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Firma digitale 2.0 - Firma qualificata senza confini in tutta Europa

Philipp Gernerth
Aggiornato il 13.10.2022

sproof mira a diventare l'interfaccia centrale per la firma digitale qualificata in tutta Europa.

La firma digitale è qui per restare.

Quando in sproof parliamo di "firma digitale 1.0", ci riferiamo in generale alla raccolta e all'emissione digitale di firme. I vantaggi di una piattaforma di firma intelligente sono già noti a molti imprenditori. La mappatura dei processi di firma o "flussi di lavoro di firma" sta facilitando i processi di contratto o di approvazione importanti per un numero sempre maggiore di persone, soprattutto in ambito aziendale. Non importa se le firme interne sono utilizzate in un team o nell'intera azienda, o se le firme esterne, ad esempio di clienti, fornitori o committenti, devono essere ottenute in via prioritaria: La firma digitale è riuscita a posizionarsi in cima alla lista delle iniziative di digitalizzazione implementate con successo.

Come accade per tutti gli "strumenti", si decide di rinnovare i processi consolidati e di adattarli ai tempi solo se i benefici possono creare un valore aggiunto immediato. La firma dei documenti è uno dei processi aziendali più antichi, quindi si può immaginare che molte aziende vedano una sfida quando si tratta di sostituire la firma tradizionale con carta e penna.

Tuttavia, si scopre che anche le persone che amano prendere una decisione firmando a mano, che sono abituate ad apporre una firma cementata negli anni e piena di arte, apprezzano i vantaggi della firma digitale.

Seriamente considerati, questi vantaggi dell'alternativa digitale a "carta e inchiostro" sono diventati troppo grandi. Si può dimostrare con un semplice calcolo che, anche con pochi processi di firma eseguiti regolarmente, un flusso di lavoro digitale può farsi sentire attraverso un significativo risparmio di tempo e di risorse umane. Naturalmente, può essere interessante firmare collettivamente una decisione importante in loco, a mano. Ma: Firmare digitalmente significa 1) risparmio, invece della noiosa preparazione e spedizione dei documenti 2) nessun tempo di attesa per la restituzione dei documenti firmati 3) enormi risparmi sui costi di stampa, spedizione e carta.

La conclusione è che gli argomenti sono schiaccianti e solo poche aziende non hanno ancora pianificato l'introduzione della firma digitale.

Oltre ai vantaggi legati ai processi e al risparmio di risorse, molti imprenditori attenti alla sicurezza hanno riconosciuto un altro vantaggio della firma digitale: Se decide di utilizzare la firma digitale qualificata (QES) dei documenti, beneficia in tutta Europa del fatto che questo tipo di firma è legalmente equivalente a una firma manuale.

Per farlo, le persone devono identificarsi con il passaporto o la carta d'identità e inserire un codice di conferma tramite il cellulare, ad esempio. La firma viene così assegnata in modo univoco a una persona. Tuttavia, l'identificazione unica non può essere fatta ovunque, ma deve essere effettuata da un fornitore di servizi fiduciari autorizzato. Una volta identificati, è possibile utilizzare diverse piattaforme di firma (come sproof) per firmare autonomamente documenti qualificati.

sproof si è deliberatamente posizionato come fornitore per le aziende dell'area legale e della protezione dei dati in Europa. L'esperienza dell'utente è stata adattata in modo particolare alla firma con lo standard più elevato, la firma qualificata.

Una nuova sfida per i processi di firma digitale è all'orizzonte

Il numero di fornitori di servizi fiduciari è in rapida crescita da qualche tempo. Ad esempio, se devo firmare un documento in modo qualificato per un'azienda o un cliente e successivamente per un altro cliente, potrebbe essere necessario identificarmi nuovamente ogni volta. Sebbene questo processo non sia complicato, in pratica può essere lungo e inutile se eseguito ripetutamente.

sproof offre ora per la prima volta una soluzione a questo problema e consente di utilizzare direttamente le identificazioni esistenti. In questo modo, quando un documento viene firmato con sproof, non è necessario procedere a una nuova identificazione, ma si possono utilizzare direttamente le identificazioni esistenti, come l'ID Austria.

"Quando abbiamo analizzato il nuovo problema, abbiamo consultato diverse soluzioni al problema, alcune delle quali hanno avuto molto successo", afferma Clemens Brunner, CEO e co-fondatore di sproof. "Abbiamo trovato nella soluzione di Stripe un modello di riferimento adeguato e molto spesso abbiamo fatto paragoni con il modello di business dell'azienda quando abbiamo pianificato strategicamente la nostra soluzione. L'approccio alla soluzione di Stripe, che consiste nel creare una piattaforma centrale per i processi di pagamento interoperabili, è stato un grande cambiamento per migliaia di negozi web all'epoca". Abbiamo trovato un chiaro parallelismo tra questa storia di successo e il nostro approccio alla soluzione per la firma qualificata interoperabile in Europa.

Stripe è stata un'ispirazione nello sviluppo di un "hub" per la firma digitale qualificata.

L'interfaccia centrale per la firma qualificata in Europa è stata rilasciata in versione beta.

La soluzione presentata da sproof reinventa la firma digitale in Europa e la rende per la prima volta accessibile a molte persone in modo semplice e a bassa soglia. Questo è stato preceduto da un intenso lavoro di sviluppo, per il quale sono stati coinvolti, in stretta collaborazione, esperti delle aree UI/UX, sviluppo software e crittografia.

"Nelle collaborazioni commerciali, la firma dei documenti può essere un grattacapo quotidiano. Con l'interfaccia in arrivo non ci sono più barriere e si possono firmare congiuntamente i contratti e superare le frontiere all'interno dell'Unione Europea".

Berthold Baurek-Karlic
Investitore e CEO | Venionaire Capital

Dopo che il problema è stato identificato e analizzato con l'aiuto di interviste qualitative di esperti, il passo successivo è stato un processo di design thinking durato diverse settimane, che ha portato a uno studio di design completo.

Un estratto del processo di pensiero progettuale per il nuovo prototipo sviluppato.

Il prototipo finito è stato recentemente trasferito in una fase di beta test ufficiale con utenti power:selezionati, clienti e investitori. L'obiettivo della fase beta è quello di testare intensamente l'usabilità e il nuovo flusso di lavoro. Allo stesso tempo, l'elenco dei fornitori di QES integrati verrà successivamente ampliato. In definitiva, sproof vorrebbe diventare la piattaforma superiore per i processi di firma qualificata in Europa. "Abbiamo sviluppato una piattaforma che può crescere con i nostri clienti, dai piccoli studi legali alle aziende che operano a livello internazionale. L'interfaccia QES ci aiuta anche a raggiungere il nostro prossimo traguardo: D'ora in poi, vogliamo aprire nuovi mercati e, oltre a un'ulteriore espansione in Germania e Austria, puntare anche a Paesi selezionati dell'Europa centrale e orientale, nonché agli Stati baltici", aggiunge Fabian Knirsch, CTO e Co-Fondatore di sproof.

sproof sign è il fornitore con la valutazione più alta nella categoria delle firme elettroniche sulla piattaforma di valutazione indipendente OMR Reviews per il terzo e quarto trimestre 2023, nonché per il primo trimestre 2024.