Vyžiadanie elektronických podpisov - získanie viacerých digitálnych podpisov prostredníctvom e-mailu (interných a externých)

Je čas! Je čas prispôsobiť obchodné procesy tak, aby fungovali efektívnejšie a zároveň bezpečnejšie. Lepšie digitálne pracovné postupy pomáhajú vo svete podnikania. Existuje čoraz viac platforiem a riešení, ktoré dokážu pomôcť so všetkým, od absolútne štandardných procesov až po špecializované aplikácie vo výklenkoch. Jedným z týchto štandardných procesov, ktorý možno vďaka digitálnym riešeniam výrazne zlepšiť, je zber podpisov.

V tomto článku vysvetlíme, čo je digitálny "podpisový workflow" a ako vám samotným, vašej spoločnosti alebo vašej sieti pomôže, ak sa spoľahnete na zmysluplnú digitalizáciu.

Analógové verzus digitálne. Ako získať podpisy.

Samozrejme, existuje aj "old-school" variant: Podpisovanie perom na papier. To tiež nestojí veľa - najmä ak ste podpisujúcou osobou vy - a niekedy sa zdá "honosnejšie" alebo dokonca formálnejšie. Najmä v kombinácii so skutočným stretnutím. Vlastnoručný podpis je aj tak právne platný.

Druhý pohľad odhalí "krysí chvost": veľmi zložitý, prácny a na zdroje náročný proces (tlač, skenovanie, frankovanie, odosielanie, čakanie na návratku atď.). To tiež znamená: mediálne prestávky, ktoré oslabujú dôkaznú hodnotua v neposlednom rade: Získanie alebo čakanie na podpísanú a vrátenú zmluvu je časovo veľmi náročné.

Alternatívou je digitálny alebo elektronický podpis: Z technického hľadiska ide o kryptografickú metódu založenú na asymetrických šifrovacích algoritmoch. Umožňuje overiť pravosť dokumentu a totožnosť podpisovateľa. Ďalšie informácie. To, čo je v pozadí technicky zložité a vysoko bezpečné, je v popredí ukryté v ľahko použiteľnom používateľskom rozhraní. V konečnom dôsledku je právne platné digitálne podpisovanie také jednoduché ako uskutočnenie bankového prevodu online.

Rozdiel medzi právne platným elektronickým podpisom a bezcenným podpisom.

V podnikateľskom svete sa totiž ešte všeobecne neprijalo, že vydávanie a získavanie digitálnych podpisov musí byť v súlade s prísnymi usmerneniami. Je to preto, že najvyššiu úroveň bezpečnosti, ako ju presne upravuje nariadenie eIDAS, neposkytuje nespočetné množstvo webových nástrojov.

Obrázkové podpisy predstavujú veľký problém. Digitálny obraz vlastného podpisu nie je platným digitálnym podpisom a nespĺňa žiadnu normu. Neexistuje spôsob, ako overiť totožnosť podpisovateľa alebo zabezpečiť integritu (dokument nebol pozmenený) dokumentu. S obrázkovým podpisom sa dá ľahko manipulovať.

Inak je to so zaručeným alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom. Tieto dva štandardy elektronického podpisu zaručujú veľmi vysokú bezpečnosť pre všetky strany zapojené do procesu podpisovania. Mnohí dodávatelia, najmä európski, sa zamerali na tieto dva štandardy. Viac informácií

Ako však môžete zistiť alebo skontrolovať, ktorý štandard získaný digitálny podpis spĺňa, alebo či bol podpis dokonca zmanipulovaný?

V prípade jednoduchého elektronického podpisu alebo popisku k obrázku nie je možné zistiť žiadnu manipuláciu. Stručne povedané, iba podpis, ktorý možno overiť verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy, ako napríklad sproof sign, sa špecializujú na vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov aj na integrované overovanie akéhokoľvek dokumentu.

V prípade jednoduchého elektronického podpisu alebo popisku k obrázku nie je možné zistiť žiadnu manipuláciu. Stručne povedané, iba podpis, ktorý možno overiť verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy, ako napríklad sproof sign, sa špecializujú na oboje: vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov a integrované overovanie akéhokoľvek dokumentu.

Sila pracovného postupu: Získajte externé digitálne podpisy len v 5 krokoch

1) Pridajte obchodné kontaktySamozrejme! Ak chcem vydať dokument na podpis, prvým krokom je poznať kontaktné údaje. Vo väčšine prípadov sa žiadosti o podpis vybavujú prostredníctvom poštovej adresy, pretože poštová adresa už poskytuje dobrý základ na overenie druhej strany. V prípade zaručeného elektronického podpisu (AES) je preukázanie totožnosti priamo spojené s osobnou poštovou adresou. Preto protistrana vydá digitálny podpis s rovnakou poštovou adresou, aká bola použitá na žiadosť o podpis.

Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je už od začiatku žiadosti o podpis jednoduchá správa kontaktných údajov. Často používané kontakty sa spravidla automaticky navrhujú počas procesov zberu a všetky kontaktné údaje sa automaticky vkladajú do zjednodušeného systému správy kontaktov, kde ich možno prezerať a upravovať.