mediów. Wiele informacji było przekazywanych w formie papierowej, co prowadziło do czasochłonnych ręcznych procesów rejestrowania, archiwizowania i dalszego przetwarzania. Ta medialna nieciągłość znacznie spowalniała nasze procesy. Dzięki cyfryzacji tych procesów i wprowadzeniu podpisów cyfrowych byliśmy w stanie wyeliminować to wąskie gardło i zwiększyć wydajność

Ponadto pandemia COVID-19 zmusiła nas do dostosowania naszych wewnętrznych procesów. Tradycyjna metoda fizycznego podpisywania dokumentów nie była już praktyczna ze względu na ograniczenia w podróżowaniu i przepisy dotyczące biur domowych. Konieczność wdrożenia rozwiązania cyfrowego stała się oczywista w celu utrzymania działalności biznesowej. W tym kontekście szukaliśmy rozwiązania, które zapewniłoby nam niezbędną elastyczność".

Do jakich zastosowań wykorzystywany jest podpis cyfrowy?

Burger: "Używamy podpisów cyfrowych do różnych zastosowań. Z jednej strony używamy go w kontaktach z klientami, na przykład gdy klient chce zawrzeć umowę lub musi potwierdzić świadczoną usługę. Innym przypadkiem użycia jest zastosowanie wewnętrzne, zwłaszcza w sytuacjach takich jak szybkie wdrażanie nowych przepisów, takich jak rozporządzenie w sprawie home office. W jednym z takich przypadków musieliśmy szybko przetworzyć dokumenty dla 1500 pracowników, co nie byłoby możliwe w przypadku konwencjonalnych procesów papierowych. Aby obsłużyć ten proces, wykorzystaliśmy wewnętrzne rozwiązania zintegrowane za pomocą specjalnie opracowanej aplikacji. Wdrożono proces zatwierdzania, w którym dokumenty były najpierw zatwierdzane przez bezpośrednich przełożonych, a następnie wysyłane do pracowników przy użyciu predefiniowanych symboli zastępczych podpisów".

Dlaczego zdecydowali się Państwo na rozwiązanie z podpisem europejskim i jaką rolę odgrywa RODO?

Burger: "Jako dostawca energii z infrastrukturą krytyczną działamy w obszarze podlegającym ścisłym regulacjom. Ochrona danych ma dla nas ogromne znaczenie, ponieważ stale pracujemy z danymi osobowymi. Dlatego kluczowe było znalezienie dostawcy w bezpośrednim sąsiedztwie, najlepiej w Austrii lub przynajmniej w Europie. Amerykański dostawca wiązałby się ze zbyt wieloma niepewnościami i wyzwaniami, ponieważ nie możemy podejmować żadnego ryzyka. Nasza polityka kładzie zatem wyraźny nacisk na europejskich dostawców, aby zapewnić, że spełniamy wymogi RODO i minimalizujemy ryzyko związane z ochroną danych".

Jakie standardy bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami musi spełniać oprogramowanie w Państwa firmie?

Burger: "Oprócz RODO, inne standardy mają dla nas ogromne znaczenie, takie jak ISO 271001, który jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ sami jesteśmy certyfikowani i oczekujemy, że nasi dostawcy będą w stanie spełnić te same standardy bezpieczeństwa, co my. Przeprowadzamy również regularne audyty bezpieczeństwa, aby mieć pewność, że nasza infrastruktura jest zawsze chroniona. Audyty te są przeprowadzane corocznie, aby w odpowiednim czasie zidentyfikować potencjalne słabe punkty i naprawić je przed wystąpieniem incydentów bezpieczeństwa, które mogą być bardzo kosztowne".

"Wiele informacji było przekazywanych w formie papierowej, co prowadziło do czasochłonnych procesów ręcznych [...]. To zakłócenie mediów znacznie spowolniło nasze procesy. Dzięki cyfryzacji tych procesów i wprowadzeniu podpisów cyfrowych byliśmy w stanie wyeliminować to wąskie gardło i zwiększyć wydajność".

Dr Franz Burger
Zarządzanie treścią i współpraca konsultantów

Jak wygląda proces oceny rozwiązań podpisu cyfrowego w firmie Państwa wielkości?

Burger: "Mamy już w firmie kilka różnych rozwiązań, co nauczyło nas, które funkcje są dla nas szczególnie ważne, a które nie mogą zaoferować nam elastyczności, której potrzebujemy. Podczas oceny potencjalnych dostawców zdefiniowaliśmy zatem konkretne wymagania, w tym możliwość przesuwania symbolu zastępczego podpisu zgodnie z potrzebami i dostosowywania skalowania, a także opcję elastycznego konfigurowania roli podpisu przez użytkowników. Nie znaleźliśmy tego wszędzie. Priorytetem była dla nas również możliwość integracji z istniejącymi procesami, zwłaszcza za pośrednictwem interfejsu API REST, aby zapewnić płynną integrację z naszymi przepływami pracy. "

Co szczególnie podoba się Panu w znaku sproof?

Burger: "Po przeprowadzeniu ankiety wśród naszych kluczowych użytkowników, którzy często korzystają z produktu, aspekt użyteczności został szczególnie pozytywnie podkreślony. Interfejs użytkownika jest intuicyjnie zaprojektowany, co upraszcza proces podpisywania dla użytkowników. Działa również płynnie na urządzeniach mobilnych, co jest bardzo cenione przez naszych pracowników. Ponadto, potrzebowali oni niewielkiego lub żadnego szkolenia, aby korzystać z produktu. To znacznie zminimalizowało wysiłek szkoleniowy i było dla nas wielką zaletą. Kolejnym pozytywnym aspektem jest możliwość dowolnego konfigurowania pieczątek do podpisu. Pozwala nam to spełnić różne wymagania i wspierać indywidualne procesy. Inne rozwiązania do podpisów po prostu nie sprostały temu wyzwaniu".

Czy są już pomysły na przyszłe zastosowania znaku sproof?

Burger: "Obecnie jesteśmy w fazie testów integracji z SAP dla procesu wyceny. To tutaj oferty są tworzone, zatwierdzane i podpisywane, zanim zostaną wysłane do klienta. Integracja ta została już skonfigurowana i będzie stopniowo wdrażana od lata. Coś, co prawdopodobnie również miałoby potencjał, to nasz wewnętrzny obszar HR. Mamy około 4500 pracowników, którzy potrzebują wsparcia. Oczywiście wszystko, co działa cyfrowo i odchodzi od papieru, jest ogromną dźwignią".

Dlaczego znak sproof?Najwyższe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami w połączeniu z funkcjonalnością "wszystko w jednym" sprawiają, że sproof sign jest najlepszą europejską alternatywą na rynku platform podpisów elektronicznych. W 100% opracowany i hostowany w Europie.
sproof sign jest obecnie najwyżej ocenianym dostawcą podpisów elektronicznych na niezależnej platformie recenzenckiej OMR Reviews i został również certyfikowany przez CRIF GmbH z "ESG SCORE: A" za zrównoważony rozwój.