Cum să vă semnați contractele în format digital și să le garantați valabilitatea juridică

Confuzia continuă să domnească: Termeni diferiți, deseori foarte asemănători, precum formă scrisă, scris, libertate de formă, scris de mână, provoacă confuzie atunci când vine vorba de contracte. Din acest motiv, din nefericire, oamenii recurg încă adesea la pix, hârtie și la canale poștale greoaie atunci când trebuie să semneze ceva.

În acest articol, vom clarifica pentru ce cazuri de utilizare semnătura digitală este 100% valabilă din punct de vedere juridic și se poate garanta cea mai mare valoare probatorie și trasabilitate. Un mic "spoiler": Există doar foarte puține cazuri excepționale în care semnătura electronică nu este permisă. În rest, procesul de semnătură digitală "învinge" semnătura analogică în orice caz datorită infailibilității tehnice și a celei mai înalte valori probatorii.

Care este funcția contractelor?

În principiu, este evident: prin semnarea unui contract, toate părțile implicate sunt de acord cu condițiile și obligațiile stabilite în contract. Semnarea unui contract garantează că toate părțile contractante își îndeplinesc obligațiile și că drepturile și interesele lor sunt protejate. În plus, în cazul unui conflict, un document semnat poate servi drept dovadă și poate ajuta la menținerea unei poziții ferme în instanță. Cel mai eficient mod de a semna contractele este să o faceți în format digital.

Indiferent dacă este vorba de un sistem analogic sau digital: Ce înseamnă libertatea de formă pentru contracte?

În țările europene, contractele sunt, în general, valabile fără o formă prescrisă. Aceasta înseamnă că nu există reglementări privind modul în care trebuie semnate contractele. De exemplu, este permisă forma electronică, scrisă sau chiar orală (a se vedea secțiunea 883 ABG). În cele din urmă, părțile contractante însele pot conveni asupra unui anumit tip de semnătură.

În cazul contractelor informale, nu există cerințe legale cu privire la modul de semnare, dar pentru multe scopuri comerciale, se recomandă prudență! Ar fi o eroare să semnați acorduri importante care nu sunt supuse niciunei cerințe de formă cu un standard de semnătură electronică redus. Dacă există contracte cu sume de negociere ridicate sau riscuri mari de răspundere, trebuie folosit cu siguranță un standard ridicat de semnătură electronică.

Unele contracte necesită forma scrisă prin lege.

Pentru anumite tipuri de contracte, protecția uneia dintre părțile contractante are o importanță deosebită, motiv pentru care forma scrisă este impusă de lege. În termeni juridici, aceasta se numește formă scrisă. Pentru îndeplinirea formei scrise sau a scrisului, este necesară prin lege o semnătură de mână a ambelor părți contractante. În Austria, forma scrisă este reglementată la articolul 886 ABGB, iar în Germania la articolul 126 alineatul (1) din BGB.

Iată vestea bună ancorată în lege: În conformitate cu § 126a BGB (DE), forma scrisă prevăzută de lege poate fi înlocuită cu forma electronică, cu excepția cazului în care legea prevede altfel. În general, Regulamentul eIDAS, care este în vigoare în întreaga Europă din 2016, reglementează cerințele tehnice și de conținut pentru semnăturile electronice.

În cazul în care "forma scrisă" este în mod specific cerută, semnătura electronică calificată (QES) poate fi utilizată pentru o semnătură conformă din punct de vedere juridic.

Prin urmare, este important să se înțeleagă că termenii "formă scrisă" sau "înscris", care tind să implice scrisul de mână și hârtia, nu exclud în niciun caz metodele digitale. Semnătura digitală poate fi 100% echivalentă cu "scrisul de mână".

Ultimul testament. În cazuri rare, este suficientă doar o "semnătură umedă".

Este necesar să se aplice o semnătură de mână pentru încheierea de contracte și semnarea de documente numai dacă acest lucru este cerut în mod expres (!) de o dispoziție legală sau de o dispoziție contractuală între părți.

Pe lângă unele documente din dreptul succesoral, cum ar fi testamentele (care trebuie să fie chiar scrise de mână) și unele alte acte notariale, există câteva exemple proeminente de tipuri de documente, în special în domeniul resurselor umane, care, prin lege, pot fi semnate numai de mână.

Un exemplu este încetarea contractului de muncă prin preaviz sau prin acordul de încetare a contractului de muncă § 623 BGB din legislația germană (!). Nici o formă de semnătură electronică nu poate înlocui forma scrisă în acest caz; aceasta deoarece forma electronică este exclusă în mod expres de lege în temeiul § 623 BGB.

Un important pas înapoi în politica germană de digitalizare a fost recent subiectul unor discuții controversate în numeroase mijloace de informare în masă. Din 1995, angajatorii din Germania sunt obligați, în temeiul Legii privind verificarea (NachwG), să consemneze în scris cele mai importante clauze contractuale și să le înmâneze angajatului pentru a le semna: Transcrierea termenilor și condițiilor esențiale de angajare (§2 NachwG). Deși Directiva UE (Regulamentul eIDAS) permite transmiterea electronică, în Germania nu este permisă furnizarea de dovezi ale clauzelor esențiale ale contractului în formă electronică. Nici măcar o semnătură electronică calificată nu îndeplinește cerințele Nachweisgesetz.

Evaluarea noastră personală: Va fi doar o chestiune de timp ca ofensivele de digitalizare, care sunt necesare în special în domeniul resurselor umane, să influențeze pozitiv și legislația și, foarte curând, și legea privind dovada va fi din nou adaptată.

În plus, chiar și pentru acest caz special, există deja "soluții de rezolvare" pentru a limita pe cât posibil cantitatea de hârtie și timpul petrecut și pentru a reduce la minimum întreruperile mediatice. Acest lucru funcționează, de exemplu, datorită unor documente suplimentare care sunt semnate în mod analogic în conformitate cu legea, dar o copie digitală este în continuare gestionată și stocată în mod centralizat în arhiva digitală.

Nu există niciun risc: Semnați în mod digital și în conformitate cu cerința formală necesară.

Indiferent dacă este vorba de o semnătură analogică sau digitală, legislația națională reglementează în primul rând dacă și cum se supune un contract unei cerințe formale. Odată ce aveți o imagine de ansamblu asupra acestui aspect și ați decis să alegeți calea digitală, care vă permite să economisiți timp, Regulamentul eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) intră în vigoare în toate statele membre ale UE/CEE ca un cadru valabil. Acest cadru juridic ar trebui să impulsioneze transformarea digitală în întreaga Europă, să permită procese de afaceri fără discontinuitate media și să permită procese electronice sigure între 28 de piețe individuale.

O mare parte din eIDAS reglementează subiecte legate de identitatea digitală sigură și de semnătura electronică sigură. Astfel, dacă, așa cum am menționat anterior, semnătura electronică nu este exclusă în mod hotărât de legislația națională, contractele pot fi semnate în conformitate cu orientările eIDAS. În principiu, regulamentul face distincție între trei tipuri de semnături electronice: simplă, avansată și calificată.

Este important ca toți operatorii economici să aibă o bună imagine de ansamblu a proceselor contractuale din cadrul companiei pentru a decide care este standardul de semnătură potrivit pentru fiecare proces contractual.

În detaliu, vă recomandăm să citiți articolul nostru de prezentare generală privind standardele de semnătură. În combinație cu acest articol, veți putea decide care dintre contractele dvs. ar trebui să semnați cu ce standard.

Iată un exemplu obișnuit din practică pentru o semnătură care nu este valabilă din punct de vedere juridic:

Exemplu de e-mail: Deciziile care sunt executate sub formă de text într-un e-mail sunt supuse formei scrise pentru a fi valabile din punct de vedere juridic. Aceasta înseamnă că trebuie să existe o semnătură scrisă de către toate părțile contractante. În acest caz, se întâmplă adesea să se aplice semnături digitale insuficiente. Următoarele proceduri nu sunt valabile din punct de vedere juridic:

• Imprimați, semnați, scanați din nou, trimiteți (întrerupere de suport).
• Plasarea unei imagini a unei semnături pe documentul de e-mail (semnătură electronică simplă)

Doar semnătura electronică calificată ar fi metoda valabilă din punct de vedere juridic în acest caz.

Concluzie

În ciuda oricăror ofensive de digitalizare și a noilor metode de a face afaceri fără hârtie, suntem convinși că semnătura va fi întotdeauna o parte esențială a deciziilor și aprobărilor de orice fel. În consecință, este o condiție prealabilă, în special în sectorul profesional, să știm că securitatea și conformitatea sunt garantate.

Aici devine evident punctul forte al platformelor de semnătură digitală, cum ar fi sproof sign: procesele complexe din punct de vedere tehnic sunt gestionate în fundal. Pentru semnătura electronică calificată, de exemplu, nu trebuie să vă identificați decât o singură dată. Platforma vă ghidează pe parcursul celor 10 minute de proces.