Jak digitálně podepsat smlouvy a zaručit jejich právní platnost

Stále panuje zmatek: Různé, často velmi podobné pojmy, jako je písemná forma, písemnost, volnost formy, rukopis, způsobují zmatek při nakládání se smlouvami. Z tohoto důvodu se lidé bohužel stále často uchylují k tužce, papíru a těžkopádným poštovním kanálům, když je třeba něco podepsat.

V tomto článku si objasníme, pro jaké případy použití je digitální podpis stoprocentně právně platný a lze u něj zaručit nejvyšší důkazní hodnotu a dohledatelnost. Malý "spoiler": Existuje jen velmi málo výjimečných případů, kdy elektronický podpis není povolen. Jinak proces digitálního podpisu "trumfne" analogový podpis ve všech případech díky technické nezfalšovatelnosti a velmi vysoké důkazní hodnotě.

Jaká je funkce smluv?

V zásadě je to zřejmé: podpisem smlouvy všechny zúčastněné strany souhlasí s podmínkami a závazky stanovenými ve smlouvě. Podpis smlouvy zajišťuje, že všechny smluvní strany splní své povinnosti a že jejich práva a zájmy jsou chráněny. V případě konfliktu může navíc podepsaný dokument sloužit jako důkaz a pomoci obstát u soudu. Nejefektivnějším způsobem podepisování smluv je digitální podpis.

Bez ohledu na to, zda jde o analogový nebo digitální přenos: Co znamená svoboda od formy pro smlouvy?

V evropských zemích jsou smlouvy obecně platné bez předepsané formy. To znamená, že neexistují žádné předpisy týkající se způsobu, jakým musí být smlouvy podepsány. Přípustná je například elektronická, písemná nebo dokonce ústní forma (srov. § 883 ABG). Na konkrétním typu podpisu se nakonec mohou dohodnout i samotné smluvní strany.

U neformálních smluv neexistují žádné právní požadavky na způsob podepisování, ale pro mnoho obchodních účelů se doporučuje opatrnost! Bylo by chybou podepisovat důležité smlouvy, které nepodléhají žádným formálním požadavkům, nízkým standardem elektronického podpisu. Pokud se jedná o smlouvy s vysokými sjednanými částkami nebo vysokými riziky odpovědnosti, měl by být rozhodně použit vysoký standard elektronického podpisu.

Některé smlouvy vyžadují ze zákona písemnou formu.

U některých typů smluv je důležitá zejména ochrana jedné ze smluvních stran, a proto je písemná forma vyžadována zákonem. V právní terminologii se tato forma označuje jako písemná. K naplnění písemné formy neboli písemnosti je ze zákona vyžadován vlastnoruční podpis obou smluvních stran. V Rakousku je písemná forma upravena v § 886 ABGB, v Německu v § 126 odst. 1 BGB.

Zde je dobrá zpráva zakotvená v zákoně: Podle § 126a BGB (DE) lze zákonem požadovanou písemnou formu nahradit elektronickou formou, pokud zákon nestanoví jinak. Obecně nařízení eIDAS, které platí v celé Evropě od roku 2016, upravuje technické a obsahové požadavky na elektronické podpisy.

Pokud je výslovně vyžadována "písemná forma", lze pro právně vyhovující podepisování použít kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je proto důležité si uvědomit, že pojmy "písemná forma" nebo "písemnost", které obvykle implikují rukopis a papír, v žádném případě nevylučují digitální metody. Digitální podpis může být stoprocentně rovnocenný "rukopisu".

Poslední vůle. Ve výjimečných případech stačí pouze "mokrý podpis".

Vlastnoruční podpis je nutné použít při uzavírání smluv a podepisování dokumentů pouze tehdy, pokud to výslovně (!) vyžaduje právní předpis nebo smluvní ustanovení mezi stranami.

Kromě některých dokumentů z oblasti dědického práva, jako jsou závěti (které musí být dokonce vlastnoručně podepsány) a některé další notářské úkony, existují některé význačné příklady typů dokumentů, zejména v oblasti lidských zdrojů, které mohou být ze zákona podepsány pouze vlastnoručně.

Jedním z příkladů je ukončení pracovního poměru výpovědí nebo dohodou o ukončení pracovního poměru § 623 BGB v německém (!) právu. Žádná forma elektronického podpisu nemůže v tomto případě nahradit písemnou formu; to proto, že elektronická forma je podle § 623 BGB zákonem výslovně vyloučena.

Významný krok zpět v německé politice digitalizace byl nedávno předmětem kontroverzní diskuse v mnoha médiích. Od roku 1995 mají zaměstnavatelé v Německu podle zákona o ověřování (NachwG) povinnost zaznamenávat nejdůležitější smluvní podmínky písemně a předávat je zaměstnanci k podpisu: Záznam o podstatných pracovních podmínkách (§2 NachwG). Ačkoli směrnice EU (nařízení eIDAS) povoluje elektronické předávání, v Německu není dovoleno poskytovat důkaz o podstatných podmínkách smlouvy v elektronické podobě. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nesplňuje požadavky Nachweisgesetz.

Naše osobní hodnocení: Bude jen otázkou času, kdy digitalizační ofenziva, která je nezbytná zejména v oblasti lidských zdrojů, pozitivně ovlivní i legislativu a velmi brzy bude opět upraven i zákon o dokazování.

Navíc i pro tento zvláštní případ již existují "obchvaty", aby se co nejvíce omezilo množství papíru a času a aby se mediální narušení omezilo na minimum. Funguje to například díky dalším dokumentům, které se podepisují analogicky v souladu se zákonem, ale digitální kopie se stále spravuje a ukládá centrálně v digitálním archivu.

Žádné riziko: Podepište se digitálně a v souladu s požadovanými formálními požadavky.

Bez ohledu na to, zda jde o analogový nebo digitální podpis, národní legislativa v první řadě upravuje, zda a jakým způsobem se na smlouvu vztahuje formální požadavek. Jakmile budete mít přehled a rozhodnete se jít digitální cestou, která šetří čas, ve všech členských státech EU/EHS začne platit nařízení eIDAS (elektronická identifikace, autentizace a služby vytvářející důvěru) jako platný rámec. Tento právní rámec by měl být hnacím motorem digitální transformace v celé Evropě, umožnit obchodní procesy bez mediální diskontinuity a umožnit bezpečné elektronické procesy mezi 28 jednotlivými trhy.

Velká část eIDAS upravuje témata bezpečné digitální identity a bezpečného elektronického podpisu. Pokud tedy, jak již bylo uvedeno, není elektronický podpis rozhodně vyloučen vnitrostátními právními předpisy, lze smlouvy podepisovat podle pokynů eIDAS. Nařízení v zásadě rozlišuje tři typy elektronických podpisů: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.

Pro všechny podnikatelské subjekty je důležité mít dobrý přehled o smluvních procesech ve firmě, aby se mohly rozhodnout, který podpisový standard je pro ten který smluvní proces ten správný.

Podrobněji doporučujeme přečíst náš přehledový článek o podpisových standardech. V kombinaci s tímto článkem se budete moci rozhodnout, kterou ze svých smluv byste měli podepisovat jakým standardem.

Zde je běžný příklad z praxe pro právně neplatný podpis:

Příklad e-mailu: Rozhodnutí, která jsou provedena jako text v e-mailu, musí mít písemnou formu, aby byla právně platná. To znamená, že písemný podpis musí být připojen všemi účastníky smlouvy. Zde se často stává, že jsou použity nedostatečné digitální podpisy. Tyto postupy nejsou právně platné:

• Vytištění, podpis, opětovné naskenování, odeslání (narušení média).
• Umístění obrázku podpisu na e-mailový dokument (prostý elektronický podpis).

V tomto případě by byl právně platným způsobem pouze kvalifikovaný elektronický podpis.

Závěr

Navzdory jakémukoli nástupu digitalizace a novým metodám bezpapírového podnikání jsme přesvědčeni, že podpis bude vždy nezbytnou součástí rozhodnutí a schvalování všeho druhu. Zejména v profesním sektoru je proto nezbytným předpokladem, aby byla zaručena bezpečnost a shoda.

Právě zde se projevuje síla platforem pro digitální podpis, jako je sproof sign: technicky složité procesy jsou řešeny na pozadí. Například u kvalifikovaného elektronického podpisu se stačí identifikovat pouze jednou. Platforma vás provede desetiminutovým procesem.