"Opravljamo avstrijsko računovodstvo". Zvezna računovodska agencija (BHAG) se podpisuje digitalno.

Digitalizacija napreduje na vseh področjih vsakdanjega življenja. Vendar pa so številna javna podjetja v velikem delu še vedno v analognem svetu. V Zvezni agenciji za računovodstvo je drugače! Podjetje s 500 zaposlenimi deluje na 7 lokacijah po vsej Avstriji in se zanaša na zavestno in dolgoročno načrtovano strategijo digitalizacije. "Skorajda smo dolžni zelo pravočasno izvajati procese digitalizacije," pravi Alexander Sellner, vodja IT v Zvezni računovodski agenciji.

Posledica: uvedba platforme za digitalni podpis kot nadaljnji korak k optimizaciji procesov. Na ta način se bistveno olajša eden najpomembnejših operativnih procesov - varno in pravno veljavno podpisovanje dokumentov.

Začetni položaj

O digitalizaciji govorijo vsi, tudi odgovorni v javnih podjetjih. Vedno več podjetij se poslužuje brezpapirnega poslovanja, povezuje svoje lokacije v mreže ali ponuja nove storitve prek spleta. S tem izboljšujejo izkušnjo strank, pa tudi sodelovanje s partnerji, dobavitelji in vsemi drugimi deležniki.

Pri ocenjevanju nadaljnjih ukrepov za digitalizacijo lastnega podjetja je najvišje vodstvo zvezne računovodske agencije hitro ugotovilo, da bi uvedba platforme za digitalni podpis lahko prinesla izjemne koristi. Ta oblika podpisovanja je po vsej Evropi 100-odstotno enakovredna lastnoročnim podpisom in zanjo veljajo stroge smernice Uredbe (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in avtentikaciji (eIDAS).

Vendar se številni podjetniki ne zavedajo prednosti platforme za digitalno podpisovanje dokumentov na ravni podjetja. Proti uvedbi platforme za podpisovanje še vedno velja zelo dosleden "kredo": "Imam podpis z mobilnim telefonom in že lahko digitalno podpišem.

Pravzaprav skoraj polovica avstrijskih državljanov že uporablja podpis z mobilnim telefonom kot brezplačno storitev e-uprave.

Vendar pa je sam digitalni podpis v poslovnem okolju običajno popolnoma nezadosten. Manjkajo procesi; prilagojeni delovni tokovi. Skupna "nadzorna plošča" za popoln pregled nad pomembnimi dokumenti v podjetju in še veliko več.

Medtem so se številna mednarodno dejavna podjetja že odločila za digitalno platformo, ki lahko digitalno prikaže vse delovne tokove podpisovanja in primere uporabe v podjetju.

Postopek

V prvem koraku je projektna skupina BHAG okrog Sellnerja ocenila, kateri evropski ali avstrijski ponudniki so se že uveljavili in na trgu ponudili zmogljiva orodja.

Poleg varnosti in skladnosti shranjevanja podatkov naj bi platforma za podpisovanje podpirala različna podkriterijska izvajanja, ki so del vsakodnevnega poslovanja v zvezni računovodski agenciji.

Tako je pozornost hitro padla na sproof. Po intenzivni fazi testiranja in revizije je izbira končno padla na mlado podjetje s certifikatom IÖB. Rešitev v oblaku se je zelo dobro predstavila kot platforma "vse v enem" z najvišjimi standardi varnosti in zaščite podatkov. "Resnično smo bili počaščeni, da je izbira padla na nas in da smo na koncu lahko izpolnili zelo visoke zahteve Zvezne računovodske agencije," pravi Dr. Fabian Knirsch, soustanovitelj in tehnični direktor podjetja sproof GmbH.

Rezultat in dodana vrednost

Dosedanje povratne informacije so bile zelo dobre. Številni zaposleni, zlasti v vodstvu, uporabljajo platformo za različne postopke podpisovanja in so od takrat merljivo prihranili čas in sredstva. Dokumentov ni več treba tiskati, ročno podpisovati, skenirati in pošiljati po pošti, temveč jih je mogoče podpisati digitalno z le nekaj kliki.

To je dobro tudi za okolje! Za 500 listov papirja se porabi 7,5 kilograma lesa, 130 litrov vode in 26,8 kilovatne ure energije. To je pozitiven stranski učinek, zaradi katerega vse več podjetij uvaja platformo za podpisovanje.

Gladka integracija platforme v informacijsko okolje podjetja je bila še posebej impresivna v prvem koraku po uvedbi. Zahvaljujoč oblaku je uvajanje v sistem trajalo le nekaj ur, ves čas pa ga je podpiral sproof.

Nemotena komunikacija in prilagodljivost sta prepričali Alexandra Sellnerja. "Podjetje sproof je odprto za povratne informacije in zahteve strank ter tako sledi pristopu nenehnega izboljševanja platforme," pojasnjuje Sellner.