Sådan underskriver du dine kontrakter digitalt og garanterer juridisk gyldighed

Der hersker stadig forvirring: Forskellige, ofte meget ens begreber som skriftlighed, formløshed, håndskrift skaber forvirring, når det handler om at håndtere kontrakter. Derfor tyr folk desværre stadig ofte til pen, papir og besværlige postkanaler, når der er noget, der skal underskrives.

I denne artikel vil vi præcisere, i hvilke tilfælde den digitale signatur er 100% juridisk gyldig, og den højeste bevisværdi og sporbarhed kan garanteres. En lille "spoiler": Der er kun meget få undtagelsestilfælde, hvor den elektroniske signatur ikke er tilladt. Ellers "overtrumfer" den digitale signaturproces den analoge signatur i alle tilfælde på grund af teknisk uforfalskelighed og den allerhøjeste bevisværdi.

Hvad er kontraktens funktion?

Dybest set er det indlysende: Ved at underskrive en kontrakt accepterer alle involverede parter de betingelser og forpligtelser, der er beskrevet i kontrakten. At underskrive en kontrakt sikrer, at alle parter i kontrakten opfylder deres forpligtelser, og at deres rettigheder og interesser er beskyttet. I tilfælde af en konflikt kan et underskrevet dokument desuden tjene som bevis og hjælpe med at stå fast i retten. Den mest effektive måde at underskrive kontrakter på er at gøre det digitalt.

Uanset om det er analogt eller digitalt: Hvad betyder formfrihed for kontrakter?

I europæiske lande er kontrakter generelt gyldige uden en foreskrevet form. Det betyder, at der ikke er nogen regler for, hvordan kontrakter skal underskrives. For eksempel er elektronisk, skriftlig eller endda mundtlig form tilladt (jf. § 883 ABG). I sidste ende kan de kontraherende parter selv blive enige om en bestemt type underskrift.

For uformelle kontrakter er der ingen juridiske krav til, hvordan man underskriver, men til mange forretningsformål tilrådes forsigtighed! Det ville være en fejltagelse at underskrive vigtige aftaler, der ikke er underlagt nogen formkrav, med en lav elektronisk signaturstandard. Hvis der er tale om kontrakter med høje forhandlingssummer eller store ansvarsrisici, bør man helt sikkert bruge en høj digital signaturstandard.

Nogle kontrakter kræver skriftlighed ved lov.

For visse kontrakttyper er beskyttelsen af en af de kontraherende parter af særlig betydning, og derfor kræver loven skriftlighed. I juridiske termer kaldes dette den skriftlige form. For at opfylde den skriftlige form eller skriftlighed kræver loven en håndskrevet underskrift fra begge kontraherende parter. I Østrig er den skriftlige form reguleret i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 stk. 1 BGB.

Her er den gode nyhed forankret i loven: I henhold til § 126a BGB (DE) kan den lovpligtige skriftlige form erstattes af elektronisk form, medmindre andet er fastsat ved lov. Generelt regulerer eIDAS-forordningen, som har været i kraft i hele Europa siden 2016, de tekniske og indholdsmæssige krav til e-signaturer.

Hvis der specifikt kræves "skriftlig form", kan den kvalificerede elektroniske signatur (QES) bruges til at underskrive i overensstemmelse med loven.

Det er derfor vigtigt at forstå, at udtrykkene "skriftlig form" eller "skriftlighed", som har tendens til at antyde håndskrift og papir, på ingen måde udelukker digitale metoder. Den digitale signatur kan være 100% ækvivalent med "håndskrift".

Det sidste testamente. I sjældne tilfælde er kun en "våd underskrift" tilstrækkelig.

Det er kun nødvendigt at anvende en håndskrevet underskrift til indgåelse af kontrakter og underskrivelse af dokumenter, hvis dette udtrykkeligt (!) kræves af en lovbestemmelse eller en kontraktbestemmelse mellem parterne.

Ud over nogle arveretlige dokumenter som f.eks. testamenter (som endda skal være håndskrevne) og nogle andre notarialhandlinger, er der nogle fremtrædende eksempler på dokumenttyper, især inden for menneskelige ressourcer, som ifølge loven kun må underskrives i hånden.

Et eksempel er opsigelse af ansættelsesforhold ved opsigelse eller opsigelsesaftale § 623 BGB i tysk (!) lov. Ingen form for e-signatur kan erstatte den skriftlige form i dette tilfælde; det skyldes, at elektronisk form udtrykkeligt er udelukket ved lov i henhold til § 623 BGB.

Et stort tilbageskridt i tysk digitaliseringspolitik var for nylig genstand for kontroversiel diskussion i mange medier. Siden 1995 har arbejdsgivere i Tyskland ifølge verifikationsloven (NachwG) været forpligtet til at nedfælde de vigtigste kontraktvilkår skriftligt og udlevere dem til medarbejderen til underskrift: Udskrift af væsentlige vilkår og betingelser for ansættelse (§2 NachwG). Selvom EU-direktivet (eIDAS-forordningen) tillader elektronisk overførsel, er det i Tyskland ikke tilladt at dokumentere de vigtigste kontraktvilkår i elektronisk form. Selv en kvalificeret elektronisk signatur opfylder ikke kravene i Nachweisgesetz.

Vores personlige vurdering: Det vil kun være et spørgsmål om tid, før digitaliseringsoffensiver, som især er nødvendige inden for menneskelige ressourcer, også vil påvirke lovgivningen positivt, og meget snart vil loven om bevis også blive tilpasset igen.

Og selv i dette særlige tilfælde er der allerede "workarounds" til at begrænse mængden af papir og tidsforbrug så meget som muligt og til at holde medieforstyrrelser på et minimum. Det fungerer f.eks. ved hjælp af ekstra dokumenter, der underskrives analogt i overensstemmelse med loven, men hvor en digital kopi stadig administreres og opbevares centralt i det digitale arkiv.

Ingen risiko overhovedet: Underskriv digitalt og i overensstemmelse med de krævede formelle krav.

Uanset om det er analogt eller digitalt, regulerer national lovgivning i første omgang, om og hvordan en kontrakt er underlagt et formelt krav. Når du har et overblik over dette og har besluttet dig for at gå den digitale, tidsbesparende vej, træder eIDAS-forordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) i kraft i alle EU/EØS-medlemslande som en gyldig ramme. Denne juridiske ramme skal drive den digitale transformation i hele Europa, muliggøre forretningsprocesser uden mediediskontinuitet og sikre elektroniske processer mellem 28 individuelle markeder.

En stor del af eIDAS regulerer emnerne sikker digital identitet og sikker elektronisk signatur. Så hvis en elektronisk signatur, som tidligere nævnt, ikke er decideret udelukket af national lovgivning, kan kontrakter underskrives i henhold til retningslinjerne i eIDAS. Forordningen skelner grundlæggende mellem tre typer af elektroniske signaturer: simple, avancerede og kvalificerede.

Det er vigtigt for alle forretningsdrivende at have et godt overblik over kontraktprocesserne i virksomheden for at kunne beslutte, hvilken signaturstandard der er den rigtige til hvilken kontraktproces.

Vi anbefaler, at du læser vores oversigtsartikel om signaturstandarder. I kombination med denne artikel vil du være i stand til at beslutte, hvilke af dine kontrakter du skal underskrive med hvilken standard.

Her er et almindeligt eksempel fra praksis på en ikke-juridisk gyldig underskrift:

Eksempel på e-mail: Beslutninger, der udføres som tekst i en mail, er underlagt skriftlig form for at være juridisk gyldige. Det betyder, at en skriftlig underskrift skal være påført af alle kontraktens parter. Her er det ofte tilfældet, at der anvendes utilstrækkelige digitale signaturer. Følgende procedurer er ikke juridisk gyldige:

• Udskriv, underskriv, scan igen, send (medieforstyrrelse).
• Placering af et billede af en signatur på e-mail-dokumentet (simpel elektronisk signatur)

Kun den kvalificerede elektroniske signatur ville være den juridisk gyldige metode i dette tilfælde.

Konklusion

På trods af digitaliseringsoffensiver og nye metoder til at gøre forretninger papirløse, er vi overbeviste om, at underskriften altid vil være en væsentlig del af beslutninger og godkendelser af enhver slags. Derfor er det en forudsætning, især i den professionelle sektor, at man ved, at sikkerhed og overensstemmelse er garanteret.

Det er her, styrken ved digitale signaturplatforme som sproof sign bliver tydelig: De teknisk komplekse processer håndteres i baggrunden. For den kvalificerede elektroniske signatur, for eksempel, behøver du kun at identificere dig én gang. Platformen guider dig gennem den 10 minutter lange proces.