Demander des signatures électroniques - obtenir plusieurs signatures numériques par courrier électronique (interne et externe)

C'est le moment ! Il est temps d'adapter les processus d'entreprise afin de travailler de manière plus efficace et en même temps plus sûre. De meilleurs flux de travail numériques sont utiles dans le monde des affaires. Il existe un nombre croissant de plateformes et de solutions qui peuvent vous aider dans tous les domaines, des processus standard absolus aux applications spécialisées de niche. L'un de ces processus standard qui peut être amélioré de manière significative grâce aux solutions numériques est la collecte de signatures.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un "flux de signatures" numérique et comment vous, votre entreprise ou votre réseau serez aidés si vous misez sur une numérisation significative.

Analogique ou numérique. Comment obtenir des signatures.

Bien sûr, il y a la variante "à l'ancienne" : la signature au stylo sur du papier. Cela ne coûte pas cher non plus - surtout si c'est vous qui signez - et semble parfois plus "fantaisiste" ou même plus formel. Surtout lorsqu'elle est combinée à une véritable rencontre. La signature manuscrite a de toute façon une valeur juridique.

Un second regard révèle la "queue du rat" : un processus très complexe, laborieux et gourmand en ressources (impression, numérisation, affranchissement, envoi, attente du retour, etc.) ). Cela signifie également : des ruptures de média qui diluent la valeur probante et, enfin, mais non des moindres, l'obtention ou l'attente d'un document signé par le destinataire : L'obtention ou l'attente d'un contrat signé et renvoyé prend beaucoup de temps.

L'alternative est la signature numérique ou électronique : Techniquement, il s'agit d'une méthode cryptographique basée sur des algorithmes de cryptage asymétriques. Elle permet de vérifier l'authenticité du document et l'identité du signataire. En savoir plus. Ce qui est techniquement complexe et hautement sécurisé en arrière-plan est caché au premier plan par une interface utilisateur facile à utiliser. En fin de compte, il est aussi facile d'apposer une signature numérique juridiquement valable que d'effectuer un virement bancaire en ligne.

La différence entre une signature électronique juridiquement valable et une légende sans valeur.

En fait, il n'est pas encore largement admis dans le monde des affaires que l'émission et l'obtention de signatures numériques doivent respecter des lignes directrices strictes. Cela s'explique par le fait que de nombreux outils web n'offrent pas le niveau de sécurité le plus élevé, tel qu'il est défini précisément dans le règlement eIDAS.

Les signatures d'image posent un problème majeur. Une image numérique de sa propre signature n'est pas une signature numérique valide et n'est conforme à aucune norme. Il n'existe aucun moyen de vérifier l'identité du signataire ou de garantir l'intégrité (le document n'a pas été altéré) du document. Une signature graphique peut être facilement manipulée.

Il en va différemment de la signature électronique avancée ou qualifiée. Ces deux normes de signature électronique garantissent une sécurité très élevée pour toutes les parties impliquées dans le processus de signature. De nombreux fournisseurs, notamment européens, se sont concentrés sur ces deux normes. En savoir plus

Mais comment pouvez-vous savoir ou vérifier à quelle norme une signature numérique est conforme ou si une signature a été falsifiée ?

Dans le cas d'une simple signature électronique ou d'une légende d'image, il n'est pas possible de détecter une quelconque manipulation. En résumé, seule une signature pouvant être vérifiée par un service de vérification agréé par les pouvoirs publics peut être considérée comme conforme à la loi. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées dans la création de signatures répondant aux normes les plus strictes et dans la vérification intégrée de tout document.

Dans le cas d'une simple signature électronique ou d'une légende d'image, il n'est pas possible de détecter une quelconque manipulation. En bref, seule une signature pouvant être vérifiée par un service de vérification publiquement approuvé peut être considérée comme juridiquement conforme. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées dans les deux domaines : la création de signatures répondant aux normes les plus strictes et la vérification intégrée de tout document.

La puissance du flux de travail : Obtenez des signatures numériques externes en seulement 5 étapes

1) Ajouter des contacts professionnelsBien sûr ! Si je souhaite soumettre un document à la signature, la première étape consiste à connaître les données de contact. Dans la plupart des cas, les demandes de signature sont traitées par l'intermédiaire de l'adresse électronique, car celle-ci constitue déjà une bonne base pour l'authentification de l'autre partie. Dans le cas de la signature électronique avancée (SEA), la preuve d'identité est directement liée à l'adresse de courrier personnel. En conséquence, la contrepartie émet une signature numérique avec la même adresse électronique que celle utilisée pour la demande de signature.

L'un des avantages d'une plateforme de signature électronique, dès le début de la demande de signature, est la gestion simple des données de contact. En règle générale, les contacts fréquemment utilisés sont automatiquement suggérés lors des processus de collecte, et toutes les données de contact sont automatiquement saisies dans un système simplifié de gestion des contacts, où elles peuvent être consultées et modifiées.