Legálne podpisovanie zmlúv online (a ich podpisovanie) - čo potrebujete vedieť

Zdĺhavé procesy uzatvárania zmlúv sú už minulosťou - ako však funguje jednoduché a bezpečné podpisovanie zmlúv online? V tomto článku sa dozviete, ako sa zmluvy podpisujú online alebo ako možno získať podpisy na webe. Čo je dôležité, aké sú kritériá kvality? Predtým však jeden "spoiler": Jednoduché & bezpečné môžu, ale nemusia fungovať spoločne.

Elektronický podpis zostáva

Je to otázka prístupu. Podpisovanie dokumentu má určitú estetickú zložku. Rozhodnutie spečatíte niečím veľmi osobným: vlastnoručným podpisom. Tento podpis sa často roky nacvičuje a zdokonaľuje a vo väčšine prípadov zostáva nezmenený počas celého podnikateľského života. Často sa analogický podpis dokumentu spája so stretnutím, na zmluve sa zúčastňuje viacero strán a často je v ňom niečo spoločenské. Ľudia sa stretnú, podajú si ruky, podpíšu dokument a potom ho uložia do viac či menej bezpečného archívu. Vo väčšine prípadov sú strany spokojné a idú si svojou cestou.

Druhá strana mince je zrejmá. Bez ohľadu na to, či chcete mapovať interné alebo externé procesy podpisovania. Vyžaduje si to veľmi veľa prostriedkov, ktoré sa dajú pomocou digitálneho podpisu minúť. Digitalizácia rozhodovacích procesov už dorazila aj do veľmi "zabehnutých" odvetví a oblastí podnikania. V súkromnom kontexte je elektronické podpisovanie zmlúv už nejaký čas rozšírené a v mnohých európskych krajinách ho podporujú štátni poskytovatelia elektronickej identity.

V súlade s tým sa integrácia podpisových riešení v podnikovom kontexte veľmi často začína od jednotlivých hlasov v podniku, ktoré sa už dávno oboznámili s výhodami elektronického podpisu v súkromnom sektore. Mnohé vládne online služby umožňujú občanom digitálne podpisovať zmluvy. V konečnom dôsledku to vedie k tomu, že podnikatelia chcú výhody týchto riešení online podpisov využívať pri spracovaní zmlúv aj vo vlastných firmách.

Dôveryhodnosť digitálnych podpisov:

Okrem toho by sa mala venovať pozornosť tomu, ako človek môže alebo musí preukázať svoju vlastnú totožnosť. Jednoduchý elektronický podpis (SES) neposkytuje žiadnu právnu ochranu a nikdy by sa nemal používať na podpisovanie v podnikovom kontexte. Na dosiahnutie najvyššej úrovne bezpečnosti by sa mal používať kvalifikovaný elektronický podpis (QES), ktorý je podľa nariadenia eIDAS v Európe referenčnou hodnotou. V skutočnosti je výber poskytovateľa podpisu mimoriadne dôležitý a vyžaduje sa určitá základná znalosť troch rôznych podpisových štandardov, aby bolo možné čo najlepšie zmapovať prípady použitia vo vlastnej spoločnosti.

Overenie použitých elektronických podpisov:

Ďalšou skvelou vecou je, že elektronické podpisy sú overiteľné navždy. Informácie o každom kroku podpisového procesu - od začiatku až po koniec - vrátane použitých podpisov a jedinečnej identity podpisovateľa(ov) sú neoddeliteľne a navždy ukotvené v dokumente pdf. Komplexné riešenia elektronického podpisu (ako napríklad sproof sign) umožňujú overenie priamo na platforme.

Spolupráca:

Podpisovanie je tímová práca. Podpisujte interne alebo získajte súhlasy od externých zainteresovaných strán. Je dôležité, aby ste mohli veľmi jednoducho spravovať svoj tím pomocou administrátorského konta. Noví používatelia by sa mali dať veľmi ľahko pridávať a fond dostupných podpisových jednotiek sa musí dať veľmi ľahko zväčšiť.

Dodržiavanie predpisov:

Pre spoločnosti je povinné dodržiavať platné zákony a nariadenia, najmä pokiaľ ide o bezpečné a právne vyhovujúce ukladanie dokumentov a údajov v európskom priestore. Niekoľko nástrojov (napr. sproof sign) sa spolieha na veľmi vysoký štandard dokumentov PDF/A.

Záver:

Je čas podpísať. Webové služby elektronického podpisu sú zaujímavým a užitočným spôsobom, ako zjednodušiť obchodné procesy a ušetriť čas a námahu. V obchodnom kontexte je dôležité, aby spĺňali všetky relevantné požiadavky pre konkrétny prípad použitia.