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Demander des signatures électroniques - obtenir plusieurs signatures numériques par courrier électronique (interne et externe)
Mise à jour le 27.02.2023
C'est le moment ! Il est temps d'adapter les processus d'entreprise afin de travailler de manière plus efficace et en même temps plus sûre. De meilleurs flux de travail numériques sont utiles dans le monde des affaires. Il existe un nombre croissant de plateformes et de solutions qui peuvent vous aider dans tous les domaines, des processus standard absolus aux applications spécialisées de niche. L'un de ces processus standard qui peut être amélioré de manière significative grâce aux solutions numériques est la collecte de signatures.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un "flux de signatures" numérique et comment vous, votre entreprise ou votre réseau serez aidés si vous misez sur une numérisation significative.
Analogique ou numérique. Comment obtenir des signatures.
Bien sûr, il y a la variante "à l'ancienne" : la signature au stylo sur du papier. Cela ne coûte pas cher non plus - surtout si c'est vous qui signez - et semble parfois plus "fantaisiste" ou même plus formel. Surtout lorsqu'elle est combinée à une véritable rencontre. La signature manuscrite a de toute façon une valeur juridique.
Un second regard révèle la "queue du rat" : un processus très complexe, laborieux et gourmand en ressources (impression, numérisation, affranchissement, envoi, attente du retour, etc.) ). Cela signifie également : des ruptures de média qui diluent la valeur probante et, enfin, mais non des moindres, l'obtention ou l'attente d'un document signé par le destinataire : L'obtention ou l'attente d'un contrat signé et renvoyé prend beaucoup de temps.
L'alternative est la signature numérique ou électronique : Techniquement, il s'agit d'une méthode cryptographique basée sur des algorithmes de cryptage asymétriques. Elle permet de vérifier l'authenticité du document et l'identité du signataire. En savoir plus. Ce qui est techniquement complexe et hautement sécurisé en arrière-plan est caché au premier plan par une interface utilisateur facile à utiliser. En fin de compte, il est aussi facile d'apposer une signature numérique juridiquement valable que d'effectuer un virement bancaire en ligne.
La différence entre une signature électronique juridiquement valable et une légende sans valeur.
En fait, il n'est pas encore largement admis dans le monde des affaires que l'émission et l'obtention de signatures numériques doivent respecter des lignes directrices strictes. Cela s'explique par le fait que de nombreux outils web n'offrent pas le niveau de sécurité le plus élevé, tel qu'il est défini précisément dans le règlement eIDAS.
Les signatures d'image posent un problème majeur. Une image numérique de sa propre signature n'est pas une signature numérique valide et n'est conforme à aucune norme. Il n'existe aucun moyen de vérifier l'identité du signataire ou de garantir l'intégrité (le document n'a pas été altéré) du document. Une signature graphique peut être facilement manipulée.
Il en va différemment de la signature électronique avancée ou qualifiée. Ces deux normes de signature électronique garantissent une sécurité très élevée pour toutes les parties impliquées dans le processus de signature. De nombreux fournisseurs, notamment européens, se sont concentrés sur ces deux normes. En savoir plus
Mais comment pouvez-vous savoir ou vérifier à quelle norme une signature numérique est conforme ou si une signature a été falsifiée ?
Fabian Knirsch (directeur technique, sproof GmbH)
"Fondamentalement, il existe différentes manières de signer numériquement : simple, avancée et qualifiée. Malgré l'apparence superficiellement identique des signatures numériques sur le document final, le statut du type respectif de signature numérique et sa nature contraignante diffèrent".
SEQ, SEA, SES : Vue d'ensemble de toutes les normes de signature électronique
Il existe différents types de signatures numériques et une norme de signature spécifique doit être sélectionnée en fonction du cas d'utilisation et des exigences. Dans l'UE, la base juridique est le règlement eIDAS, qui définit les exigences relatives aux différents formulaires. Les trois principales normes de signature et leurs différentes propriétés sont expliquées dans cet article.Dans le cas d'une simple signature électronique ou d'une légende d'image, il n'est pas possible de détecter une quelconque manipulation. En résumé, seule une signature pouvant être vérifiée par un service de vérification agréé par les pouvoirs publics peut être considérée comme conforme à la loi. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées dans la création de signatures répondant aux normes les plus strictes et dans la vérification intégrée de tout document.
Dans le cas d'une simple signature électronique ou d'une légende d'image, il n'est pas possible de détecter une quelconque manipulation. En bref, seule une signature pouvant être vérifiée par un service de vérification publiquement approuvé peut être considérée comme juridiquement conforme. Des plateformes telles que sproof sign sont spécialisées dans les deux domaines : la création de signatures répondant aux normes les plus strictes et la vérification intégrée de tout document.
La puissance du flux de travail : Obtenez des signatures numériques externes en seulement 5 étapes
1) Ajouter des contacts professionnelsBien sûr ! Si je souhaite soumettre un document à la signature, la première étape consiste à connaître les données de contact. Dans la plupart des cas, les demandes de signature sont traitées par l'intermédiaire de l'adresse électronique, car celle-ci constitue déjà une bonne base pour l'authentification de l'autre partie. Dans le cas de la signature électronique avancée (SEA), la preuve d'identité est directement liée à l'adresse de courrier personnel. En conséquence, la contrepartie émet une signature numérique avec la même adresse électronique que celle utilisée pour la demande de signature.
L'un des avantages d'une plateforme de signature électronique, dès le début de la demande de signature, est la gestion simple des données de contact. En règle générale, les contacts fréquemment utilisés sont automatiquement suggérés lors des processus de collecte, et toutes les données de contact sont automatiquement saisies dans un système simplifié de gestion des contacts, où elles peuvent être consultées et modifiées.
3) Définir les séquences de signature et les rôles: il existe plusieurs cas d'utilisation dans lesquels vous souhaitez éviter que plusieurs contacts reçoivent un document à signer en même temps. Par exemple, la direction doit signer après les représentants de deux autres départements et, enfin, la secrétaire reçoit le document pour le consulter ou le télécharger.
4) Définir les positions de la signature L'une des caractéristiques les plus essentielles de toute plateforme de signature est la "définition des positions de la signature". Vous pouvez ainsi définir exactement sur quelle page, qui, où doit signer. Avec sproof sign, la taille de la carte de signature peut également être ajustée.
5) Fixer une date limite de signature et envoyer des rappels. À la dernière étape du flux de travail, la plupart des solutions de signature tout-en-un vous permettent de fixer une date limite, de rédiger un texte d'invitation amical (et spécifique) et, surtout, de rappeler automatiquement cette date aux destinataires. Le taux de réussite de la réception du document contresigné dans les délais est considérablement accru. Sans oublier que ce flux de travail réduit de toute façon considérablement le "délai de prise de décision".
6) (Optionnel :) Vérifier les signatures obtenues directement dans sproof sign. Comme mentionné ci-dessus, il est important de faire comprendre que la signature électronique qualifiée et avancée garantit le plus haut niveau de sécurité car sa validité peut être validée très facilement. Un mécanisme de vérification directement intégré - tel que disponible dans sproof sign - permet une traçabilité et une sécurité complètes pour les processus d'approbation importants.
La signature numérique du point de vue de la personne invitante
Pour la personne invitante, il est essentiel que toutes les signatures soient renvoyées à temps. Un seuil d'entrée bas dans la plateforme de signature est crucial. sproof sign a optimisé ce processus :
- Comme décrit, la personne invitante envoie le document à signer par courrier.
- La personne invitée reçoit le courrier, clique sur le lien et peut signer le document directement sans enregistrement ( !).
- Si une signature qualifiée est requise et que la personne invitée ne dispose pas encore d'une identification SEQ (la possibilité de signer de manière qualifiée), la personne invitée est guidée directement à travers le processus d'identification après l'enregistrement.
- Il n'y a jamais ( !) de frais pour la personne invitée.
- Si vous êtes déjà un utilisateur de sproof sign, vous pouvez bien sûr classer le document ou, si vous le souhaitez, le transmettre pour une signature supplémentaire, le mettre sur la pile, déléguer des demandes de signature, etc.
Vous voulez commencer ? Inscrivez-vous gratuitement et obtenez votre première signature
Vous ne trouverez cela que chez sproof sign. Nous avons tout mis en œuvre pour permettre à nos utilisateurs d'entrer le plus facilement possible dans le monde des signatures numériques. Avec un compte privé gratuit, vous pouvez utiliser la plateforme immédiatement et réaliser vous-même vos premières signatures numériques ou les obtenir sans barrières dans toute l'Europe.
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sproof sign est le fournisseur le mieux noté dans la catégorie des signatures électroniques sur la plateforme d'évaluation indépendante OMR Reviews pour les troisième et quatrième trimestres 2023, ainsi que pour le premier trimestre 2024.