Ako digitálne podpísať zmluvy a zaručiť ich právnu platnosť

Stále vládne zmätok: Rôzne, často veľmi podobné pojmy, ako napríklad písomná forma, písomnosť, voľnosť formy, rukopis, spôsobujú zmätok, pokiaľ ide o zaobchádzanie so zmluvami. Z tohto dôvodu sa ľudia, žiaľ, stále často uchyľujú k peru, papieru a ťažkopádnym poštovým kanálom, keď treba niečo podpísať.

V tomto článku objasníme, pre ktoré prípady použitia je digitálny podpis 100 % právne platný a možno ním zaručiť najvyššiu dôkaznú hodnotu a vysledovateľnosť. Malý "spoiler": Existuje len veľmi málo výnimočných prípadov, kedy elektronický podpis nie je povolený. V opačnom prípade proces digitálneho podpisu v každom prípade "tromfne" analógový podpis z dôvodu technickej nefalšovateľnosti a veľmi vysokej dôkaznej hodnoty.

Aká je funkcia zmlúv?

V podstate je to zrejmé: podpísaním zmluvy všetky zúčastnené strany súhlasia s podmienkami a povinnosťami stanovenými v zmluve. Podpisom zmluvy sa zabezpečí, že všetky zmluvné strany si splnia svoje povinnosti a že ich práva a záujmy budú chránené. Okrem toho v prípade konfliktu môže podpísaný dokument slúžiť ako dôkaz a pomôcť obstáť na súde. Najefektívnejší spôsob podpisovania zmlúv je digitálny.

Bez ohľadu na to, či ide o analógové alebo digitálne zariadenie: Čo znamená sloboda od formy pre zmluvy?

V európskych krajinách sú zmluvy vo všeobecnosti platné bez predpísanej formy. To znamená, že neexistujú žiadne predpisy týkajúce sa spôsobu, akým musia byť zmluvy podpísané. Prípustná je napríklad elektronická, písomná alebo dokonca ústna forma (porovnaj § 883 ABG). V konečnom dôsledku sa na konkrétnom type podpisu môžu dohodnúť samotné zmluvné strany.

V prípade neformálnych zmlúv neexistujú žiadne právne požiadavky na spôsob podpisu, ale na mnohé obchodné účely sa odporúča opatrnosť! Bolo by chybou podpisovať dôležité zmluvy, ktoré nepodliehajú žiadnym formálnym požiadavkám, nízkym štandardom elektronického podpisu. Ak ide o zmluvy s vysokými sumami na dojednanie alebo s vysokým rizikom zodpovednosti, rozhodne by sa mal použiť vysoký štandard elektronického podpisu.

Niektoré zmluvy si zo zákona vyžadujú písomnú formu.

Pri niektorých typoch zmlúv je ochrana jednej zo zmluvných strán obzvlášť dôležitá, a preto zákon vyžaduje písomnú formu. V právnej terminológii sa to označuje ako písomná forma. Na splnenie písomnej formy alebo písomnosti sa zo zákona vyžaduje vlastnoručný podpis oboch zmluvných strán. V Rakúsku je písomná forma upravená v § 886 ABGB, v Nemecku v § 126 ods. 1 BGB.

Tu je dobrá správa ukotvená v zákone: Podľa § 126a BGB (DE) možno zákonom požadovanú písomnú formu nahradiť elektronickou formou, ak zákon neustanovuje inak. Vo všeobecnosti nariadenie eIDAS, ktoré platí v celej Európe od roku 2016, upravuje technické a obsahové požiadavky na elektronické podpisy.

Ak sa výslovne vyžaduje "písomná forma", na podpisovanie v súlade s právnymi predpismi možno použiť kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Je preto dôležité si uvedomiť, že pojmy "písomná forma" alebo "písomnosť", ktoré zvyčajne znamenajú písanie rukou a na papier, v žiadnom prípade nevylučujú digitálne metódy. Digitálny podpis môže byť stopercentne rovnocenný s "vlastnoručným podpisom".

Posledná vôľa. V ojedinelých prípadoch stačí len "mokrý podpis".

Pri uzatváraní zmlúv a podpisovaní dokumentov je potrebné použiť vlastnoručný podpis len vtedy, ak to výslovne (!) vyžaduje právny predpis alebo zmluvné ustanovenie medzi stranami.

Okrem niektorých dokumentov z oblasti dedičského práva, ako sú závety (ktoré musia byť dokonca vlastnoručne podpísané) a niektoré iné notárske úkony, existujú niektoré významné príklady typov dokumentov, najmä v oblasti ľudských zdrojov, ktoré sa podľa zákona môžu podpisovať len vlastnoručne.

Príkladom je ukončenie pracovného pomeru výpoveďou alebo dohodou o skončení pracovného pomeru § 623 BGB v nemeckom (!) práve. Žiadna forma elektronického podpisu nemôže v tomto prípade nahradiť písomnú formu; elektronická forma je totiž podľa § 623 BGB zákonom výslovne vylúčená.

Veľký krok späť v nemeckej politike digitalizácie bol nedávno predmetom kontroverznej diskusie v mnohých médiách. Od roku 1995 majú zamestnávatelia v Nemecku na základe zákona o overovaní (NachwG) povinnosť zaznamenať najdôležitejšie zmluvné podmienky písomne a odovzdať ich zamestnancovi na podpis: Prepis podstatných pracovných podmienok (§ 2 NachwG). Hoci smernica EÚ (nariadenie eIDAS) povoľuje elektronický prenos, v Nemecku nie je povolené poskytovať dôkaz o podstatných podmienkach zmluvy v elektronickej podobe. Ani kvalifikovaný elektronický podpis nespĺňa požiadavky Nachweisgesetz.

Naše osobné hodnotenie: Bude len otázkou času, kedy digitalizačné ofenzívy, ktoré sú potrebné najmä v oblasti ľudských zdrojov, pozitívne ovplyvnia aj legislatívu a veľmi skoro sa opäť upraví aj zákon o dokazovaní.

Okrem toho aj pre tento osobitný prípad už existujú "obchádzky", aby sa čo najviac obmedzilo množstvo papiera a času a aby sa mediálne narušenia obmedzili na minimum. Funguje to napríklad vďaka dodatočným dokumentom, ktoré sa podpisujú analogicky v súlade so zákonom, ale digitálna kópia sa stále spravuje a ukladá centrálne v digitálnom archíve.

Žiadne riziko: Podpíšte sa digitálne a v súlade s požadovanou formálnou požiadavkou.

Bez ohľadu na to, či ide o analógový alebo digitálny podpis, vnútroštátne právne predpisy v prvom rade upravujú, či a ako zmluva podlieha formálnej požiadavke. Keď už máte prehľad a rozhodli ste sa ísť digitálnou cestou, ktorá šetrí čas, nariadenie eIDAS (elektronická identifikácia, autentifikácia a dôveryhodné služby) nadobúda platnosť vo všetkých členských štátoch EÚ/EHS ako platný rámec. Tento právny rámec by mal poháňať digitálnu transformáciu v celej Európe, umožniť obchodné procesy bez mediálnej diskontinuity a umožniť bezpečné elektronické procesy medzi 28 jednotlivými trhmi.

Veľká časť eIDAS upravuje témy bezpečnej digitálnej identity a bezpečného elektronického podpisu. Ak teda, ako už bolo uvedené, elektronický podpis nie je rozhodne vylúčený vnútroštátnymi zákonmi, zmluvy sa môžu podpisovať podľa usmernení eIDAS. Nariadenie v zásade rozlišuje tri typy elektronických podpisov: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný.

Pre všetky podnikateľské subjekty je dôležité mať dobrý prehľad o zmluvných procesoch v spoločnosti, aby sa mohli rozhodnúť, ktorý štandard podpisu je pre ten ktorý zmluvný proces vhodný.

Podrobne odporúčame prečítať si náš prehľadový článok o podpisových štandardoch. V kombinácii s týmto článkom sa budete môcť rozhodnúť, ktoré z vašich zmlúv by ste mali podpisovať ktorým štandardom.

Tu je bežný príklad z praxe pre podpis, ktorý nie je právne platný:

Príklad e-mailu: Rozhodnutia, ktoré sú vykonané ako text v pošte, podliehajú písomnej forme, aby boli právne platné. To znamená, že písomný podpis musia pripojiť všetky zmluvné strany. Tu sa často stáva, že sa používajú nedostatočné digitálne podpisy. Tieto postupy nie sú právne platné:

• Vytlačiť, podpísať, znovu naskenovať, odoslať (narušenie médií).
• Umiestnenie obrazu podpisu na e-mailový dokument (jednoduchý elektronický podpis)

V tomto prípade by bol právne platným spôsobom len kvalifikovaný elektronický podpis.

Záver

Sme presvedčení, že aj napriek akejkoľvek ofenzíve digitalizácie a novým metódam bezpapierového podnikania bude podpis vždy nevyhnutnou súčasťou rozhodnutí a schvaľovania všetkého druhu. Preto je nevyhnutnou podmienkou, najmä v profesionálnom sektore, aby bola zaručená bezpečnosť a súlad.

Práve tu sa prejavuje sila platforiem pre digitálny podpis, ako je napríklad sproof sign: technicky zložité procesy sú riešené na pozadí. Napríklad pri kvalifikovanom elektronickom podpise sa stačí identifikovať len raz. Platforma vás prevedie celým 10-minútovým procesom.