Zakonito podpisovanje pogodb prek spleta (in njihovo podpisovanje) - kaj morate vedeti

Zamudni postopki sklepanja pogodb so stvar preteklosti - toda kako je z enostavnim in varnim podpisovanjem pogodb prek spleta? V tem članku boste izvedeli, kako se pogodbe podpisujejo prek spleta ali kako je mogoče podpise pridobiti na spletu. Kaj je pomembno in kakšna so merila kakovosti? A pred tem še "spoiler": Enostavno in varno lahko delujeta skupaj, vendar ne nujno.

Elektronski podpis se je uveljavil

Gre za vprašanje odnosa. Podpisovanje dokumentov ima določeno estetsko komponento. Odločitev zapečatite z nečim zelo osebnim: svojim lastnoročnim podpisom. Ta podpis se pogosto vadi in izpopolnjuje več let in v večini primerov ostane nespremenjen v celotnem poslovnem življenju. Pogosto je analogni podpis dokumenta povezan s sestankom, v pogodbi sodeluje več strank in pogosto je v njem nekaj družabnega. Ljudje se srečajo, si stisnejo roke, podpišejo dokument in ga nato shranijo v bolj ali manj varen arhiv. V večini primerov so stranke zadovoljne in gredo vsaka svojo pot.

Druga plat medalje je očitna. Ne glede na to, ali želite kartirati notranje ali zunanje postopke podpisovanja. To zahteva zelo veliko sredstev, ki jih je mogoče s pomočjo digitalnega podpisa zapraviti. Digitalizacija procesov odločanja je že prišla tudi v zelo "stare" industrije in poslovna področja. V zasebnem kontekstu je elektronsko podpisovanje pogodb že nekaj časa zelo razširjeno, v številnih evropskih državah pa ga podpirajo državni ponudniki elektronske identitete.

V skladu s tem se vključevanje rešitev za podpisovanje v podjetjih zelo pogosto začne s posameznimi glasovi v podjetju, ki so že zdavnaj spoznali prednosti elektronskega podpisovanja v zasebnem sektorju. Številne vladne spletne storitve državljanom omogočajo digitalno podpisovanje pogodb. To na koncu pripelje do tega, da si podjetniki želijo prednosti teh rešitev spletnega podpisovanja za obdelavo pogodb tudi v svojih podjetjih.

Zanesljivost digitalnih podpisov:

Poleg tega je treba pozornost nameniti temu, kako je mogoče ali treba dokazati lastno identiteto. Enostavni elektronski podpis (SES) ne zagotavlja pravnega varstva in se nikoli ne bi smel uporabljati za podpisovanje v podjetjih. Za najvišjo raven varnosti je treba uporabljati kvalificirani elektronski podpis (QES), ki je v Evropi merilo v skladu z uredbo eIDAS. Pravzaprav je izbira ponudnika podpisa še posebej pomembna in potrebno je določeno osnovno znanje o treh različnih standardih podpisa, da bi lahko najbolje opredelili primere uporabe v lastnem podjetju.

Preverite uporabljene elektronske podpise:

Še ena odlična stvar je, da je mogoče e-podpise preverjati za vedno. Informacije o vsakem koraku postopka podpisovanja - od začetka do konca - vključno z uporabljenimi podpisi in edinstveno identiteto podpisnika(-ov) so za vedno neločljivo zasidrane v dokumentu pdf. Celovite rešitve za e-podpis (kot je sproof sign) omogočajo preverjanje neposredno na platformi.

Sodelovanje:

Podpisovanje je skupinsko delo. Podpisujte interno ali pridobite odobritve zunanjih deležnikov. Pomembno je, da lahko svojo ekipo zelo preprosto upravljate z administratorskim računom. Zelo enostavno je treba omogočiti dodajanje novih uporabnikov in zelo enostavno povečati nabor razpoložljivih enot za podpisovanje.

Skladnost s predpisi:

Za podjetja je obvezno, da spoštujejo veljavne zakone in predpise, zlasti glede varne in zakonsko skladne hrambe dokumentov in podatkov v evropskem prostoru. Nekaj orodij (npr. sproof sign) se opira na zelo visok dokumentni standard PDF/A.

Zaključek:

Čas je za podpis. Spletne storitve e-podpisa so zanimiv in uporaben način za poenostavitev poslovnih procesov ter prihranek časa in truda. V poslovnem kontekstu je pomembno, da izpolnjuje vse ustrezne zahteve za določen primer uporabe.