Kako digitalno podpisati pogodbe in zagotoviti njihovo pravno veljavnost

Še vedno vlada zmeda: Različni, pogosto zelo podobni izrazi, kot so pisna oblika, pisanost, neobstoj oblike, rokopis, povzročajo zmedo pri ravnanju s pogodbami. Zato se ljudje žal še vedno pogosto zatekajo k pisalu, papirju in okornim poštnim kanalom, kadar je treba nekaj podpisati.

V tem članku bomo pojasnili, za katere primere uporabe je digitalni podpis 100-odstotno pravno veljaven in je mogoče zagotoviti najvišjo dokazno vrednost in sledljivost. Majhen "spoiler": Obstaja le nekaj izjemnih primerov, v katerih elektronski podpis ni dovoljen. Sicer pa postopek digitalnega podpisa v vsakem primeru "premaga" analogni podpis zaradi tehnične nezmotljivosti in najvišje dokazne vrednosti.

Kakšna je funkcija pogodb?

Načeloma je jasno: s podpisom pogodbe se vse vpletene stranke strinjajo s pogoji in obveznostmi, določenimi v pogodbi. Podpis pogodbe zagotavlja, da vse pogodbene stranke izpolnjujejo svoje obveznosti ter da so njihove pravice in interesi zaščiteni. Poleg tega lahko v primeru spora podpisan dokument služi kot dokaz in pripomore k trdnosti na sodišču. Najučinkovitejši način podpisovanja pogodb je digitalni.

Ne glede na to, ali gre za analogno ali digitalno napravo: Kaj pomeni svoboda od oblike za pogodbe?

V evropskih državah so pogodbe na splošno veljavne brez predpisane oblike. To pomeni, da ni predpisov o načinu podpisovanja pogodb. Dovoljena je na primer elektronska, pisna ali celo ustna oblika (prim. člen 883 ABG). Navsezadnje se lahko pogodbene stranke same dogovorijo o določeni vrsti podpisa.

Za neformalne pogodbe ni zakonskih zahtev glede načina podpisovanja, vendar je za številne poslovne namene priporočljiva previdnost! Bilo bi napačno, če bi pomembne pogodbe, za katere ne velja nobena zahteva glede oblike, podpisovali z nizkim standardom elektronskega podpisa. Če gre za pogodbe z visokimi pogajalskimi zneski ali visokim tveganjem odgovornosti, je treba vsekakor uporabiti visok standard elektronskega podpisa.

Nekatere pogodbe po zakonu zahtevajo pisno obliko.

Pri nekaterih vrstah pogodb je zaščita ene od pogodbenih strank še posebej pomembna, zato zakon zahteva pisno obliko. V pravnem jeziku se to imenuje pisna oblika. Za izpolnitev pisne oblike ali pisnosti se po zakonu zahteva lastnoročni podpis obeh pogodbenih strank. V Avstriji je pisna oblika urejena v členu 886 ABGB, v Nemčiji pa v prvem odstavku 126. člena BGB.

Tukaj je dobra novica, ki je zasidrana v zakonu: V skladu s členom 126a BGB (DE) se lahko zakonsko zahtevana pisna oblika nadomesti z elektronsko obliko, razen če zakon določa drugače. Na splošno uredba eIDAS, ki od leta 2016 velja po vsej Evropi, ureja tehnične in vsebinske zahteve za e-podpise.

Če se izrecno zahteva "pisna oblika", se lahko za zakonsko skladno podpisovanje uporablja kvalificirani elektronski podpis (KEP).

Zato je pomembno razumeti, da izraza "pisna oblika" ali "pisanost", ki običajno pomenita pisanje z roko in papir, nikakor ne izključujeta digitalnih metod. Digitalni podpis je lahko 100-odstotno enakovreden "lastnoročnemu pisanju".

Zadnja volja. V redkih primerih zadostuje le "mokri podpis".

Pri sklepanju pogodb in podpisovanju dokumentov je treba uporabiti lastnoročni podpis le, če to izrecno (!) zahteva zakonska določba ali pogodbeno določilo med strankama.

Poleg nekaterih dokumentov s področja dednega prava, kot so oporoke (ki jih je treba celo lastnoročno podpisati), in nekaterih drugih notarskih listin je nekaj vidnih primerov vrst dokumentov, zlasti s kadrovskega področja, ki se po zakonu lahko podpišejo le lastnoročno.

Primer je odpoved delovnega razmerja z odpovednim rokom ali sporazumom o prenehanju delovnega razmerja § 623 BGB v nemškem (!) pravu. V tem primeru nobena oblika e-podpisa ne more nadomestiti pisne oblike; elektronska oblika je namreč v skladu s § 623 BGB izrecno zakonsko izključena.

Velik korak nazaj v nemški politiki digitalizacije je bil nedavno predmet kontroverznih razprav v številnih medijih. Od leta 1995 morajo delodajalci v Nemčiji v skladu z Zakonom o verifikaciji (NachwG) najpomembnejše pogodbene pogoje zapisati v pisni obliki in jih delavcu izročiti v podpis: To je zapisnik o bistvenih pogojih za zaposlitev (§2 NachwG). Čeprav direktiva EU (uredba eIDAS) dovoljuje elektronski prenos, v Nemčiji ni dovoljeno zagotoviti dokazila o bistvenih pogojih pogodbe v elektronski obliki. Tudi kvalificiran elektronski podpis ne izpolnjuje zahtev Nachweisgesetz.

Naša osebna ocena: Samo vprašanje časa bo, ali bodo ofenzive digitalizacije, ki so še posebej potrebne na kadrovskem področju, pozitivno vplivale tudi na zakonodajo in ali se bo zelo kmalu ponovno prilagodil tudi zakon o dokazovanju.

Poleg tega tudi za ta posebni primer že obstajajo "obvozi", da se čim bolj omejita količina porabljenega papirja in časa ter čim bolj zmanjšajo medijske motnje. To na primer deluje zaradi dodatnih dokumentov, ki se v skladu z zakonom podpišejo analogno, digitalna kopija pa se še vedno upravlja in hrani centralno v digitalnem arhivu.

Nobenega tveganja: Podpisujte digitalno in v skladu z zahtevano uradno zahtevo.

Ne glede na to, ali gre za analogno ali digitalno pogodbo, nacionalna zakonodaja v prvi vrsti ureja, ali in kako je pogodba predmet formalne zahteve. Ko imate pregled nad tem in se odločite za digitalno pot, ki vam prihrani čas, začne v vseh državah članicah EU/EGS veljati uredba eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) kot veljavni okvir. Ta pravni okvir naj bi spodbudil digitalno preobrazbo po vsej Evropi, omogočil poslovne procese brez medijskih prekinitev in omogočil varne elektronske procese med 28 posameznimi trgi.

Velik del sistema eIDAS ureja teme varne digitalne identitete in varnega elektronskega podpisa. Če torej, kot smo že omenili, nacionalni zakoni elektronskega podpisa odločno ne izključujejo, se lahko pogodbe podpisujejo v skladu s smernicami eIDAS. Uredba v osnovi razlikuje med tremi vrstami elektronskih podpisov: preprostim, naprednim in kvalificiranim.

Za vse poslovne subjekte je pomembno, da imajo dober pregled nad pogodbenimi procesi v podjetju, da se lahko odločijo, kateri standard podpisa je pravi za kateri pogodbeni proces.

Podrobneje vam priporočamo, da si preberete naš pregledni članek o standardih podpisovanja. V kombinaciji s tem člankom se boste lahko odločili, katere od vaših pogodb morate podpisati s katerim standardom.

Tukaj je pogost primer iz prakse za pravno neveljaven podpis:

Primer e-poštnega sporočila: Za odločitve, ki so izvedene kot besedilo v elektronski pošti, je za njihovo pravno veljavnost potrebna pisna oblika. To pomeni, da morajo pisno pogodbo podpisati vse pogodbene stranke. Pri tem se pogosto zgodi, da se uporabljajo nezadostni digitalni podpisi. Naslednji postopki niso pravno veljavni:

• Natisni, podpiši, ponovno skeniraj, pošlji (prekinitev medija).
• namestitev slike podpisa na dokument elektronske pošte (enostavni elektronski podpis)

V tem primeru bi bil pravno veljaven način samo kvalificirani elektronski podpis.

Zaključek

Prepričani smo, da bo podpis kljub vsem ukrepom digitalizacije in novim načinom brezpapirnega poslovanja vedno pomemben del odločitev in odobritev vseh vrst. V skladu s tem je zlasti v strokovnem sektorju predpogoj, da sta zagotovljena varnost in skladnost.

Tu se pokaže moč platform za digitalni podpis, kot je sproof sign: tehnično zapleteni procesi se izvajajo v ozadju. Pri kvalificiranem elektronskem podpisu se morate na primer identificirati le enkrat. Platforma vas vodi skozi 10-minutni postopek.