Obținerea de semnături (cu fluxul de semnături)

În acest tutorial, dorim să vă arătăm cum puteți utiliza sproof sign pentru a obține semnături și pentru a vă cartografia procesele de semnătură (fluxuri de lucru) în mod inteligent și ușor. Un așa-numit flux de lucru vă ajută să cartografiați chiar și procesele de semnătură complexe.

Mai întâi, informații importante:

• Persoana care invită plătește întotdeauna pentru semnături
• Contrapartea dvs. nu trebuie să aibă un cont sproof sign și poate pur și simplu să deschidă invitația dvs. (de exemplu, prin e-mail) cu orice dispozitiv mobil (smartphone, PC, tabletă) și să urmeze instrucțiunile.

Instrucțiuni pas cu pas

În acest tutorial, dorim să vă arătăm cum puteți utiliza sproof sign pentru a defini fluxuri de lucru inteligente atunci când obțineți semnături. Un așa-numit flux de lucru vă ajută să cartografiați chiar și procesele complexe de semnare.

De îndată ce vă conectați, aveți la dispoziție mai multe opțiuni pentru a încărca unul sau mai multe documente într-un dosar de documente. De asemenea, puteți începe cu un șablon pe care doriți să îl trimiteți spre semnare.

Documentul sau documentele sunt deschise în vizualizarea editorului din sproof sign. Deschideți fila "Recipient" din partea dreaptă.

Faceți clic pe "Add recipient".

1. Fie faceți clic pe "Select from contacts" (Selectare din contacte) și veți avea acces la toate contactele, fluxurile de lucru și grupurile salvate. Faceți clic pe simbolul plus pentru a adăuga destinatari individuali.

2. De asemenea, puteți căuta direct în bara de căutare contacte, grupuri sau fluxuri de lucru deja salvate și/sau adăuga direct un nou contact.

După ce ați făcut selecția, faceți clic pe "Next" (Următorul):

Acum puteți crea un flux de lucru pentru semnătură, inclusiv standardul de semnătură electronică, secvența de semnătură și alte setări. .

1. Definiți o secvență de semnătură. Puteți muta persoanele invitate la o nouă rundă prin tragere și fixare. Documentul (documentele) nu va (vor) fi trimis(e) la următoarea rundă decât după ce runda anterioară a fost finalizată.
2. Puteți defini setările grupului făcând clic pe cele trei puncte. Puteți specifica faptul că doar o singură persoană dintr-un grup de semnatari trebuie să semneze în numele celorlalte persoane din grup. Semnăturile celorlalte persoane din grup sunt atunci opționale și nu au nicio influență asupra fluxului de lucru. Același lucru funcționează și în cazul unui grup de "aprobatori".

De asemenea, puteți dizolva din nou grupul în această fereastră.

3. Aici puteți specifica tipul de semnătură electronică cu care trebuie să semneze persoanele adăugate ca semnatari. Dacă nu efectuați această setare, persoanele invitate au ele însele posibilitatea de a alege. Cu sproof sign, dvs. și omologul dvs. semnați cu semnătura electronică avansată sau calificată 100% conformă cu eIDAS. Datorită interfeței integrate pentru toți furnizorii de eID, toți furnizorii de eID din întreaga Europă sunt la dispoziția dumneavoastră sau a persoanelor invitate să semneze. De exemplu, ID-Austria sau cartea de identitate germană cu funcție online.
4. Click pe această săgeată pentru a merge la setările destinatarului. Aceste setări sunt explicate în secțiunea următoare.

1. În setările destinatarului, puteți defini mai întâi rolul persoanei invitate.

În sproof sign, există trei roluri disponibile pentru adăugarea de destinatari la un proces de semnare:.

• Semnatar: Persoana invitată trebuie să semneze documentul.
• Aprobator: Persoana invitată trebuie să aprobe documentul.
• Vizualizator: Persoana invitată trebuie doar să "vizualizeze" documentul.

Important: Semnatarii și aprobatorii influențează evoluția fluxului de lucru. Aceasta înseamnă că, dacă o persoană aflată într-o poziție desemnată nu semnează sau nu aprobă, fluxul de lucru nu poate fi finalizat. Acesta nu este cazul unei persoane care vizualizează!

2. În plus, puteți defini un tip de semnătură individuală pentru o persoană individuală, care ar trebui să fie exclusă din standardul general de semnătură care este specificat pentru celelalte persoane din fluxul de lucru. Infor: Dacă doriți ca omologul dvs. să semneze cu semnătura electronică calificată (QES), dar această persoană nu are o QES, puteți acoperi costurile de identificare. Aflați mai multe aici.

De asemenea, puteți modifica manual secvența de semnătură pentru destinatarii individuali sau puteți elimina complet destinatarii. Puteți elimina din nou destinatarul făcând clic pe butonul roșu.

Săgeata din partea de sus vă duce înapoi la prezentarea generală.

După ce ați efectuat toate setările, faceți clic pe "Next" (Următorul).

Aici ajungem la pasul decisiv:

1. Aici puteți vedea pentru ce semnatari definiți poziția semnăturii și câmpurile de formular. Puteți utiliza meniul derulant pentru a comuta între destinatari.
2. Așezați cel puțin un marcaj pentru fiecare destinatar pe document pentru a defini poziția semnăturii și continuați.
3. Aici veți găsi câmpuri predefinite pe care le puteți, de asemenea, plasa pe document prin tragere și fixare. Cu toate acestea, aceste câmpuri pot fi completate numai de către acest utilizator specific. (Notă: Câmpurile generale pot fi definite numai în vizualizarea de start, la "Edit form" (Editare formular). Acestea pot fi apoi completate de orice utilizator).

Dimensiunea și poziția pot fi ajustate pentru toate spațiile de semnătură și câmpurile de formular. Faceți clic pe X-ul verde pentru a elimina din nou câmpul.

În vizualizarea în miniatură din stânga, puteți vedea pe ce pagină ați plasat câmpurile de formular și spațiile de semnătură pentru care destinatari. Indicatorii mici au o culoare diferită pentru fiecare persoană.

După ce ați terminat de pregătit documentul, faceți clic pe "Next" (Următorul).

1. În setările invitației puteți:

• să activați un memento prietenos: Pur și simplu definiți de când și cât de des (zilnic, săptămânal etc.) trebuie trimise memento-uri.
• stabiliți o dată limită după care documentul nu mai poate fi editat.

2. Adaugați un mesaj personal la e-mailul de atenționare. De asemenea, puteți selecta "mesaje anterioare" și le puteți reutiliza.
3. În setările suplimentare, puteți preciza dacă documentele

• pot fi transmise unor terțe părți
• documentul finalizat să fie trimis tuturor sub formă de PDF
• să definiți o limbă de invitație definită de utilizator.

În cele din urmă, faceți clic pe "Send invitation" (Trimitere invitație).

De îndată ce documentul a fost trimis, puteți urmări evoluția semnăturilor în document la rubrica "Destinatarii" și în tabloul de bord.

După invitație, puteți ajusta setările de reamintire din document, puteți vizualiza setările generale și puteți adăuga ulterior destinatari suplimentari la document.

Făcând clic pe săgeată, puteți revizui elementele de semnătură setate, puteți retrimite invitația sau puteți șterge complet contactul, dacă acesta nu a fost încă semnat.