Det største inden for hotel og catering: Hogast-skilte med sproof-skilt.

Sigmond: "For os som virksomhed var der to aspekter, der var afgørende for valget af en digital signaturløsning. Det ene var Corona-pandemien, fordi korttidsarbejde og hjemmekontorer betød, at vi uundgåeligt var nødt til at tænke nyt, for uden et nyt digitalt system ville vi slet ikke længere kunne underskrive kontrakter, fakturaer og ordrer.

Det andet aspekt, som jeg er sikker på allerede havde været et diskussionsemne med ledelsen i nogen tid, er, at vi som virksomhed har sat et parallelt fokus på digitalisering og bæredygtighed for os selv.

Med fokus på dette var punktet endelig kommet, hvor vi besluttede at underskrive alt digitalt, og hvor det er muligt at gøre op med alle papirfakturaer og kontrakter."

Sigmond: "I bund og grund er vi bindeleddet mellem vores leverandører og kunder eller medlemmer. Men det betyder også, at alle fakturaer og ordrer går gennem HOGAST, og så skal vi også underskrive og i nogle tilfælde kontrasignere dem. Du kan tænke på signaturkæden som en trekant mellem leverandør, medlem og HOGAST.

Et eksempel, hvor den digitale signatur bruges og er en stor hjælp, er ved optagelse af nye leverandører. Der er kontrakter, der skal underskrives på en eller anden måde. Før vi besluttede at bruge en eSignature-løsning, var vi nødt til at sende alt i papirform med posten først og vente. Fordi hele virksomheden faktisk består af fire virksomheder, skal leveringspartneren i denne applikation underskrive én gang og HOGAST fire gange. Det kunne tage to til tre uger, før alt kom tilbage til vores virksomhed. Med den digitale løsning fra sproof sign sker alt meget hurtigere.

Men vi bruger også eSignature, når vi modtager leverancer. For alle ordrebekræftelser over 7.500 euro skal kontrasigneres af os, efter at kunden og leverandøren allerede har skrevet under. Det er et spørgsmål om ansvar! HOGAST er nemlig også ansvarlig for sine kunder, hvis de går konkurs eller bliver insolvente. Så betaler vi fakturaerne for vores medlemmer, men kun hvis ordrebekræftelsen eller ordren er blevet kontrasigneret af os på forhånd. Det er et meget vigtigt aspekt for vores medlemmer og leverandører."

Sigmond: "Databeskyttelse er kun et aktuelt emne og i mellemtiden simpelthen et grundlæggende krav. Der skal alt være i orden. Men for os var brugervenligheden også vigtig, at softwaren er nem at bruge, og at man kan spare tid med den."

Sigmond: "Det, vi især godt kan lide ved sproof sign, er brugervenligheden. Ikke alene finder man hurtigt de uploadede dokumenter, men takket være den nye funktion kan man også allerede nu angive, hvor i dokumentet man skal underskrive. Det får os til at indse, at der altid sker noget hos sproof sign, dvs. at vi arbejder på udvidelser og opdateringer, hvilket er supervigtigt for os. Men selv hvis der opstår et spørgsmål fra vores side om eSignatur eller en ny funktion, så har vi altid en god og hurtig support, som vi kan henvende os til."

.

Sigmond: "I fremtiden vil vi gerne se sproof sign indlejret i tredjepartssystemer. En egen app ville selvfølgelig også være spændende. Lige nu er det jo stadig en webbaseret platform, hvor det kan tage lidt tid at uploade med store mængder data.

Det gode ved sproof sign er dog, at vi takket være vores tætte kontakt allerede ved, at vi er på det helt rigtige sted med sproof. For selv hvis der er noget, der ikke passer, vil de arbejde på en videreudvikling og integrere de nye funktioner i softwaren. Derfor kan vi med god samvittighed anbefale sproof til vores 7.000 kunder."